RÈGLEMENT sur la gestion financière et les normes comptables des hautes écoles cantonales de type HES

RÈGLEMENT 419.01.3 sur la gestion financière et les normes comptables des hautes écoles cantonales de type HES (RFin-HES) du 24 septembre 2014 LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 11 juin 2013 sur les hautes écoles vaudoises de type HES (ci-après : LHEV) [A] vu le préavis du Département de la formation, de la jeunesse et de la culture (ci-après : le département) arrête [A] Loi du 11.06.2013 sur les hautes écoles vaudoises de type HES ( BLV 419.01) Chapitre I Dispositions générales

Art. 1 Objet et champ d'application

1 Le présent règlement fixe les principes de gestion financière et les normes comptables applicables aux hautes écoles cantonales de type HES (ci-après : les hautes écoles cantonales), notamment les principes concernant la planification financière, l'établissement du budget et la présentation des comptes.

2 Il précise également les règles applicables à la gestion des fonds de réserve et d'innovation des hautes écoles cantonales.

Art. 2 Cautions et garanties

1 Les hautes écoles cantonales ne sont pas autorisées à octroyer des prêts, garanties ou cautions ni à contracter des emprunts. Chapitre II Compétences

Art. 3 Service en charge des hautes écoles cantonales

1 Le service en charge des hautes écoles (ci-après : le service) [B] représente l'Etat dans ses rapports financiers avec celles-ci.

2 A ce titre, il exerce notamment les compétences suivantes :

b. s'assurer de l'existence, dans chaque haute école cantonale, d'une procédure de suivi interne du mandat de prestations qui la lie à la Haute école spécialisée de Suisse occidentale (ci-après : le mandat de prestations) et des missions particulières ;

c. vérifier que chaque haute école cantonale remplit les objectifs découlant des missions particulières et, subsidiairement, du mandat de prestations ;

d. convenir d'un objectif budgétaire avec chaque haute école cantonale, en cohérence avec les directives budgétaires du Conseil d'Etat, puis le fixer ;

e. négocier, contrôler et préaviser la demande de subvention cantonale présentée par la direction de chaque haute école cantonale ;

f. s'assurer du suivi de la subvention, conformément aux dispositions légales en vigueur ;

g. approuver les règles de délégation de compétences internes à chaque haute école cantonale ;

h. s'assurer de l'existence d'un système de contrôle interne ;

i. analyser les comptes de chaque haute école cantonale et en rapporter au Conseil d'Etat. [B] Direction générale de l'enseignement supérieur

Art. 4 Direction de la haute école cantonale

1 En plus de celles qui lui sont conférées par la loi, la direction de chaque haute école cantonale exerce les compétences suivantes :

a. élaborer et mettre en place un système de gestion de l'ensemble des activités de la haute école cantonale ;

b. élaborer et mettre en œuvre un système de contrôle interne ;

c. adopter des règles de compétences en matière de représentation de la haute école cantonale vis-à- vis de tiers ;

d. adopter des règles de délégation de compétences internes à la haute école cantonale soumises à l'approbation du service ;

e. élaborer, à l'intention du service, les éléments nécessaires à la planification financière de l'Etat ;

f. adopter les règles d'allocation interne des ressources ;

g. engager les dépenses dans le cadre du budget.

Section I Budget

Art. 5 Principes

1 Le budget de chaque haute école cantonale est établi par année civile conformément aux directives budgétaires de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale et du département. Il enregistre l'ensemble des activités de la haute école cantonale.

2 Le budget de la haute école cantonale est équilibré. Il est présenté selon le plan comptable de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale.

Art. 6 Elaboration

1 La direction élabore un projet de budget qui tient compte des objectifs de la haute école cantonale, découlant du mandat de prestations et des missions particulières.

Art. 7 Préavis

1 Le projet de budget de chaque haute école cantonale est préavisé par le conseil représentatif de celle- ci.

2 Il est ensuite transmis au service, par la direction, accompagné d'un rapport explicatif. Il constitue par ailleurs la base de demande de la subvention liée aux missions particulières.

3 En cas de préavis négatif, la direction présente un second projet, après examen des remarques formulées par le conseil représentatif. Si ce dernier réitère son préavis négatif, le second projet préparé par la direction est transmis au service avec le résultat du vote.

Art. 8 Arrêt du budget

1 Après confirmation de la subvention cantonale par le service, la direction arrête le budget.

Art. 9 Suivi budgétaire

1 Dans le cadre du suivi budgétaire de chaque haute école cantonale par le service, la direction transmet à ce dernier :

a. la situation budgétaire périodique, au plus tard le 20 du mois qui suit la fin de la période ;

b. la projection du résultat annuel, au plus tard le 20 du mois qui suit la fin de la période examinée.

2 Le service peut demander à la direction toute autre information, notamment dans le but de s'assurer d'une utilisation des ressources efficiente et conforme aux objectifs découlant du mandat de prestations et des missions particulières.

Art. 10 Structure

1 Chaque haute école cantonale établit sa comptabilité par année civile selon le plan de comptes et les règles communes de la Haute école spécialisée de Suisse occidentale.

2 Les comptes de la haute école cantonale se composent :

a. du compte de résultat ;

b. du compte d'investissement ;

c. du bilan et de ses annexes.

Art. 11 Compte de résultat

1 Le compte de résultat renseigne sur l'utilisation des ressources pour l'exécution de l'ensemble des missions de la haute école cantonale durant l'année civile.

2 Il enregistre les charges et les revenus dont la reconnaissance économique ou juridique a lieu durant l'année civile.

3 Les reports de crédits ne sont pas autorisés.

Art. 12 Compte d'investissement

1 Le compte d'investissement est constitué du patrimoine administratif.

2 Le solde du compte d'investissement est enregistré dans le bilan.

Art. 13 Bilan

a) Principe

1 Le compte de bilan renseigne sur le patrimoine de la haute école cantonale (actif) et son financement (passif).

Art. 14 b) Actif

1 L'actif du bilan se compose notamment :

a. des comptes de liquidités ;

b. des créances ouvertes ;

c. des actifs transitoires ;

d. du compte courant avec l'Etat ;

e. du solde du compte d'investissement.

1 Le passif du bilan se compose notamment :

a. des comptes créanciers ;

b. des passifs transitoires ;

c. du compte courant auprès de l'Etat ;

d. du fonds de réserve et d'innovation.

Art. 16 Annexe aux comptes

1 L'annexe aux comptes se compose notamment :

a. des dettes découlant de contrats de leasing non portées au bilan ;

b. de l'inventaire des biens mobiliers valorisés à leur prix d'achat pour les acquisitions intervenues à partir du 1er janvier 2015 ;

c. d'un tableau de suivi des immobilisations précisant, pour l'année écoulée, les entrées, les sorties et les amortissements ;

d. du tableau de flux de fonds de la haute école cantonale ;

e. du tableau de variation du fonds de réserve et d'innovation ;

f. des éventuelles indications complémentaires permettant d'apprécier l'état du patrimoine, des engagements et des risques financiers ;

g. de l'ensemble des principes relatifs à l'établissement des comptes et à l'évaluation des postes de bilan, ainsi que des écarts et changements de principes intervenus par rapport à l'exercice précédent.

Art. 17 Compte courant

1 L'Etat et la haute école cantonale créent tous deux un compte courant dans leurs comptabilités respectives. Ces comptes enregistrent en particulier les mouvements suivants :

a. les paiements et encaissements effectués par l'Etat pour le compte de la haute école cantonale ;

b. les transferts de liquidité entre l'Etat et la haute école cantonale ;

c. la subvention cantonale.

Art. 18 Trésorerie

1 Les appels de liquidités de chaque haute école cantonale doivent couvrir ses besoins effectifs courants.

Art. 19 Approbation

Art. 20 Comité d'audit

1 Le service constitue un comité d'audit de la haute école cantonale et en désigne les membres. Le comité d'audit :

a. rédige le mandat de l'organe de révision ;

b. conduit la procédure de désignation de l'organe de révision externe et propose la nomination de ce dernier au Conseil d'Etat ;

c. réceptionne les rapports, analyse les mesures préconisées par la direction et s'assure de leur mise en œuvre ;

d. rapporte annuellement au Conseil d'Etat. Chapitre IV Fonds de réserve et d'innovation

Art. 21 Alimentation et solde

1 Le fonds de réserve et d'innovation de chaque haute école cantonale est alimenté en particulier par les excédents de revenu de l'exercice.

2 Son solde ne doit pas excéder le 5% du total des charges de l'exercice précédent. Tout excédent à ce seuil de 5% est restitué à l'Etat en déduction de la subvention de l'exercice suivant.

Art. 22 Directive

1 Chaque haute école cantonale adopte une directive sur l'utilisation du fonds, notamment son alimentation, ses conditions d'utilisation, les compétences de prélèvement et les procédures internes.

2 La directive est approuvée par le département.

Art. 23 Rapport

1 Un rapport concernant l'utilisation du fonds est adressé chaque année au service.

2 En cas d'utilisation du fonds pour compenser les dépassements et/ou la perte d'un exercice, le rapport précise les raisons de cette situation. Chapitre V Dispositions transitoires et finales

Art. 24 Normes comptables

1 Les normes comptables et les directives financières de l'Etat, ainsi que la loi du 20 septembre 2005 sur les finances , notamment les principes prévus à son article 4, s'appliquent en l'absence de la norme comptable uniforme prévue à l'article 51 alinea 2 de la Convention intercantonale sur la Haute école spécialisée de Suisse occidentale [D]

[D] Concordat intercantonal du 26.05.2011 sur la Haute école spécialisée de Suisse occidentatle ( BLV 419.95)

Art. 25 Transfert des actifs et passifs

1 Le transfert des actifs et des passifs de chaque haute école cantonale s'effectue à la valeur comptable au 31 décembre 2014.

Art. 26 Abrogation

1 Les règlements suivants sont abrogés dès l'entrée en vigueur du présent règlement :

a. règlement du 4 octobre 2006 sur le fonds d'encouragement en faveur de la Haute école d'ingénierie et de gestion du Canton de Vaud (HEIG-VD) (RF-HEIG) ;

b. règlement du 9 avril 2008 instituant un fonds d'encouragement de la Haute école cantonale vaudoise de la santé (HECVSanté) (RF-HECVSanté) ;

c. règlement du 22 novembre 2006 instituant un fonds pour le financement des prix de l'Ecole cantonale d'art de Lausanne (RF-FinECAL) ;

d. règlement du 9 juillet 2003 sur le fonds pour le financement des prestations de service fournies par l'Ecole cantonale d'art de Lausanne (RF-ECAL).

Art. 27 Disposition finale

1 Le Département de la formation, de la jeunesse et de la culture est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er janvier 2015.