Directive aux organes de révision des institutions subventionnées par le Service des institutions pour adultes et mineurs

Directive aux organes de révision des institutions subventionnées par le Service des institutions pour adultes et mineurs (DORIS) août 2013 La conseillère d'Etat, cheffe du Département de la santé et des affaires sociales, vu la loi fédérale sur l'agrément et la surveillance des réviseurs (loi sur la surveillance de la révision, LSR), du 16 décembre 2005

1 ) ; vu la loi cantonale sur les subventions (LSub) , du 1 er février 1999

2 ) ; vu la loi cantonale sur l'aide financi ère aux établissements spécialisés pour enfants et adolescents (LESEA) , du 22 novembre 1967

3 ) ; vu le règlement d'exécution de la loi cantonale sur l'aide financière aux établissements spécialisés pour enfants et adolescents, du 29 mars 1989

4 ) ; vu la loi cantonale sur les mesures en faveur des invalides, du 11 décembre

1972

5 ) ; vu le règlement d'exécution de la loi cantonale sur les mesures en faveur des invalides, du 29 mars 1989

6 ) ; sur la proposition du service des institutions pour adultes et mineurs, dé cide: Article premier La présente directive règle les exigences en matière de révision comptable en ce qui concerne les institutions sociales, pour adultes, et les institutions d'éducation spécialisée, pour mineurs, ci - après les institutions, reconnues par le Conseil d'Etat et subventionnées par le Service des institutions pour adultes et mineurs ( ci - après : SIAM ) .

Art. 2 Les institutions visées à l'article premier sont soumises à un contrôle

ordinaire, conformément à l'art icle 18 du règlement d'exécution de la loi sur les subventions (RELSub), du 5 février 2003

7 ) , sous réserve de l'article 3.

Art. 3

1 Les institutions dont le montant de la subvention ne dépasse pas

300.000 francs par an sont soumises à u n contrôle restreint, sous réserve d'une obligation de contrôle ordinaire prévue par le droit fédéral. FO 201 2 N o

1 ) RS 221.302

2 ) RSN 601.8

3 ) RSN 832.10

4 ) RSN 832.101

5 ) RSN 820.22

6 ) RSN 820.221

7 ) RSN 601.80

a) des lois en vigueur et de leurs dispositions d'exécution, ainsi que de toutes les directives émises par le D épartement de la justice, de la sécurité et de la culture ( ci - après : le département ) ou le SIAM; b) des statuts et des décisions prises par les orga nes compétents de l'institution, conformément à sa forme juridique.

2 Il contrôle la conformité de l'utilisation des dons, legs et autres fonds avec les réglementations y relatives et les règles admises par le SIAM.

Art. 5 L'organ e de révision vérifie l'utilisation du plan comptable prévu par le

SIAM et s'assure que la comptabilité couvre une année civile.

Art. 6 L'organe de révision:

a) analyse la gestion des fonds propres, réserves et provis ions (qui doivent faire l'objet d'un accord avec le SIAM), capital et comptes privés; b) contrôle la gestion des débiteurs et du contentieux; c) s'assure que les investissements, les acquisitions importantes et les gros travaux aient été agréés par le SIAM ; d) s’assure du respect des normes en matière d'activation au bilan et d'application des taux d'amortissements des immeubles, du mobilier et des machines en conformité avec les règlements d'exécution concernés; e) vérifie la comptabilisation de l'intégral ité et la bonne imputation des avances cantonales, hors canton et fédérales, ainsi que des subventions.

Art. 7

1 L'organe de révision procède à des sondages: a) dans les comptes de charges, par l'examen des pièces justificatives en m ettant l'accent sur l'emploi économe et judicieux des moyens; b) dans les rubriques salariales (y compris les prestations en nature octroyées au personnel) et les charges salariales, en vérifiant le respect des normes en vigueur, la correspondance des sala ires versés avec ceux portés en comptes, et en examinant les dossiers individuels; c) dans les comptes de revenus, en examinant notamment les bases de facturation, l'intégralité et le respect des tarifs facturés aux répondants du canton et hors canton, sel on les directives du département , les circulaires et les décisions du SIAM, ainsi que le rendement adéquat du patrimoine et de la trésorerie.

Art. 8 L'organe de révision:

a) examine le fonctionnement du système de contrôle interne de l'institution ( ci - après : SCI ) ; b) s'assure des compétences en matière de décisions financières et administratives, et de l'introduction de la signature collective auprès de tous les établissements financiers;

8 ) La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'Etat, du 26 juillet 2013 (FO 2013 N° 31), avec effet au 1 er août 2013. bilan pertes et profits autres contrôles

d) vérifie la correspondance de la dotation en personnel au budget et dans les comptes; e) analyse la justification des écarts par rapport au budget; f) vérifie que les placements de ressortissants de cant ons tiers fassent l'objet d'une garantie financière en bonne et due forme avalisée par le canton de domicile; g) contrôle périodiquement les contrats d'entretien d'assurance et de leasing.

Art. 9

1 Dans son rapport adressé à l'org ane juridiquement responsable de l'institution (comité, conseil, commission de surveillance), l'organe de révision: a) joint et atteste les comptes annuels résumés par nature de charges et revenus; b) établit la liste sommaire des contrôles effectués; c) c ommente les principaux postes du bilan et leur variation; d) énumère les principales remarques de révision selon le principe de l'exception (pas de "management letter"); e) mentionne les attributions ainsi que l'utilisation des réserves, provisions et fond s de tout ordre; f) atteste l'existence du SCI; g) détaille, en cas de nécessité, les mesures correctrices requises et contrôle le suivi desdites mesures lors de la révision de l'exercice suivant; h) signale les éléments éventuels gérés de manière extracomptable.

2 L'organe de révision atteste expressément de la conformité de la demande de subventions en fonction des comptes et de la législation cantonale applicable. Il atteste notamment l'exactitude des annexes suivantes: a) la liste nominative des pensionnaires; b) la liste des salaires versés; c) la liste des salaires déclarés à l'AVS; d) autres annexes jointes à la demande de subvention; e) le décompte final de la subvention cantonale , ainsi que les soldes inhérents aux ressortissants des cantons tiers.

Art. 10 L'organe de révision procède chaque année au contrôle des comptes

de l’institution; un exemplaire de son rapport est joint à la demande de su bventions qui doit être déposée au SIAM jusqu'au 30 juin suivant l'exercice contrôlé.

Art. 11 En cas de non - respect de la présente directive, le SIAM peut refuser

le rapport de révision présenté et exiger qu'il soit corrigé; cette exige nce devient une condition au versement de la subvention.

Art. 12 La responsabilité de l'établissement des comptes annuels incombe à

l'organe décisionnel de l’institution.

contrôle des institutions dépendantes du service des établissements spécialisés, du 10 janvier 2011

9 )

Art. 14

1 La présente directive entre en vigueur au 1 er janvier 2012 et s'applique dès la révision des compt es 2011.

2 Elle sera publiée dans la Feuille officielle et insérée au Recueil de la législation neuchâteloise.

9 ) recte: le bon titre de la directive est le suivant: Directive réglant les exigences en matière de révision comptable concernant les établissements neuchâtelois spé cialisés pour enfants, adolescents et adultes, du 10 janvier 2011 (FO 2011 N° 4)