Reglement über die Archivierung beim Bundesverwaltungsgericht

vom 9. Dezember 2010 (Stand am 1. Mai 2011)

Das Bundesverwaltungsgericht,

gestützt auf die Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe d und 4 Absatz 4 des Archivierungsgesetzes vom 26. Juni 1998¹ (BGA),

beschliesst:

¹ SR 152.1

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

(Art. 1 BGA)

¹ Dieses Reglement regelt die Archivierung der Unterlagen des Bundesverwaltungsgerichts und die Einsichtnahme in die Unterlagen durch Dritte.

² Für laufende Verfahren bleibt das Prozessrecht vorbehalten.

2. Abschnitt: Archivierung und Sicherung der Unterlagen

Art. 2 Grundsatz

(Art. 2 BGA)

¹ Archivwürdige Unterlagen des Bundesverwaltungsgerichts werden archiviert.

² Die Archivierung der Unterlagen gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit der Geschäftstätigkeit des Bundesverwaltungsgerichts.

Art. 3 Prozessakten

¹ Folgende Prozessakten werden archiviert:

a. die Rechtsschriften;

b. die angefochtene Verfügung;

c. die Verfügungen und Zwischenverfügungen;

d. die im Aktenverzeichnis aufgeführten Aktennotizen;

e. die Korrespondenz;

f. die Protokolle;

g. der Urteilsentwurf;

h. die schriftlichen Äusserungen der Richterinnen und Richter sowie der Gerichtsschreiberin oder des Gerichtsschreibers zum Fall, insbesondere die Anträge und Bemerkungen auf dem Zirkulationsbogen oder in separaten Schriftstücken;

i. das Urteil beziehungsweise der einzelrichterliche Entscheid;

j. die Unterlagen zu einem Meinungsaustausch.

² Die übrigen Prozessakten, insbesondere Akten, welche von anderen Behörden zur Verfügung gestellt wurden, werden grundsätzlich nach Verfahrensabschluss den Einlegerinnen und Einlegern zurückgesandt.

³ Die Kammerpräsidentin oder der Kammerpräsident kann dem Dossier im Einzelfall weitere Akten beifügen.

Art. 4 Andere Unterlagen

¹ Verwaltungsakten werden archiviert, soweit sie für die Geschichte und Entwicklung des Bundesverwaltungsgerichts oder allgemein rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvoll sind.

² Die übrigen Verwaltungsakten werden aufbewahrt, solange die Möglichkeit besteht, dass sie später noch nützlich sein können. Besondere Gesetzesbestimmungen für einzelne Arten von Akten bleiben vorbehalten.

³ Akten im Zusammenhang mit Anfragen zur Einsicht in das Archivgut werden archiviert.

Art. 5 Zuständigkeiten

¹ Die Verwaltungskommission ist zuständig für Grundsatzentscheide betreffend die Archivierung (Art. 11 Abs. 3 Bst. k des Geschäftsreglements vom 17. April 2008² für das Bundesverwaltungsgericht, VGR).

² Der Generalsekretär oder die Generalsekretärin erlässt die Weisungen im Bereich der Archivierung (Art. 15 Abs. 1 Bst. a VGR).

³ Das Generalsekretariat ist für die Organisation und die Verwaltung des Archivs zuständig.

² SR 173.320.1

3. Abschnitt: Zugänglichkeit des Archivguts für Dritte

Art. 6 Schutzfrist

(Art. 9 und 11 BGA)

¹ Grundsätzlich gilt die Schutzfrist von 30 Jahren nach Artikel 9 BGA.

² Prozessakten unterstehen der längeren Schutzfrist von 50 Jahren nach Artikel 11 BGA.

³ Für andere Unterlagen, die nach Personennamen erschlossen sind, gilt die verlängerte Schutzfrist von 50 Jahren, sofern sie schützenswerte Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten.

⁴ Unterlagen, die bereits vor der Archivierung öffentlich zugänglich waren, bleiben weiterhin öffentlich zugänglich.

Art. 7 Berechnung der Schutzfrist

(Art. 10 BGA)

¹ Die Schutzfrist gilt in der Regel für ein ganzes Dossier oder Geschäft.

² Sie beginnt für die Prozessakten mit dem Entscheiddatum zu laufen. Für die übrigen Akten ist die Datumsangabe des jüngsten Dokuments massgebend.

³ Nachträglich beigefügte Unterlagen, die für den Geschäftsvorgang keine relevanten Informationen enthalten, zählen für die Fristberechnung nicht.

Art. 8 Verlängerung der Schutzfrist

(Art. 12 BGA)

¹ Besteht bei Unterlagen ein überwiegendes schutzwürdiges öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte, so kann die Verwaltungskommission die Schutzfrist verlängern.

² Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär führt eine öffentlich zugängliche Liste der Unterlagen, für die eine solche Verlängerung beschlossen wurde.

Art. 9 Einsichtnahme in die Prozessakten während der Schutzfrist

(Art. 13 BGA)

¹ Einsicht in die Prozessakten während der Schutzfrist kann insbesondere gewährt werden, wenn:

a. das Einverständnis der betroffenen Personen vorliegt; oder

b. die betroffenen Personen seit mindestens drei Jahren verstorben sind.

² Das Bundesverwaltungsgericht achtet die Rechte der Parteien und der betroffenen Drittpersonen.

³ Aus Gründen des Persönlichkeits- und Geheimnisschutzes kann die Einsichtnahme auf einen Teil der Akten beschränkt werden. Die einsehbaren Akten können anonymisiert und Textstellen abgedeckt werden.

Art. 10 Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist

¹ Nach Ablauf der Schutzfrist kann jede Person das Archivgut einsehen.

² Die Einsichtnahme hat in den Räumlichkeiten des Bundesverwaltungsgerichts zu erfolgen.

Art. 11 Gesuch um Einsichtnahme

¹ Einsichtnahme in das Archivgut kann mündlich oder schriftlich verlangt werden.

² Gesuche um Einsichtnahme während der Schutzfrist müssen schriftlich begründet werden.

³ Bei einem Gesuch nach Ablauf der Schutzfrist kann die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller zur Begründung des Gesuchs aufgefordert werden, wenn sich die Frage einer Verlängerung der Schutzfrist im Einzelfall stellt (Art. 8).

Art. 12 Entscheid

¹ Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär entscheidet über Gesuche um Ein- sichtnahme in das Archivgut. Sie oder er hört vorher die zuständige Abteilung an.

² Die Verweigerung oder Einschränkung der Einsichtnahme ist zu begründen. Auf Verlangen ist eine anfechtbare Verfügung zu erlassen.

Art. 13 Beschränkungen und Auflagen

¹ Die Einsichtnahme kann während der Schutzfrist beschränkt oder mit Auflagen versehen werden.

² Die Bewilligung zur Einsichtnahme entbindet die Gesuchstellerin oder den Ge- suchsteller bei der Verwertung der Daten nicht von der Beachtung des Persönlichkeitsschutzes sowie spezifischer Geheimnisse.

³ Von der Gesuchstellerin oder dem Gesuchsteller kann verlangt werden, die Kenntnisnahme der Auflagen schriftlich zu bestätigen.

4. Abschnitt: Rechtsmittel, Gebühren und Inkrafttreten

Art. 14 Beschwerde

Die Beschwerdemöglichkeit richtet sich nach den Artikeln 82–89 des Bundesgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005³.

³ SR 173.110

Art. 15 Gebühren

¹ Die Dienstleistungen des Bundesverwaltungsgerichts, welche die Einsichtnahme in das Archivgut betreffen, sind unentgeltlich, soweit sie keinen aussergewöhnlichen Aufwand erfordern.

² Weitergehende Dienstleistungen und das Kopieren von Unterlagen werden nach Zeit- und Materialaufwand berechnet. Es gilt das Reglement vom 21. Februar 2008⁴ über die Verwaltungsgebühren des Bundesverwaltungsgerichts.

⁴ SR 173.320.3

Art. 16 Inkrafttreten

Dieses Reglement tritt am 1. Mai 2011 in Kraft.