Archivgesetz

(Vom 18. November 2015) Der Kantonsrat des Kantons Schwyz, nach Einsicht in Bericht und Vorlage des Regierungsrates, beschliesst:

I. Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Gegenstand und Zweck

1 Das Gesetz regelt:

a) die Sicherung, Ordnung und dauerhafte Archivierung von Unterlagen der öffentlichen Organe;

b) den Zugang zu Archivgut ;

c) die Präsentation von national bedeutendem Archivgut .

2 Die Archivierung dient insbesondere: a) der Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns der öffentlichen Organe; b) der kontinuierlichen und wirksamen Verwaltungsführung; c) der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unter- lagen; d) der Wissenschaft , Forschung und Kultur.

3 Vorbehalten bleiben besondere Bestimmungen eidgenössischer und kantonaler Erla sse.

§ 2 Begriffe

1 Im Sinne dieses Gesetzes sind:

a) öffentliche Organe: Behörden und Verwaltungsstellen von Kanton, Bezirken , Gemeinden und deren Anstalten, von Zweckverbände n sowie von Korporati o- nen und von weiteren Organisationen und Personen des öffentlichen und pr i- vaten Rechts, soweit sie mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben betraut sind;

b) Archive: Institutionen zur Archivierung der Unterlagen von öffentlichen Organen;

c) Unterlagen: Amtliche und nicht amtliche Dokumente sowie Systeme mit aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informati o- nen und deren Nutzung nötig sind;

d) Archivwürdi gkeit: Archivwürdig sind Unterlagen, welche für die öffentlichen Organe sowie für die Öffentlichkeit und namentlich die Geschichtsforschung von dauerndem Wert sind;

e) Archivgut: Unterlagen, die das Archiv als archivwürdig bewertet und zur

Archivgut öffentlicher Organe für rechtliche, administrative, kulturelle und wissenschaftliche Zwecke.

2 Die Schwyz er Kantonalbank, die Ausgleichskasse Schwyz , die IV- Stell e Schwyz und die Familienausgleichskasse Schwyz fallen nicht unter öffentliche Organe im Sinne dieses Gesetzes.

II. Zuständigkeiten

§ 3 Archiv organisation

1. Staatsarchiv

1 Der Kanton führt das Staatsarchiv. Es ist das oberste Fachorgan des Kantons für die Archivierung.

2 Es hat neben den Archivaufgaben noch insbesondere folgende Zuständigkeit s- bereiche:

a) es berät die öffentlichen Organe und die anderen Archive;

b) es übt die fachli che Aufsicht über die anderen Archive aus un d kann fach- technische Weisungen erteilen;

c) es wirkt an der Erforschung des Archivgutes und entsprechenden Veröffentl i- chungen mit und pflegt insbesondere die Kantons - und Ortsgeschichte, so- weit personelle und sachliche Mittel dafür bereitgestellt werden.

§ 4 2. Andere Archive

1 Bezirke, Gemeinden und die weiteren öffentlichen Organe haben eigene oder gemeinsame Archive zu führen. Sie regeln die Organisation ihrer Archive selber.

2 Die Archiv e können unter Beachtung von § 20 des Gesetzes über die Öffent- lichkeit der Verwaltung und den Datenschutz vom 23. Mai 2007 ( ÖDSG) 2 Unter- lagen durch Dritte archivieren oder auswerten lassen. Das Staatsarchiv ist vor- gängig beizuziehen.

§ 5 3. Aufgaben der Archive

1 Die Archive haben insbesondere folgende Aufgaben:

a) sie beraten das öffentliche Organ bei d er Verwaltung von Unterlagen sowie bei der Vorbereitung der Ablieferung der Unterlagen;

b) sie bewerten und übernehmen vom öffentlichen Organ die archivwürdigen Unterlagen;

c) sie können archivwürdige Unterlagen anderer Herkunft, insbesondere von Privaten, übernehmen;

d) sie stellen die Archivierung sicher;

e) sie gewähren Auskunft über die Einsicht in Archivgut;

f) sie wirken an der Auswertung seiner Bestände mit.

2 Der Kanton bietet für die Aufgaben der elektronischen Archivierung eine A r- chivlösung an, die allen öf fentlichen Organen zur Verfügung steht. Für die B e- nützung der Archiv lösung werden von den beteiligten öffentlichen Organen

§ 6 Grundlagen

1 Die öffentlichen Organe sind für eine sorgfältige Aktenführung verantwortlich.

2 Die Unterlagen der öffentlichen Organe werden soweit gesammelt, geordnet und aufbewahrt, dass die wesentlichen Abläufe und die Ergebnisse staatlichen Handelns nachvollzogen werden können.

3 Die öffentlichen Organe sorgen dafür, dass in ihren Organisationseinheiten Registraturen und Ablagen geführt werden.

§ 7 Anbietepflicht

Die öffentliche n Organe bieten die Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufga- ben nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv zur Bewertung der Archi v- würdigkeit und zur Übernahme an.

§ 8 Bewertung

Das zuständige Archiv bewertet die Unterlagen und entscheidet nach Anhörung des öffentlichen Organs über die Archivwürdigkeit.

§ 9 Ablieferung

1 Die öffentlichen Organe bereiten die abzuliefernden Unterlagen auf , erstellen die Ablieferungsverzeichnisse und liefern sie dem zuständigen Archiv ab.

2 Für die Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen der Gerichte und Strafver- folgungsbehörden sind mit dem zuständigen Archiv besondere Vereinbarungen zu treffen.

§ 1 0 Archivierung

1 Das zuständige Archiv ordnet und erschliesst die archivwürdigen Unterlagen mit den erforderlichen Archivplänen und Findmitteln.

2 Es ist für die dauerhafte Erhaltung des A rchivguts besorgt und gewährlei stet die Authentizität und Integrität des Archivguts.

3 Die Authentizität und Integrität der analogen und digitalen Unterlagen ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen sicherzustellen.

§ 1 1 Rücknahme und Vernichtung

1 Die öffentlichen Organ e nehmen die vom zuständigen Archiv als nicht archi v- würdig bewerteten Unterlagen zurück und vernichten sie.

2 Sie gewährleisten, dass solche Unterlagen mit Personendaten oder vertraul i- chen Inhalten sicher vernichtet werden.

3 Vorbehalten bleiben besondere gesetzliche Bestimmungen über die weitere Aufbewahrung von Unterlagen.

1 Das Archivgut ist sofern möglich in Kulturgüterschutzräumen unterzubringen.

2 Wo dies nicht möglich ist, ist das Archivgut in trockenen, gut belüftbaren, möglichst vor Feuer -, Wassereinbrüchen und vor Diebstahl gesicherten Räumen unterzubringen.

§ 1 3 Archivgut anderer Herkunft

1 Die Archive können archivwürdige Unterlagen nicht öffentlicher Herkunft ent- gegennehmen.

2 Diese unterl iegen den Bestimmungen über das staatliche Archivgut, sofern mit den Deponenten, Donatoren oder Verkäufern nichts anderes vereinbart wird.

§ 1 4 Eigentumsverhältnisse

1 Das staatliche Archivgut ist unveräusserliches Eigentum der öffentlichen Hand.

2 Dritte können Archivgut auch durch Ersitzung nicht erwerben.

IV. Öffentlichkeit und Nutzung des Archivguts

§ 1 5 Schutz fristen

1 Das Archivgut unterliegt unbesehen seinem Standort einer Schutzfrist von

35 Jahren. Massgebend ist das Jahr des Abschlusses eines Dossiers.

2 Keine Schutzfrist en gelten:

a) beim Zugang zu amtlichen Dokumenten gemäss § 5 ÖDSG ;

b) beim datenschutzrechtlichen Auskunftsrecht gemäss § 24 ÖDSG ;

c) für das Bearbeiten von Personendaten für nicht personenbezogene Zwecke gemäss § 19 ÖDSG;

d) bei Unterlagen, die vor der Ablieferung der Öffentlichkeit zugänglich waren.

3 Für das Archivgut der Gerichte ab 1848 und der Strafverfolgungsbehörden gilt eine generelle Schutzfrist . Ausnahmen sind durch das zuständige Gericht , das Kantonsgericht oder die zus tändige Strafverfolgungsbehörde zu bewilligen.

§ 1 6 Änderung der Schutzfrist

1 Die abliefernde Stelle kann die Schutzfrist auf 50 Jahre festlegen, wenn das öffentliche Interesse oder besonders schutzwürdige Interessen betroffener Per- sonen es erfordern. Sie kann die Schutzfrist um 20 Jahre verlängern, wenn ein überwiegendes schützenswertes Interesse besteht.

2 Die Schutzfrist en können durch die abliefernde Stelle f ür ganze Bestände oder einzelne Aktenstücke verkürzt werden, wenn das Archivgut zu wissenschaft lichen oder schützenswerten persönlichen Zwecken benötigt wird und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Interessen nicht beeinträchtigt werden.

3 Insbesondere kann die Schutzfrist für Unterlagen über Amtsträger oder Pers o- nen der Zeitgeschichte unter Berücksichtigung ihrer schutzwürdigen Belange verkürzt werden.

1 Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist für die Öffentlichkeit frei zugäng- lich.

2 Die abliefernde Stelle kann ihr Archivgut jederzeit benützen.

3 Andere öffentliche Organe dürfen das Archivgut während der Schutzfrist mit Zustimmung der abliefernden oder der ihr vorgesetzten Stelle benutzen.

§ 1 8 Beschränkung des Einsichtsrechts

Die zuständigen Archive können die Einsichtnahme einschränken, aufschieben oder verweigern, wenn:

a) der Erhalt des Archivguts durch die Benützung schwerwiegend gefährdet ist ;

b) der Aufwand für das Archiv unverhältnismässig ist.

§ 19 Gebühren

1 Die Einsichtnahme in Archivgut ist in der Regel unentgeltlich.

2 Das Zustimmungsverfahren zur Einsicht in Archivgut der Gerichte und der Strafverfolgungsbehörden ist kostenpflichtig (§ 1 5 Abs. 3) .

3 Der Regierungsrat bezeichnet für das Staatsarchiv die gebührenpflichtige Nutzung des Archivguts und legt die Gebührenansät ze fest. Die öffentlichen Organe können für ihre Archive Gebührenreglemente erlassen.

§ 2 0 Präsentation von national bedeutendem Archivgut

Die Bundesbriefe von 1291 bis 1513, die Freiheitsbriefe der Schwyzer ab

1240, bedeutende gemeineidgenössische Dokumente und Landes - und Kriegs- fahnen des Standes Schwyz werden im Bundesbriefmuseum ausgestellt.

§ 2 1 Ausleihe von Archivgut

1 Grundsätzlich erfolgt keine Ausleihe von Archivgut.

2 Das zuständige Archiv kann befristete Ausnahmen für Amtsstellen, Archive, Bibliotheken, Museen bewilligen, sofern die Sicherheit gewährleistet ist und es sich nicht um schutzwürdige personenbezogene Daten handelt.

3 Die Ausleihe besonders bedeutender Archivalien und Sammlungsobjekte der Archive muss durch die zuständige Exekutivbehörde bewilligt werden.

V. Verfahrens - und Schlussbestimmungen

§ 2 2 Verfahrensrecht

Verfahren und Rechtsschutz richten sich nach dem Verwaltungsrechtspflegeg e- setz 3 und dem Justizgesetz 4 .

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert: a) Gesetz über die Öffentlichkeit der Verwaltung und den Datenschutz vom

23. Mai 2007

§ 22 Abs. 1 und 2

1 Personendaten, die von den öffentlichen Organen zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benöti gt werden, sind unter Vorbehalt gesetzlicher Löschungspflich- ten aufzubewahren, soweit erforderlich zu anonymisieren, zu archivieren oder zu vernichten. Abs. 2 wird aufgehoben.

b) Gesetz über die Organisation der Gemeinden und Bezirke vom 29. Oktober

1969 6

§ 41 Abs. 2

2 Der Kanton erlässt nähere Vorschriften.

§ 2 4 Referendum, Vollzug, Inkrafttreten

1 Dieses Gesetz unterliegt dem Referendum gemäss §§ 34 oder 35 der Kantons- verfassung.

2 Es wird im Amtsblatt veröffentlicht und nach Inkrafttreten in die Gesetzsam m- lung aufgenommen.

3 Der Regierungsrat wird mit dem Vollzug beauftragt und bestimmt den Zei t- punkt des Inkrafttretens. 7

1 GS 24 -57.

2 SRSZ 140.410 .

3 SRSZ 234.110 .

4 SRSZ 231.110 .

5 SRSZ 140.410 .

6 SRSZ 152.100 .

7 1. April 2016 (Abl 2016 563) .