Vorlagen für Vergaben, Wertgrenzen und Verfahren für die Vergabezustimmung

Vorlagen für Vergaben, Wertgrenzen und Verfahren für die Vergabezustimmung

Vorlagen für Vergaben, Wertgrenzen und Verfahren für die Vergabezustimmung

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Verwaltungsvorschrift des Senators für Umwelt, Bau, Verkehr und Europa vom 20. Juli 2010

Grundsatz

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Die der Fachaufsicht des Geschäftsbereichs Umwelt, Bau, Verkehr und Europa unterliegenden Dienststellen, sowie die dem Ressort angehörigen Verwaltungseinheiten haben die von ihnen beabsichtigten Vergaben für Bauleistungen nach der VOB, sowie Liefer-, Dienst- und sonstige Leistungen nach der VOL vor der Auftragserteilung nach Maßgabe dieser Regelungen zur Zustimmung vorzulegen.

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Hierunter fallen auch Vergaben, die diese Stellen im Namen und in Rechnung für Dritte tätigen, wenn sie von diesen verantwortlich mit der Durchführung des Vergabeverfahrens beauftragt wurden.

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Ausgenommen von diesen Regelungen sind Vergaben von Gutachten und Leistungen, die üblicherweise von freiberuflich Tätigen bzw. im Wettbewerb mit diesen erbracht werden.

Form der Einreichung eines Vergabevorschlages

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Die nach den nachstehend angegebenen Wertgrenzen zur Zustimmung vorzulegenden Vorlagen für die Vergabe o.g. Leistungen sind in zweifacher Ausfertigung grundsätzlich mit dem eingeführten Formular „Vergabevorschlag“ dem Referat 18 (bauwirtschaftsangelegenheiten) einzureichen.

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Das Formblatt „Vergabevorschlag“ ist mit den erforderlichen Unterlagen einzureichen, die zugehörigen Daten sind zeitgleich per elektronischer Post an die im Formblatt angegebene Stelle zu übermitteln.

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Dieses Formular kann beim Referat 18 in digitaler Form als Dokumentvorlage für das Textverarbeitungsprogramm Word für Windows (Version 97, 2000 oder 2003, Internet:

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http://

www.bauumwelt.bremen.de/

de/

detail.php?

gsid=bremen02.c.6300.de) bezogen werden.

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Installations- und Bedienungsanleitungen sowie technische Hilfestellungen können von dort ebenfalls in Anspruch genommen werden.

Sofern eine Vergabestelle am elektronischen Ausschreibungsverfahren mit dem „Vergabemanager“ – im Echtbetrieb – teilnimmt, erfolgt eine Datenübermittlung automatisch mit der Vorlage des Vergabevorschlages.

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Die elektronische Datenübermittlung dient gemäß § 11 Bremisches Datenschutzgesetz (BrDSG) u.a. der statistischen Auswertung der Angaben zum Ausschreibungsverfahren und zu den vorgelegten Angeboten.

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Die personenbezogenen Daten werden in der Datenbankanwendung ConVerA (Controlling bei der Vergabe von Aufträgen) gemäß § 12 BrDSG zweckgebunden gespeichert und zehn Jahre nach Zugang unbrauchbar gemacht.

Bearbeitungshinweise zum Vergabevorschlag

Zur Bearbeitung eines Vergabevorschlages ist insbesondere folgendes zu beachten:

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Die zuständige Stelle hat vor der Eröffnung eines Vergabeverfahrens die voraussichtlichen Kosten für die Leistung durch eine Kostenschätzung bzw. Kostenberechnung zu ermitteln und in dem Formblatt „Vergabevorschlag“ anzugeben.

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Die Kostenschätzung darf sich nur auf die in dem Vergabeverfahren (ggf. anteilig) ausgeschriebenen Leistungen beziehen, u.a. um eine Vergleichbarkeit mit dem Angebotspreis in Bezug auf

§ 14 Abs. 2 des Tariftreue- und Vergabegesetzes

für das Land Bremen (BremGBl. Nr. 61; 1. 12. 2009) zu erreichen.

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Es ist schriftlich zu versichern, dass mit dem eingereichten Vergabevorschlag der Kostenrahmen voraussichtlich nicht überschritten wird.

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Wird der Kostenrahmen überschritten oder ist eine Überschreitung abzusehen, sind in der Vorlage die finanziellen und/oder baulichen Maßnahmen darzustellen, mit deren Hilfe die Einhaltung des Gesamtkostenrahmens sichergestellt wird.

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Nachtragsvereinbarungen stellen eigene Vergabevorgänge dar, die einer freihändigen Vergabe entsprechen.

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In jedem Fall ist der Anlass bzw. die Notwendigkeit z.B. Mehrkosten auf Grund von Massenerhöhungen mit nachträglich neu vereinbarten Einheitspreisen, Leistungsänderungen, zusätzliche Leistungen gegenüber dem ursprünglichen Auftrag, Lohn- oder Materialpreiserhöhungen, ausreichend zu begründen.

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Die Angemessenheit der Preise ist zu bestätigen.

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Alle zur Beurteilung der Vorlagen notwendigen Unterlagen (das Protokoll über den Eröffnungstermin, die beiden preisgünstigsten sowie das höchste Angebot, ggf. von der Wertung ausgeschlossene und ansonsten an aussichtsreicher Stelle gelegene Angebote, der Vergabevermerk, der Preisspiegel, etc.), auch etwaige Bezugsvorgänge, sind dem Vergabevorschlag im Original beizulegen, soweit sie nicht im elektronischen Verfahren vollständig abgebildet sind.

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Im Formular sind die Vergabestelle und der verantwortlich bearbeitende Mitarbeiter der Vergabestelle namentlich zu benennen.

3

Das Formular ist von dem Dienstvorgesetzten des Bearbeiters zu unterschreiben.

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Dieses gilt auch in den Fällen, in denen Dritte von der Vergabestelle mit der Angebotswertung beauftragt worden sind.

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Unvollständig ausgefüllte Vergabevorschläge werden nicht weiterbearbeitet.

Einholung der Vergabezustimmung

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Vorlagen, welche die angegebenen Schwellenwerte erreichen, sind nach abgeschlossener Bearbeitung unverzüglich beim Referat 18 zur Einholung der Vergabezustimmung einzureichen.

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Vorlagen für die Vergabeausschüsse, die dem Referat 18 nicht bis spätestens 48 Stunden vor Sitzungsbeginn vorgelegt werden, werden für diese Sitzung nicht mehr angenommen.

1

Aus zwingenden Gründen kann auf Antrag auch außerhalb eines Sitzungstermins des Vergabeausschusses eine Vorabzustimmung erteilt werden, wenn anderenfalls schwerwiegende Nachteile zu entstehen drohen.

2

Ist zum Zeitpunkt einer Vergabeausschusssitzung bereits absehbar, dass die Notwendigkeit zur Erteilung einer solchen Vorabzustimmung wahrscheinlich wird, so ist dem Vergabeausschuss hierüber mündlich zu berichten.

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Ein Vergabevorschlag, dem vorab zugestimmt wurde, ist anschließend stets noch einmal im Vergabeausschuss vorzutragen.

Zuständigkeiten für die Vergabezustimmung

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Die Deputation für Bau und Verkehr (Stadt und Land) hat in ihrer Sitzung am 30. April 2007 die Mitwirkung der Vergabeausschüsse (Stadt und Land) der Deputation für Bau und Verkehr bei Vergabezustimmungen neu festgelegt.

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Die Zustimmungen zu Vergaben für die Vergabeausschüsse erteilt der Senator; die Ausschüsse wirken bei den Entscheidungen mit.

Auch Vergabezustimmungen im Bereich der Eigenverantwortlichkeit der Vergabestellen sind insbesondere unter Wahrung des Vier-Augen-Prinzips und nach Maßgabe der „Verwaltungsvorschrift zur Vermeidung und Bekämpfung der Korruption in der öffentlichen Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen“(BremAbl. Nr. 11, 23. 1. 2001) zu behandeln, schriftlich zu erteilen und zu dokumentieren.

Ausgenommen der nachstehenden Sonderregelungen für den Bundesfernstraßenbau gelten für die Zustimmung zur Vergabe ab sofort die folgenden Wertgrenzen:

Freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren

Beschränkte Ausschreibung/nichtoffenes Verfahren

Öffentliche Ausschreibung/offenes Verfahren

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Den Vergabeausschüssen der Deputation für Bau und Verkehr werden nur Vergabevorschläge für Bauleistungen und Lieferleistungen, die im direkten Zusammenhang mit Bauvorhaben stehen, vorgelegt.

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Hierzu zählen auch entsprechende Vergabevorschläge aus den Geschäftsbereichen Umwelt und Europa und den diesen nachgeordneten Bereichen.

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Vergabevorschläge für Lieferleistungen, die nicht Baumaßnahmen zuzurechnen sind, werden den Vergabeausschüssen nicht zur Zustimmung vorgelegt.

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Für solche Vergabevorschläge oberhalb der Schwellenwerte für den Vergabeausschuss ist stattdessen vor der Auftragserteilung die Zustimmung des Referats 18 einzuholen.

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Aufträge für Bau- und Lieferleistungen des Bundesfernstraßenbaus, welche die o.g. Wertgrenzen einer Vorlage zum Vergabeausschuss überschreiten, sind dem Vergabeausschuss zeitnah zur Auftragserteilung zur Kenntnis zu geben.

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Soweit nicht eine Vergabezustimmung durch das zuständige Bundesministerium erfolgt, ist für diese Vergaben vor der Auftragserteilung – ausgenommen sind Vergaben, denen nach den o.g. Wertgrenzen in Eigenverantwortlichkeit der Vergabestellen zugestimmt wird – die Zustimmung des Referats 18 einzuholen.

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Bei Bauvorhaben der Deutschen Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH (DEGES) wird der Vergabeausschuss nachrichtlich informiert, er erteilt keine Zustimmung.

Vortrag in den Vergabeausschüssen der Deputation für Bau und Verkehr

Wenn nicht ausdrücklich etwas abweichendes gefordert wird, sind den Vergabeausschüssen die wesentlichen Inhalte des Vergabevorschlages nach

Anlage 1

mündlich und unaufgefordert vorzutragen.

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Diese Dienstanweisung 344 ersetzt die vorherige DA 344 vom 25. 4. 2005.

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Ihre Gültigkeit ist bis zum 30. 7. 2015 befristet.

Anlage 1

Die ggf. vorzutragenden Inhalte bei einer Vorstellung in den Vergabeausschüssen

Begründung zur Wahl des Vergabeverfahrens, wenn keine öffentliche Ausschreibung/offenes Verfahren durchgeführt wurde

Ort/Lage der Baustelle

Baubeginn und Bauabschluss/Vertragsdauer

Anzahl der angeforderten / eingegangenen Angebote

Nennung der ausgeschlossenen Angebote, der Ausschlussgründe, Ausschluss an welcher Stelle liegend?

Betrag der eigenen Kostenschätzung/Kostenberechnung

Nennung des zur Vergabe vorgeschlagenen Angebotes (Name der Firma, Höhe der Auftragssumme, Beauftragung eines Haupt- oder eines Nebenangebotes, ggf. Inhalt des Nebenangebotes)

Wurden Nebenangebote nicht gewertet, die anderenfalls Aussicht auf eine Beauftragung gehabt hätten? Wenn ja, warum wurden diese nicht gewertet?

Verlesung der Namen des nächsthöheren und des höchsten in der Wertung verbliebenen Bieters, sowie die Summen Ihrer Angebote

Liegen alle geforderten Unbedenklichkeitsbescheinigungen vor? Wenn nicht, aus welchem Grund wird das Angebot dennoch zur Auftragsvergabe vorgeschlagen?

Welcher Tarifvertrag wurde für die Bauleistung zu Grunde gelegt?

Wurde ein Nachunternehmereinsatz angemeldet? Wenn ja, in welchem Umfang und für welche Leistungen? Liegt die verbindliche Benennung aller angemeldeten Nachunternehmer vor? Liegen alle Unbedenklichkeitsbescheinigungen/Tariftreueerklärungen der Nachunternehmer vor? Wenn nein, warum wird darauf verzichtet?

Bei größerer Abweichung der Kostenschätzung von der Auftragssumme (20 %): Wurde eine vertiefte Preisprüfung durchgeführt? Wenn ja mit welchem Ergebnis? Wie wird ggf. die Auskömmlichkeit eines Angebotes trotz niedrigem Angebotspreis begründet?

Sind im Laufe des Vergabeverfahrens schriftliche Beschwerden von Bietern zu diesem Verfahren eingegangen? Wenn ja, Wie wurde diesen abgeholfen?

Ist ein Vergabenachprüfungsverfahren anhängig oder ist ein solches zu erwarten? Wenn ja, wie werden die Aussichten der Beschwerde und die möglichen Auswirkungen auf das Vorhaben beurteilt?

Fußnoten

1)

Das Gesetz tritt mit Ablauf des 30. 7. 2015 außer Kraft, vgl. Abschnitt 6.