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TuI-Regelwerk (Version Dezember 1995)
DE - Landesrecht Bremen

TuI-Regelwerk (Version Dezember 1995)

TuI-Regelwerk (Version Dezember 1995)
TuI-Regelwerk (Version Dezember 1995)Zuletzt geändert durch § 28 Abs. 2 der Verwaltungsvorschrift vom 24.04.2018 (Brem.ABl. 2018 S. 253) Gliederung
I. RICHTLINIEN
1.Richtlinien für den Einsatz der technikunterstützten Informationsverarbeitung (TuI) in der brem. Verwaltung-TuI-Einsatz-
2.Richtlinien für die Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben-TuI-Durchführung-
3.Richtlinien für die ressortinterne Steuerung und Koordinierung des Einsatzes der technikunterstützten Informationsverarbeitung-TuI-Koordinierung-
4.Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz-TuI-Sicherheit-
5.Richtlinien für TuI-Auftragsvergaben-TuI-Beschaffung-
6.Richtlinien für den Einsatz von TuI-Altgeräten-TuI-Altgeräte-
II. EMPFEHLUNGEN (alle Textbeiträge unter II. und III. werden in einer späteren Version veröffentlicht)
1.Empfehlungen zum TuI-Controlling-TuI-Controlling-
2.Empfehlungen zur TuI-Erfolgskontrolle-TuI-Erfolg-
III. RAHMENBEDINGUNGEN
1.Finanzierung der technikunterstützter Informationsverarbeitung-TuI-Finanzierung-
IV. SONSTIGE TuI-RELEVANTE MATERIALIEN
Handlungshilfen/Arbeitsmaterialien zur Technikunterstützten Informationsverarbeitung
1.Anleitung zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen in der bremischen Verwaltung (Mai 1995);
2.Technikeinführungskonzept des Senats vom 18.10.1988 (betr.: Beschlüsse des Senats zur Umsetzung der Aufgabenkritik vom 07./08.12.1987, hier: Einführung moderner Bürotechnik -AB 005-);
3.Einsatz von PC-Netzwerken in der bremischen Verwaltung (21.01.1994);
4.Dienstvereinbarungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Technologien vom 10.09.1986 sowie die hierzu vorliegenden Handlungshilfen;
5.Dienstvereinbarung über den Betrieb und die Nutzung von Telekommunikationsanlagen (Fernsprechanlagen) vom 15.05.1991;
6.Grundsätze für die Organisationsstruktur und Geschäftsverteilung der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) -OrgGrundsätze- vom 25.04.1995;
7.Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder zum Einsatz der Informationstechnik (IT-Mindestanforderungen 1991);
8.Leitaussagen des KoopA ADV zur Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung-IT-Szenario-;
9.Beschluß des Senats vom 14.09.1993 zur TuI-Bestandsaufnahme
V.LITERATURHINWEISE
1.Brem. Informations- und Datentechnikortsgesetz -BremIDOG- mit Begründung und Senatsbeschluß vom 09.11.1993;
2.Brem. Ortsgesetz Bremer Kommunikationstechnik -BremBKG- mit Begründung und Senatsbeschluß vom 09.11.1993;
3.Beschluß des Rates über die Normung auf dem Gebiet der Informationstechnik und Telekommunikation (87/95/EWG);
4.Richtlinie des Rates über die Mindestvorschriften bezüglich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (90/270/EWG);
5.Empfehlungen zur Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen beim Einsatz der IT in der Bundesverwaltung -Empfehlung IT-WiBe, August 1992, KBSt-Schriftenreihe (Band 26);
6.Europäisches Beschaffungshandbuch für offene Systeme (EPHOS);
7.Unterlagen für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UFAB II)
Mit Beschluß des Senats vom 14.09.1993 ist die Senatskommission für das Personalwesen beauftragt, TuI-Richtlinien zu erlassen.
Die nachfolgenden TuI-Richtlinien enthalten Rahmenregelungen für die Planung, Koordinierung, Durchführung und Abstimmung von TuI-Vorhaben in den Dienststellen und Einrichtungen des Landes und der Stadtgemeinde Bremen.
Diese Richtlinien treten am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.
Bremen, den 08.12.1995
Senatskommission für
das Personalwesen

I.1. Richtlinien für den Einsatz der Technikunterstützten Informationsverarbeitung in der bremischen Verwaltung -TuI-Einsatz-

Inhalt:
Erster Abschnitt: Allgemeines
1.Gegenstand der Richtlinien
2.Allgemeine Ziele für den Einsatz der TuI
3.Rechtliche Rahmenbedingungen
Zweiter Abschnitt: Besondere Anforderungen an den Einsatz der TuI
4.Organisationsentwicklung / Aufgabenorientierung
5.Kompatibilität
6.Verfahrenssicherheit/Datensicherung
7.Arbeitsbedingungen
8.Anpassung
9.Aus- und Fortbildung
Dritter Abschnitt: Planung und Koordinierung des TuI-Einsatzes
10.Zuständigkeiten
11.Ressortplanung
12.Abstimmung der Ressortplanung
13.Gesamtplanung durch die Senatskommission für das Personal wesen
Vierter Abschnitt: Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung
14.Zusammensetzung
15.Vorsitz und Geschäftsführung
16.Aufgaben
17.Sachverständige
18.Beschlußfassung
19.Bildung von Arbeitsgruppen
Fünfter Abschnitt: Durchführung von TuI-Vorhaben
20.Aufgabenträger
21.Verantwortlichkeit

Erster Abschnitt: Allgemeines

Gegenstand der Richtlinie

(1) Die Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI) umfaßt den aufgabenorientierten und nutzungsorientierten Einsatz von Verfahren auf der Grundlage der Mikroelektronik zur automatisierten Erfassung, Darstellung, Speicherung, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen in Form von Texten, Daten, Bildern oder Sprache. Der Übergang in die Technikunterstützte Informationsverarbeitung stellt einen umfassenden organisationspolitischen Ansatz dar.
(2) Von den Richtlinien erfaßt werden TuI-Vorhaben, soweit sie
•
die Einführung neuer Verfahren;
•
die Änderung laufender Verfahren,
•
die Änderung/Ergänzung der Hard- und/oder Softwareausstattung
oder
•
die Vergabe von Aufträgen zur Planung und Durchführung bzw. zur Begutachtung zum Gegenstand haben.
(3) Der TuI-Einsatz in den Bereichen Wissenschaft, Forschung und Lehre wird durch die TuI-Richtlinien nicht berührt. Soweit auf Anlagen für Wissenschaft, Forschung und Lehre Verwaltungsaufgaben miterledigt werden, finden die TuI-Richtlinien entsprechend Anwendung.
(4) Regelungen, die Geheimhaltungs- und/oder Sicherheitsaspekte zum Inhalt haben oder die Formen eines länderübergreifenden TuI-Einsatzes festlegen, bleiben unberührt; in diesen Fällen gelten die Richtlinien mit entsprechenden Einschränkungen.

Allgemeine Ziele für den TuI-Einsatz

Mit dem Einsatz der TuI werden folgende Ziele verfolgt:
•
Verbesserung der Wirtschaftlichkeit:
Durch den TuI-Einsatz soll -insbesondere bei längerfristiger Betrachtung- die Effektivität des Verwaltungshandelns verbessert werden;
•
Erhöhung der Dienstleistungsqualität:
Mit dem TuI-Einsatz soll das Verwaltungshandeln verständlicher, nachvollziehbarer und damit insgesamt bürgernäher gestaltet werden;
•
Verbesserung der Arbeitsbedingungen:
Die mit dem TuI-Einsatz gegebenen Möglichkeiten, die Aufgabenerledigung interessant, verantwortungsbetonter und weniger arbeitsteilig zu gestalten, sind zu nutzen.
Die Arbeit und die Arbeitsbedingungen sind so zu gestalten, daß keine gesundheitlichen Schädigungen oder Beeinträchtigungen auftreten und eine Persönlichkeitsentwicklung bei der Arbeit ermöglicht wird. Die Arbeitstätigkeiten sind daher ganzheitlich, abwechslungsreich, mit Handlungs- und Entscheidungsspielräumen, Lernmöglichkeiten und sozialen Kontakten zu gestalten.
Der für eine ressortübergreifende Zusammenarbeit erforderliche Informationsaustausch innerhalb der bremischen Verwaltung sowie nach außen ist durch den TuI-Einsatz zu unterstützen; dies hat auf der Grundlage einer einheitlichen technischen Infrastruktur zu erfolgen.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Bei der Planung und dem Einsatz der TuI sind die rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten; hierzu gehören insbesondere:
•
datenschutzrechtliche Vorschriften;
•
Personalvertretungsgesetze;
•
Tarifverträge, beamtenrechtliche Vorschriften;
•
Bestimmungen hinsichtlich Gesundheits- und Arbeitsschutz;
•
haushaltsrechtliche Vorschriften;
•
Dienstvereinbarungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Technologien vom 10.09.1986;
•
Dienstvereinbarung über den Betrieb und die Nutzung von Telekommunikationsanlagen (Fernsprechanlagen) vom 15.05.1991;
•
Grundsätze für die Organisationsstruktur und Geschäftsverteilung der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) - OrgGrundsätze - vom 25.04.1995;
und
•
entsprechende örtliche Dienstvereinbarungen.

Zweiter Abschnitt: Besondere Anforderungen an den Einsatz der TuI

Organisationsentwicklung und Aufgabenorientierung

Bei allen Maßnahmen zur technikunterstützten Informationsverarbeitung muß die Weiterentwicklung der Arbeitsorganisation in den Mittelpunkt der Planung und Gestaltung gestellt werden. Ausgangspunkt der Betrachtung ist jeweils die Arbeits- bzw. Organisationseinheit und die zu erledigenden Aufgaben. Ganzheitliche Arbeitsgestaltung und qualifizierte Mischarbeit sind vorrangig umzusetzen. Überflüssige Hierarchieebenen sind abzubauen. Die betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind in den Gestaltungsprozeß einzubeziehen.

Kompatibilität

(1) Die in landeseinheitlichen Regelungen und Empfehlungen festgelegten internen Standards und Verbundanforderungen sind zu beachten.
(2) Die Kompatibilität des TuI-Einsatzes ist insbesondere durch Beachtung der internationalen, europäischen und nationalen Normen zu gewährleisten.
(3) Wird beim TuI-Einsatz von den vorstehend aufgeführten Grundlagen aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen abgewichen, sind für den Übergang auf einen normierten/standardisierten TuI-Einsatz Migrationskonzepte zu entwickeln; diese sind beim Ausbau bzw. der Fortentwicklung des TuI-Einsatzes zu berücksichtigen.

Verfahrenssicherheit/Datensicherung

(1) Bei der Planung und Durchführung des TuI-Einsatzes sind die möglichen Folgen des Ausfalls und nicht ordnungsgemäßer, insbesondere mißbräuchlicher Nutzung von Einrichtungen und Verfahren zu prüfen. Die festgestellten Risiken und Auswirkungen sind unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen zu begrenzen.
(2) Entsprechend der Nr.7 der Mindestanforderungen der Rechnugshöfe sind die aus einer Risikoanalyse abgeleiteten Maßnahmen (Vorkehrungen) in einem Sicherheitskonzept darzustellen.
(3) Beim Einsatz sind ausreichende Vorkehrungen zur Gewährleistung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der zu verarbeitenden Daten sowie ordnungsgemäßer und fachlich fehlerfreier Verfahrensabläufe zu gewährleisten.

Arbeitsbedingungen

(1) Der TuI-Einsatz ist anwendungsfreundlich, arbeitsangemessen und im Rahmen von tätigkeits- und technikorientierten Perspektiven zu planen und umzusetzen; vordringlich sind die Arbeitsbedingungen durch Reduzierung der Arbeitsteilung und Anreicherung der Arbeitsinhalte sowie Entlastung von Routineaufgaben zu verbessern.
(2) Bei der Arbeitsplatzgestaltung sind die ergonomischen Anforderungen, die Möglichkeiten von Belastungswechseln und die Einhaltung von Arbeitspausen zu beachten; die Einrichtung von Mischarbeitsplätzen ist vorrangig zu fordern.
(3) Einer beteiligungsorientierten Entwicklung des TuI-Einsatzes ist dadurch zu entsprechen, daß den Beschäftigten Möglichkeiten eröffnet werden, sich in die Planung und Realisierung der Verfahren einbringen zu können.
(4) Bei der Verfahrensgestaltung ist auf Aufgabenangemessenheit, leichte Bedienbarkeit, Selbstbeschreibungsfähigkeit, Stabilität, kurze Rüst- und Antwortzeiten besonderer Wert zu legen.
(5) Qualifizierungsmaßnahmen sind rechtzeitig und zeitnah mit dem TuI-Einsatz durchzuführen, bei Bedarf ist die Einführung am Arbeitsplatz zu unterstützen. Die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen haben insgesamt sicherzustellen, daß die Beschäftigten nach angemessener Einarbeitung aufgabengerecht und effizient mit den Geräten arbeiten können.
(6) Mit der Verfahrenseinführung ist eine fachliche und systemtechnische Unterstützung der Beschäftigten sicherzustellen.

Anpassung

Eingeführte Verfahren der TuI sind in angemessenen Zeitabständen auf Wirtschaftlichkeit, Sicherheit, Anwendungsfreundlichkeit und Akzeptanz, sowie Aufgabenangemessenheit und Ergonomie zu überprüfen, gegebenenfalls sind Nachbesserungen, Fort- oder Neuentwicklungen vorzunehmen.

Aus- und Fortbildung

(1) Die für die Aus- und Fortbildung verantwortlichen Einrichtungen haben ihre Angebote dem Bedarf im TuI-Bereich anzupassen.
(2) Die Aus- und Fortbildungsmaßnahmen haben auf dem Gebiet der TuI den Bedarf aller Laufbahnen zu berücksichtigen.
(3) Vorgesetzte sind gehalten, die Fortbildung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf dem Gebiet der TuI zu fördern.

Dritter Abschnitt: Planung und Koordinierung des TuI-Einsatzes

Zuständigkeiten

(1) Die senatorischen Behörden planen und realisieren den TuI-Einsatz in ihrem Geschäftsbereich in eigener Zuständigkeit und Verantwortung unter Beachtung der Standards und Rahmenbedingungen für den TuI-Einsatz in der bremischen Verwaltung. Bei ressortübergreifenden Vorhaben kann in Abstimmung zwischen den beteiligten senatorischen Dienststellen einem Ressort die Federführung übertragen werden.
(2) Der Senatskommission für das Personalwesen obliegt in Abstimmung mit der Senatskanzlei und dem Senator für Finanzen die TuI-Gesamtplanung. Als für die ressortübergreifende Koordinierung zuständige Stelle hat sie unter Berücksichtigung des Prozeßcharakters der TuI-Einführung durch die Schaffung und Fortentwicklung von Standards und Rahmenbedingungen zu gewährleisten, daß -unbeschadet der Eigenverantwortlichkeit der Ressorts- der TuI-Einsatz in der bremischen Verwaltung abgestimmt, kompatibel und zielkonform geplant und gestaltet wird.
(4) Die Senatskommission für das Personalwesen hat als ressortübergreifend tätige Stelle die Aufgabe, koordinierend und beratend darauf hinzuwirken, daß die TuI in der bremischen Verwaltung aus fachlicher, organisatorischer, wirtschaftlicher und technischer Sicht optimal eingesetzt wird.
Die Senatskommission für das Personalwesen initiiert und fördert Projekte, die der zentralen Unterstützung der Ressorts bei der Einführung von TuI, insbesondere der technikunterstützten Organisationsentwicklung dienen.
(5) Zur Unterstützung bei der TuI-Gesamtplanung und zur Koordinierung

der

TuI-Ressortplanungen wird bei der Senatskommission für das Personalwesen ein Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI-Ausschuß) eingerichtet. Der Ausschuß hat in kooperativer Zusammenarbeit daran mitzuwirken, daß die Planung und Durchführung von TuI-Maßnahmen -insbesondere im Hinblick auf Integrationseffekte-abgestimmt vorgenommen wird.

Ressortplanung

(1) Die senatorischen Dienststellen stellen die Planungen und laufenden Anwendungen für ihren und die nachgeordneten Dienststellen auf der Grundlage von TuI-Rahmenkonzepten in einem TuI-Ressortplan für einen zwei- bis fünfjährigen Zeitraum zusammen. Der TuI-Ressortplan gibt einen Überblick über alle Vorhaben und Anwendungen sowie über den daraus resultierenden Ressourcenbedarf, bezogen auf die dem Planungszeitraum entsprechenden Haushaltsjahre. Die TuI-Ressortpläne sind Grundlage für die ressortübergreifende Gesamtplanung und Koordinierung durch die Senatskommission für das Personalwesen.
(2) Der TuI-Ressortplan enthält kurzgefaßte Beschreibungen der einzelnen Vorhaben und Anwendungen.
(3) Der TuI-Ressortplan ist jährlich zu überprüfen und fortzuschreiben.
(4) Es ist sicherzustellen, daß bei der Entwicklung und Fortschreibung des TuI-Ressortplanes alle betroffenen Stellen zusammenwirken.
(5) Gemeinsame bzw. ressort- und/oder dienststellenübergreifend strukturierte Vorhaben und Anwendungen sind mit einem entsprechenden Hinweis in den jeweiligen TuI-Ressortplänen zu kennzeichnen.

Abstimmung der Ressortpläne

(1) Die senatorischen Dienststellen leiten die TuI-Ressortpläne der Senatskommission für das Personalwesen zur Erstellung des TuI-Gesamtplanes zu. Sie stimmen die TuI-Ressortpläne mit der Senatskommission für das Personalwesen ab.
(2) Die Senatskommission für das Personalwesen kann sich bei ressortübergreifenden Vorhaben eine weitergehende Abstimmung vorbehalten. Soweit es zur Beurteilung solcher Vorhaben erforderlich ist, sind der Senatskommission für das Personalwesen Unterlagen (z.B. Ergebnisse von Untersuchungen) zuzuleiten. Bei der weiteren Abstimmung kann die Senatskommission für das Personalwesen den TuI-Ausschuß beteiligen.

Gesamtplanung durch die Senatskommission für das Peronalwesen

(1) Auf der Grundlage der abgestimmten TuI-Ressortpläne erstellt die Senatskommission für das Personalwesen den TuI-Gesamtplan, der jährlich fortzuschreiben ist.
(2) Der TuI-Gesamtplan enthält:
•
eine Darstellung der ressortübergreifenden Vorhaben und Anwendungen (Abhängigkeiten oder Auswirkungen in bezug auf Aufgaben oder Aufgabenträger in anderen Ressorts);
•
eine zusammengefaßte Darstellung der anderen Vorhaben und Anwendungen der Ressorts;
•
eine nach Jahren geordnete Zusammenstellung des benötigten Haushalts- und Personalbedarfs;
•
eine Darstellung des Hard- und Softwarebedarfs;
•
eine Zusammenfassung des zu erwartenden Aus-, Fortbildungs- und Unterstützungsbedarf;
•
als Anlage die TuI-Ressortpläne.
(3) Die Senatskommission für das Personalwesen legt den TuI-Gesamtplan dem TuI-Ausschuß vor. Das Verfahren zur Aufstellung der TuI-Ressortpläne und des TuI-Gesamtplanes ist jeweils rechtzeitig vor Beginn der jährlichen Planungen bzw. Fortschreibungen im TuI-Ausschuß abzusprechen.
(4) Die Senatskommission für das Personalwesen legt den TuI-Gesamtplan mit einer Stellungnahmen zu den Prioritäten der Umsetzung der einzelnen Vorhaben dem Senator für Finanzen vor.
Mit der Realisierung von Vorhaben darf erst begonnen werden, wenn die Finanzierung gewährleistet ist. TuI-Gesamtplanung und -finanzierung sind im Einklang zu halten.
(5) Auf der Grundlage des TuI-Gesamtplanes unterrichtet die Senatskommission für das Personalwesen den Senat regelmäßig über die Planungen und den Stand des TuI-Einsatzes durch Vorlage eines TuI-Jahresberichtes.

Vierter Abschnitt: Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI-Ausschuß)

Zusammensetzung

Der TuI-Ausschuß ist mit je einem Ressortvertreter (der TuI-Beauftragte/die TuI-Beauftragte) zu besetzen; sie haben Stimmrecht. In beratender Funktion nehmen an den Sitzungen je ein Vertreter des Gesamtpersonalrats, des Rechnungshofs der FHB Bremen und des Landesbeauftragten für den Datenschutz teil.

Vorsitz und Geschäftsführung

Vorsitz und Geschäftsführung obliegen der Senatskommission für das Personalwesen.

Aufgaben

Der TuI-Ausschuß berät über folgenden Angelegenheiten:
•
TuI-Angelegenheiten, die für die bremische Verwaltung von allgemeiner Bedeutung sind;
•
TuI-Angelegenheiten, die mehrere Ressorts betreffen;
•
Entwürfe allgemeiner Regelungen und Empfehlungen;
•
TuI-Ressortpläne sowie den TuI-Gesamtplan;
•
Angelegenheiten, die vom Kooperationsausschuß ADV Bund/Länder/Kommunaler Bereich angeregt werden.

Sachverständige

Sachverständige, z.B. der Eigenbetriebe ID Bremen und BreKom können hinzugezogen werden.

Beschlußfassung

Der TuI-Ausschuß beschließt mit Mehrheit in Form von Empfehlungen.

Bildung von Arbeitsgruppen

Für die Erarbeitung umfangreicher und/oder fachspezifischer Problemstellungen kann der TuI-Ausschuß Arbeitsgruppen einsetzen.

Fünfter Abschnitt: Durchführung von TuI-Vorhaben

Aufgabenträger

(1) Die einzelnen TuI-Vorhaben sind unter Beachtung der gemeinsamen Richtlinien, Regelungen und Empfehlungen und auf der Grundlage der abgestimmten TuI-Ressortplanung von den jeweiligen Aufgabenträgern durchzuführen.
(2) Aufgabenträger ist die für die Verwaltungsaufgabe zuständige oder mit der Entscheidung über das TuI-Vorhaben beauftragte Dienststelle oder Einrichtung.

Verantwortlichkeit

(1) Der Aufgabenträger hat in seiner Verantwortlichkeit sicherzustellen, daß die Durchführung des Vorhabens in Bezug auf die Kompatibilität und Einheitlichkeit des TuI-Einsatzes in der bremischen Verwaltung unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien, Regelungen und Empfehlungen vorgenommen wird. Abweichungen aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen sind nur dann zulässig, wenn sie unter Abwägung der Alternativen begründet und nachprüfbar dokumentiert sind.
(2) Der Aufgabenträger kann Teilaufgaben der Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben auf andere Stellen übertragen.

I.2. Richtlinien über die Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben -TuI-Durchführung-

Inhalt:

Erster Abschnitt: Zielsetzung

Zweiter Abschnitt: Grundlagen

Dritter Abschnitt: Pflichten des Aufgabenträgers

Vierter Abschnitt: Auftrag zur Durchführung eines TuI-Vorhabens

Fünfter Abschnitt: Durchführung des Auftrages

Sechster Abschnitt: Ad-hoc-Lösungen

Siebter Abschnitt: Verfahrenseinsatz

Achter Abschnitt: Verfahrensdokumentation

Erster Abschnitt: Zielsetzung

(1) Die Richtlinien sollen, neben bereits bestehenden Regelungen, insbesondere
•
die Transparenz der Vorgehensweise;
•
die rationelle Vorhabensplanung und -realisierung;
•
eine vorhabensbegleitende Dokumentation;
•
die Prüfbarkeit des Vorhabens auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit;
•
die Beachtung der Datensicherheit;
•
die Beteiligung der Bediensteten
gewährleisten.
(2) Bei Zusammenarbeit mit Stellen außerhalb des Landes und der Stadtgemeinde ist darauf hinzuwirken., daß die Richtlinien beachtet werden.

Zweiter Abschnitt: Grundlagen

(3) TuI-Vorhaben sind Maßnahmen, die auf eine selbsttätige Erledigung oder Unterstützung von Verwaltungsaufgaben mit Hilfe der Technikunterstützten Informationsverarbeitung gerichtet sind. TuI-Vorhaben können die Entwicklung oder Übernahme von Verfahrenslösungen oder die Änderung bestehender Verfahren sein.
(4) Die einzelnen TuI-Vorhaben sind unter Beachtung der Richtlinien/Regelungen/Empfehlungen und auf der Grundlage der abgestimmten TuI-Ressortplanung von den jeweiligen Aufgabenträgem durchzuführen.
(5) Der Detaillierungsgrad der Planungs- und Entwicklungsarbeiten richtet sich nach dem Umfang und der Komplexität der zu lösenden Aufgabe; unverhältnismäßiger Aufwand ist zu vermeiden. Die nachfolgenden Richtlinien beschreiben insbesondere die Durchführung von TuI-Vorhaben mit hohem Detaillierungsgrad; insoweit sind sie bei kleineren und mittleren Vorhaben jeweils bedarfsgerecht anzuwenden, um den Realisierungsaufwand auf das fachlich gebotene Mindestmaß zu beschränken.
(6) Ein TuI-Vorhaben ist nur durchzuführen, wenn gesichert ist, daß die in den Richtlinien für den Einsatz der technikunterstützten Informationsverarbeitung in der bremischen Verwaltung -TuI-Einsatz- unter Nr.2 genannten Ziele erreicht werden können.

Dritter Abschnitt: Pflichten des Aufgabenträgers

(7) Aufgabenträger ist die für die Verwaltungsaufgabe zuständige Dienststelle oder Einrichtung oder die mit der Entscheidung über das TuI-Vorhaben beauftragte Dienststelle oder Einrichtung. Dem Aufgabenträger obliegen:
•
der Auftrag für das TuI-Vorhaben (4. Abschnitt, Nr.9);
•
die Beteiligung weiterer Stellen sowie gegebenenfalls die Abstimmung mit anderen Bereichen;
•
die Entscheidung über die Vorgehensweise;
•
die Verfahrensfreigabe (7.Abschnitt, Nr.18);
•
die Überwachung der Verfahrenseinführung (7.Abschnitt, Nr.19) und die Verfahrenspflege;
•
die Mittelbereitstellung für die Verfahrensentwicklung und -pflege sowie die Anwendung des Verfahrens (einmalige und laufende Kosten);
•
nach Einführung des Verfahrens eine Erfolgskontrolle (7.Abschnitt, Nr.20).
Mit der Durchführung der übrigen Tätigkeiten können andere Stellen betraut werden.
(8) Der Aufgabenträger hat ein abgestimmtes und koordiniertes Vorgehen bei einem TuI-Vorhaben sicherzustellen. Es ist insbesondere darauf zu achten, daß die Durchführung des Vorhabens bezüglich der Kompatibilität und Einheitlichkeit des TuI-Einsatzes in den Dienststellen und Einrichtungen des Landes und der Stadtgemeinde unter Beachtung der entsprechenden Richtlinien/Regelungen und Empfehlungen vorgenommen wird. Soweit aus technischen, organisatorischen oder wirtschaftlichen Gründen von diesen Grundlagen abgewichen wird, hat der Aufgabenträger dies zu begründen und nachprüfbar zu dokumentieren.

Vierter Abschnitt: Auftrag zur Durchführung eines TuI-Vorhabens

(9) Im Auftrag sind insbesondere festzulegen:
•
die Zielsetzung;
•
die Beschreibung der Aufgabe;
•
der geplante Zeit- und Mittelbedarf;
•
die Rahmenbedingungen und Auflagen
•
die zu treffenden Maßnahmen.
Näheres hierzu regelt das von der Senatskommission für das Personalwesen herauszugebende Handbuch für Projektmanagement.

Fünfter Abschnitt: Durchführung des Auftrages

(10)

Planung

Die Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben soll im Zusammenwirken von Anwendungsentwicklern und Nutzern erfolgen. Wenn Art und Umfang der mit TuI zu unterstützenden Aufgabe eine prozeßhafte Entwicklung (z.B. nach dem V-Modell des Bundes) nicht zulassen, sind die Planung und Durchführung in aufeinanderfolgenden Phasen
•
Voruntersuchung;
•
Hauptuntersuchung;
•
Detailorganisation;
•
Programmierung und Test
durchzuführen.
Voruntersuchung, Hauptuntersuchung und Detailorganisation können zusammengefaßt werden und sind unter Beachtung der Grundsätze für die Organisationsstruktur und Geschäftsverteilung der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) durchzuführen.
(11)

Voruntersuchung

Die Voruntersuchung hat den Zweck, im groben abzuschätzen, ob und in welcher Weise die durchzuführende Aufgabe mit Hilfe der TuI besser gelöst werden kann und welche Lösungsvariante unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit zu verfolgen ist.
(12)

Hauptuntersuchung

Die Hauptuntersuchung dient der Präzisierung des Voruntersuchungsergebnisses und der Erarbeitung eines Lösungsvorschlages. Nach Abschluß der Hauptuntersuchung müssen die vollständigen Vorgaben für das neue Verfahren und dessen Einbindung in den übrigen Arbeitsablauf vorliegen.
(13)

Mindestanforderungen an die Vor- und Hauptuntersuchung

In der Vor- und Hauptuntersuchung sind mindestens zu untersuchen und darzustellen:
•
das gegenwärtige Verfahren;
•
die möglichen Lösungen einschl. der Nutzung eventuell vorhandene Verfahren;
•
der Lösungsvorschlag;
•
die Dringlichkeit des TuI-Vorhabens;
•
die Abhängigkeiten oder Auswirkungen auf andere Aufgaben;
•
die Methoden zur Aufgabenerfüllung;
•
die Maßnahmen zur Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Verfahrenslösung einschließlich der Vorkehrungen zur Sicherstellung des Schutzes personenbezogener Daten;
•
die zu verarbeitenden Daten und der Datenfluß;
•
der Bedarf an Personal und Betriebsmitteln (Geräte, Programme etc.) bei der Anwendung der angestrebten Verfahrenslösung;
•
die Wirtschaftlichkeit;
•
die Regelung der Projektstruktur,
•
die Zusammensetzung der Planungs- und Arbeitsgruppen;
•
der Arbeitsplan;
•
der Zeitplan;
•
der Kostenplan, gegliedert nach einmaligen und laufenden Kosten;
•
der Entscheidungsvorschlag für das weitere Vorgehen.
(14)

Detailorganisation

In der Detailorganisation ist auf der Grundlage des Lösungsvorschlages die Verfahrenslösung einschließlich der damit zusammenhängenden, nicht durch den TuI-Einsatz unterstützten Verfahrensteile vollständig auszugestalten. Die Detailorganisation umfaßt insbesondere:
•
die Festlegung der manuellen und maschinellen Arbeitsabläufe;
•
die Erstellung der für den Verfahrensablauf erforderlichen Regelungen (Programmvorgaben);
•
die Beschreibung der einzusetzenden Hardware und Systemsoftware;
•
die vollständige Ausgestaltung der Datenorganisation einschl. der Maßnahmen für die Verfahrenssicherheit und den Datenschutz;
•
die Ausarbeitung der Vorgaben bzw. der Leistungsbeschreibung für die Softwareerstellung;
•
die Festlegung der Schnittstellenbedingungen;
•
die Vorbereitung der Testarbeiten;
•
die Planung der Einführung einschl. der Festlegung von Schulungsinhalten.
(15)

Programmierung und Test

Auf der Grundlage der Programmvorgaben sind die Programme zu entwickeln bzw. anzupassen. Die Programme sind auf Übereinstimmung mit den Vorgaben zu testen. Testdaten sind zu archivieren. Die Entwicklung von Anwendungsprogrammen soll grundsätzlich mit einer problemorientierten und genormten Programmiersprache erfolgen. Um eine wirtschaftliche Programmentwicklung und -pflege sicherzustellen, sollen möglichst standardisierte Methoden für die Softwareentwicklung und -dokumentation angewendet werden.
Die nachfolgenden Abschnitte gelten unabhängig von dem gewählten Vorgehensmodell zur Durchführung eines Auftrages.

Sechster Abschnitt: Ad-hoc-Lösungen

(16) Ad-hoc-Lösungen sind kleinere Verfahren (die die monatliche Arbeitszeit einer Entwicklerin bzw. eines Entwicklers nicht überschreiten) unter Nutzung von Standardsoftware im Bereich der Bürounterstützung (z.B.: Makros), die unmittelbar durch den Aufgabenträger entwickelt bzw. angepaßt und nur von ihm genutzt werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Makros obliegt dem Nutzer. Für diese Ad-hoc-Lösungen kann auf detaillierte Untersuchungen nach Nr. 13 und Nr. 14 sowie auf eine förmliche Freigabe nach Nr. 18 verzichtet werden. Eine angemessene Verfahrensdokumentation ist jedoch unerläßlich.

Siebter Abschnitt: Verfahrenseinsatz

(17)

Einsatzvorbereitung und -betreuung

Der TuI-Einsatz ist durch die Schulung der Nutzer/ der Nutzerinnen vorzubereiten. Dabei sollen vorrangig die vom Aus- und Fortbildungszentrum (AFZ) im Rahmen des TuI-Fortbildungsprogramms der Senatskommission für das Personal wesen angebotenen Schulungsmaßnahmen genutzt werden.
Nach Einführung der Verfahrenslösung ist beim Aufgabenträger eine laufende Nutzerberatung und -betreuung vorzusehen. Unabhängig davon kann auf die zentralen Beratungs- und Unterstützungseinrichtungen zurückgegriffen werden.
(18)

Erprobung

Die Verfahrenslösung ist zunächst -möglichst unter Praxisbedingungen (Pilotierung)- auf ihre Funktionsfähigkeit zu erproben; allgemein eingeführt werden kann sie erst dann, wenn der Aufgabenträger eine förmliche Freigabeerklärung abgegeben hat.
(19)

Freigabe und Einführung

Mit der Freigabeerklärung übernimmt der Aufgabenträger die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Verfahrenslösung. Vor der Freigabe des Verfahrens muß die abgeschlossene Verfahrensdokumentation vorliegen. Bei Verfahren mit personenbezogenen Daten sind hinsichtlich der Freigabeerklärung die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Bei einer Verfahrenslösung, die in Zusammenarbeit mit Dritten erstellt oder von diesen übernommen wird, ist entsprechend vorzugehen.
(20)

Kontrolle der Verfahrenslösung

Bei Verfahren, deren Entwicklungsaufwand die jährliche Arbeitszeit einer Entwicklerin bzw. eines Entwicklers überschreitet, ist spätestens zwei Jahre nach der Einführung vom Aufgabenträger eine Erfolgskontrolle durchzuführen. Hierbei sind unter anderem folgende Aspekte zu kontrollieren:
•
die Zielerreichung;
•
die Verfahrenssicherheit;
•
die Wirtschaftlichkeit;
•
die Sozialverträglichkeit/Akzeptanz;
•
die Datensicherheit;
•
die eventuellen Möglichkeiten einer Verbesserung der Verfahrenslösung.
Die Ergebnisse sind aktenkundig zu machen.

Achter Abschnitt: Verfahrensdokumentation

(21) Die Verfahrenslösung ist eindeutig und für Dritte nachvollziehbar bzw. prüfbar zu dokumentieren. Die Verfahrensdokumentation muß unter anderem enthalten:
•
die Beschreibung der Aufgabenstellung;
•
die Beschreibung der Arbeitsabläufe einschl. der Kontrollen;
•
die Darstellung der Daten und der Datenflußorganisation;
•
die Arbeitsanweisungen;
•
die Programmvorgaben und die Quellprogramme; von den Quellprogrammen kann abgesehen werden; wenn Wartung und Pflege Dritten obliegt;
•
die Darstellung des Tests und der Ergebnisse;
•
die Freigabeerklärung;
•
das Datenschutzkonzept.
Die Dokumentation ist vorhabensbegleitend zu erstellen und bei Änderungen und Ergänzungen des Verfahrens zu aktualisieren.

I.3. Richtlinien zur ressortinternen Steuerung und Koordinierung des Einsatzes der Technikunterstützten Informationsverarbeitung -TuI-Koordinierung-

Um die effektive Planung und Durchführung von TuI-Vorhaben sowie den wirtschaftlichen Einsatz von Haushaltsmitteln zu gewährleisten, ist folgendes Vorgehen erforderlich:
•
In jedem Ressort ist ein TuI-Beauftragter bzw. eine TuI-Beauftragte mit der Steuerung und Koordinierung des TuI-Einsatzes im jeweiligen Geschäftsbereich zu beauftragen.
•
Der TuI-Beauftragte bzw. die TuI-Beauftragte koordiniert die TuI-Vorhaben und laufenden TuI-Anwendungen im jeweiligen Geschäftsbereich und erstellt den TuI-Ressortplan; gegebenenfalls. unter Prioritätensetzung und Ressourcenabgleich.
•
Alle Haushaltsplanungen, die den TuI-Einsatz betreffen, sind mit dem TuI-Beauftragten bzw. der TuI-Beauftragten abzustimmen.
•
Die nachgeordneten Dienststellen, bei denen TuI eingesetzt wird, richten Koordinierungsstellen mit entsprechenden Aufgabenstellungen ein.
•
Die Vergabe von TuI-Leistungen durch die senatorischen oder nachgeordneten Dienststellen (insbesondere die Beschaffung von Hard- und Software) bedarf der Zustimmung des TuI-Beauftragten bzw. der TuI-Beauftragten des Ressorts.
•
Die TuI-Beauftragten sind für den vertretenen Geschäftsbereich die maßgeblichen Ansprechpartner für die Senatskommission für das Personalwesen und Mitglieder im Ausschuß für Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI-Ausschuß).

I.4. Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz - TuI-Sicherheit-

Der Senat der Freien Hansestadt Bremen hat am 07.08.1990 Richtlinien für den Datenschutz am Arbeitsplatz erlassen.

Fundstelle: Brem. Abl. 1990, S.221

I.5. Richtlinien für TuI-Auftragsvergaben -TuI-Beschaffung-

Die EG-Richtlinien für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand sehen Nachprüfmöglichkeiten sowie Rechtsverfolgung bei der Verletzung von Vergabevorschriften, insbesondere im Bereich des Wettbewerbs vor. Das Verfahren hierfür ist im Zweiten Gesetz zur Änderung des Haushaltsgrundsätzegesetzes vom 26.11.1993 (§§ 57 a-c)geregelt.

Erster Abschnitt: Grundlagen der Zuständigkeit für die Auftragsvergabe im TuI-Bereich

Aus Gründen der Funktionsfähigkeit, der Kompatibilität und der Einhaltung der DIN-normierten Gesamtkomponenten ist in der Bremischen Beschaffungsordnung in Ziff. 3.1 für den TuI-Bereich die Zuständigkeit für Beschaffungen auf die zentrale Beschaffungsstelle für TuI bei der Senatskommission für das Personalwesen festgelegt.
In die Zuständigkeit von dezentralen Beschaffungsstellen fallen TuI-Beschaffungen für Einzelprodukte oder Produktgruppen, sofern die zentrale Beschaffungsstelle durch Rundschreiben eine dezentrale Beschaffung freigegeben hat. (Anmerkung: Freigegeben sind z.Z. im Abrufverfahren die Produkte der Beschaffungslisten.)
In den Verwaltungsvorschriften zur Durchführung der Haushalte 1995 wird diese Zuständigkeitsregelung wiederholt. Ziff. 14.3 der VV HH 95 lautet: Für die Beschaffung von Hard- und Software sowie die Erteilung von TuI-Dienstleistungsaufträgen ist die zentrale TuI-Beschaffungsstelle bei der Senatskommission für das Personalwesen zuständig. Dies gilt auch für die Auftragserteilung an Betriebe nach

§ 26 LHO

.
Die vorgenannte Zuständigkeitsregelung gilt gem. Ziff. 1.3 Brem.BeschO nicht für Eigenbetriebe (

§ 26 Abs. 2 LHO

), Hochschulen, Studentenwerk und Zuwendungsempfänger.

Zweiter Abschnitt: Handlungsrahmen

Ziff. 14.3 W HH 95 ist dahingehend zu interpretieren, daß alle Aktivitäten der VOL, Teil A der TuI-Beschaffungsstelle obliegen. Hierzu gehören auch Preisanfragen.
Preisanfragen im Vorfeld einer durchzuführenden Ausschreibung können den Verdacht einer Wettbewerbsbenachteiligung begründen und sind zur Vermeidung von im Haushaltsgrundsätzegesetz vorgesehenen Nachprüfungsverfahren und infolge daraus möglicherweise erwachsenden Regreßforderungen zu unterlassen.
Sie sind für Kalkulationszwecke dann zulässig, wenn ausdrücklich darauf hingewiesen wird, daß es sich nicht um die Einholung eines Angebotes handelt.
Begriffsinhalte:
Die Beschaffung von Hard- und Software beinhaltet
•
Kauf von DV-Anlagen und -Geräten;
•
Anmietung von DV-Anlagen und Geräten;
•
vertragliche Überlassung von DV-Programmen.
Die Erteilung von TuI-Dienstleistungsaufträgen beinhaltet folgende Leistungsbereiche:
•
Erstellung von Programmen (vergl. Anhang 2 BVB-Erstellung);
•
Planung von dv-gestützten Verfahren (siehe Phasenkonzept BVB-Planung);
Abschluß von Pflegevereinbarungen (f. Programme);
•
Abschluß von Wartungsvereinbarungen für dv-Anlagen und -Geräte.

Dritter Abschnitt: Auftragsvergabe an den Eigenbetrieb Informations- und Datentechnik Bremen

Im Senatsbeschluß zur Gründung des Eigenbetriebes Informations- und Datentechnik Bremen ist bestimmt, daß der Eigenbetrieb hinsichtlich der gem. § 2 Abs. 2 BremIDOG aufgeführten Dienstleistungen im Wettbewerb zu Dritten steht.
Bei diesen Dienstleistungen handelt es sich auf dem Gebiet der technikunterstützten Informationsverarbeitung insbesondere um
•
Entwicklung und Übernahme von Verfahren der technikunterstützten Informationsverarbeitung einschl. der Einweisung in die Nutzung und der laufenden Anpassung;
•
Beratung der Behörden und sonstiger Einrichtungen über Art und Umfang des Einsatzes technikunterstützter Informationsverarbeitung;
•
Bereitstellung, Anpassung, Einrichtung und Betreuung von DV-Produkten;
•
Unterstützung bei der Beschaffung von DV-Produkten.
Der TuI-Beschaffungsstelle ist durch Senatsbeschluß auferlegt, den Eigenbetrieb ID Bremen bei der Vergabe von Dienstleistungen dieser Art zur Erstellung eines Angebotes aufzufordern.
Die Auftragsvergabe für Dienstleistungen an den Eigenbetrieb liegt ausschließlich bei der TuI-Beschaffungsstelle der SKP, es sei denn, daß es sich um Anschlußaufträge an die ID Bremen zu bestehenden Vereinbarungen handelt
und
die Voraussetzungen einer freihändigen Vergabe nach § 3 Nr. 4 VOL/A vorliegen. Dies gilt nicht für in sich abgeschlossene neue Dienstleistungen, wie z.B. die Erstellung von eigenständigen Modulen/Applikationen zu bestehenden Verfahren, für die von der Bedarfsstelle eine freihändige Vergabe an die ID Bremen als begründet angesehen wird. Die TuI-Beschaffungsstelle bleibt - sofern sie (gegebenenfalls auch für bestimmte Fallgruppen) nicht ausdrücklich darauf verzichtet - für die Auftragsvergabe zuständig; ihr obliegt zudem eine Überprüfung der Rechtmäßigkeit einer freihändigen Vergabe.

I.6. Richtlinien für den Einsatz von TuI-Altgeräten -TuI-Altgeräte-

Vom 7. Oktober 2002
Die technische Weiterentwicklung, neuere ergonomische Anforderungen, die Softwareentwicklung und die Veränderung der TuI-gestützten Aufgabenwahrnehmung erfordern Anpassungen der Rechnerkonfigurationen bzw. deren Austausch. Hierfür ist folgendes Verfahren vorgesehen:

Erster Abschnitt: Geräte, die in anderen Bereichen einsetzbar sind.

1.

Notwendigkeit des Austausches

Bei den in Frage kommenden Geräten handelt es sich um Geräte, deren Aufrüstung technisch nicht möglich bzw. wenn, dann nur mit einem wirtschaftlich nicht zu vertretenden Kostenaufwand machbar ist.

2.

Verfahren

Altgeräte sollen vorrangig in den Dienststellen weiterverwendet werden, für die sie beschafft wurden. Die Weiterverwendung einer PC-Konfiguration ist dem Senator für Finanzen (Referat 36) dann anzuzeigen, wenn hierdurch die Erstausstattung eines Arbeitsplatzes erfolgt.
Eine Rücknahme von Altgeräten durch den Senator für Finanzen als zentrale TuI-Beschaffungsstelle ist nicht vorgesehen.

3.

Weiterverwendung

Eine Weiterverwendung von Altgeräten kommt sowohl in Großrechner-Verfahren, lokalen Netzwerken und als Einzelarbeitsplatzrechner in Betracht.
Altgeräte, die in den Dienststellen, für die sie beschafft wurden, keine Weiterverwendung finden, werden der senatorischen Behörde zur weiteren Verwendung im Ressort angeboten. Sollte ein Einsatz dieser Geräte im Ressort nicht möglich sein, so sind diese Geräte im Beiblatt zum Amtsblatt anderen Dienststellen anzubieten, sodass interessierte Dienststellen nach Prüfung des beabsichtigten Einsatzes der Geräte diese abrufen können..
Der Austausch der Altgeräte zwischen abgebender und aufnehmender Dienststelle erfolgt gegen Belegwechsel und ist dem Senator für Finanzen (Referat 36) durchschriftlich anzuzeigen.
Für Eigenbetriebe gilt

§ 10 BremEBG

. Danach sind sämtliche Lieferungen und Leistungen angemessen zu vergüten.
Geräte, die außer Betrieb genommen werden, sind aus den Wartungsverträgen zu nehmen.

4.

Abgabe von nicht wiedereinsetzbaren Geräten

Geräte, die nach einer bestimmten Vorhaltezeit (ca. 1 – 2 Monate), keine weitere Verwendung in der bremischen Verwaltung finden, werden in dieser Reihenfolge ggf. an
–
Schulen -über den Senator für Bildung (Referat 16)-;
–
andere öffentliche Bildungsträger;
–
Jugendfreizeitheime;
–
Kindertagesheime (Hort)
oder
–
ähnlichen Einrichtungen
gegen Belegwechsel abgegeben.

Zweiter Abschnitt: Geräte, die keine Weiterverwendung in der bremischen Verwaltung bzw. den unter Ziffer 4 genannten Einrichtungen finden

Die Geräte werden von den Dienststellen unter Beachtung der datenschutz- und lizenzrechtlichen Bestimmungen ausgemustert und verkauft.
Für den Verkauf werden die Konfigurationen in geeigneter Weise ausgeschrieben und ggf. durch Losvergabe aufgeteilt. Der Verkauf von Einzelkomponenten (z.B. Druckern) ist möglich.
Die Durchführung der vorstehend genannten Maßnahme regeln die Dienststellen eigenverantwortlich
Die erzielten Einnahmen verbleiben in den Haushalten der Dienststellen und sollen möglichst für Neu- oder Ersatzbeschaffungen verwendet werden.

Dritter Abschnitt: Geräte, die sich als unverkäuflich erweisen

Die Dienststellen sind für eine ökologisch verträgliche Entsorgung verantwortlich. Evtle. Kosten sind von der abgebenden Dienststelle zu tragen.

Vierter Abschnitt: Schlussbestimmung

Diese Richtlinie tritt am Tage ihrer Verkündung in Kraft.

I.7 Richtlinie für die Nutzung der Elektronischen Post (E-Mail) – TuI-E-Mail-Nutzung –

– aufgehoben –

I.8 Richtlinie für die Bereitstellung und Nutzung von Internet/Intranet Zugängen

Vom 1. Februar 2004

Vorbemerkung

Die Internet-Technologien und das Internet sind eine wichtige Grundlage für die Erfüllung von Aufgaben der öffentlichen Verwaltung im Rahmen von E-Government. Die Einrichtung von Internet-Zugängen und die Bereitstellung von Internet- und Intranet-Angeboten der Bremischen Verwaltung ermöglicht den raschen Informationsaustausch zwischen den Behörden, den Bürgerinnen und Bürgern und erleichtert eine effiziente Erledigung der Verwaltungsaufgaben. Die Nutzung der Internet-Dienste soll unter anderem die Medienkompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöhen (Prinzip: „Internet für Alle“).

1.

Gegenstand der Richtlinie

(1) Die Richtlinie regelt die Nutzung und Bereitstellung von Internet/Intranet-Zugängen und in diesem Zusammenhang das Abrufen und das Anbieten von Internetinhalten über das Bremische Verwaltungsnetz (BVN).
(2) Abrufen ist das Aufrufen und Einsehen von im Internet/Intranet vorhandenen Informationen.
Anbieten ist das Verbreiten von Inhalten über Internet/Intranet-Dienste.
(3) Die Richtlinie regelt
•
die Aufgaben der Dienststellen im Zusammenhang mit der Bereitstellung von Internet- und Intranetzugängen und
•
die Rechte und Pflichten der Nutzer und Nutzerinnen, auch im Hinblick auf den Schutz ihrer Privatsphäre.

2.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Beschäftigten in Dienststellen, Eigenbetrieben und Einrichtungen des Landes sowie der Stadtgemeinde Bremen. Für privatrechtliche Gesellschaften mit einer Beteiligung der Freien Hansestadt Bremen, die per Vertrag
1
dem BVN beigetreten sind, gilt diese Richtlinie entsprechend.
Der Senator für Finanzen empfiehlt auch den privatrechtlichen Gesellschaften mit einer Beteiligung der FHB, die dem BVN nicht beigetreten sind, diese Richtlinie in ihrer Gesellschaft zur Anwendung zu bringen.

3.

Zuständigkeiten

(1) Für das BVN und den zentral beim Provider eingerichteten Internetzugang der Freien Hansestadt Bremen ist der Senator für Finanzen zuständig. Der Betrieb wird durch einen Service-Provider gewährleistet. Der Service-Provider sichert das BVN und den Zugang (BVN - Internet) ab.
(2) Die Dienststellen sind für die Einrichtung des Internet/Intranet-Zugangs für alle PC-gestützten Arbeitsplätze zuständig. Sofern Arbeitsplätze für E-Government-Anwendungen vorgesehen sind, ist die vorherige Einrichtung eines Internet-Zugangs zwingend. Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz soll ein Internet/Intranet-Zugang ermöglicht werden. Die Einrichtung erfolgt in Abstimmung mit der fachlich zuständigen Stelle in der Dienststelle und dem Provider des BVN.
(3) Die Dienststellen haben bei der Einrichtung der Internet/Intranet-Zugänge in ihrem Bereich folgendes sicherzustellen:
•
Einrichtung der Internet/Intranet-Zugänge am Arbeitsplatz
•
Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit am Arbeitsplatz für den Zugriff auf das Internet/Intranet
•
Installation von Programmen (gegebenenfalls aus dem Internet) durch administrierende Bereiche,
•
Teilnahme der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an Schulungen und Informationen über Sicherheitsrisiken und die geeigneten Maßnahmen zur Gewährleistung von Datenschutz und -Sicherheit am Arbeitsplatz
•
fachliche Betreuung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Umgang mit den neuen Medien
•
Einrichtung von Sicherheitssystemen, die zentral empfohlen werden
•
Einrichtung von Virenscannern, insbesondere auch am Arbeitsplatz, die ständig aktualisiert werden und nicht durch Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen deaktiviert werden dürfen
•
sofortige Ergreifung von Maßnahmen bei Erkennung von Sicherheitslücken
•
ggf. Einrichtung und Betrieb eines Proxy- bzw. Terminal-Servers, ohne Protokollierung von Zugriffsaktivitäten auf das Internet/Intranet.
(4) Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen haben im Rahmen ihrer Möglichkeiten sicherzustellen, dass eine Nutzung des Internets/Intranets vom Arbeitsplatz durch Unbefugte nicht möglich ist.

4.

Unzulässige Nutzung, Verhaltensgrundsätze

(1) Unzulässig ist es, Inhalte über das Internet/Intranet anzubieten oder abzurufen, die im Sinne des § 12 Abs. 1 MDStV
•
gegen Bestimmungen des Strafgesetzbuches verstoßen
•
den Krieg verherrlichen
•
offensichtlich geeignet sind, Kinder oder Jugendliche sittlich schwer zu gefährden
•
Menschen, die sterben oder schweren körperlichen oder seelischen Leiden ausgesetzt sind oder waren, in einer die Menschenwürde verletzenden Weise darstellen und ein tatsächliches Geschehen wiedergeben, ohne dass ein überwiegendes berechtigtes Interesse gerade an dieser Form der Berichterstattung vorliegt; eine Einwilligung ist unbeachtlich
•
in sonstiger Weise die Menschenwürde verletzen.
(2) Unzulässig ist jede sonstige rechtswidrige Nutzung des Internet, insbesondere das Anbieten oder Abrufen von Inhalten unter Verstoß gegen das Urheberrecht.
(3) Unzulässig sind ferner folgende Nutzungen des Internets:
•
Aufrufe kostenpflichtiger Seiten, die nicht durch die Dienststelle zugelassen sind
•
Aktionen, die gegen die Dienstanweisung zum Verbot der sexuellen Diskriminierung und Gewalt am Arbeitsplatz vom 26. Mai 1993 (Brem. ABl. S. 223) verstoßen
•
das Down- oder Uploaden von Dateien, die durch ihr Volumen die Internet/Intranetnutzung anderer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beeinträchtigen, wie z.B. Musik- oder Videodateien
•
die Installation von Programmen aus dem Internet, die nicht durch schriftliche dienstliche Anweisung zugelassen ist
•
Handlungen, die die Sicherheit von IT-Systemen innerhalb und außerhalb des BVN gefährden
•
die Teilnahme an Internet-Chats
•
das Pflegen von privaten oder kommerziellen Homepages
•
Gebote bei elektronischen Versteigerungen
•
elektronischer Handel (z.B. Aktien)
•
die Nutzung von Anonymisierungsdiensten, um unzulässige Zugriffe im Sinne dieser Richtlinie auszuführen.
(4) Bei vorsätzlichem oder nachweislich wiederholtem Abrufen oder Anbieten von unzulässigen Inhalten im Sinne von Ziffer 4 (1) die eindeutig nicht in dienstlichem Zusammenhang stehen, hat die jeweilige Dienstelle die Strafverfolgungsbehörden einzuschalten.
(5) Bei vorsätzlichem oder nachweislich wiederholtem Abrufen oder Anbieten von unzulässigen Inhalten im Sinne von Ziffer 4 (1) bis Ziffer 4 (3), die eindeutig nicht in dienstlichem Zusammenhang stehen, kann die jeweilige Dienststelle disziplinarische oder arbeitsrechtliche Konsequenzen einleiten.

5.

Nutzung des Internets am Arbeitsplatz

(1) Das Internet darf grundsätzlich nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Die private Nutzung ist eingeschränkt entsprechend Ziffer 6 zulässig. Sie fällt unter das Fernmeldegeheimnis. Die Versendung dienstlicher E-Mails an eigene private E-Mail-Postfächer ist untersagt.
(2) Abgerufene Inhalte dürfen nur gespeichert werden, wenn dies für dienstliche Belange erforderlich ist und nicht gegen Urheberrechte Dritter verstößt.
(3) Nicht mehr benötigte Inhalte sind zu löschen.

6.

Private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz

(1) Die private Nutzung des Internetzugangs ist immer den dienstlichen Belangen unterzuordnen.
Sie ist zulässig, sofern:
•
täglich in der Summe 15 Minuten nicht überschritten werden
und
•
eine ordnungsgemäße Erledigung der sonstigen Aufgaben der Bediensteten gewährleistet ist
und
•
eine schriftliche Einverständniserklärung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin bei der Dienststelle vorliegt, in welcher die Einsichtnahme in die durch die private Nutzung anfallenden Verbindungs- und Protokolldateien nach Ziffer 8 und Ziffer 9 dieser Richtlinie genehmigt wird (
Anlage 1
)
(2) Die private Nutzung kann im Einzelfall aus dienstlichen Gründen oder in anderen begründeten Fällen in Absprache mit dem örtlichen Personalrat untersagt werden.
(3) Die private Nutzung unterliegt weiteren Grundsätzen:
•
Sie darf nur unter Einsatz eines Programms erfolgen, das es ermöglicht, zwischen privater und dienstlicher Nutzung zu differenzieren und zwischen zwei Nutzungsmodi zu wechseln. Je nach Nutzungsmodus wird der Abruf von Inhalten über separate Proxy geleitet, die vom Provider des BVN betrieben werden. Bei der privaten Nutzung des Internets am Arbeitsplatz wird von der Nutzerin / dem Nutzer ein einheitlicher monatlicher Betrag gezahlt.
•
Für die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz sind lediglich die Dienste http und https zugelassen.
•
Die private Nutzung ist beschränkt auf das Abrufen von Inhalten. Das Anbieten von Inhalten ist nicht zulässig, weil das Land Bremen und nicht die jeweilige Privatperson Dritten als Quelle kenntlich gemacht würde.
•
Privat abgerufene Inhalte dürfen nicht gespeichert werden.
•
Die Nutzung kostenpflichtiger Dienste ist bei der privaten Nutzung untersagt.
(4) Die private Nutzung des Internets ohne dienstlichen Anlass wird nicht als arbeits- oder dienstrechtlicher Verstoß angesehen, sofern sie nicht gegen Ziffer 4 und die Einschränkungen der privaten Nutzung in Ziffer 6(1) und 6 (3) verstößt.
(5) Für private e-Mails gilt die Richtlinie 1.7 vom 7. März 2002 (Brem.ABl. S. 223).

7.

Filterung und Sperrung unzulässiger oder rechtswidriger Inhalte

(1) Sowohl die dienstliche als auch die private Nutzung des Internets unterliegt Zugriffsregelungen eines zentral eingesetzten Content-Scanners im BVN. Der Senator für Finanzen behält sich vor, unzulässige und rechtswidrige Inhalte nach Ziffer 4 zentral BVN-weit zu sperren.
(2) Dienststellen können beim Senator für Finanzen beantragen, dass einzelne Arbeitsplätze (z.B. Strafverfolgung) aus der zentralen Filterung ausgenommen werden. Dies gilt nur für die dienstliche Nutzung. In diesen Fällen wird eine zentrale Vollprotokollierung mit Speicherung der ungekürzten IP-Endgeräte-Adressen vorgenommen. Die unter Ziffer 9 dieser Richtlinie beschriebenen Kontrollen werden angewandt.

8.

Protokollierung

(1) Die Protokollierung aller Internetzugriffe erfolgt grundsätzlich auf den für die Internetnutzung zur Verfügung stehenden zentralen Systemen des Providers.
(2) Die dezentrale Protokollierung privater Zugriffe ist untersagt.
(3) Die dezentrale Protokollierung dienstlicher Zugriffe darf nur in Abstimmung mit dem Senator für Finanzen erfolgen (siehe dazu Ziffer 9 (5)).
(4) Für alle Zugriffe (auch private) auf das Internet werden zentral die vollständigen IP-Adressen der abrufenden Netze, (aber nicht die IP-Adressen der Arbeitsplatz-PCs), die aufgerufenen Internetseiten (URL), das Datum und die Uhrzeit sowie der Umfang der Datenmenge protokolliert.
(5) Die Protokolldaten der privaten und dienstlichen Zugriffe werden zentral auf getrennten Systemen gehalten. Die Nutzungsdaten über die privaten Zugriffe auf das Internet dürfen nur zu Abrechnungszwecken oder bei Einwilligung der Nutzerin oder des Nutzers gespeichert werden.
(6) Die Protokolldaten aller Internetzugriffe werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht.

9.

Kontrolle der Internetzugriffe

(1) Die zentral erhobenen Protokolldaten dürfen ausschließlich vom Senator für Finanzen gemeinsam mit dem Gesamtpersonalrat ausgewertet werden, wenn
•
bei privaten Zugriffen tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht auf eine unzulässige Nutzung im Sinne von Ziffer 4 (1)
•
bei dienstlichen Zugriffen tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht auf eine unzulässige Nutzung im Sinne von Ziffer 4 (1) bis (3)
begründen.
(2) Die Auswertung beschränkt sich auf
•
die Feststellung des Transfervolumens,
•
die Feststellung der Anzahl der aufgerufenen Seiten,
•
die Analyse der aufgerufenen Seiten. Die Analyse beschränkt sich bei privaten Zugriffen auf unzulässige Inhalte gemäß Ziffer 4(1).
(3) Sofern sich bei einer Auswertung privater oder dienstlicher Zugriffe der Verdacht auf eine unzulässige Nutzung im Sinne von Ziffer 4 (1) bestätigt, informiert der Senator für Finanzen die zuständige Dienststelle, die danach die Strafverfolgungsbehörden einzuschalten hat.
(4) Sofern sich bei einer Auswertung dienstlicher Zugriffe der Verdacht auf eine unzulässige Nutzung im Sinne von Ziffer 4 (2) und (3), die eindeutig nicht in dienstlichem Zusammenhang steht, bestätigt, werden anstelle der Netzwerkadressen für einen Zeitraum von 30 Tagen die vollständigen IP-Adressen BVN-weit gespeichert. Die Dienststellen beauftragen für diese Auswertungen den Provider und tragen die Kosten (
Anlage 2
). Auswertungen dürfen nur auf den IP-Nummernkreis der beantragenden Dienststelle erfolgen. Die Dienststellen haben ihren Personalrat und den Landesbeauftragten für den Datenschutz davon unverzüglich zu informieren.
(4a) Sobald es ohne Gefährdung des Ermittlungszwecks möglich ist, ist in den Fällen der Absätze 3 und 4 den verdächtigten Beschäftigten Gelegenheit zu geben, sich zu äußern.
(5) Die Aktivierung der zentralen Protokollierung mit Netzbereich- und Endgeräte-Adresse erfolgt immer unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips. Die Auswertungen sind dabei auf die Netzbereiche der beantragenden Dienststelle zu begrenzen. Sofern die Endgeräte-Adresse zentral nicht zu protokollieren ist, darf nur mit Genehmigung des Senators für Finanzen die Aktivierung der dezentralen Protokollierung für den vorgenannten Zeitraum und Anlass in der Dienststelle unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips erfolgen (Siehe
Anlage 2
).
(6) Die unter Ziffer 9 (4) und Ziffer 9 (5) erstellten Protokolldaten unterliegen der Zweckbindung und sind vom Senator für Finanzen, der Dienstelle und dem örtlichen Personalrat umgehend auszuwerten. Das Ergebnis ist von der Dienstelle in einer Niederschrift festzuhalten und dem Senator für Finanzen schriftlich mitzuteilen (
Anlage 2
). Alle anderen Protokolldaten, die nicht unmittelbar zum Nachweis eines bestätigten Verdachts im Sinne von Ziffer 9 (4) oder (5) dienen, sind sofort zu vernichten.

10.

Schlussbestimmung

Diese Richtlinie tritt mit Wirkung vom 1. Februar 2004 in Kraft.
Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)
Weitere Informationen siehe rechte Spalte oben.
Fußnoten
1)
Etwa durch den Muster-Beitrittsvertrag des Senators für Finanzen zur Nutzung von Infrastruktur und Dienstleistungen im Verwaltungsnetz der Freien Hansestadt Bremen (BVN)
Weitere Fassungen dieser Vorschrift
Vorschrift vom 01.02.2004, gültig ab 01.02.2004 bis 30.04.2018
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