Ortsgesetz über die Rechnungsprüfung in der Stadtgemeinde Bremerhaven (Rechnungsprüfungsordnung)

Ortsgesetz über die Rechnungsprüfung in der Stadtgemeinde Bremerhaven (Rechnungsprüfungsordnung) Vom 22. September 2022

Zum 17.10.2024 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

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§ 1 Ziele der Rechnungsprüfung

(1) Das Rechnungsprüfungsamt ist ein unabhängiges gemeindliches Amt der öffentlichen Finanzkontrolle. Es ist dem Wohl der Allgemeinheit verpflichtet, überparteilich und unparteiisch.

(2) Ziele der Prüfungen und Beratungen sind,

-

die Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Rechtmäßigkeit des gesamten Verwaltungshandelns zu fördern und

-

die Stadtverordnetenversammlung, den Magistrat sowie die übrige Verwaltung und die Wirtschafts- und Eigenbetriebe der Stadt Bremerhaven in ihren Aufgaben und Zuständigkeitsbereichen zu unterstützen, insbesondere bei der Wahrnehmung ihrer jeweiligen Überwachungsverpflichtungen.

(3) Die Prüfungen und Beratungen erfolgen chancen-, nutzen- und risikoorientiert.

(4) Die Beratung darf die unabhängige Prüfung eines Vorgangs nicht behindern.

(5) Durch die Rechnungsprüfung bleibt die Verantwortlichkeit für die Dienst- und Fachaufsicht unberührt, d. h. alle Entscheidungsträger bzw. Vorgesetzten können sich durch Hinweis auf die Rechnungsprüfung und ihre Prüfungsergebnisse nicht ihrer Verantwortung entziehen.

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§ 2 Aufgaben der Rechnungsprüfung

(1) Die Prüfungen und Beratungen erstrecken sich auf die Zuständigkeitsbereiche der Stadt Bremerhaven.

(2) Zu den Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes gehören unter anderem:

1.

die Prüfung des Verwaltungshandelns auf Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Rechtmäßigkeit,

2.

die Prüfung der Haushalts- und Vermögensrechnung der Stadt Bremerhaven und der Jahresrechnungen bzw. Jahresabschlüsse ihrer Sondervermögen,

3.

die Prüfung des Haushalts- und Rechnungswesens,

4.

die Prüfung von finanzwirksamen Maßnahmen und Vergaben,

5.

die Prüfung der Führungs- und Überwachungsprozesse, des Risikomanagements, der Geschäftsprozesse und der internen Kontrollsysteme,

6.

die Prüfung der Betätigung der Gemeinde als Gesellschafter, Aktionär oder Mitglied in Gesellschaften und anderen Vereinigungen des öffentlichen und privaten Rechts,

7.

die Prüfung der Wirtschaftsführung der unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungen, Sondervermögen und anderer Vereinigungen des öffentlichen und privaten Rechts sowie der Erfüllung ihres öffentlichen Auftrags,

8.

die Wahrnehmung der Prüfungsrechte, die sich die Gemeinde bei der Gewährung von Darlehen, bei Zuschüssen und Beihilfen und in sonstigen Fällen hat einräumen lassen,

9.

die Beratung der Stadtverordnetenversammlung, des Magistrats sowie der übrigen Verwaltung, der Wirtschafts- und Eigenbetriebe und Anstalten öffentlichen Rechts der Stadt Bremerhaven. Die Beratung der Anstalten öffentlichen Rechts beschränken sich auf die dem Rechnungsprüfungsamt eingeräumten Prüfungsrechte.

10.

die Prüfung von Buchungsbelegen vor Ihrer Zuleitung an die Stadtkasse (Visa-Kontrolle).

(3) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes Bremerhaven kann nach pflichtgemäßem Ermessen den Umfang der Visa-Kontrolle und den Umfang von Vorprüfungen von Vergaben in sachlicher, wertmäßiger und zeitlicher Hinsicht festlegen. Die Oberbürgermeisterin bzw. der Oberbürgermeister und die von der Festlegung betroffenen Stellen sind unverzüglich zu unterrichten. Im Übrigen werden die Beratung sowie die Prüfung von laufenden Vorgängen hiervon nicht berührt.

(4) Prüfungen für Dritte können nur aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder aufgrund eines Beschlusses der Stadtverordnetenversammlung durchgeführt werden.

(5) Das Rechnungsprüfungsamt ist über die Aktivitäten interner und externer Stellen, die Prüfungs- und Beratungsleistungen erbringen, von der geprüften Stelle zu informieren, damit eine angemessene Abdeckung erzielt und Doppelarbeiten vermieden werden.

(6) Stehen der ordnungsmäßigen Prüfung Hindernisse oder Schwierigkeiten entgegen, ist dies zunächst dem zuständigen Magistratsmitglied mitzuteilen; bestehen die Behinderungen weiter, sind der Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss und die Oberbürgermeisterin bzw. der Oberbürgermeister zu unterrichten.

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§ 3 Einrichtung eines Rechnungsprüfungsamtes und rechtliche Stellung

(1) Zur Wahrnehmung der Rechnungsprüfung (

§§ 1

und

2

) richtet die Stadt Bremerhaven ein Rechnungsprüfungsamt ein. Dieses ist personell und sachlich so auszustatten, dass es seine Aufgaben sachgerecht und umfassend erfüllen kann.

(2) Das Rechnungsprüfungsamt ist bei seinen Prüfungen und Beratungen unabhängig und keinen fachlichen Weisungen unterworfen. Dennoch erteilte Weisungen sind nichtig.

(3) Das Rechnungsprüfungsamt hat ein uneingeschränktes aktives und passives Informationsrecht, soweit die Informationen für die Aufgabenerfüllung des Rechnungsprüfungsamtes erforderlich sind. Das Rechnungsprüfungsamt ist berechtigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten.

§ 118 Absatz 3a Haushaltsordnung der Freien Hansestadt Bremen (LHO)

bleibt hiervon unberührt.

(4) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfall die Vertreterin oder der Vertreter, hat gegenüber der Oberbürgermeisterin oder dem Oberbürgermeister und dem jeweils zuständigen Magistratsmitglied ein mündliches und schriftliches Vortragsrecht.

(5) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfalle die Vertreterin oder der Vertreter, ist berechtigt, an den öffentlichen und nicht öffentlichen Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung teilzunehmen. An den Sitzungen der Ausschüsse kann neben den in Satz 1 genannten Personen auch eine von der Leiterin oder dem Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfalle von der Vertreterin oder dem Vertreter, beauftragte Prüferin oder beauftragter Prüfer an den Sitzungen teilnehmen, wobei die Teilnahme auf die Leiterin oder den Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfall auf die Vertreterin oder den Vertreter, und die zuständige Prüferin oder den zuständigen Prüfer grundsätzlich begrenzt sein soll. In den Sitzungen der Ausschüsse haben die nach Satz 2 teilnehmenden Personen ein Rederecht.

(6) Das Rechnungsprüfungsamt führt den Schriftverkehr mit den zu prüfenden städtischen und nichtstädtischen Stellen unmittelbar. Schriftverkehr von besonderer Bedeutung wird über die Oberbürgermeisterin oder den Oberbürgermeister und das jeweils zuständige Magistratsmitglied geleitet bzw. ihm zur Kenntnis gegeben.

(7) Ausschließlich Schriftverkehr und Anfragen, die erforderlich sind, um im Rahmen eines bestimmten Prüfungsauftrages Auskünfte und Stellungnahmen einzuholen, können durch das Rechnungsprüfungsamt direkt bei der überörtlichen Gemeindeprüfung oder der Rechtsaufsichtsbehörde eingeholt werden. Im Rahmen seiner Tätigkeiten und Aufgaben kann sich das Rechnungsprüfungsamt an die überörtliche Gemeindeprüfung und an die Rechtsaufsichtsbehörde wenden, wenn mindestens ein Viertel der anwesenden Mitglieder des Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschusses dem vorher zustimmen.

(8) Das Rechnungsprüfungsamt hat keinerlei Anweisungsrechte, auch nicht gegenüber den geprüften Stellen.

(9) Das Rechnungsprüfungsamt ist gegenüber der Stadtverordnetenversammlung und dem Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss rechenschaftspflichtig.

(10) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes regelt durch Dienstanweisung das nähere Verfahren zur Durchführung der Rechnungsprüfungsordnung. Die Dienstanweisung wird vom Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss genehmigt.

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§ 4 Bestellung und Abberufung der Leitung und der Prüferinnen und Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes

(1) Das Rechnungsprüfungsamt besteht aus der Leitung, den Prüferinnen und Prüfern sowie den sonstigen Bediensteten.

(2) Die Abberufung der Leitung gegen deren Willen kann nur auf Vorschlag der Stadtverordnetenversammlung mit Zweidrittelmehrheit der gesetzlichen Mitgliederzahl erfolgen. Voraussetzung ist, dass die Leitung ihre Aufgaben nicht ordnungsgemäß erfüllt. Die Abberufung der Leitung gegen deren Willen bedarf der Zustimmung der Rechtsaufsichtsbehörde.

(3) Prüferinnen und Prüfer müssen über die erforderlichen Fach- und Sozialkompetenzen verfügen. Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes Bremerhaven sowie deren Stellvertretung und die Prüferinnen und Prüfer werden auf Vorschlag der Stadtverordnetenversammlung bestellt, angestellt, befördert und abberufen.

(4) Die Leitung sowie die Prüferinnen und Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes dürfen nicht Mitglied des Magistrats sein. Die Bediensteten des Rechnungsprüfungsamtes dürfen mit der Stadtverordnetenvorsteherin oder dem Stadtverordnetenvorsteher, mit den Mitgliedern des Magistrats oder mit der Kassenleitung weder bis zum dritten Grade verwandt, noch bis zum zweiten Grade verschwägert oder durch Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft verbunden sein.

(5) Die Bediensteten des Rechnungsprüfungsamtes dürfen weder Zahlungen anordnen noch durchführen noch an der Verwaltung der Kassen und an Buchführungen beteiligt werden. Der Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss überwacht die ordnungsgemäße Mittelbewirtschaftung durch das Rechnungsprüfungsamt.

(6) Die Bediensteten des Rechnungsprüfungsamtes dürfen eine andere Stellung in der Stadt nur innehaben, wenn dies mit der Unabhängigkeit und den Aufgaben des Rechnungsprüfungsamtes vereinbar ist. Sie dürfen sich nicht an einer Prüfung beteiligen, wenn sie am Prüfungsgegenstand mitgewirkt haben oder die Unabhängigkeit aus anderen Gründen gefährdet erscheint.

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§ 5 Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss

(1) Für die Angelegenheiten des Rechnungsprüfungsamtes ist der Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss der Stadtverordnetenversammlung zuständig.

(2) Der Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss berät über die Berichte des Rechnungsprüfungsamtes und empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung und bzw. oder dem Magistrat entsprechende Maßnahmen.

(3) Das Rechnungsprüfungsamt unterstützt auf Wunsch des Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschusses diesen bei der Vorbereitung und Durchführung der Ausschusssitzungen.

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§ 6 Organisation des Rechnungsprüfungsamtes

(1) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfalle die Vertreterin oder der Vertreter, regelt eigenverantwortlich den internen Dienstbetrieb und die Organisation der Rechnungsprüfung, insbesondere legt sie bzw. er

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die Prüfungsplanung,

-

Gegenstand, Umfang und Reihenfolge der Prüfungsaufträge sowie

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die Art der Prüfungsdurchführung,

-

die Regeln für die Dokumentation sowie

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die Regeln für die Qualitätssicherung nach pflichtgemäßem Ermessen fest.

(2) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfalle die Vertreterin oder der Vertreter, ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung aller ihr bzw. ihm obliegenden Aufgaben verantwortlich; sie bzw. er hat den Magistrat und den Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss und die Stadtverordnetenversammlung über besondere Vorkommnisse zu unterrichten.

(3) Die Leiterin bzw. der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes ist Vorgesetzte bzw. Vorgesetzter der Prüferinnen und Prüfer und der sonstigen Bediensteten und weisungsbefugt.

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§ 7 Informationsrechte des Rechnungsprüfungsamtes

(1) Das uneingeschränkte aktive und passive Informationsrecht des Rechnungsprüfungsamtes (

§ 3

Absatz 3) ist eine wesentliche Voraussetzung für effektive und effiziente Prüfungen. Das Rechnungsprüfungsamt entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, welche Informationsmöglichkeiten es nutzt und in welcher Form. Die in den folgenden Absätzen aufgeführten Informationsmöglichkeiten sind nicht abschließend.

(2) Das Rechnungsprüfungsamt kann für die Wahrnehmung seiner Aufgaben vom Magistrat und von allen Bediensteten der Stadt Bremerhaven sowie von allen zu prüfenden Stellen und deren Bediensteten im Aufgabenbereich des Rechnungsprüfungsamtes alle Informationen, Aufklärungen und Nachweise verlangen, die es nach seinem pflichtgemäßen Ermessen für eine sorgfältige Prüfung für erforderlich hält; einer weiteren Begründung bedarf es nicht.

(3) In diesem Rahmen darf es - auch ohne Ankündigung - alle Grundstücke, Baustellen und Räume betreten sowie Behälter, Bücher, Pläne, Belege, Dateien und sonstige Unterlagen einsehen und erforderlichenfalls Gegenstände und Unterlagen sichern. Auf Verlangen sind ihm Leserechte zur Nutzung von DV-Programmen und gespeicherten Daten einzuräumen.

(4) Dem Rechnungsprüfungsamt sind die Sitzungsunterlagen (Tagesordnungen, Vorlagen, Anträge, Anfragen und Protokolle) der Stadtverordnetenversammlung und aller Ausschüsse unverzüglich zuzuleiten.

(5) Das Rechnungsprüfungsamt ist von beabsichtigten Änderungen auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen rechtzeitig in Kenntnis zu setzen.

(6) Das Rechnungsprüfungsamt ist unverzüglich von zu prüfenden Stellen zu informieren, wenn andere Behörden bzw. externe Prüfungsorgane (z. B. Rechnungshof, Wirtschaftsprüfer, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Brandschutz) Prüfungen ankündigen. Prüfungsberichte sind ihm unverzüglich zuzuleiten. Das gleiche gilt für Organisationsgutachten.

(7) Einrichtungen der Stadt ohne eigene Rechtspersönlichkeit (z. B. Eigenbetriebe, Wirtschaftsbetriebe nach

§ 26 LHO

und kostenrechnende Einrichtungen) übersenden dem Rechnungsprüfungsamt ihre Wirtschaftspläne, Zwischen- und Jahresabschlüsse einschließlich der Lageberichte und ggf. des Berichts der Abschlussprüferin bzw. des Abschlussprüfers unmittelbar nach deren Erstellung.

(8) Das Beteiligungsmanagement legt dem Rechnungsprüfungsamt im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung die entsprechenden Unterlagen der in privater Rechtsform geführten Unternehmen vor, an denen die Stadt Bremerhaven direkt und indirekt beteiligt ist.

(9) Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes kann für die Prüfungstätigkeit nach vorheriger Zustimmung durch den Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss Sachverständige hinzuziehen und sich Dritter als Prüferin oder Prüfer bedienen.

(10) Die Informationsrechte des Rechnungsprüfungsamtes bestehen inklusive des Zugangs zum Ratsinformationssystem analog zu den Zugangsberechtigungen der Stadtverordneten auch unabhängig von einem konkreten Prüfungsauftrag, z. B. zur Vorbereitung der Jahresplanung.

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§ 8 Mitwirkung der zu prüfenden Stellen

(1) Der Erfolg der Rechnungsprüfung wird wesentlich von ihrer Akzeptanz bei Vorgesetzten und Bediensteten mitbestimmt. Der Magistrat sowie alle Vorgesetzen und Bediensteten der Stadt Bremerhaven und in den Aufgabenbereichen des Rechnungsprüfungsamtes haben das Rechnungsprüfungsamt zu unterstützen, um das Verwaltungshandeln nachhaltig zu verbessern. Insbesondere sind sie verpflichtet, die angeforderten Informationen und Unterlagen vollständig, wahrheitsgemäß und innerhalb einer vom Rechnungsprüfungsamt bestimmten Frist der Rechnungsprüfung zur Verfügung zu stellen.

(2) Die zu prüfende Stelle hat die Voraussetzungen für einen planmäßigen und effizienten Ablauf der Prüfung zu schaffen; hierzu gehören unter anderem

-

die Gewährleistung der Prüfungsbereitschaft und

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die Bereitstellung geeigneter Arbeitsplätze und die Gewährleistung der Nutzung von technischen Einrichtungen (z. B. Leserechte).

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§ 9 Berichterstattung (Prüfungsberichte)

(1) Das Rechnungsprüfungsamt berichtet zeitnah über die Prüfungsergebnisse. Die Prüfungsergebnisse werden in einem schriftlichen Prüfungsbericht zusammengefasst. Er ist sachlich, klar, kurz und konstruktiv abzufassen; er sollte sich auf die Feststellungen und die daraus abzuleitenden Erkenntnisse und gegebenenfalls Handlungsempfehlungen beschränken.

(2) Die Darstellung der Prüfungsergebnisse umfasst grundsätzlich

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den festgestellten Sachverhalt,

-

den normgerechten Sachverhalt,

-

die Ursache und Auswirkungen der Abweichung,

-

die Handlungsempfehlungen sowie

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die Empfehlung einer Frist, bis wann die geprüfte Stelle die Beseitigung der festgestellten Beanstandungen gegebenenfalls unter Umsetzung der Handlungsempfehlungen an das Rechnungsprüfungsamt zurückzumelden hat.

(3) Soweit Detailinformationen und bzw. oder Hintergrundinformationen zum Verständnis von Prüfungsergebnissen unerlässlich sind, können diese in Anlagen zum Prüfungsbericht aufgenommen werden.

(4) Dem Prüfungsbericht wird grundsätzlich eine Zusammenfassung der wesentlichen Prüfungsergebnisse vorangestellt.

(5) Am Ende einer Prüfung findet grundsätzlich eine sogenannte Schlussbesprechung statt. Lassen sich unterschiedliche Auffassungen zwischen Rechnungsprüfungsamt und geprüfter Stelle über einzelne Prüfungsfeststellungen oder Handlungsempfehlungen nicht ausräumen, wird die Sichtweise der geprüften Stelle im Prüfungsbericht klar wiedergegeben.

(6) Der Prüfungsbericht ist zeitnah nach Abschluss der örtlichen Prüfungshandlungen der geprüften Stelle, der Oberbürgermeisterin bzw. dem Oberbürgermeister und der zuständigen Dezernentin bzw. dem zuständigen Dezernenten mit der Gelegenheit zur Stellungnahme zuzuleiten. Dies gilt nicht für Prüfungsberichte gemäß

§ 17 Entschädigungsortsgesetz

in der jeweils geltenden Fassung. Diese Berichte werden nur der Fraktion als geprüfte Stelle zur Gelegenheit der Stellungnahme übersandt.

(7) Die geprüfte Stelle ist verpflichtet, den Prüfungsbericht kritisch und innerhalb der vom Rechnungsprüfungsamt vorgegebenen, angemessenen Frist durchzusehen.

(8) Regelmäßige Empfänger des Prüfungsberichtes sind die geprüfte Stelle, der Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss und, mit Ausnahme der in Absatz 6 Satz 2 genannten Berichte, die Oberbürgermeisterin bzw. der Oberbürgermeister sowie die zuständige Dezernentin bzw. der zuständige Dezernent. Etwaige Stellungnahmen nach Absatz 6 sind dem Prüfungsbericht beizufügen.

(9) Werden auf Grund der Prüfung Feststellungen, Vorschläge und Anregungen über den Prüfungszweck hinaus gemacht, sind sie dem Prüfungsadressaten gesondert mitzuteilen. Im Prüfungsbericht ist auf diese gesonderte Mitteilung hinzuweisen.

(10) Werden vom Rechnungsprüfungsamt im Rahmen seiner Tätigkeit wesentliche Unregelmäßigkeiten festgestellt oder werden ihm Sachverhalte bekannt, die zu einem Anfangsverdacht auf eine strafbare Handlung führen, oder bei sonstigen schwerwiegenden Verstößen gegen Rechtsvorschriften, welche bei der Prüfung festgestellt wurden, hat die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfalle die Vertreterin oder der Vertreter, unverzüglich die Stadtverordnetenvorsteherin oder den Stadtverordnetenvorsteher und die Oberbürgermeisterin oder den Oberbürgermeister zu unterrichten, wobei Erstere bzw. Ersterer unverzüglich die Mitglieder des Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschusses informiert.

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§ 10 Prüfung der Haushalts- und Vermögensrechnung

(1) Der Schlussbericht gemäß

§ 67 Absatz 3 Stadtverfassung

soll einen umfassenden Überblick über die Beratungs- sowie Prüfungstätigkeit und die Prüfungsergebnisse geben, die verbliebenen Beanstandungen und Mängel aufführen sowie die sich aus der Beratung und Prüfung ergebenden Anregungen und Vorschläge, soweit sie von Bedeutung sind, darstellen.

(2) Prüfungsfeststellungen, welche die betroffene Stelle nicht anerkennt, sind mit der gegensätzlichen Auffassung im Schlussbericht darzustellen.

(3) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, im Verhinderungsfall die Vertreterin oder der Vertreter, nimmt an der Beratung des Schlussberichtes in den Sitzungen des Finanzausschusses teil.

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§ 11 Informierung des Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschusses

(1) Das Rechnungsprüfungsamt informiert den Verfassungs- und Geschäftsordnungsausschuss mindestens einmal jährlich über die Beratungs- und Prüfungstätigkeit in schriftlicher Berichtsform.

(2) Der Bericht soll des Weiteren Kenndaten zu den Aufgabenmengen, dem jeweiligen Erledigungsstand, der Einhaltung der Qualitätskriterien und zur Personalsituation des Rechnungsprüfungsamtes enthalten.

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