Anweisung für die Behandlung der in amtlichen Gewahrsam gelangten Gegenstände (Gewahrsamssachenanweisung)

Anweisung für die Behandlung der in amtlichen Gewahrsam gelangten Gegenstände (Gewahrsamssachenanweisung)

vom 6. November 2023 ( JMBl/23, [Nr. 12] , S.195)

A. Allgemeine Bestimmungen

I. Behandlung der Gegenstände

Gelangen Gegenstände in den amtlichen Gewahrsam einer Justizbehörde, so haben alle beteiligten Bediensteten darauf zu achten, dass die Gegenstände vor Verlust, Verderb und Beschädigung geschützt sind. Insbesondere ist darauf zu achten, dass Gegenstände, die wegen ihrer Beschaffenheit oder ihrer besonderen Bedeutung für eine künftige empfangsberechtigte Person eine besonders vorsichtige Behandlung erfordern, mit entsprechender Sorgfalt behandelt werden.

II. Nachweis des Verbleibs der Gegenstände; Empfangsbescheinigung

Die in amtlichen Gewahrsam gelangten Gegenstände sind in den Akten, zu denen sie gehören, besonders zu vermerken. Der Vermerk ist bei Papierakten auf der Innenseite des Aktenumschlags oder auf einem Vorblatt anzubringen. Für elektronische Akten gilt § 3 Absatz 2 Satz 3 der jeweils gültigen Aktenordnung entsprechend. In dem Vermerk sind neben den einzelnen Gegenständen die Aktenblätter anzugeben, deren Inhalt die für die Aufbewahrung bedeutsamen Umstände (zum Beispiel Einlieferung, Weitergabe, Rückgabe, Einziehung) betrifft. Auf Urkunden, die in amtlichen Gewahrsam gelangt sind, ist ferner mit Bleistift das Aktenzeichen des Vorganges zu notieren, zu dem sie gehören.

Der Person, die einen Gegenstand in amtlichen Gewahrsam gegeben hat, ist auf Verlangen über die Einlieferung eine Bescheinigung zu erteilen.

Bei der Weitergabe eines Gegenstandes ist der Verbleib aktenkundig zu machen. Gerät ein Gegenstand in Verlust oder wird er beschädigt, so ist dies unverzüglich der Behördenleitung anzuzeigen.

III. Herausgabe von Akten und Gegenständen

Urkunden und sonstige Gegenstände, die im Falle des Verlustes nicht ohne Schwierigkeiten oder erhebliche Kosten ersetzt werden können, sind bei zeitweiliger Weggabe von Papierakten aus den Geschäftsräumen der Behörde zurückzubehalten, sofern die Beifügung nicht ausdrücklich angeordnet ist. Entsprechendes gilt für die Übermittlung elektronischer Akten, soweit Urkunden und sonstige Gegenstände gesondert verwahrt werden. Bei ihrer Versendung ist durch die Wahl der Versendungsart sicherzustellen, dass die mit der Beförderung betraute Person bei Verlust oder Beschädigung des Versandgutes in angemessenem Umfang zur Ersatzleistung herangezogen werden kann.

IV. Aufbewahrungsarten

Für die Aufbewahrung gelten die Bestimmungen der Abschnitte B. bis E. Gegenstände, die eines besonderen Schutzes vor Verlust oder Beschädigung nicht bedürfen, sind in die einfache Aufbewahrung (Abschnitt B.) zu nehmen. Ansonsten gelten die Bestimmungen über die besonders gesicherte Aufbewahrung (Abschnitte C. bis E.).

Eines besonderen Schutzes vor Verlust oder Beschädigung bedürfen insbesondere Geld, Kostbarkeiten, Gegenstände aus Edelmetall, Wertpapiere und sonstige Urkunden, deren Besitz für die Geltendmachung von Rechten erforderlich ist (zum Beispiel Sparbücher, Hypothekenbriefe, Bürgschaftsurkunden, Depotscheine), alle Gegenstände und Urkunden, denen aus sonstigen Gründen besonderer Wert zukommt (zum Beispiel technische Geräte in Patentstreitigkeiten, sonstige wichtige Beweisstücke, Verleihungsurkunden, Zulassungsbescheinigungen Teil I (Fahrzeugscheine) und Zulassungsbescheinigungen Teil II (Fahrzeugbriefe)), in Strafverfahren sichergestellte, beschlagnahmte oder eingezogene Rausch- und Betäubungsmittel sowie Waffen nebst Munition und andere verbotene Gegenstände nach dem Waffenrecht. Entsprechendes gilt für anderweitig in den Besitz einer Behörde gelangte Rausch- und Betäubungsmittel sowie Waffen nebst Munition und andere verbotene Gegenstände nach dem Waffenrecht (zum Beispiel bei Verzicht der oder des Verfügungsberechtigten oder Fund).

Bei der Vorlage von Urkunden, insbesondere bei Personenstandsurkunden, deren Wiederbeschaffung für die Beteiligten mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden ist, ist zu prüfen, ob beglaubigte Abschriften oder Ablichtungen beziehungsweise deren Scans für die Akten genügen und die Originalurkunden sofort zurückgegeben werden können. Die Prüfung und Entscheidung obliegt der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter.

V. Anordnung der Aufbewahrungsart in Zweifelsfällen

Ist zweifelhaft, ob ein Gegenstand in die einfache oder die besonders gesicherte Aufbewahrung zu nehmen ist, so obliegt die Entscheidung der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter.

Diese können auch anordnen, dass

Gegenstände, für welche die einfache Aufbewahrung in Betracht kommt, der besonders gesicherten Aufbewahrung und

Gegenstände, für welche die besonders gesicherte Aufbewahrung in Betracht kommt, ausnahmsweise (zum Beispiel bei nur kurzfristiger Aufbewahrung) der einfachen Aufbewahrung

zugeführt werden.

B. Einfache Aufbewahrung

I. Zuständigkeit der Geschäftsstelle; Durchführung der Aufbewahrung

Die einfache Aufbewahrung obliegt der Geschäftsstelle. Sie hat hierbei die allgemeinen Anordnungen der Behördenleitung (Nummer 2) und etwaige besondere Anordnungen der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters zu beachten.

Die Behördenleitung ordnet allgemein an, wie die einfache Aufbewahrung durchzuführen ist (zum Beispiel Aufbewahrung bei den Papierakten, in offenen oder verschließbaren Fächern, Schränken oder Schreibtischkästen). Schutzbedürftige Gegenstände, deren einfache Aufbewahrung für ausreichend erklärt worden ist (Abschnitt A. V. Nummer 2 Buchstabe b), sind - sofern die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter nichts anderes anordnet - unter Verschluss zu nehmen. Deshalb ist stets auch die Möglichkeit einer Aufbewahrung unter Verschluss vorzusehen.

II. Sichere Aufbewahrung; Kennzeichnung der Gegenstände

Gegenstände, die bei den Papierakten aufbewahrt werden, sind durch Einlegen in einen mit den Akten verbundenen Umschlag oder in sonst geeigneter Weise gegen das Herausfallen zu sichern.

Bei Gegenständen, die außerhalb der Akten aufbewahrt werden, ist auf der Umhüllung oder auf einem an dem Gegenstand zu befestigenden Zettel das Aktenzeichen anzugeben.

C. Besonders gesicherte Aufbewahrung durch die Geschäftsstelle

I. Zuständigkeit

Stehen der Geschäftsstelle ausreichend sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten (zum Beispiel Tresor, Sicherheitsschrank, Wertschutzschrank oder ein besonders gesicherter Verwahrraum) zur Verfügung, so führt sie die Aufbewahrung selbst durch. Die Behördenleitung überträgt in diesem Fall für alle Abteilungen der Geschäftsstelle einer Person des mittleren Dienstes die Aufbewahrungsverantwortung.

Geldbeträge,

die im Einzelfall 100 Euro übersteigen,

bei deren Verwahrung der Gesamtbetrag des aufbewahrten Geldes 1.500 Euro übersteigen würde,

sollen stets an die Kasse (Abschnitt E. I.) abgeliefert werden. Soweit für die Aufbewahrung ein Wertschutzschrank zur Verfügung steht, erhöhen sich die in Satz 1 genannten Beträge

zu a) auf 400 Euro

zu b) auf 3.000 Euro.

II. Aufbewahrungsliste

Die nach Abschnitt C. I. Satz 2 zuständige Person hat über die ihr übergebenen Gegenstände jahrgangsweise eine Aufbewahrungsliste nach dem Muster der Anlage zu führen; dabei sind die hierzu gegebenen Erläuterungen zu beachten. In der Liste darf nichts radiert oder sonst unleserlich gemacht werden. Soweit es (insbesondere bei größeren Behörden) erforderlich erscheint, kann zu der Liste ein Namensverzeichnis geführt werden; die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Die Aufbewahrungsverwaltung kann auch in elektronischer Form erfolgen, wenn sie den Anforderungen der Sätze 1 bis 3 entspricht.

III. Annahme und Herausgabe von Gegenständen

Die Annahme zur Aufbewahrung und die Herausgabe sind schriftlich zu verfügen. Wird die Annahmeverfügung der nach Abschnitt C. I. Satz 2 zuständigen Person in Urschrift vorgelegt, so hat sie diese mit einem Vermerk über die Erledigung unter Angabe der Nummer der Aufbewahrungsliste zu den Akten zurückzugeben. Wird sie ihr in Ausfertigung zugeleitet, so hat sie über die Annahme eine Anzeige zu den Sachakten zu erstatten. Herausgabeverfügungen sind stets in Ausfertigung vorzulegen; sie verbleiben mit den Belegen über die Herausgabe (Quittungen, Postscheine) bei der nach Abschnitt C. I. Satz 2 zuständigen Person. Die Ausfertigungen der Annahme- und Herausgabeverfügungen sind nach der Folge der Listennummern aufzubewahren.

Wird ein Gegenstand vorübergehend herausgegeben, so ist die mit der Empfangsbescheinigung versehene Herausgabeverfügung an Stelle des herausgegebenen Gegenstandes aufzubewahren und zum Zweck der Dokumentation nach Rückgabe des Gegenstandes mit einem Rückgabevermerk zu versehen und zu den Aufbewahrungsakten zu nehmen. In die Aufbewahrungsliste ist in diesen Fällen nichts einzutragen.

IV. Sichere Verwahrung; Kennzeichnung der Gegenstände

Die nach Abschnitt C. I. Satz 2 zuständige Person hat die verwahrten Gegenstände unter sicherem Verschluss zu halten. Das Nähere regelt die Behördenleitung. Diese kann auch anordnen, dass der Verschluss durch zwei Bedienstete vorzunehmen ist.

Auf der Umhüllung des Gegenstandes oder auf einem an ihm zu befestigenden Zettel sind die Nummer der Aufbewahrungsliste und das Aktenzeichen zu vermerken. Urkunden sind nach der Folge der Listennummern aufzubewahren.

V. Prüfung der Aufbewahrungsliste

Die Aufbewahrungsliste ist im Laufe eines jeden Geschäftsjahres mindestens zweimal von der Behördenleitung oder einer von ihr bestimmten Person unvermutet zu prüfen. Dabei ist eine Liste aller aufbewahrten Gegenstände zu erstellen und von der prüfenden Person mit einem Sichtvermerk zu versehen. Über das Ergebnis ist ein Protokoll zu fertigen, in das aufzunehmen ist, ob die Aufbewahrung und Aufbewahrungsliste den Vorschriften entsprechen und ob die Gegenstände vorgefunden worden sind. Erscheint eine Prüfung erforderlich, ob die weitere Aufbewahrung noch notwendig ist, so ist zu den Sachakten eine Vorlage zu veranlassen.

D. Besonders gesicherte Aufbewahrung durch die Zahlstelle

I. Zuständigkeit

Hat die Geschäftsstelle keine ausreichend sicheren Aufbewahrungsmöglichkeiten, besteht aber bei der Behörde eine Zahlstelle, so obliegt die Aufbewahrung der Zahlstelle. Mit der Aufbewahrungsverantwortung ist in diesem Fall die Person zu betrauen, die die Zahlstelle verwaltet. Diese kann bei Amtsgerichten am Sitz eines Landgerichts zugleich auch mit der Aufbewahrungsverantwortung für die Geschäftsstellen des Landgerichts betraut werden, sofern das Amtsgericht der Dienstaufsicht der Präsidentin oder des Präsidenten des Landgerichts untersteht. Mit der Aufbewahrungsverantwortung kann auch die Person betraut werden, die die Zahlstelle des Landgerichts für das an seinem Sitz befindliche Amtsgericht verwaltet. In beiden Fällen trifft die Entscheidung hierüber die Präsidentin oder der Präsident des Landgerichts.

II. Durchführung der Aufbewahrung

Die der Zahlstelle übergebenen Gegenstände sind in gleicher Weise aufzubewahren wie der Zahlstellenbestand. Aufbewahrtes Geld ist vom Zahlstellenbestand getrennt zu halten. Die Prüfung der Aufbewahrungsliste obliegt der Aufsichtsbeamtin oder dem Aufsichtsbeamten der Zahlstelle. Bei Geschäftsprüfungen der Zahlstelle sind stets auch zugleich die aufbewahrten Gegenstände auf ihre Vollzähligkeit zu überprüfen.

Im Übrigen gelten die Bestimmungen des Abschnitts C. entsprechend.

E. Besonders gesicherte Aufbewahrung durch die Kasse

I. Zuständigkeit

Sind die Voraussetzungen zur Aufbewahrung durch die Geschäftsstelle oder Zahlstelle nicht gegeben, so erfolgt die Aufbewahrung durch die für die Behörde zuständige Kasse. Die Kasse behandelt die ihr zur Aufbewahrung zugeleiteten Gegenstände als Verwahrungen. Sollen Geldbeträge in den eingelieferten Stücken erhalten bleiben, so ist dies bei der Ablieferung besonders anzuordnen; die Stücke sind in diesem Fall der Kasse auf dem Kurierweg zuzuleiten. Die Quittung über die Ablieferung an die Kasse ist zu den Sachakten zu nehmen.

II. Verfügungsberechtigung

Der Kasse gegenüber ist die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter zur Verfügung über die abgelieferten Gegenstände berechtigt; sie erlassen die erforderlichen Kassenanordnungen.

F. Rückgabe

I. Voraussetzung der Rückgabe

Ist die Angelegenheit im Sinne der jeweils geltenden Aktenordnung als beendet anzusehen, ist von Amts wegen zu prüfen, ob zu den Akten gegebene Gegenstände, insbesondere Urkunden, zurückzugeben sind. Über die Rückgabe entscheidet die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter.

Urkunden, die zu einem durch Urteil erledigten bürgerlichen Rechtsstreit eingereicht sind, darf die Geschäftsstelle auch ohne Anordnung der Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters zurückgeben, wenn die Rechtskraft des Urteils aktenkundig oder binnen sechs Monaten seit der Verkündung des Urteils kein Rechtsmittel eingelegt ist und keine Bedenken aus § 443 der Zivilprozessordnung entgegenstehen.

II. Nachweis der Rückgabe

Die Rückgabe ist nur gegen Empfangsbescheinigung zulässig, sofern nicht der Nachweis auf andere Weise (zum Beispiel durch Einschreibesendungen) gesichert ist.

III. Behandlung unanbringbarer, verfallener oder eingezogener Sachen

Ist die empfangsberechtigte Person oder ihr Aufenthalt nicht zu ermitteln, so finden, wenn die Herausgabepflicht nicht auf Vertrag beruht, gemäß § 983 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) die Vorschriften der §§ 979 bis 982 BGB entsprechende Anwendung. Beruht die Herausgabepflicht auf Vertrag, so ist, wenn die Rückgabe aus den in § 372 BGB aufgeführten Gründen nicht möglich ist, nach den §§ 372 ff. BGB zu verfahren.

Ist auf Einziehung, Verfallerklärung, Unbrauchbarmachung oder Vernichtung von Gegenständen erkannt, so gelten die §§ 63 bis 86 der Strafvollstreckungsordnung (StVollstrO) und die dazu ergangenen Ausführungsbestimmungen.

G. Sonstige Bestimmungen

I. Einschränkung des Anwendungsbereichs

Die Bestimmungen dieser Anordnung finden keine Anwendung auf das Hinterlegungswesen, die von der Gerichtsvollzieherin oder von dem Gerichtsvollzieher in Gewahrsam genommenen Sachen, Fundsachen, die Habe der Gefangenen und die in die Jugendarrestanstalt eingebrachten Sachen der Jugendlichen, die zum Musterregister niedergelegten Muster und Modelle sowie die in die besondere amtliche Verwahrung genommenen Verfügungen von Todes wegen.

Im Übrigen bleiben die besonderen Vorschriften, in denen die Behandlung der im amtlichen Gewahrsam befindlichen Gegenstände für bestimmte Fälle geregelt ist, unberührt. Dies gilt insbesondere für

amtlich verwahrte Gegenstände in Strafsachen (Nummern 74 bis 76 der Richtlinien für das Strafverfahren und das Bußgeldverfahren und § 40 Brandenburgische Aktenordnung [BbgAktO]),

Führerscheine nach Entziehung der Fahrerlaubnis oder Verhängung eines Fahrverbotes (§§ 56 und 59 a StVollstrO) und

Urkunden in Grundbuchsachen (§ 31 BbgAktO, § 16 der Grundbuchgeschäftsanweisung des Landes Brandenburg).

II. Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt mit am 1. Dezember 2023 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verfügung vom 27. Oktober 2014 ( JMBl.

S.

130) außer Kraft.

Potsdam, den 6. November 2023

Die Ministerin der Justiz

Susanne Hoffmann

Anlage zur Allgemeinen Verfügung der Ministerin der Justiz vom 6. November 2023 (1454-I.25)

Aufbewahrungsliste (Abschnitt C. II. der Gewahrsamssachenanweisung)

Veränderungen sind in Spalte 9 einzutragen.

Bei Sparbüchern ist in Spalte 4 auch der Bestand im Zeitpunkt der Annahme einzutragen.

Die Eintragungen in den Spalten 4, 7 und 9 hat die nach Abschnitt C. I. Satz 2 zuständige Person zu unterschreiben.