Geschäftliche Behandlung der Grundbuchsachen (Grundbuchgeschäftsanweisung des Landes Brandenburg - BbgGBGA)

vom 30. April 2020 ( JMBl/20, [Nr. 5] , S.63) geändert durch Allgemeine Verfügung vom 29. Januar 2021 ( JMBl/21, [Nr. 2] , S.10)

I. Allgemeine Vorschriften

§ 1 Bezeichnung des Grundbuchamtes; Siegel

(1) Das Grundbuchamt führt die Bezeichnung des Amtsgerichts, zu dem es gehört, ohne den Zusatz „Grundbuchamt“.

(2) Das Grundbuchamt führt das Siegel des Amtsgerichts.

(3) In amtlichen Ausdrucken aus dem maschinell geführten Grundbuch kann anstelle der Siegelung ein Abdruck des Siegels maschinell eingedruckt oder aufgedruckt werden. Der Ausdruck ist mit der Aufschrift „Amtlicher Ausdruck“ und dem Vermerk „Dieser Ausdruck wird nicht unterschrieben und gilt als beglaubigte Abschrift“ zu versehen (§ 78 Absatz 2 der Grundbuchverfügung [GBV]).

§ 2 Geschäftszeit; Verkehr der Rechtsuchenden, Geschäftsgangbestimmungen

Für das Grundbuchamt gelten die für das Amtsgericht allgemein bestehenden Vorschriften (insbesondere Geschäftsordnung, Geschäftsstellenordnung), soweit nachfolgend nichts anderes bestimmt ist.

§ 3 Geschäftsverteilung

(1) Die Leitung des Amtsgerichts regelt durch schriftliche Anordnung die Geschäftsverteilung und die Vertretung.

(2) Die Leitung des Amtsgerichts bestellt die zuständige Bedienstete oder den zuständigen Bediensteten der Geschäftsstelle für

die Entgegennahme von Eintragungsanträgen und die Beurkundung des Zeitpunkts ihres Eingangs beim Grundbuchamt (§ 13 Absatz 3 der Grundbuchordnung [GBO]),

die Bewilligung und Gewährung der Einsicht in maschinell geführte Grundbuchblätter anderer Grundbuchämter (§ 132 GBO, § 79 Absatz 3 GBV) und

die Verwahrung der Grundpfandrechtsbriefvordrucke (§ 29), eine weitere Bedienstete oder einen weiteren Bediensteten für die Vernichtung unbrauchbarer Grundpfandrechtsbriefvordrucke (§ 29 Absatz 5) sowie eine Bedienstete oder einen Bediensteten zur Prüfung der Nachweisungen und Belege (§ 30)

besonders.

Die Zuständigkeit der Rechtspflegerin oder des Rechtspflegers bleibt unberührt (vergleiche § 12). Die Zahl der nach Satz 1 bestimmten Bediensteten ist gering zu halten. Es ist ein Verzeichnis der Bediensteten (einschließlich ihrer Vertreter) zu führen, die zur Entgegennahme von Eintragungsanträgen und -ersuchen zuständig sind. Anzugeben ist dabei der Anfangs- und Endtag der Zuständigkeit sowie, wenn das Grundbuchamt aus mehreren Abteilungen besteht, der Geschäftskreis jeder oder jedes Bediensteten.

(3) In den Geschäftsverteilungsplänen der Amtsgerichte und der Geschäftsstellen ist vorzusehen, dass Eintragungsanträge und -ersuchen, die sich auf mehrere Grundstücke desselben Grundbuchamtes beziehen, in ein und derselben Grundbuchabteilung erledigt werden. Soweit hier und im Folgenden von „Grundstücken“ die Rede ist, sind darunter auch grundstücksgleiche Rechte zu verstehen.

II. Grundbücher und Grundakten

§ 4 Maschinell geführtes Grundbuch

(1) Bei den Grundbuchämtern wird das Grundbuch gemäß der Verordnung über das maschinell geführte Grundbuch vom 22. Mai 2002 ( GVBl. II

S. 290) in der jeweils geltenden Fassung in maschineller Form als automatisierte Datei geführt.

(2) Die angelegten Grundbuchblätter sind fortlaufend zu nummerieren; der Nummernbereich ab 90.000 ist freizuhalten.

(3) Die Präsidentin oder der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts ist zuständig für die Bestimmung gemäß § 62 Absatz 1 Satz 2 GBV.

§ 5 Aufbewahrung geschlossener Grundbücher

(1) Geschlossene Grundbücher sind gemäß den bundeseinheitlichen Aufbewahrungsbestimmungen aufzubewahren.

(2) Die genannten Grundbücher sind pfleglich zu behandeln und so zu verwahren, dass sie von Unbefugten nicht eingesehen werden können. Sie dürfen nicht von der Amtsstelle entfernt werden.

(3) Im Falle einer Katastrophe gehören diese Grundbücher zu dem Schriftgut, das bevorzugt in Sicherheit zu bringen ist.

(4) Absatz 2 Satz 2 und Absatz 3 gelten nicht für die Grundbücher, die durch Umstellung gemäß § 70 GBV bei Anlegung des maschinell geführten Grundbuchs geschlossen worden sind.

§ 6 Vernichtung der Speichermedien

Speichermedien, die als maschinell geführte Grundbücher im Rechtssinne außer Kraft gesetzt sind, sind zu vernichten. Gleiches gilt für entbehrlich oder unbrauchbar gewordene Speichermedien, auf denen Kopien von Grundbuchdaten gespeichert wurden.

§ 7 Grundakten

(1) Die Anlegung und Führung von Grundakten richtet sich nach der Brandenburgischen Aktenordnung (BbgAktO).

(2) Urkunden, die Anlass zu Eintragungen in das Grundbuch geben, brauchen erst nach Erledigung der Angelegenheit in die Grundakten eingeheftet zu werden. Auf ihren Verbleib ist, insbesondere bei Einsichtnahmen, sorgfältig zu achten.

(3) Eine Urkunde, auf die sich Eintragungen in mehreren Grundbüchern gründen, soll in der Regel endgültig zu den Grundakten genommen werden, bei denen sie ihre erste Ordnungsnummer erhalten hat (vergleiche § 13). Die Bewilligung der Eintragung eines Erbbaurechts soll zu den Grundakten des Erbbaugrundbuchs genommen werden (§ 24 Absatz 1 GBV).

(4) Wird eine Eintragungsvoraussetzung als offenkundig behandelt (§ 29 Absatz 1 Satz 2 GBO), so soll dies aktenkundig gemacht werden.

(5) Über ein gemeinschaftliches Grundbuch (§ 4 GBO) wird nur eine Grundakte geführt.

§ 8 Aufbewahrung der Grundakten

Für die Aufbewahrung von Grundakten gilt § 5 Absatz 1 bis 3 entsprechend.

§ 9 Herausgabe von Grundakten

(1) Grundakten dürfen grundsätzlich nicht herausgegeben werden.

(2) Die Herausgabe an deutsche Gerichte und Justizbehörden ist im Einzelfall zulässig, sofern die Überlassung der Grundakten nicht durch Fertigung von Ablichtungen ersetzt werden kann. Die Herausgabe erfolgt gegen Empfangsbekenntnis, bei Versendung durch die Post als Einschreiben oder Wertsendung - jeweils gegen Rückschein - oder auf dem Kurierweg.

(3) Ersuchen ausländischer Stellen um zeitweilige Überlassung von Grundakten sind dem für Justiz zuständigen Ministerium mit einer Stellungnahme vorzulegen, ob hiergegen Bedenken bestehen.

(4) Die Pflicht zur Vorlage von Grundakten an Dienstaufsichtsbehörden bleibt unberührt.

§ 10 Einsicht in Grundbücher und Grundakten

(1) Einsicht in Grundbücher und Grundakten ist nur in Gegenwart einer oder eines Bediensteten des Grundbuchamtes zulässig. Dies gilt auch für die lose bei den Grundakten befindlichen Urkunden (vergleiche § 7 Absatz 2). Diese Einschränkung gilt nicht für die in § 43 Absatz 1 und 2 GBV Genannten, mit Ausnahme der dinglich Berechtigten.

(2) Die Auskunft aus Grundbüchern, die in die elektronische Form überführt worden sind, erfolgt ausschließlich aus dem für das Grundbuch im Rechtssinn bestimmten Datenspeicher.

(3) Über die Einsicht in Grundbücher, Grundakten und Verzeichnisse sowie über die Erteilung von Abschriften daraus ist gemäß § 12 Absatz 4, § 12a Absatz 3 GBO in Verbindung mit § 46a GBV ein Protokoll zu führen. Zuständig für die Protokollierungen ist die Urkundsbeamtin oder der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle des Grundbuchamtes, das das betroffene Grundbuchblatt führt. Soweit gesonderte Einsichtsstellen in den Grundbuchabteilungen eingerichtet sind, sind die dort tätigen Bediensteten für alle Grundbuchbezirke zuständig. Im Übrigen ist für die Protokollierung einer protokollierungspflichtigen Auskunft die oder der Bedienstete zuständig, die oder der sie erteilt.

(4) Die Entscheidung über Anträge auf Auskunft aus oder Einsicht in Grundbücher, Grundakten oder Verzeichnisse zu wissenschaftlichen oder Forschungszwecken richtet sich nach der Allgemeinen Verfügung über Anfragen und Auskunftsersuchen für wissenschaftliche Zwecke vom 7. Dezember 2012 ( JMBl.

2013 S.

2) in der jeweils geltenden Fassung.

III. Einzelne Grundbuchgeschäfte

§ 11 Behandlung der Eingänge; Briefkasten

Die für das Amtsgericht allgemein bestehenden Bestimmungen über die Annahme und Behandlung eingehender Dokumente und sonstiger Unterlagen gelten unbeschadet des § 12 auch für die zur Zuständigkeit des Grundbuchamtes gehörenden Angelegenheiten.

§ 12 Entgegennahme von Anträgen; Eingangsvermerk

(1) Hinsichtlich der Anträge auf Eintragung in das Grundbuch ist der Zeitpunkt ihres Eingangs bei dem Grundbuchamt (nicht bei dem Amtsgericht als solchem) von erheblicher rechtlicher Bedeutung. Der Antrag ist bei dem Grundbuchamt eingegangen, wenn er einer oder einem zur Entgegennahme zuständigen Bediensteten (vergleiche § 3 Absatz 2a) vorgelegt ist. Wird der Antrag zur Niederschrift einer zur Entgegennahme zuständigen Person gestellt, so ist er mit Abschluss der Niederschrift bei dem Grundbuchamt eingegangen (vergleiche § 13 Absatz 2 Satz 3 GBO). Auch in diesem Fall bedarf es des Eingangsvermerks; er hat den Zeitpunkt des Abschlusses der Niederschrift anzugeben, zu dem auch die Unterschrift der oder des aufnehmenden Bediensteten gehört.

(2) Zuständig für die Entgegennahme der Anträge und für die Beurkundung des Zeitpunktes des Eingangs sind nur die Rechtspflegerin oder der Rechtspfleger, die oder der für die Führung des Grundbuchs über das betroffene Grundstück zuständig ist und die oder der von der Leitung des Amtsgerichts für das ganze Grundbuchamt oder für die in Betracht kommende Abteilung bestellte Bedienstete der Geschäftsstelle (vergleiche § 3 Absatz 2a). Bezieht sich der Antrag auf mehrere Grundstücke in verschiedenen Geschäftsbereichen desselben Grundbuchamtes, so ist jede oder jeder nach dem Vorstehenden in Frage kommende Bedienstete zuständig (§ 13 Absatz 1 GBO).

(3) Die für die Entgegennahme des Eintragungsantrages zuständige Person, der der Eintragungsantrag zuerst vorgelegt wird, hat ihn mit dem Eingangsvermerk (Präsentat) zu versehen. Der Eingangsvermerk hat neben der Bezeugung des Eingangs beim Grundbuchamt dessen Zeitpunkt nach Tag, Stunde und Minute zu enthalten und ist von der oder dem Bediensteten mit dem ausgeschriebenen Namen zu unterzeichnen. Die Verwendung eines Datumsstempels ist zulässig; Stunde und Minute sind gegebenenfalls handschriftlich einzufügen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem der Antrag in den Besitz der oder des zuständigen Bediensteten kommt. Mehrere gleichzeitig vorgelegte Anträge erhalten den gleichen Eingangsvermerk. Der Eingangsvermerk soll auf den Antrag, und zwar möglichst in die rechte obere Ecke der ersten Seite, gesetzt werden. Er soll auch die Zahl etwaiger Anlagen des Antrages angeben.

(4) Wird ein Schriftstück, das den Eingangsvermerk trägt, herausgegeben, so ist der Eingangsvermerk auf die zurückgehaltene beglaubigte Abschrift (§ 10 Absatz 1 Satz 2 GBO) beglaubigt mit zu übertragen.

(5) Gelangen Anträge auf Eintragungen in das Grundbuch nicht unmittelbar an eine zuständige Person, so sind sie ihr unverzüglich zuzuleiten. Das gilt entsprechend, wenn in einer gerichtlichen Verhandlung, insbesondere der freiwilligen Gerichtsbarkeit, Anträge auf Eintragung in das Grundbuch gestellt werden oder wenn solche Anträge mit einem in anderer Angelegenheit an das Amtsgericht gerichteten Gesuch verbunden sind.

(6) Hat ein Amtsgericht eine Zweigstelle, die Grundbuchsachen bearbeitet und die Grundbücher für ihren Bezirk verwahrt, so sind Eintragungen in diese Grundbücher erst dann vorzunehmen, nachdem festgestellt ist, dass früher oder gleichzeitig eingegangene Anträge oder Ersuchen bei der Hauptstelle nicht vorhanden sind.

(7) Gehen bei der Hauptstelle Eintragungsanträge oder -ersuchen hinsichtlich der auf der Zweigstelle befindlichen Grundbücher ein, sind sie unverzüglich der Zweigstelle zu übersenden. Soweit erforderlich, ist der Eingang und sein Zeitpunkt der Zweigstelle auch fernmündlich mitzuteilen. Betrifft der Antrag oder das Ersuchen sowohl Grundstücke, die bei der Hauptstelle, als auch solche, die bei der Zweigstelle bearbeitet werden, ist nach § 13 Absatz 3 und 4 zu verfahren.

§ 13 Behandlung der Anträge

(1) Anträge und Folgeanträge zu noch zu bildenden Belastungsgegenständen (zum Beispiel Wohnungs- und Teileigentum, Erbbaurecht) sind unverzüglich elektronisch zu erfassen. Dazu sind die eingereichten Urkunden in dem IT-Verfahren zu den betroffenen Grundbuchblättern zu erfassen und diesen zuzuordnen. Wegen der technischen Einzelheiten wird auf Anlage 1 verwiesen.

(2) Nachdem das den Antrag enthaltende Schriftstück mit dem Eingangsvermerk versehen (§ 12) und gemäß Absatz 1 erfasst ist, ist es unverzüglich an die Geschäftsstelle der zuständigen Grundbuchabteilung abzugeben. Die nach Satz 1 zuständigen Bediensteten stellen, nachdem das Schriftstück die Ordnungsnummer erhalten hat (vergleiche BbgAktO), fest, ob noch andere dasselbe Grundstück betreffende Anträge eingegangen sind und fertigen über die Feststellung einen Vermerk.

(3) Bezieht sich der Antrag auf mehrere im Bezirk des Grundbuchamtes gelegene Grundstücke und soll dieser Antrag nicht getrennt bearbeitet werden, soll die Geschäftsstelle, nachdem das Schriftstück seine Ordnungsnummer bei einem der beteiligten Grundbücher erhalten hat, zu den Akten der übrigen Grundbücher in geeigneter Weise eine Nachricht geben, auf der der Zeitpunkt des Eingangs und der Verbleib des Antrages vermerkt sind. Diese Nachricht soll bis zur Erledigung des Antrages unter dem Deckel der Grundakten aufbewahrt werden. Die Nachricht kann entfallen, wenn alle beteiligten Akten sofort beigezogen werden können.

(4) Die Erledigung eines Antrages nach Absatz 3 Satz 1 ist in den Akten der beteiligten, nicht führenden Grundbücher in geeigneter Weise zu vermerken. Dieser Vermerk erhält bei den Grundakten, für die er bestimmt ist, eine eigene Ordnungsnummer.

§ 14 Anträge beim unzuständigen Grundbuchamt

(1) Ist für die Erledigung eines beim Grundbuchamt eingegangenen Antrages allein ein anderes Grundbuchamt zuständig, so soll der Antrag, wenn nicht die für die Entscheidung in der Sache zuständige Person anderweitig entscheidet, unter Benachrichtigung der Antragstellerin oder des Antragstellers an das zuständige Grundbuchamt abgegeben werden.

(2) Ist für die Erledigung von Anträgen auch noch ein anderes Grundbuchamt zuständig, so erledigt zunächst das angegangene Grundbuchamt die in seine Zuständigkeit fallenden Anträge. Danach übersendet es das Dokument, gegebenenfalls eine Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift davon, dem anderen Grundbuchamt; es bleibt seinem Ermessen überlassen, ob es auch eine Abschrift seiner Verfügung mitteilt. Bei Anträgen auf Änderung oder Ergänzung von Grundpfandrechtsbriefen, für die mehrere Grundbuchämter zuständig sind, ist nach § 25 Absatz 2 zu verfahren.

(3) Sofern das Dokument nicht ergibt oder sonst nicht bekannt ist, dass die Anträge bereits bei jedem beteiligten Grundbuchamt gesondert gestellt sind oder werden, soll das angegangene Grundbuchamt die Antragstellerin oder den Antragsteller darauf hinweisen, dass es das unter Absatz 2 vorgesehene Verfahren einschlagen werde.

§ 15 Behandlung von Ersuchen

Die §§ 11 bis 14 gelten entsprechend für Eintragungsersuchen. § 13 Absatz 3 und § 14 gelten im Übrigen entsprechend für sonstige Eingänge und Nachrichten (zum Beispiel in Flurbereinigungsverfahren), die mehrere Grundstücke betreffen.

§ 16 Sonstige Urkunden; Empfangsbescheinigungen

(1) Für die Behandlung und Aufbewahrung von Urkunden, die nicht zu den Grundakten genommen werden, gelten die Vorschriften der Allgemeinen Verfügung über die Anweisung für die Behandlung der in amtlichen Gewahrsam gelangten Gegenstände (Gewahrsamssachenanweisung) vom 27. Oktober 2014 (JMBl. S. 130) in ihrer jeweils geltenden Fassung. Für die Dauer einer Zwischenverfügung oder sonstigen Befristung ist auch bei Urkunden, die eines besonderen Schutzes gegen Verlust oder Beschädigung bedürfen, die einfache Aufbewahrung nach Abschnitt B der vorbezeichneten Allgemeinen Verfügung ausreichend, sofern nicht im Einzelfall wegen des hohen Werts der Urkunde oder wegen der längeren Dauer der Bearbeitung oder aus anderen wichtigen Gründen die besonders gesicherte Aufbe-wahrung angeordnet wird.

(2) Der Person, die eine Urkunde oder einen Eintragungsantrag einreicht, ist auf Verlangen eine Empfangsbescheinigung zu erteilen, wenn zugleich mit der Urkunde der Entwurf einer solchen, der nur durch Einfügen des Kalendertages und die Unterschrift der oder des Bediensteten zu ergänzen ist, oder ein entsprechend eingerichtetes Quittungsbuch vorgelegt wird. Bei Personen, die selten und nicht geschäftsmäßig Schriften einliefern, soll die Erteilung der Empfangsbescheinigung nicht von der Vorlage eines Entwurfs abhängig gemacht werden.

(3) Eine Rückgabe von Urkunden ist nur gegen Empfangsbescheinigung zulässig.

IV. Eintragung

§ 17 Eintragungen im Grundbuch

(1) Die für die Führung des Grundbuchs zuständige Person, in den Fällen des § 12c Absatz 2 Nummer 2 bis 4 GBO die Urkundsbeamtin oder der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle, bewirkt die Eintragung durch Leistung der elektronischen Unterschrift.

(2) Bei Eintragungen in das maschinell geführte Grundbuch bedarf es keiner gesonderten Eintragungsverfügung. Die Eintragungen und deren Veranlasserin oder Veranlasser sind aktenkundig oder sonst feststellbar zu machen.

§ 18 Verbesserung von Schreibfehlern

Ergibt sich Anlass zur Berichtigung eines Schreibversehens, ist die Sache der zuständigen Rechtspflegerin oder dem zuständigen Rechtspfleger oder der Urkundsbeamtin oder dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zur Entscheidung zu übergeben. Die Korrektur erfolgt durch eine berichtigende Eintragung und Rötung des fehlerhaften Eintragungstextes. Die Berichtigung der Eintragung ist als solche zu kennzeichnen. Fehlerhafte Rötungen sind durch einen Korrekturvermerk zu berichtigen.

§ 19 Eintragung von Gesamtrechten

(1) Zur Durchführung des § 48 GBO bewirkt das Grundbuchamt, sofern es nicht selbst alle beteiligten Grundbuchblätter bearbeitet, zu den Grundakten der beteiligten Grundstücke die erforderlichen Mitteilungen.

(2) Bearbeitet das Grundbuchamt nicht selbst alle beteiligten Grundbuchblätter, so soll die Mithaft der Grundstücke, deren Grundbuchblätter es nicht führt, zugleich mit der Eintragung des Rechts auf den von ihm geführten Grundbuchblättern eingetragen werden, ohne Rücksicht darauf, ob die Eintragung auf den anderen Blättern bereits erfolgt ist. Die mitbelasteten Grundstücke sind durch Hinweis auf das Grundbuchblatt und das Grundbuchamt (Amtsgericht) zu bezeichnen.

(3) Das Grundbuchamt soll vor der Eintragung bei den anderen beteiligten Grundbuchämtern anfragen, ob die beteiligten Grundstücke in den Eintragungsunterlagen grundbuchmäßig richtig bezeichnet sind. Das Grundbuchamt hat die Bezeichnung der mitbelasteten Grundstücke mit den gemäß Absatz 1 eingehenden Mitteilungen der anderen Grundbuchämter zu vergleichen und gegebenenfalls von Amts wegen richtigzustellen.

(4) Sofern nicht nach § 14 Absatz 2 verfahren wird, ist in geeigneter Weise zu überwachen, ob der Antrag oder das Ersuchen auch bei den anderen beteiligten Grundbuchämtern gestellt wird und gegebenenfalls der Antragstellerin oder dem Antragsteller eine angemessene Frist hierzu zu setzen. Vor der Fristsetzung soll das Grundbuchamt sich mit den anderen beteiligten Grundbuchämtern über das Vorgehen verständigen.

§ 20 Bekanntmachung

(1) Die Bekanntmachung der Eintragungen (§ 55 GBO, §§ 39 bis 42 GBV) wird von der für die Eintragung zuständigen Person verfügt und von der Geschäftsstelle ausgeführt.

(2) Die Bekanntmachung erfolgt durch die Übersendung einer Eintragungsmitteilung, die eine wörtliche Wiedergabe der Eintragung enthält. Die Bekanntmachung soll neben der Stelle der Eintragungen im Grundbuch auch den Namen des Grundstückseigentümers, bei einem Eigentumswechsel auch den des bisherigen Eigentümers und das betroffene Grundbuch angeben. Die Bekanntmachung kann bei umfangreichen oder unübersichtlichen Eintragungen durch Übersendung eines Grundbuchausdruckes erfolgen.

(3) Die Form der Bekanntmachung, deren Inhalt und Adressaten sowie der jeweilige Tag der Bekanntmachung sind in den Grundakten zu vermerken, soweit sich diese Angaben nicht aus der Verfügung und dem Ausführungsvermerk nach Absatz 1 ergeben.

V. Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe

§ 21 Herstellung der Grundpfandrechtsbriefe

(1) Für die Erstellung der Grundpfandrechtsbriefe dürfen nur die amtlichen Vordrucke A, B und C (DIN-A4-Format) verwendet werden (Anlagen 2 bis 4). Der Grundpfandrechtsbrief ist durch die Rechtspflegerin oder den Rechtspfleger, die oder der die Eintragung des Grundpfandrechts im Grundbuch bewirkt hat, zu unterschreiben.

(2) Als Muster für den sachlichen Inhalt der Briefe sind die Anlagen 3 bis 8 zur Grundbuchverfügung maßgebend (vergleiche § 52 Absatz 1 GBV). Der Vordruck C ist zunächst für die in den Vordrucken A und B nicht vorgesehenen Fälle bestimmt, insbesondere für Briefe über Rentenschulden und Gesamtrentenschulden oder für Teilrentenschuldbriefe. Er kann aber auch in anderen Fällen verwendet werden, in denen nach ihrer besonderen Gestaltung die Benutzung der Vordrucke A und B nicht möglich oder nicht zweckmäßig ist. Die für die Ausfüllung der Vordrucke A und B gegebenen Vorschriften sind sinngemäß anzuwenden.

(3) Von Grundpfandrechtsbriefen ist ein weiterer Ausdruck zur Grundakte zu nehmen. Auf dem Ausdruck sind die Gruppe und die Nummer des verwendeten Vordrucks zu vermerken. Wird ein Teilbrief hergestellt, so ist in ihm bei der Wiedergabe des bisherigen Briefes (vergleiche Anlage 4 zu § 52 Absatz 1 GBV), sofern dieser bereits nach Gruppe und Nummer bezeichnet ist, auch diese Bezeichnung mit aufzuführen. Satz 1 gilt entsprechend für nachträgliche Vermerke auf den Briefen.

(4) Bei Schreibversehen ist nicht zu radieren, sondern ein neuer Vordruck zu verwenden.

(5) Muss zur Bewirkung der Eintragungen auf dem Brief mit dem Vordruck ein besonderer Bogen verbunden werden (vergleiche insbesondere § 49 GBV), darf hierfür die für die Vordrucke verwendete Papiersorte nicht verwendet werden. Für die Ausfertigung des besonderen Bogens ist Kopierpapier im DIN-A4-Format weiß mit einem Flächengewicht von mindestens 100 g/m² zu verwenden.

(6) Die Geschäftsnummer ist auf den Briefen nicht anzugeben. Auch sind auf ihnen keine Vermerke über die geschäftliche Erledigung (Absendungsvermerke; Postgebühren und Ähnliches) anzubringen.

§ 22 Herstellung von Teilbriefen

(1) Für die Herstellung von Teilbriefen gilt § 21 entsprechend.

(2) Zum Zwecke der Wiedergabe des Inhalts des Stammbriefes kann eine Ablichtung des Stammbriefes mit dem Teilbrief verbunden werden. Die Ablichtung ist zu beglaubigen.

(3) Notarinnen oder Notare, die einen Teilbrief hergestellt haben, sind verpflichtet, die Gruppe und die Nummer des Teilbriefes sowie den Betrag, auf den er sich bezieht, zu ihren Akten zu vermerken und dem Grundbuchamt, das den Stammbrief ausgestellt hat, mitzuteilen. Das Grundbuchamt hat diese Angaben auf dem bei den Grundakten befindlichen Ausdruck des Stammbriefes zu vermerken.

§ 23 Anbringung von nachträglichen Briefvermerken

(1) Für die Anbringung nachträglicher Vermerke auf Grundpfandrechtsbriefen gilt § 21 Absatz 1 Satz 2, Absatz 3 Satz 1, Absatz 5 und 6 entsprechend.

(2) Für die Anbringung nachträglicher Briefvermerke können geeignete Klebeetiketten verwendet werden. In diesem Fall ist das Siegel oder der Stempelabdruck dergestalt anzubringen, dass sich das Siegel oder der Stempelabdruck teilweise auf dem Klebeetikett und teilweise auf dem Papier des Briefes befindet.

(3) Schreibversehen in nachträglichen Vermerken auf Briefen sind zu berichtigen; der ursprüngliche Text muss jedoch leserlich bleiben; die Berichtigung ist am Schluss des Vermerks zu bescheinigen.

§ 24 Verbindung von Urkunden

Zu der in § 50 GBV vorgeschriebenen Verbindung von Urkunden ist Schnur in den Farben rot-weiß zu verwenden.

§ 25 Behandlung von Gesamtbriefen

(1) Wegen der nach § 59 Absatz 2 GBO erforderlichen Verbindung der von verschiedenen Grundbuchämtern ausgestellten Briefe empfiehlt es sich im Allgemeinen, die einzelnen Briefe erst auszustellen, nachdem die Eintragungen auf sämtlichen beteiligten Blättern übereinstimmend vollzogen sind; doch kann im Einzelfall ein anderes Verfahren geboten sein.

(2) Das Grundbuchamt, bei dem der Antrag zuerst eingegangen ist, soll die Briefe verbinden. Abweichende Vereinbarungen der beteiligten Grundbuchämter sind zulässig.

(3) Wird erst nach der Erteilung des Briefes mit dem Recht noch ein im Bezirk eines anderen Grundbuchamtes liegendes Grundstück belastet, so ist die Verbindung der Briefe von diesem Grundbuchamt vorzunehmen.

(4) Bei einer Änderung oder Ergänzung von Briefen, für die mehrere Grundbuchämter zuständig sind, hat das Grundbuchamt, bei dem der Brief eingereicht wird, die Briefverbindung zu lösen und die einzelnen Briefe unter Hinweis auf den Antrag oder das Ersuchen mit einer Bescheinigung der Vollzähligkeit des Gesamtbriefes sowie gegebenenfalls mit den in § 14 Absatz 2 bezeichneten Unterlagen an die beteiligten Grundbuchämter zu übersenden. Diese Grundbuchämter senden nach der Änderung oder Ergänzung der Einzelbriefe diese an das absendende Grundbuchamt zum Zwecke der Wiederherstellung des Gesamtbriefes zurück. Sind nur zwei Grundbuchämter zuständig, so hat das zuerst mit der Sache befasste Grundbuchamt nach Ergänzung oder Änderung seines Einzelbriefes die Vorgänge ohne Verbindung der Briefe an das andere Grundbuchamt zur weiteren Bearbeitung und Wiederherstellung des Gesamtbriefes zu senden.

(5) Sofern im Zuge der Ergänzung von Gesamtbriefen ein Teilbrief zu erstellen ist, gilt Absatz 4 entsprechend.

§ 26 Aushändigung oder Übersendung der Grundpfandrechtsbriefe

(1) Über die Aushändigung (§ 60 GBO) oder die Übersendung muss sich ein Nachweis bei den Grundakten befinden. Die Aushändigung im Grundbuchamt und die Aushändigung durch Vermittlung der Gerichtswachtmeisterin oder des Gerichtswachtmeisters erfolgt gegen schriftliches Empfangsbekenntnis. Die Übersendung durch die Post erfolgt durch Zustellungsurkunde oder Einschreiben gegen Rückschein. Bei einem Zustellungsauftrag gemäß § 168 Absatz 1 der Zivilprozessordnung (ZPO) sind die Zustellung bei verweigerter Annahme gemäß § 179 ZPO sowie Ersatzzustellungen gemäß den §§ 180 und 181 ZPO ausdrücklich auszuschließen. Auf dem Rückschein beziehungsweise dem Empfangsbekenntnis ist die Geschäftsnummer anzugeben.

(2) Ist die Empfängerin oder der Empfänger des Briefes eine Notarin oder ein Notar oder ein Kreditinstitut, so genügt die Versendung mit Einwurf-Einschreiben, soweit Unzulänglichkeiten nicht zu befürchten sind.

(3) Eingereichte Grundpfandrechtsbriefe können grundsätzlich durch Einwurf-Einschreiben oder gegen Empfangsbekenntnis zurückgesandt werden.

§ 27 Bestellung der Briefvordrucke

(1) Die Ausfertigungsvordrucke werden von der Bundesdruckerei in Berlin hergestellt. Die Bestellung der Briefvordrucke erfolgt durch die Amtsgerichte direkt bei der Bundesdruckerei Berlin unter Verwendung der von dort zur Verfügung gestellten Bestellscheine. Jeder Vordruck trägt eine Gruppen- und eine Nummernbezeichnung. Die Gruppen werden durch die drei Arten der Vordrucke gebildet. Die Gruppe 01 entspricht dem Vordruck A, die Gruppe 02 dem Vordruck B und die Gruppe 03 dem Vordruck C. Innerhalb jeder Gruppe erhalten die Vordrucke für das gesamte Bundesgebiet fortlaufende Nummern. Kann die Nummernfolge aus technischen oder sonstigen Gründen nicht fortgesetzt werden, so wird für den Vordruck eine neue Gruppe eröffnet, deren Zahl sich an die letzte bereits für die Zählung verwendete anschließt; die Auflage einer neuen Gruppe wird jeweils im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg bekannt gegeben werden.

(2) Den Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte bleibt es vorbehalten, für bestimmte Amtsgerichte ihres Geschäftsbereiches Sammelbestellungen vorzunehmen.

§ 28 Lieferung der Vordrucke

(1) Die Auslieferung erfolgt durch die Bundesdruckerei an die Amtsgerichte, die zugleich Rechnungsempfänger sind und die Bezahlung veranlassen. Die Bestell- und Lieferunterlagen sind zu Sammelakten zu nehmen.

(2) Nimmt eine Präsidentin oder ein Präsident eines Landgerichtes eine Sammelbestellung vor, ist das Landgericht Warenempfänger und veranlasst die Bezahlung sowie die Verteilung der Briefvordrucke an die Amtsgerichte.

§ 29 Verwahrung der Briefvordrucke, Nachweis

(1) Der Vordruckbestand ist von der oder dem dazu bestimmten Bediensteten (§ 3 Absatz 2c) unter sicherem Verschluss zu verwahren. Von ihm oder ihr sind die Vordrucke auch zu beziehen, wenn ein Notar oder eine Notarin sie zur Herstellung von Teilbriefen benötigt (§ 61 Absatz 1 GBO).

(2) Der Verbleib eines jeden Vordrucks muss in einwandfreier Weise nachgewiesen werden können. Die Briefvordrucke dürfen daher nur der oder dem mit der Verwahrung betrauten Bediensteten zugänglich sein. Sie dürfen insbesondere nicht summarisch an die einzelnen Grundbuchabteilungen abgegeben und dort zum allmählichen Verbrauch aufbewahrt werden. Der Verlust eines Vordrucks ist der Leitung des Amtsgerichts unverzüglich anzuzeigen.

(3) Die oder der Verwahrungsbedienstete hat für die Vordruckarten A, B und C je eine Nachweisung nach dem Muster der Anlage 5 zu führen. Die Nachweisungen sind dauernd aufzubewahren.

(4) Empfängerin oder Empfänger des Vordrucks im Sinne der Spalten 6 und 7 der Ausgabenachweisung (Anlage 5) ist, wenn das Grundbuchamt selbst den Brief erteilt, diejenige oder derjenige, der oder dem die Herstellung der Reinschrift des Briefes obliegt. Wird ein Teilbrief von einer Notarin oder einem Notar hergestellt, so ist diese als Empfängerin beziehungsweise dieser als Empfänger zu bezeichnen. In Spalte 5 ist deren oder dessen Geschäftsnummer anzugeben, statt der Unterzeichnung in Spalte 7 genügt ein schriftliches Empfangsbekenntnis, das zu den Sammelakten zu nehmen ist; in Spalte 7 ist gegebenenfalls auf die Sammelakten zu verweisen.

(5) Wird ein Vordruck unverwendbar (zum Beispiel wegen Beschmutzung, Verschreibens), so ist er an die Verwahrungsbedienstete oder den Verwahrungsbediensteten zurückzugeben und von ihr oder ihm unter Beteiligung der oder des weiteren Bediensteten (§ 3 Absatz 2c) alsbald zu vernichten. Die Vernichtung ist in Spalte 8 der Ausgabenachweisung (Anlage 5) hinter dem Aushändigungsvermerk von beiden Bediensteten zu bescheinigen.

§ 30 Prüfungen

(1) Die Nachweisungen und die Belege dazu sind jährlich mindestens einmal von der oder dem dazu bestimmten Bediensteten (§ 3 Absatz 2c) zu prüfen. Die Prüfung hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die Vordrucke unter sicherem Verschluss aufbewahrt werden und ob die nach der Nachweisung nicht verausgabten Vordrucke als Bestand vorhanden sind.

(2) Am Schluss eines jeden Kalenderjahres hat die oder der Verwahrungsbedienstete zu prüfen, ob der buchmäßige und der tatsächliche Bestand übereinstimmen. Das Ergebnis dieser Prüfung ist in der Nachweisung unter dem Abschluss schriftlich niederzulegen. Der sich ergebende tatsächliche Bestand ist in der Nachweisung über den Eingang für das nächste Kalenderjahr vorzutragen.

VI. Schlussbestimmungen

§ 31 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft.

Gleichzeitig treten die Allgemeinen Verfügungen über die Geschäftliche Behandlung der Grundbuchsachen (Grundbuchgeschäftsanweisung des Landes Brandenburg - BrandGBGA -) vom 22. Juli 1993 (JMBl. S. 128) und über die Ausfertigung der Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefe sowie Bezug und Verwaltung der Grundpfandrechtsbriefvordrucke vom 18. November 1993 (JMBl. S. 227), die durch die Allgemeine Verfügung vom 9. Dezember 2005 (JMBl. 2006 S. 3) geändert worden ist, außer Kraft.

Potsdam, den 30. April 2020

Die Ministerin der Justiz

Susanne Hoffmann

Anlagen

Anlage 1 Hinweise zur Erfassung und Zuordnung von Eingängen zur Führung einer Antragsliste gemäß § 12a GBO bei den Grundbuchämtern 220.9 KB

Anlage 2 Deutscher Hypothekenbrief 207.4 KB

Anlage 3 Deutscher Grundschuldbrief 205.0 KB

Anlage 4 198.3 KB

Anlage 5 Nachweis über den Vordruck 223.2 KB