Verwaltungsvorschriften über die Zuständigkeit, den Aufbau und den Geschäftsablauf der staatlichen Schulämter (VVStSchÄ)

vom 24. Juli 2019 ( Abl. MBJS/19, [Nr. 29] , S.392) geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 19. März 2024 ( Abl. MBJS/24, [Nr. 9] , S.82)

Auf Grund der §§ 131 und 132 des Brandenburgischen Schulgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. August 2002 ( GVBl. I

78), die zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 25. Januar 2016 (GVBl. I Nr.

5) geändert worden sind, bestimmt die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport:

Inhaltsübersicht

Abschnitt 1 Geltungsbereich, Zuständigkeit

1 - Geltungsbereich und Zweck

Abschnitt 2 Organisation, Führung, Zusammenarbeit

2 - Aufbau des staatlichen Schulamtes 3 - Leitung 4 - Vertretung 5 - Zusammenarbeit im staatlichen Schulamt

Abschnitt 3 Aufgabenwahrnehmung

6 - Schulfachlicher Bereich 7 - Verwaltungsfachlicher Bereich 8 - Rechtsstelle

Abschnitt 4 Geschäftsablauf

9 - Geschäftsordnung 10 - Zeichnungsbefugnis 11 - Schriftgut 12 - Zusammenarbeit mit den Schulträgern 13 - Öffentlichkeitsarbeit 14 - Sprechzeiten

Abschnitt 5 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

15 - Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Anlagen

Anlage 1 - Organigramm Staatliches Schulamt XXX Anlage 2 - Geschäftsverteilungsplan Anlage 3 - Kernaufgaben der Schulaufsicht Anlage 4 - Generalien Anlage 5 - Arbeitsschwerpunkte Anlage 6 - Rahmengeschäftsordnung der staatlichen Schulämter (GO StSchÄ) Anlage 7 - Registraturordnung der staatlichen Schulämter (RegO StSchÄ)

Abschnitt 1 Geltungsbereich, Zuständigkeit

1 - Geltungsbereich und Zweck

Diese Verwaltungsvorschriften regeln die Zuständigkeit, den Aufbau und den Geschäftsablauf der staatlichen Schulämter als untere Schulbehörden im Geschäftsbereich des für Schule zuständigen Ministeriums in Ergänzung zu den Regelungen des Brandenburgischen Schulgesetzes sowie der anwendbaren Bestimmungen der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Brandenburg (GGO) und der Verwaltungsvorschriften zur Gewährleistung eines einheitlichen Verwaltungshandelns und Erscheinungsbildes im Geschäftsbereich des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport (VV-Verwaltungshandeln) soweit nicht nachfolgend anderes geregelt ist.

Abschnitt 2 Organisation, Führung, Zusammenarbeit

2 - Aufbau des staatlichen Schulamtes

(1) Die Aufbauorganisation der staatlichen Schulämter gliedert sich nach beigefügtem Organigramm (Anlage 1). Soweit davon abgewichen werden soll, bedarf es der vorherigen Genehmigung des für Schule zuständigen Ministeriums. Das Organigramm ist regelmäßig zu aktualisieren und dem für Schule zuständigen Ministerium zur Kenntnis zu geben.

(2) Auf der Grundlage des Organigramms sowie der Zuordnung der Schulaufsichtsbereiche, der regionalen Aufgaben und der landesweiten Aufgaben (Generalien) gemäß Nummer 6 erstellt jedes staatliche Schulamt einen Geschäftsverteilungsplan (GVPL). Dessen Gestaltung orientiert sich an der Anlage 2. In ihm sind die Verteilung der Aufgaben und die Zuständigkeiten der einzelnen Beschäftigten festzulegen. Der GVPL ist fortlaufend zu aktualisieren und dem für Schule zuständigen Ministerium zur Kenntnis zu geben.

3 - Leitung

(1) Das für Schule zuständige Mitglied der Landesregierung überträgt jeweils einer Schulrätin oder einem Schulrat die Leitung eines staatlichen Schulamtes (Leiterin oder Leiter).

(2) Die Leiterin oder der Leiter trägt die Gesamtverantwortung für die Aufgabenwahrnehmung des staatlichen Schulamtes und vertritt das staatliche Schulamt nach außen.

(3) Die Leiterin oder der Leiter des staatlichen Schulamtes hat das für Schule zuständige Ministerium über Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung und über besondere Ereignisse, welche die Arbeitsfähigkeit der Behörde bzw. der Schulen stark einschränken, unverzüglich sowie über wichtige Arbeitsvorhaben zeitnah zu unterrichten.

4 - Vertretung

(1) Das für Schule zuständige Mitglied der Landesregierung bestellt in jedem staatlichen Schulamt je eine Schulrätin oder einen Schulrat zur ersten und zur zweiten Stellvertretung der Leiterin oder des Leiters.

(2) Alle weiteren Vertretungen werden in den staatlichen Schulämtern in eigener Zuständigkeit geregelt.

(3) Schulamtsübergreifende Vertretungen werden im Einvernehmen zwischen den staatlichen Schulämtern geregelt und dem für Schule zuständigen Ministerium zur Kenntnis gegeben.

5 - Zusammenarbeit im staatlichen Schulamt

(1) Zum Zwecke des Informationsaustausches und zur Beratung von Angelegenheiten, die jeweils das gesamte staatliche Schulamt betreffen, führt die Leiterin oder der Leiter mindestens einmal im Monat Dienstberatungen mit den Stellvertretungen, der Personal- und Verwaltungsleitung und der Leitung der Rechtsstelle durch. Die Protokolle der Dienstberatungen sind dem für Schule zuständigen Ministerium zeitnah zur Kenntnis zu geben.

(2) Als ständige aufgabenbezogene Organisationseinheit ist ein Planungs- und Einstellungsteam (PET) unter der Leitung der ersten Stellvertreterin oder des ersten Stellvertreters der Leiterin oder des Leiters des staatlichen Schulamtes zu bilden. Dem PET gehören konkret bestimmte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter des verwaltungs- und schulfachlichen Bereichs an. Dem PET obliegen die gesamte Planung und Organisation des Schuljahres sowie die Einstellungen von Lehrkräften. Die Leitung des PET hat dafür Sorge zu tragen, dass die Aufgabenwahrnehmung in enger Abstimmung mit dem schulfachlichen Bereich erfolgt.

Abschnitt 3 Aufgabenwahrnehmung

6 - Schulfachlicher Bereich

(1) Der schulfachliche Bereich (SfBe) gliedert sich in die Schulaufsichtsbereiche Grund- und Förderschulen, weiterführende allgemeinbildende Schulen, Schulen und Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges, berufliche Schulen, Lehrerbildung, überregionale Aufgaben und die schulpsychologische Beratung. Der schulfachliche Bereich wird durch die zweite Stellvertreterin oder den zweiten Stellvertreter geleitet. Die grundsätzlichen Aufgaben der Schulaufsicht bestimmen sich nach den vom für Schule zuständigen Ministerium festgelegten schulaufsichtlichen Kernaufgaben (Anlage 3).

(2) Regionale Aufgaben sind Aufgaben, die in den staatlichen Schulämtern schulaufsichtsbereichsübergreifend jeweils einheitlich geregelt werden sollen. Dazu gehören insbesondere die Zusammenarbeit mit den schulischen Mitwirkungsgremien und die Abstimmung im Rahmen der Übergangsverfahren.

(3) Generalien (Anlage 4) sind landesweit wahrzunehmende Aufgaben der Schulaufsicht, die sich auf die Bestimmung verbindlicher Anforderungen und Inhalte von Unterrichtsfächern, Lernbereichen, übergreifenden Themenkomplexen und Lernfeldern beziehen.

(4) Überregionale Aufgaben sind Aufgaben, die gemäß § 131 Absatz 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes wahrgenommen und durch Verordnung des für Schule zuständigen Mitgliedes der Landesregierung übertragen werden.

(5) Die Übertragung von Schulaufsichtsbereichen, regionalen Aufgaben, Generalien und überregionalen Aufgaben erfolgt auf Vorschlag der zweiten Stellvertreterin oder dem zweiten Stellvertreter durch die Leiterin oder den Leiter des staatlichen Schulamtes im Einvernehmen mit dem für Schule zuständigen Ministerium.

(6) Auf der Grundlage der schulaufsichtlichen Kernaufgaben und unter besonderer Berücksichtigung der bildungspolitischen Schwerpunktsetzungen des für Schule zuständigen Ministeriums erstellt jedes staatliche Schulamt schuljahresbezogene Arbeitsschwerpunkte (Anlage 5). Die Arbeitsschwerpunkte sind dem für Schule zuständigen Ministerium spätestens vier Wochen nach Unterrichtsbeginn zur Kenntnis zu geben. Zur Umsetzung von Aufgaben sind Zielvereinbarungen anzustreben. Das staatliche Schulamt kann dem für Schule zuständigen Ministerium Vorschläge zum Abschluss von Zielvereinbarungen unterbreiten.

(7) Die staatlichen Schulämter werden bei der Aufgabenwahrnehmung durch Lehrkräfte fachlich unterstützt.

(8) Die Aufgabenwahrnehmung der Schulpsychologinnen und Schulpsychologen bestimmt sich nach den Verwaltungsvorschriften über die schulpsychologische Beratung in der jeweils geltenden Fassung.

7 - Verwaltungsfachlicher Bereich

Der verwaltungsfachliche Bereich gliedert sich in die Aufgabenbereiche Personal, Haushalt und Service sowie überregionale Aufgaben und wird durch die Personal- und Verwaltungsleitung geführt.

8 - Rechtsstelle

(1) Die Rechtsstellen beraten die Leitungen der staatlichen Schulämter, das Personal im verwaltungsfachlichen und schulfachlichen Bereich sowie die Schulen in allen rechtlichen Angelegenheiten.

(2) Die Rechtsstellen vertreten die staatlichen Schulämter vor allen Gerichten. Die Vertretung der Schulleiterinnen und Schulleiter vor den Verwaltungsgerichten bedarf deren Bevollmächtigung.

(3) Die staatlichen Schulämter unterrichten das für Schule zuständige Ministerium über alle gerichtlichen Streitverfahren von landesweiter und grundsätzlicher Bedeutung, insbesondere in der Rechtsmittelinstanz.

(4) Die Zuständigkeit des für Schule zuständigen Ministeriums in beamtenrechtlichen Angelegenheiten, soweit nicht übertragen, bleibt unberührt.

Abschnitt 4 Geschäftsablauf

9 - Geschäftsordnung

Grundlage der Gewährleistung eines einheitlichen Verwaltungshandelns ist eine durch das für Schule zuständige Ministerium erlassene Rahmengeschäftsordnung (Anlage 6).

10 - Zeichnungsbefugnis

(1) Personalangelegenheiten aller Beschäftigten im staatlichen Schulamt, der Schulleiterinnen und Schulleiter, der Lehrkräfte und des sonstigen pädagogischen Personals der Schulen, der Schriftwechsel mit den Personalräten, den Schwerbehindertenvertretungen sowie den übrigen Interessenvertretungen und Geschäftsanweisungen werden von der Leiterin oder vom Leiter des staatlichen Schulamtes schlussgezeichnet. In Personalangelegenheiten der Lehrkräfte und des sonstigen pädagogischen Personals kann die Schlusszeichnungsbefugnis auf andere Bedienstete übertragen werden, sofern diese nicht auf die Schulleiterinnen und Schulleiter übertragen worden ist.

(2) Das schulfachliche Personal unterzeichnet alle Schriftstücke des jeweiligen Aufgabenbereiches, sofern die Schlusszeichnung nicht der Leiterin oder dem Leiter des staatlichen Schulamtes vorbehalten ist.

(3) Dem verwaltungsfachlichen Personal obliegt die Schlusszeichnung, soweit es hierzu ermächtigt ist.

(4) Alle Zeichnungsberechtigten unterzeichnen ohne Funktionszusatz.

11 - Schriftgut

Die Behandlung des Schriftgutes erfolgt gemäß der Registraturordnung (Anlage 7).

12 - Zusammenarbeit mit den Schulträgern

(1) Die staatlichen Schulämter unterrichten die Landrätin oder den Landrat, die Oberbürgermeisterin oder den Oberbürgermeister sowie die kreisangehörigen Schulträger ihres Zuständigkeitsbereiches über wichtige Angelegenheiten, Planungen und Maßnahmen im Schulwesen und über besondere Ereignisse in den Schulen ihres Zuständigkeitsbereiches.

(2) Die staatlichen Schulämter arbeiten mit den Schulträgern und den Trägern der Schülerbeförderung zusammen. Zu Schulentwicklungsplänen sowie zu Beschlüssen über Errichtung, Änderung und Auflösung von Schulen nehmen sie Stellung. Die staatlichen Schulämter sollen zur Vorbereitung von Beschlüssen beratend tätig werden.

13 - Öffentlichkeitsarbeit

(1) Auskünfte an Presse, Rundfunk und Fernsehen erteilt grundsätzlich die Leiterin oder der Leiter des staatlichen Schulamtes. Im Einvernehmen mit der Leiterin oder dem Leiter können die Beschäftigten des staatlichen Schulamtes die Öffentlichkeit über Vorgänge aus ihrem Zuständigkeitsbereich unterrichten. In Angelegenheiten, die in die Zuständigkeit des für Schule zuständigen Ministeriums fallen, sind Auskünfte an die Medien nur nach Absprache mit diesem zu geben. Für Generalien und überregionale Aufgaben werden in Abstimmung mit dem für Schule zuständigen Ministerium Einzelregelungen getroffen.

(2) Die Leiterin oder der Leiter ist in der Öffentlichkeitsarbeit von den Beschäftigten des staatlichen Schulamtes zu unterstützen. Maßnahmen und wichtige Vorgänge, die voraussichtlich öffentliches Interesse finden, sind der Leiterin oder dem Leiter rechtzeitig zur Kenntnis zu geben.

14 - Sprechzeiten

Die Festlegung von Sprechzeiten wird zwischen den staatlichen Schulämtern einheitlich geregelt.

Abschnitt 5 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

15 - Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschriften treten am 01.09.2019 in Kraft.

Die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport

Britta Ernst

Anlagen

Anlage 1 - Organigramm Staatliches Schulamt XXX 239.5 KB

Anlage 2 - Geschäftsverteilungsplan 735.5 KB

Anlage 3 - Kernaufgaben der Schulaufsicht 451.8 KB

Anlage 4 - Generalien 149.2 KB

Anlage 5 - Arbeitsschwerpunkte 149.8 KB

Anlage 6 - Rahmengeschäftsordnung der staatlichen Schulämter (GO StSchÄ) 167.2 KB

Anlage 7 - Registraturordnung der staatlichen Schulämter (RegO StSchÄ) 151.4 KB