Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung - GemKV)
Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung - GemKV)
vom 14. Juli 2005 ( GVBl.II/05, [Nr. 23] , S.418)
Auf Grund des § 133 Abs. 1 Nr. 9 der Gemeindeordnung in der Fassung
der Bekanntmachung vom 10. Oktober 2001 (GVBl. I S. 154), der durch Artikel 4
des Gesetzes vom 4. Juni 2003 (GVBl. I S. 172, 174) geändert worden ist,
verordnet der Minister des Innern im Einvernehmen mit dem Minister der
Finanzen:
Inhaltsübersicht
Abschnitt 1
Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse
§ 1 Begriffsbestimmungen
§ 2 Aufgaben der Gemeindekasse
§ 3 Fremde Kassengeschäfte
§ 4 Zahlstellen
§ 5 Handvorschüsse, Einnahmekassen und Zahlungen mit
Hilfe von Automaten
§ 6 Einrichtung und Geschäftsgang der
Gemeindekasse
Abschnitt 2
Kassenanordnungen
§ 7 Allgemeines
§ 8 Zahlungsanordnung
§ 9 Allgemeine Zahlungsanordnung
§ 10 Auszahlungsanordnung für das
Lastschrifteinzugsverfahren
§ 11 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung
§ 12 Feststellung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit
§ 13 Automatisiertes Anordnungs- und
Feststellungsverfahren
Abschnitt 3
Zahlungsverkehr
§ 14 Allgemeines
§ 15 Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten und
Schecks
§ 16 Einzahlungsquittung
§ 17 Verfahren bei Stundung und Vollstreckung
§ 18 Auszahlungen
§ 19 Auszahlungsnachweise
Abschnitt 4
Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände
§ 20 Verwaltung der Kassenmittel
§ 21 Aufbewahrung und Beförderung von
Zahlungsmitteln
§ 22 Verwahrung von Wertgegenständen
§ 23 Verwahrung von anderen Gegenständen
Abschnitt 5
Buchführung
Unterabschnitt 1 Allgemeines
§ 24 Grundsätze für die
Buchführung
§ 25 Form und Sicherung der Bücher
Unterabschnitt 2 Bücher für Einnahmen und Ausgaben
§ 26 Zeitliche und sachliche Buchung
§ 27 Zeitbuch
§ 28 Buchungstag
§ 29 Sachbuch
§ 30 Buchungen im Sachbuch
§ 31 Weitere Bücher
§ 32 Absetzungen von Einnahmen und Ausgaben
Unterabschnitt 3 Tagesabschluss, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluss
§ 33 Tagesabschluss
§ 34 Zwischenabschlüsse der Zeit- und
Sachbücher
§ 35 Jahresabschluss
§ 36 Belege
§ 37 Aufbewahrung der Bücher und Belege und der
Jahresrechnung
Abschnitt 6
Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der
Gemeindeverwaltung
§ 38 Zahlungsverkehr
§ 39 Buchführung
§ 40 Zahl der Prüfungen
§ 41 Inhalt der Prüfungen
§ 42 Prüfungsbericht
Abschnitt 7
Sonderkassen
§ 43 Allgemeines
§ 44 Kaufmännische Buchführung
§ 45 Sonderregelung für wirtschaftliche
Unternehmen
§ 46 Kassenprüfungen
Abschnitt 8
Besondere Bestimmungen
§ 47 Schriftform
§ 48 Ausnahmen zur Erprobung von Steuerungsmodellen
§ 49 Anwendungsbereich
Abschnitt 9
Schlussbestimmung
§ 50 In-Kraft-Treten,
Außer-Kraft-Treten
Abschnitt 1
Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse
§ 1 Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bedeutet:
Abschlussbuchungen
die für den kassenmäßigen Abschluss und die Haushaltsrechnung
sowie die Vermögensrechnung des abgelaufenen Jahres noch erforderlichen
Buchungen einschließlich der Übertragungen in das folgende Jahr,
ausgenommen die Buchungen von Einzahlungen und Auszahlungen von Dritten oder an
Dritte; als Dritte gelten auch Sondervermögen mit Sonderrechnung,
Auszahlungen
die aus der Gemeindekasse oder Sonderkasse hinausgehenden Beträge
einschließlich der Verrechnungen (Nummer 9 Buchstabe c),
Bargeld
Münzen und Banknoten, die als gesetzliche Zahlungsmittel anerkannt sind,
Einzahlungen
die bei der Gemeindekasse oder Sonderkasse eingehenden Beträge
einschließlich der Verrechnungen,
Elektronische Signatur
fortgeschrittene elektronische Signatur nach § 2 Nr. 2 des
Signaturgesetzes,
Kassenmittel
die Zahlungsmittel nach der Nummer 7 und die Bestände auf Konten der
Gemeindekasse oder Sonderkasse mit Ausnahme der Geldanlagen (§ 41 Nr. 10
der Gemeindehaushaltsverordnung),
Zahlungsmittel
Bargeld, Schecks; in den Fällen des § 45 ausnahmsweise auch
Wechsel,
Geldkarte
Kartensystem, bei dem der Karteninhaber dem Kartenherausgeber im Voraus den
Gegenwert der auf der Karte gespeicherten Werteinheiten bezahlt,
Debitkarte
Kartensysteme, die dem Karteninhaber die Möglichkeit der bargeldlosen
Zahlung eröffnen, wobei das Konto des Karteninhabers belastet wird,
Kreditkarte
Kartensysteme der Kreditkartenunternehmen, die Zahlungen über das
Kreditkartenunternehmen ermöglichen, bei denen der verfügte Wert erst
verzögert mit einem individuell vereinbarten Zahlungsziel vom Konto des
Karteninhabers eingezogen wird,
Kassenkarte
Kartensysteme, bei dem der Ein- oder Auszahlungsbetrag oder ein sonstiges
Identifikationsmerkmal durch Einbindung in das anordnende Verfahren oder
über Chipkartenprogrammiergeräte (Schalterterminals) auf die
Kassenkarte (Chipkarte) übertragen wird und die Ein- oder Auszahlung an
entsprechenden Kassen-Automaten erfolgt,
Zahlungsanordnung
Annahmeanordnung und Auszahlungsanordnung,
Zahlungsverkehr
Unbare Zahlungen
die - auch mittels Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten -
bewirkten Überweisungen oder Einzahlungen auf ein Konto der Gemeindekasse
oder der Sonderkasse bei einem Kreditinstitut, die entsprechenden
Überweisungen und Auszahlungen von einem solchen Konto sowie die
Übersendung von Schecks oder von Wechseln in den Fällen des §
45,
Barzahlungen
die Übergabe oder Übersendung von Bargeld; als Barzahlung gelten auch
die Zahlung mittels Kassenkarte und die Übergabe von Schecks sowie von
Wechseln in den Fällen des § 45,
Verrechnungen
Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich zwischen Einnahmen und
Ausgaben bewirkt werden, ohne dass die Höhe des Kassen-Sollbestandes
verändert wird (Aufrechnung, Verrechnung zwischen verschiedenen
Buchungsstellen).
§ 2 Aufgaben der Gemeindekasse
(1) Zu den Kassengeschäften, die die Gemeindekasse nach § 91 der
Gemeindeordnung zu erledigen hat, gehören
die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben,
die Verwaltung der Kassenmittel,
die Verwahrung von Wertgegenständen,
die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege, soweit
nicht nach § 92 der Gemeindeordnung eine andere Stelle damit beauftragt
ist.
Der Gemeindekasse obliegen außerdem die Mahnung sowie die Beitreibung
von Forderungen und die Einleitung der Zwangsvollstreckung, soweit in anderen
Vorschriften nichts anderes bestimmt ist. Der Gemeindekasse obliegt auch die
Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass der aus den
Maßnahmen nach Satz 1 resultierenden Nebenforderungen (Gebühren,
Säumniszuschläge, Verzinsungen und Auslagen).
(2) Der Gemeindekasse können weitere Aufgaben übertragen werden,
soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben
nach Absatz 1 nicht beeinträchtigt wird.
(3) Mit der Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und dem Erlass von
Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen sollen nur
Bedienstete der Gemeindekasse beauftragt werden, die nicht selbst Einzahlungen
annehmen oder Auszahlungen leisten.
§ 3 Fremde Kassengeschäfte
(1) Die Gemeindekasse darf Aufgaben nach § 2 Abs. 1 für andere
Stellen nur erledigen, wenn dies durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes
bestimmt oder durch den Bürgermeister angeordnet ist. Eine Anordnung ist
nur zulässig, wenn dies im Interesse der Gemeinde liegt und
gewährleistet ist, dass die fremden Kassengeschäfte bei der
Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können.
(2) Für die Erledigung fremder Kassengeschäfte gelten die
Regelungen dieser Verordnung entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder auf
Grund eines Gesetzes etwas anderes bestimmt ist.
§ 4 Zahlstellen
Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen als Teile
der Gemeindekasse eingerichtet werden. Den Zahlstellen können auch
Aufgaben nach § 2 Abs. 1 Satz 2 und § 2 Abs. 2 übertragen
werden. Der Bürgermeister regelt die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen.
§ 5 Handvorschüsse, Einnahmekassen und Zahlungen mit Hilfe von Automaten
(1) Zur Leistung von geringfügigen Zahlungen oder als Wechselgeld
können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Beschäftigten
Handvorschüsse in bar, mittels Geldkarte oder bargeldlos über ein
Girokonto gewährt werden. Wenn kein anderer Zeitpunkt bestimmt wird, ist
über die Handvorschüsse monatlich, spätestens zum
Jahresabschluss abzurechnen. Der Bürgermeister hat die erforderlichen
Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Verwaltung der
Handvorschüsse zu treffen.
(2) Für die Annahme von Zahlungen können Einnahmekassen errichtet
werden. Für Einnahmekassen gelten die Regelungen für
Handvorschüsse sinngemäß.
(3) Wenn Zahlungen mit Hilfe von Automaten angenommen oder geleistet
werden, gelten die Absätze 1 und 2 entsprechend.
§ 6 Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse
(1) Die Gemeindekasse ist so einzurichten, dass
sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen
kann,
für die Sicherheit der Bediensteten gegen Überfälle
angemessen gesorgt ist,
Datenverarbeitungseinrichtungen oder -systeme, Automaten für den
Zahlungsverkehr und andere technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden
können und
die Zahlungsmittel, die zu verwahrenden Wertgegenstände, die
Bücher und Belege sicher aufbewahrt werden können.
(2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von denselben
Bediensteten wahrgenommen werden. Buchhalter und Kassierer dürfen nicht
bis zum dritten Grade verwandt, zum zweiten Grade verschwägert oder durch
Adoption, Ehe oder eingetragene Lebenspartnerschaft verbunden sein.
(3) Ist die Gemeindekasse ständig mit mehr als einem Bediensteten
besetzt, sollen Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und
-vollmachten sowie Schecks von zwei Bediensteten unterzeichnet werden. Bei
Einsatz automatisierter Verfahren können die Unterschriften durch
elektronische Signaturen ersetzt werden.
(4) An die Gemeindekasse gerichtete Sendungen sind ihr ungeöffnet
zuzuleiten. Bei anderen Dienststellen der Gemeinde eingehende Zahlungsmittel
und Wertsendungen sind unverzüglich an die Gemeindekasse weiterzuleiten.
(5) Der Bürgermeister hat die Aufsicht über die Gemeindekasse. Er
kann die Aufsicht über die Geschäftsführung einem Bediensteten
übertragen, der nicht Kassenbediensteter sein darf.
Abschnitt 2
Kassenanordnungen
§ 7 Allgemeines
(1) Die Gemeindekasse darf, soweit in dieser Verordnung nichts anderes
bestimmt ist, nur auf Grund einer schriftlichen oder bei automatisierten
Verfahren auf elektronischem Wege übermittelten Kassenanordnung
Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten und die damit verbundenen
Buchungen vornehmen (Zahlungsanordnung),
Buchungen vornehmen, die das Ergebnis in den Büchern ändern und
die sich nicht in Verbindung mit einer Zahlung ergeben (Buchungsanordnung),
Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände
ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Einlieferungs- oder
Auslieferungsanordnung).
Die Gemeindekasse hat Kassenanordnungen vor ihrer Ausführung daraufhin
zu prüfen, ob diese den Formvorschriften nach § 8 Abs. 1 und § 9
Abs. 1 entsprechen. Sie darf Kassenanordnungen, die den genannten
Formvorschriften nicht entsprechen, erst nach Berichtigung durch die anordnende
Stelle ausführen.
(2) Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu
erteilen. Die Namen und Unterschriften der Beschäftigten, die Anordnungen
erteilen dürfen, sowie Form und Umfang der Anordnungsbefugnis sind der
Gemeindekasse mitzuteilen. Wer nach den §§ 12 und 13 zugleich die
sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigt, soll nicht auch die
Zahlungsanordnung erteilen.
(3) Bedienstete der Gemeindekasse dürfen keine Kassenanordnungen
erteilen.
§ 8 Zahlungsanordnung
(1) Die Zahlungsanordnung muss mindestens enthalten
den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag,
den Grund der Zahlung,
den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten,
den Fälligkeitstag,
die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,
die Bestätigung, dass die Bescheinigung der sachlichen und
rechnerischen Richtigkeit nach § 12 Abs. 1 oder die Bescheinigung nach
§ 13 Abs. 2 vorliegt,
das Datum der Anordnung und
die Unterschrift des Anordnungsberechtigten.
Die Bestätigung nach Satz 1 Nr. 6 entfällt, wenn die
Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit mit der
Zahlungsanordnung verbunden ist. Bei automatisierten Verfahren kann anstelle
der Unterschrift des Anordnungsberechtigten nach Satz 1 Nr. 8 die elektronische
Signatur eingesetzt werden.
(2) Zahlungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, sobald die
Verpflichtung zur Leistung, der Zahlungspflichtige oder der
Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen.
§ 9 Allgemeine Zahlungsanordnung
(1) Eine allgemeine Zahlungsanordnung kann sich auf die Angaben nach §
8 Abs. 1 Nr. 2, 5, 7 und 8 beschränken. Sie ist zulässig für
Einnahmen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne dass der
Zahlungspflichtige oder die Höhe vorher feststehen,
regelmäßig wiederkehrende Ausgaben, für die der
Zahlungsgrund und die Empfangsberechtigten, nicht aber die Höhe für
die einzelnen Fälligkeitstermine feststehen,
geringfügige Ausgaben, für die sofortige Barzahlung üblich
ist,
Ausgaben für Gebühren, Zinsen und ähnliche Kosten, die bei
der Erledigung der Aufgaben der Gemeindekasse anfallen.
§ 8 Abs. 1 Satz 3 gilt entsprechend.
(2) Der Bürgermeister kann für Einnahmen, die nach
Rechtsvorschriften oder allgemeinen Tarifen erhoben werden, eine allgemeine
Zahlungsanordnung zulassen, wenn gewährleistet ist, dass die Gemeindekasse
rechtzeitig vor den Fälligkeitstagen die Unterlagen über die
anzunehmenden Beträge erhält.
§ 10 Auszahlungsanordnung für das Lastschrifteinzugsverfahren
Die Gemeindekasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen
oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art
vom Konto der Gemeindekasse abbuchen zu lassen. Eine solche Anweisung darf der
Gemeindekasse nur erteilt werden, wenn
zu erwarten ist, dass der Empfangsberechtigte ordnungsgemäß mit
der Gemeindekasse abrechnet,
die Forderungen des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe nach
abzuschätzen sind und
gewährleistet ist, dass das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag auf
dem Konto der Gemeindekasse wieder gutschreibt, wenn der Bürgermeister in
angemessener Frist der Abbuchung widerspricht.
Von der Voraussetzung nach Satz 2 Nr. 3 kann abgesehen werden, wenn der
Empfangsberechtigte eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.
§ 11 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung
(1) Ist für die Gemeindekasse zu erkennen, dass sie empfangsberechtigt
ist, hat sie Einnahmen auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und zu buchen. Die
Annahmeanordnung ist unverzüglich einzuholen.
(2) Ohne Annahmeanordnung dürfen angenommen und gebucht werden
Kassenmittel, die die Gemeindekasse von einer anderen Stelle für
Auszahlungen für Rechnung dieser Stelle erhält,
Einnahmen, die irrtümlich bei der Gemeindekasse eingezahlt und nach
Absatz 3 Nr. 2 zurückgezahlt oder weitergeleitet werden, oder
Einnahmen, die die Gemeindekasse nach § 2 Abs. 1 Satz 3 selbst
festsetzt.
(3) Ohne Auszahlungsanordnung dürfen ausgezahlt und gebucht werden
die an eine andere Stelle abzuführenden Mittel, die für deren
Rechnung angenommen wurden,
irrtümlich eingezahlte Beträge, die an den Einzahler
zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten weitergeleitet werden.
§ 12 Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
(1) Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und
ihre Höhe zu prüfen. Die Richtigkeit ist schriftlich oder durch eine
elektronische Signatur zu bescheinigen (Feststellung der sachlichen und
rechnerischen Richtigkeit). In den Fällen des § 11 Abs. 2 Nr. 1 und 2
und des § 11 Abs. 3 entfällt eine sachliche und rechnerische
Feststellung.
(2) Bedarf es einer Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung nach §
8, ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit vor Erteilung der Anordnung
festzustellen. Sonst ist die Feststellung nach Eingang oder Leistung der
Zahlung unverzüglich nachzuholen. Die anordnungsberechtigte Stelle hat der
Gemeindekasse eine Bestätigung über die Feststellung zu
übermitteln.
(3) Der Bürgermeister regelt die Befugnis für die Feststellung
der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und deren Form. Bediensteten der
Gemeindekasse darf die Befugnis nur erteilt werden, wenn und soweit der
Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann; § 2 Abs. 3 gilt
entsprechend.
§ 13 Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren
(1) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und
Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des
Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen
automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt sein, dass
geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren
eingesetzt werden,
die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet
und ausgegeben werden,
nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Daten wann und von wem eingegeben
oder verändert worden sind,
in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt
verändert werden können,
die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit
in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,
die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und
vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen
sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung
und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines
Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation
der eingesetzten Programme und Verfahren, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist
für Belege verfügbar bleiben,
Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle als Belege
gemäß § 36 Abs. 2 aufbewahrt werden,
elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der
Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und
der Tätigkeitsbereich „Administration von Informationssystemen
und automatisierten Verfahren“, der Fachbereich und die Erledigung von
Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen
bestimmt werden.
Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz
automatisierter Verfahren sowie deren Sicherung und Kontrolle. Lässt die
Gemeinde Kassengeschäfte von einer anderen Stelle besorgen (§ 92 der
Gemeindeordnung), ist die Sicherung des Verfahrens durch Vertrag zu regeln.
(2) Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist anstelle der
Feststellung nach § 12 Abs. 1 zu bescheinigen, dass sowohl die dem
Verfahren zugrunde liegenden Daten sachlich und rechnerisch richtig
festgestellt, vollständig ermittelt und erfasst und mit den gültigen
Programmen ordnungsgemäß verarbeitet worden sind als auch die
Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 12 Abs. 2 gilt
entsprechend.
Abschnitt 3
Zahlungsverkehr
§ 14 Allgemeines
(1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit unbar abzuwickeln.
(2) Zahlungsmittel dürfen nur in den Räumen der Gemeindekasse und
nur von den damit beauftragten Bediensteten angenommen oder ausgehändigt
werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von
hierfür vom Bürgermeister ermächtigten Personen oder mit Hilfe
von Automaten angenommen oder ausgezahlt werden.
(3) Die Gemeindekasse darf einem Beschäftigten der Gemeinde keine
Zahlungsmittel zur Weitergabe an andere aushändigen, es sei denn, dass die
Weitergabe der Zahlungsmittel zu seinem Dienstauftrag gehört oder er die
Zahlungsmittel als gesetzlicher Vertreter oder als Bevollmächtigter in
Empfang nehmen kann.
§ 15 Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten und Schecks
(1) Neben den gesetzlichen Zahlungsmitteln dürfen Einzahlungen mittels
Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten oder Schecks entgegengenommen werden.
(2) Auszahlungen sollen nicht mittels Debit- oder Kreditkarten geleistet
werden.
(3) Der Bürgermeister regelt, welche Einzahlungen oder Auszahlungen
mittels Debit- oder Kreditkarten angenommen oder geleistet werden dürfen.
§ 16 Einzahlungsquittung
(1) Die Gemeindekasse hat dem Einzahler über jede Einzahlung, die
durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht den
Gegenwert für verkaufte Wertzeichen oder geldwerte Drucksachen darstellt,
eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen hat die
Gemeindekasse nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist der
Zahlungsweg anzugeben.
(2) Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist dies
in der Quittung anzugeben. In diesem Fall hat die Quittung den Vermerk
„Eingang vorbehalten“ zu enthalten.
(3) Der Bürgermeister regelt die Form der Quittung und die Befugnis zu
ihrer Erteilung. Die Regelung muss den Anforderungen an einen sicheren
Zahlungsverkehr genügen. Bei Kleinbeträgen nach § 29 der
Gemeindehaushaltsverordnung, die durch Automaten vereinnahmt werden, kann von
einer Quittung abgesehen werden.
§ 17 Verfahren bei Stundung und Vollstreckung
(1) Sind Vollstreckungsmaßnahmen eingeleitet worden, soll die
zuständige Dienststelle eine Stundung nur im Benehmen mit der
Gemeindekasse bewilligen. Im Übrigen hat sie Stundungen der Gemeindekasse
unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Gemeindekasse darf unbeschadet
des § 2 Abs. 1 Satz 2 und 3 Stundungen nicht gewähren.
(2) Die Gemeindekasse hat die unverzügliche Vollstreckung der
Einnahmen zu veranlassen, die nicht rechtzeitig oder nicht vollständig
eingegangen sind. Von Vollstreckungsmaßnahmen kann sie zunächst
absehen, wenn zu erkennen ist, dass
die Vollziehung des der Annahmeanordnung zugrunde liegenden Bescheids
ausgesetzt wird oder
eine Stundung, Niederschlagung oder ein Erlass in Betracht kommt.
Sie hat in diesen Fällen unverzüglich die Entscheidung der
zuständigen Dienststelle herbeizuführen.
§ 18 Auszahlungen
(1) Die Gemeindekasse hat die Ausgaben zu den Fälligkeitstagen zu
leisten. Sie soll Forderungen der Gemeinde gegen Forderungen des
Empfangsberechtigten aufrechnen.
(2) Ausgaben für Rechnung einer anderen Stelle sollen nur insoweit
geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder
aus deren Beständen zur Verfügung stehen.
§ 19 Auszahlungsnachweise
(1) Die Gemeindekasse darf nur gegen Quittung bar auszahlen. Der
Bürgermeister kann einen anderen Nachweis zulassen, wenn dem
Empfänger die Ausstellung einer Quittung nicht möglich ist oder nicht
zugemutet werden kann.
(2) Bei unbaren Auszahlungen oder Auszahlungen mit Kassenkarte ist auf dem
Beleg anzugeben oder innerhalb des automatisierten Verfahrens zu dokumentieren,
an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung geleistet worden ist.
Abschnitt 4
Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände
§ 20 Verwaltung der Kassenmittel
(1) Die Gemeindekasse hat darauf zu achten, dass die für die
Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Der
Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei
Kreditinstituten errichteten Konten sind auf den für Zahlungen notwendigen
Umfang zu beschränken. Vorübergehend nicht benötigte
Kassenmittel sind so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind.
(2) Der Bürgermeister regelt die Errichtung von Konten bei
Kreditinstituten und die Bewirtschaftung des Kassenbestandes. Die anordnenden
Stellen haben die Gemeindekasse unverzüglich zu unterrichten, wenn mit
größeren Ein- oder Auszahlungen zu rechnen ist. Wenn der
Bürgermeister nichts anderes bestimmt, hat ihn die Gemeindekasse über
die Anlegung vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel
regelmäßig zu unterrichten.
(3) Muss der Kassenbestand vorübergehend aus Rücklagen oder durch
Kassenkredite verstärkt werden, oder können Rücklagen angelegt
oder Kassenkredite zurückgezahlt werden, hat die Gemeindekasse
unverzüglich die Weisung des Bürgermeisters einzuholen.
§ 21 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln
(1) Zahlungsmittel und Vordrucke für Schecks und
Überweisungsaufträge sind sicher aufzubewahren. Der
Bürgermeister bestimmt, welche Sicherheitsvorkehrungen für die
Aufbewahrung sowie für die Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffen
sind.
(2) Die Gemeindekasse darf Zahlungsmittel, die nicht zum Kassenbestand
gehören, und Gegenstände, die ihr nicht zur Verwahrung zugewiesen
sind, nicht im Kassenbehälter aufbewahren.
§ 22 Verwahrung von Wertgegenständen
(1) Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut gegen Depotschein zur
Verwahrung übergeben werden. Im Übrigen sind Wertpapiere und andere
Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen, von der
Gemeindekasse zu verwahren. Das Gleiche gilt für Gebührenmarken,
andere Wertzeichen mit Ausnahme von Postwertzeichen und für geldwerte
Drucksachen, die nach § 16 Abs. 1 Satz 1 ohne Quittung ausgegeben werden.
Der Bürgermeister kann eine andere Dienststelle mit der Verwahrung
beauftragen.
(2) Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden
Wertgegenstände ist Buch zu führen. Die Annahme und Auslieferung sind
zu quittieren. § 14 Abs. 2 und 3 und § 21 Abs. 1 gelten entsprechend.
(3) Verwahrt die Gemeindekasse Wertpapiere, hat sie die Auslosung, die
Kündigung und die Zinstermine zu überwachen sowie die sonstigen
Aufgaben des Verwahrers nach dem Depotgesetz wahrzunehmen.
§ 23 Verwahrung von anderen Gegenständen
Andere Gegenstände, die der Gemeinde gehören oder von ihr zu
verwahren sind, können in geeigneten Fällen der Gemeindekasse zur
Verwahrung zugewiesen werden. § 14 Abs. 2 und 3, § 21 Abs. 1 und
§ 22 Abs. 2 Satz 1 und 2 gelten entsprechend.
Abschnitt 5
Buchführung
Unterabschnitt 1 Allgemeines
§ 24 Grundsätze für die Buchführung
(1) Die Buchführung muss ordnungsgemäß, sicher und
wirtschaftlich sein.
(2) Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen vollständig,
richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein; sie sind zeitnah
vorzunehmen.
§ 25 Form und Sicherung der Bücher
(1) Die Bücher können mit Hilfe automatisierter Verfahren oder in
visuell lesbarer Form geführt werden. Der Bürgermeister bestimmt, in
welcher Form die Bücher geführt werden.
(2) Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen
urkundenecht vorzunehmen. Sie dürfen nur zur Berichtigung von Schreib- und
Rechenfehlern und sonstigen offensichtlichen Unrichtigkeiten geändert
werden. Änderungen müssen so vorgenommen werden, dass die
ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt.
(3) Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust,
Wegnahme und Veränderungen zu schützen.
Unterabschnitt 2 Bücher für Einnahmen und Ausgaben
§ 26 Zeitliche und sachliche Buchung
Die Einnahmen und Ausgaben sind in zeitlicher Reihenfolge im Zeitbuch und
in sachlicher Ordnung im Sachbuch zu buchen.
§ 27 Zeitbuch
(1) Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander einzeln
oder nach den Absätzen 2 und 3 in Summen zusammengefasst im Zeitbuch zu
buchen. Die Buchung umfasst mindestens
die laufende Nummer,
den Buchungstag,
ein Identifikationsmerkmal, das die Verbindung mit der sachlichen Buchung
herstellt, und
den Betrag.
Gebuchte Beträge dürfen nach dem Tagesabschluss nicht mehr
geändert werden.
(2) Zum Zeitbuch können Vorbücher geführt werden, aus denen
die Ergebnisse in das Zeitbuch übernommen werden. Für die
Vorbücher gilt Absatz 1 Satz 2 und 3 entsprechend.
(3) Im Zeitbuch können mehrere Beträge auf Grund von
Zusammenstellungen von Belegen zusammengefasst gebucht werden. Die
Zusammenstellungen sind als Belege zur Zeitbuchung aufzubewahren.
§ 28 Buchungstag
(1) Einzahlungen sind zeitlich zu buchen
bei unbaren Zahlungen an dem Tag, an dem die Gemeindekasse von der
Gutschrift Kenntnis erhält oder ein übersandter Scheck bei ihr
eingeht,
bei Barzahlungen an dem Tag des Eingangs der Zahlungsmittel,
bei Aufrechnungen an dem Tag, an dem die Aufrechnungserklärung der
Gemeindekasse bekannt wird, und
bei den von Gelderhebern erhobenen Einzahlungen an dem Tag, an dem der
Gelderheber mit der Gemeindekasse abrechnet.
(2)Auszahlungen sind zeitlich zu buchen
bei unbaren Zahlungen an dem Tag der Hingabe des Auftrags an das
Kreditinstitut oder der Übersendung eines Schecks bei Abbuchungen im
Lastschrifteinzugsverfahren an dem Tag, an dem die Gemeindekasse von der
Abbuchung Kenntnis erhält,
bei Barzahlungen an dem Tag der Übergabe oder Übersendung von
Bargeld oder der Übergabe von Schecks und
bei Aufrechnungen an dem Tag, an dem die Einnahmebuchung vorgenommen wird.
(3) Bei Verrechnungen zwischen verschiedenen Buchungsstellen sind Einnahmen
und Ausgaben am selben Tag zu buchen.
(4) Wird im automatisierten Verfahren gebucht, können die Buchungen
auch nach den in den Absätzen 1 bis 3 genannten Tagen vorgenommen werden.
Sie sind unverzüglich und stets unter dem Datum vorzunehmen, das sich aus
den Absätzen 1 bis 3 ergibt.
§ 29 Sachbuch
(1) Das Sachbuch ist so einzurichten, dass aus ihm der
kassenmäßige Abschluss und die Haushaltsrechnung entwickelt werden
können. Es ist zu gliedern in
das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für
den Vermögenshaushalt,
das Sachbuch für Vorschüsse (Vorschussbuch) und das Sachbuch
für Verwahrgelder und andere haushaltsfremde Vorgänge (Verwahrbuch);
das Vorschussbuch und das Verwahrbuch können zusammengefasst werden.
(2) Im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den
Vermögenshaushalt sind die Einnahmen und die Ausgaben nach der Ordnung des
Haushaltsplans zu buchen. Die Ordnung für die Buchung in den anderen
Sachbuchteilen bestimmt der Bürgermeister, soweit das Ministerium des
Innern keine verbindlichen Muster bekannt gegeben hat.
(3) Die sachliche Buchung umfasst mindestens
die zur Sollstellung angeordneten Beträge,
die Einzahlungen und Auszahlungen,
den Buchungstag der Einzahlung oder Auszahlung und
Hinweise, die die Verbindung mit der zeitlichen Buchung und dem Beleg
herstellen.
(4) Zum Sachbuch können Vorbücher geführt werden, deren
Ergebnisse in das Sachbuch zu übernehmen sind. Für den Inhalt der
Vorbücher gilt Absatz 3 entsprechend. Den Zeitpunkt der Übernahme
bestimmt der Bürgermeister.
§ 30 Buchungen im Sachbuch
Die Einnahmen und Ausgaben sind auf Grund der Kassenanordnung oder der
Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit nach § 12 Abs. 1
oder § 13 Abs. 2 zum Soll zu stellen. Bei Auszahlungen kann die
Sollstellung bis zur Zeitbuchung aufgeschoben werden. Die Ist-Buchung im
Sachbuch soll mit der Zeitbuchung vorgenommen werden.
§ 31 Weitere Bücher
(1) Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den für
den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten der Gemeindekasse
ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen. Hiervon kann
abgesehen werden, wenn durch das Zeitbuch oder auf andere Weise der Bestand und
die Veränderungen der Konten überwacht werden können.
(2) Zum Nachweis der Tagesabschlüsse ist ein Tagesabschlussbuch zu
führen.
(3) Die in den Absätzen 1 und 2 genannten Bücher können
für mehrere Jahre geführt werden.
(4) Der Bürgermeister bestimmt, welche weiteren Bücher
geführt werden.
§ 32 Absetzungen von Einnahmen und Ausgaben
(1) Die Rückzahlung zuviel eingegangener Beträge ist bei den
Einnahmen abzusetzen, wenn die Rückzahlung im selben Jahr vorgenommen
wird, in dem der Betrag eingegangen ist. In den anderen Fällen sind
Rückzahlungen als Ausgaben zu behandeln.
(2) Die Rückzahlung zuviel ausgezahlter Beträge ist bei den
Ausgaben abzusetzen, wenn die Rückzahlung im selben Jahr vorgenommen wird,
in dem der Betrag ausgezahlt worden ist, oder wenn noch ein entsprechender
Haushaltsausgaberest besteht. In den anderen Fällen sind die
Rückzahlungen als Einnahmen zu behandeln.
(3) § 13 Abs. 2 der Gemeindehaushaltsverordnung bleibt unberührt.
Unterabschnitt 3 Tagesabschluss, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluss
§ 33 Tagesabschluss
(1) Die Gemeindekasse hat
an jedem Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, am Schluss der
Kassenstunden oder vor Beginn des folgenden Buchungstages den Kassen-Istbestand
und
für jeden Buchungstag (§ 28) unmittelbar nach Abschluss der
Zeitbuchung oder vor Beginn des folgenden Buchungstages den Kassen-Sollbestand
zu ermitteln und jeweils sofort in das Tagesabschlussbuch zu übernehmen.
Die Eintragungen sind von den an den Ermittlungen beteiligten Bediensteten und
vom Kassenverwalter zu unterschreiben. Bei Einsatz eines elektronischen
Verfahrens kann die elektronische Signatur eingesetzt werden. Erfolgen die
Kontogegenbuchführung und die zeitliche Buchung in einem automatisierten
Verfahren, können anstelle des Tagesabschlusses nach Satz 1 der
Barkassenbestand und der Bestand aus den Kontogegenbüchern ermittelt und
dem Bestand an Zahlungsmitteln sowie dem Bestand auf den für den
Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten gegenübergestellt
werden.
(2) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des
Kassen-Istbestandes und des Kassen-Sollbestandes ergeben, sind
unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag nicht sofort
ersetzt, ist er zunächst als Vorschuss zu buchen; der Bürgermeister
ist hiervon unverzüglich zu unterrichten. Ein Kassenfehlbetrag ist bei der
Aufstellung der Jahresrechnung, wenn er länger als sechs Monate
unaufgeklärt geblieben ist und Bedienstete nicht haften, im
Verwaltungshaushalt als Ausgabe zu buchen. Ein Kassenüberschuss ist
zunächst als Verwahrgeld zu buchen. Bei der Aufstellung der Jahresrechnung
ist er, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist,
im Verwaltungshaushalt zu vereinnahmen.
(3) Bei Kassen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Bürgermeister
zulassen, dass wöchentlich nur ein Abschluss vorgenommen wird.
§ 34 Zwischenabschlüsse der Zeit- und Sachbücher
In bestimmten Zeitabständen, mindestens vierteljährlich, ist
durch einen Zwischenabschluss des Zeitbuches und Sachbuches festzustellen, ob
die zeitliche und die sachliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen
übereinstimmen. Auf Anordnung des Bürgermeisters kann von
Zwischenabschlüssen abgesehen werden, wenn die zeitlichen und sachlichen
Buchungen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.
§ 35 Jahresabschluss
(1) Das Zeitbuch und das Sachbuch sind zum Ende des Haushaltsjahres
abzuschließen. Nach dem Abschlusstag dürfen nur noch
Abschlussbuchungen (§ 1 Nr. 1) vorgenommen werden.
(2) Der buchmäßige Kassenbestand, die Kassenreste und die
Haushaltsreste sowie ein Fehlbetrag sind nach der für die Zeit- und
Sachbuchung vorgeschriebenen Ordnung in die Bücher des folgenden
Haushaltsjahres zu übernehmen.
§ 36 Belege
(1) Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und
Auszahlungsnachweise, ferner durch Unterlagen, aus denen sich der Zahlungsgrund
ergibt, belegt sein. In den Fällen der §§ 9, 10 und 11
Abs. 2 Nr. 3 tritt an die Stelle der Kassenanordnung die Bestätigung, dass
die sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigt worden ist (§ 12
Abs. 2 Satz 2 und 3). Soweit Anordnungs- und Feststellungsverfahren
automatisiert sind, können die begründenden Unterlagen unmittelbar
entweder auf revisionssichere Speichermedien oder auf Bildträger
übernommen werden.
(2) Bei der Übernahme von Belegen auf revisionssichere Speichermedien
oder auf Bildträger muss sichergestellt werden, dass die Wiedergabe und
die Daten mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie
Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich
übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
§ 37 Aufbewahrung der Bücher und Belege und der Jahresrechnung
(1) Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren.
Soweit begründende Unterlagen nach § 36 Abs. 1 Satz 1 nicht den
Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den
anordnenden Stellen.
(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei automatisierten
Verfahren in ausgedruckter Form. Die Bücher und Belege sind, soweit andere
Vorschriften keine längere Aufbewahrung vorschreiben, fünf Jahre
aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung
über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und
Lastschriften der Kreditinstitute zählen zu den Belegen.
(3) In visuell lesbarer Form geführte Bücher und die Belege
können nach Beschlussfassung der Gemeindevertretung über die
Jahresrechnung auf revisionssichere Speichermedien oder auf Bildträgern
aufbewahrt werden. Der Bürgermeister kann nach Abstimmung mit dem
Rechnungsprüfungsamt einen früheren Termin für die
Übernahme festlegen.
(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege
gespeichert sind, geändert oder abgelöst, muss die maschinelle
Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit
den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System
gewährleistet sein.
Abschnitt 6
Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der
Gemeindeverwaltung
§ 38 Zahlungsverkehr
(1) Lässt die Gemeinde nach § 92 der Gemeindeordnung den
Zahlungsverkehr ganz oder zum Teil durch eine Stelle außerhalb der
Gemeindeverwaltung besorgen, muss insbesondere gewährleistet sein, dass
Zahlungsanordnungen vor Übersendung an die erledigende Stelle
registriert werden, wenn nicht die Beträge vorher zum Soll gestellt
wurden,
die Zahlungsanordnungen an die erledigende Stelle nicht unbefugt
geändert werden können,
die erledigende Stelle
mindestens monatlich mit der Gemeindekasse abrechnet, wenn nicht eine
unmittelbare Abrechnung mit einer anderen Stelle angeordnet ist,
die Auszahlungsnachweise für die einzelnen Auszahlungen der Gemeinde
als Belege überlässt oder ihr schriftlich bestätigt, dass die
Zahlungen auftragsgemäß geleistet worden sind; im letzteren Fall
müssen die Auszahlungsnachweise von der erledigenden Stelle nach den
für die Gemeinde geltenden Vorschriften aufbewahrt und für die
Prüfungen bereitgestellt werden,
Angelegenheiten, die ihr durch die Erledigung der Kassengeschäfte zur
Kenntnis gelangen, nicht unbefugt verwertet oder weitergibt,
im Falle eines Verschuldens für Schäden der Gemeinde oder
Dritter eintritt und
den für die Prüfungen bei der Gemeinde zuständigen
Prüfungsstellen Gelegenheit gibt, die ordnungsgemäße Abwicklung
des Zahlungsverkehrs an Ort und Stelle zu prüfen.
(2) Die erledigende Stelle muss ihre Nachweise über die Ein- und
Auszahlungen wie Vorbücher zum Zeitbuch der Gemeinde führen. Die
Gemeindekasse hat die von der erledigenden Stelle angenommenen Einnahmen oder
geleisteten Ausgaben zusammengefasst in ihre Zeitbücher zu übernehmen
und an dem Tage zu buchen, an dem die erledigende Stelle mit der Gemeindekasse
abrechnet.
§ 39 Buchführung
Lässt die Gemeinde nach § 92 der Gemeindeordnung die Buchung der
Einnahmen und Ausgaben ganz oder zum Teil von Stellen außerhalb der
Gemeindeverwaltung besorgen, muss insbesondere gewährleistet sein, dass
die Belege vor der Übersendung an die erledigende Stelle registriert
werden,
die Gemeinde sich durch Stichproben von der ordnungsgemäßen
Erledigung der Buchungen vergewissert und
der Gemeinde rechtzeitig die Tagesabschlüsse (§ 33),
Zwischenabschlüsse (§ 34) und der Jahresabschluss (§ 35)
übermittelt werden.
Im Übrigen gilt § 38 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Buchstabe c bis e
entsprechend.
§ 40 Zahl der Prüfungen
(1) Bei der Gemeindekasse und bei jeder ihrer Zahlstellen sind in jedem
Jahr mindestens eine unvermutete Kassenprüfung und eine unvermutete
Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen. Statt der unvermuteten
Kassenbestandsaufnahme kann eine zweite unvermutete Kassenprüfung
vorgenommen werden. Überwacht das Rechnungsprüfungsamt dauernd die
Kasse, kann von der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme abgesehen werden.
(2) Beim Ausscheiden des Kassenverwalters ist eine Kassenprüfung
vorzunehmen.
(3) Handvorschüsse sind mindestens jährlich einmal unvermutet zu
prüfen.
§ 41 Inhalt der Prüfungen
(1) Durch die Kassenbestandsaufnahme ist zu ermitteln, ob der
Kassen-Istbestand mit dem Kassen-Sollbestand übereinstimmt.
(2) Durch die Kassenprüfung ist außer der Prüfung nach
Absatz 1 insbesondere stichprobenweise festzustellen, ob
der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird,
insbesondere die Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig
eingezogen oder geleistet sowie Verwahrgelder und Vorschüsse
unverzüglich abgewickelt worden sind,
die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, insbesondere
die Eintragungen im Sachbuch denen im Zeitbuch entsprechen,
die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den
Vorschriften entsprechen,
der tägliche Bestand an Bargeld und der Kontenbestand bei
Kreditinstituten den notwendigen Umfang nicht überschreitet,
die verwahrten Wertgegenstände und anderen Gegenstände vorhanden
sind und
im Übrigen die Kassengeschäfte ordnungsgemäß und
wirtschaftlich erledigt werden.
(3) Bei fremden Kassengeschäften kann von der Prüfung nach Absatz
2 Nr. 1 und 2 abgesehen werden, wenn die fremden Kassengeschäfte durch
eine andere Stelle geprüft werden.
(4) Die Kassenprüfung umfasst den Zeitraum seit der letzten
Kassenprüfung. Die Bücher und Belege einer abgeschlossenen
Jahresrechnung können von der Prüfung ausgenommen werden.
§ 42 Prüfungsbericht
(1) Über jede Prüfung ist ein Prüfungsbericht zu fertigen;
er ist dem Bürgermeister vorzulegen. Der Prüfungsbericht muss die Art
und den Umfang der Prüfung angeben sowie die wesentlichen Feststellungen
der Prüfung und etwaige Erklärungen von Kassenbediensteten hierzu
enthalten.
(2) Dem Prüfungsbericht über eine Kassenprüfung oder der
Kassenbestandsaufnahme ist der Kassenbestandsnachweis beizufügen, der von
dem Kassenverwalter und von dem mit dem Zahlungsverkehr beauftragten
Bediensteten der Gemeindekasse zu unterschreiben ist.
(3) Unwesentliche Beanstandungen sind nach Möglichkeit im Verlauf der
Prüfung auszuräumen; von ihrer Aufnahme in den Prüfungsbericht
soll abgesehen werden. Ergibt die Prüfung wesentliche Beanstandungen, hat
der Bürgermeister die erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen.
Abschnitt 7
Sonderkassen
§ 43 Allgemeines
Diese Verordnung gilt für Sonderkassen entsprechend, soweit nicht
durch Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmt ist.
§ 44 Kaufmännische Buchführung
Bei Anwendung der kaufmännischen Buchführung oder einer
entsprechenden Verwaltungsbuchführung gelten die §§ 29 bis 32
sowie die §§ 34 und 35 nicht. Der unbare Zahlungsverkehr und die
Buchführung können einer anderen Stelle des für das
Rechnungswesen zuständigen Geschäftsbereichs übertragen werden.
Einnahmen können ohne Zahlungsanordnung angenommen werden. Soweit
Zahlungsanordnungen erforderlich sind, brauchen Buchungsstelle und Haushalts-
oder Wirtschaftsjahr nicht angegeben werden.
§ 45 Sonderregelung für wirtschaftliche Unternehmen
Der Bürgermeister kann wirtschaftlichen Unternehmen ohne eigene
Rechtspersönlichkeit in verkehrsüblichen Fällen gestatten,
Wechsel zahlungshalber entgegenzunehmen und diskontieren zu lassen oder zur
Erfüllung von Forderungen Dritter Wechsel auszustellen oder zu
akzeptieren. Wechselverbindlichkeiten sind auf den Höchstbetrag der
Kassenkredite für das Unternehmen anzurechnen.
§ 46 Kassenprüfungen
Der Bürgermeister kann bestimmen, dass die Prüfungen der
Sonderkassen durch eine beim Sondervermögen oder Treuhandvermögen
eingerichtete Innenrevision vorgenommen werden.
Abschnitt 8
Besondere Bestimmungen
§ 47 Schriftform
Allgemeine Regelungen nach dieser Verordnung bedürfen der Schriftform.
§ 48 Ausnahmen zur Erprobung von Steuerungsmodellen
(1) Zur Erprobung neuer Steuerungsmodelle können für einzelne
Gemeinden auf Antrag ein Rechnungssystem für die gesamte Jahresrechnung
oder Teile davon der nach den Regeln der kaufmännischen doppelten
Buchführung, das alle an die Verwaltungsbuchführung gestellten
Anforderungen erfüllt, und Ausnahmen von einzelnen Vorschriften dieser
Verordnung zugelassen werden. Die Ausnahmen sind zu befristen; sie können
unter Bedingungen und Auflagen erteilt werden.
(2) Über die Auswahl der Gemeinden, die neue Steuerungsmodelle
erproben wollen, sowie über Ausnahmen von einzelnen Bestimmungen dieser
Verordnung entscheidet die oberste Aufsichtsbehörde.
§ 49 Anwendungsbereich
Diese Verordnung gilt für die Gemeinden sowie für die Landkreise
und Ämter entsprechend.
Abschnitt 9
Schlussbestimmung
§ 50 In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten
Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft.
Gleichzeitig tritt die Gemeindekassenverordnung vom 23. Juni 1992 (GVBl. II S.
315), zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 28. November
2001 (GVBl. II S. 638, 639), außer Kraft.
Potsdam, den 14. Juli 2005
Der Minister des Innern
Jörg Schönbohm
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