Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatsregierung über die Pflege und Bereitstellung der Inhalte im Internetauftritt „sachsen.de“, im Service-Portal „Amt24“ und im LandesWeb (VwV Internet und LandesWeb)
Verwaltungsvorschrift
der Sächsischen Staatsregierung
über die Pflege und Bereitstellung der Inhalte im Internetauftritt „sachsen.de“, im Service-Portal „Amt24“ und im LandesWeb
(VwV Internet und LandesWeb)
Vom 18. April 2009
[Geändert durch
VwV vom 1. Juli 2011
(SächsABl. S. 983)
mit Wirkung vom 1. Juli 2011]
Inhaltsübersicht
I.
Regelungsinhalt
II.
Allgemeine Verantwortlichkeiten
1.
Inhalte
2.
Gestaltung
3.
Technischer Betrieb
III.
Sachsen.de
1.
Koordinierung
2.
Adressierung
3.
Qualitätssicherung
4.
Zentrale Funktionen
IV.
Amt24, Prozessregister Sachsen
1.
Grundsatz
2.
Arbeits- und Abstimmungsprozesse, Verantwortlichkeiten
3.
Arbeits- und Abstimmungsprozesse Amt24
4.
Pflege der Behördendaten der Ressorts und nachgeordneter Behörden
5.
Zuordnung der Formulare und Online-Dienste
6.
Verwaltung, Einweisung und Schulung der Nutzer von Amt24 und dem Prozessregister Sachsen
V.
LandesWeb
1.
Abgrenzung zu sachsen.de
2.
Struktur und Aktualisierung der Inhalte
3.
Koordinierung
VI.
Inkrafttreten
I.
Regelungsinhalt
Diese Verwaltungsvorschrift legt die Verantwortlichkeiten und Arbeitsprozesse bei der Planung, Erstellung und Aktualisierung von Inhalten des Internetauftritts „sachsen.de“ (sachsen.de), des Service-Portals „Amt24“ (Amt24), des Prozessregisters Sachsen und des LandesWeb fest. Sie benennt die Aufgaben in der Staatskanzlei und den Staatsministerien (Ressorts) und die Gremien für die Abstimmung zu Inhalten der Webauftritte der Ressorts. Die Verwaltungsvorschrift wird ergänzt durch die „Rollenabgrenzung E-Government“ (Rollenkonzept), die im LandesWeb in der jeweils geltenden Fassung unter
www.landesweb.sachsen.de/Allgemeines/Amt24/Dokumente/
Rollenkonzept.pdf eingestellt ist. Die Änderung und Ergänzung des Rollenkonzepts bedarf des Einvernehmens der betroffenen Stellen.
II.
Allgemeine Verantwortlichkeiten
1.
Inhalte
Grundsätzlich sind die Ressorts für die von ihnen eingestellten Inhalte, einschließlich der für die Barrierefreiheit notwendigen Ergänzungen, selbst verantwortlich. Die Gesamtverantwortung für den Inhalt von sachsen.de, Amt24 und LandesWeb obliegt der Staatskanzlei. Wesentliche Änderungen, insbesondere die Aufnahme neuer Inhalte in erheblichem Umfang sind vorab in der ressortübergreifenden Arbeitsgruppe der Internetverantwortlichen (AG Content) zu behandeln. Inhalte erheblichen Umfangs sind Portale- und Kampagnenseiten, welche über eine eigene Domain oder Subdomain erreicht werden sollen. Die Staatskanzlei kann von den Ressorts unter angemessener Fristsetzung die Korrektur von nicht der Gestaltungsrichtlinie für Internetangebote des Freistaates Sachsen entsprechenden oder rechtswidrigen Inhalten verlangen.
2.
Gestaltung
Bei der Gestaltung von sachsen.de und Amt24 sind die verbindlichen Vorgaben der Gestaltungsrichtlinie für Internetangebote des Freistaates Sachsen zu beachten, die im Internet unter
www.design.sachsen.de
eingestellt ist.
¹
3.
Technischer Betrieb
Der technische Betrieb erfolgt auf der E-Government-Plattform des Freistaates Sachsen, soweit dem nicht zwingende technische oder organisatorische Gründe entgegenstehen. Die Verantwortung für den technischen Betrieb der E-Government-Plattform liegt im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz und für Europa.
III.
Sachsen.de
1.
Koordinierung
Zur Koordinierung der im Internet für die Öffentlichkeit bereitgestellten Angebote des Freistaates Sachsen und seiner Behörden und Einrichtungen (Internetauftritte) entsendet jedes Ressorts je einen Vertreter in die ressortübergreifende Arbeitsgruppe der Internetverantwortlichen (AG Content), die unter Federführung der Staatskanzlei insbesondere
a)
die Anwendung und Fortschreibung der Gestaltungsrichtlinie für Internetangebote des Freistaats Sachsen koordiniert,
b)
über die Einordnung einzelner Internetangebote in die Themenstruktur von sachsen.de entscheidet,
c)
Inhalte von Amt24 mit den anderen Portalen unter sachsen.de koordiniert,
d)
Empfehlungen zur Gestaltung von Aufträgen und für Abnahmetests ausspricht,
e)
die Vergabe von Adressen koordiniert und andere Top Level Domains als „de“ freigibt,
f)
Anforderungen an Soft- und Hardware des zentralen Content Management Systems formuliert,
g)
gegenüber den für die technische Realisierung verantwortlichen Stellen Anforderungen an den Zuständigkeitsfinder formuliert.
Die AG Content gibt sich eine Geschäftsordnung. Sie bedarf der Zustimmung von zwei Dritteln der Mitglieder der AG Content.
2.
Adressierung
a)
Für die von den Behörden, Betrieben und Einrichtungen des Freistaates Sachsen verantworteten Internetauftritte ist grundsätzlich die Second Level Domain „sachsen“ verbindlich. Für Ausnahmen gelten die Regelungen der Gestaltungsrichtlinie für Internetangebote des Freistaates Sachsen.
b)
Über die Zulassung einer Subdomain (www.xyz.sachsen.de) oder eines virtuellen Verzeichnisses (www.sachsen.de/xyz) von sachsen.de entscheidet die Staatskanzlei. Anträge auf Zulassung einer Subdomain sind von der zuständigen obersten Dienstbehörde mitzuzeichnen. Ablehnungen sind zu begründen. Bei Inkrafttreten der Verwaltungsvorschrift genehmigte Subdomains und virtuelle Verzeichnisse bleiben bestehen.
aa)
Der Domainnutzer benennt gegenüber der Staatskanzlei einen Ansprechpartner. Dieser ist für alle Fragen des Betriebs der Website unter der Subdomain zuständig und hat Änderungen im Betrieb, der Verwaltung sowie die Beendigung des Webangebotes unverzüglich anzuzeigen.
bb)
Der Domainnutzer ist verpflichtet, ein Verzeichnis „www.xyz.sachsen.de/impressum“ einzurichten und ein Impressum als „index.htm“ in diesem Verzeichnis abzulegen. Das Impressum muss den Anforderungen des § 55 Abs. 2 des Staatsvertrages für Rundfunk und Telemedien (
Rundfunkstaatsvertrag
) vom 31. August 1991 (SächsGVBl. S. 425), der zuletzt durch Artikel 1 des Staatsvertrages vom 20. November 2009 (SächsGVBl. 2010 S. 88) geändert worden ist, entsprechen, insbesondere einen eigenen Verantwortlichen benennen.
cc)
Bei einem Verstoß des Domainnutzers gegen seine Pflichten aus Doppelbuchstabe aa oder bb ist die Staatskanzlei berechtigt, die Nutzungserlaubnis jederzeit ohne Einhaltung einer Frist zu widerrufen. Der Widerruf der Erlaubnis führt zur sofortigen Sperrung der Subdomain durch die Staatskanzlei.
dd)
Die Staatskanzlei kann in begründeten Fällen, insbesondere wenn die Subdomain nicht genutzt wird, dem Domainnutzer die Nutzungserlaubnis für die Subdomain mit einer Frist von drei Monaten jeweils zum Jahresende ordentlich kündigen.
c)
Andere Second Level Domains können im Einvernehmen mit der Staatskanzlei als Weiterleitungsdomain, das heißt die physische Adressierung der Internetauftritte erfolgt über die Second Level Domain „sachsen“, in Ausnahmefällen zulässig sein, insbesondere
aa)
wenn der Bezug der so adressierten Internetauftritte zur Staatsverwaltung nur gering ist oder
bb)
eine höhere Werbewirksamkeit weitere Second Level Domains rechtfertigt.
3.
Qualitätssicherung
a)
Alle Internetauftritte und die von ihnen zur Verfügung gestellten grafischen Programmoberflächen, die mit Mitteln der Informationstechnik dargestellt werden, sind schrittweise technisch so zu gestalten, dass sie auch von Menschen mit Behinderungen grundsätzlich uneingeschränkt genutzt werden können. Bei einer externen Vergabe von neu zu gestaltenden Internetauftritten ist die Barrierefreiheit als Merkmal der zu erbringenden Leistung vertraglich festzuschreiben und bei der Abnahme nachzuweisen.
b)
Für alle Internetauftritte in der Verantwortung der Ressorts und ihrer Geschäftsbereiche gelten die Festlegungen der Gestaltungsrichtlinie für Internetangebote des Freistaates Sachsen, soweit dort keine Ausnahmen zugelassen sind. Die Gestaltungsrichtlinie wird von der Staatskanzlei im Benehmen mit den Ressorts fortgeschrieben. Bei einer externen Vergabe der Gestaltung von Internetauftritten ist die Konformität mit der Gestaltungsrichtlinie als Merkmal der zu erbringenden Leistung vertraglich festzuschreiben.
c)
Für jeden im Internet bereitgestellten Inhalt ist eine betreuende Struktureinheit in den Metaangaben der Seite zu benennen und der Aktualisierungsrhythmus festzulegen. Die betreuende Struktureinheit ist für die Aktualität und sachliche Richtigkeit der Inhalte verantwortlich und verpflichtet, diese mindestens im festgelegten Aktualisierungsrhythmus zu kontrollieren.
d)
Mitarbeiter, die Internetauftritte konzeptionell betreuen oder verantworten, sollen durch den Besuch von Fortbildungen für die Umsetzung der Gestaltungsrichtlinie für Internetangebote des Freistaates Sachsen qualifiziert werden.
4.
Zentrale Funktionen
a)
Formulare sind über den Formularservice der Staatsregierung (Formularservice) bereitzustellen, soweit dem nicht zwingende technische Gründe entgegenstehen. In anderen Internetauftritten wird das Formular nur genannt und auf das entsprechende Formular im Formularservice verwiesen. Ausgenommen davon sind
aa)
Formulare, die ausschließlich für die Beschäftigten der Sächsischen Staatsverwaltung bestimmt sind,
bb)
Formulare der Steuerverwaltung, soweit diese über das Formularmanagementsystem der Bundesfinanzverwaltung bereitgestellt werden,
cc)
bundeseinheitliche Formulare der Justiz, soweit diese über das bundesweite Justizportal bereitgestellt werden und
dd)
Formulare in Vergabeverfahren.
Bei den in Doppelbuchstabe aa genannten internen Formularen steht den Ressorts die Bereitstellung über den Formularservice frei. Für die Umsetzung des Satzes 1 gilt eine Übergangsfrist von sechs Monaten, beginnend ab Veröffentlichung der Verwaltungsvorschrift. Soweit Formulare in einer verbindlichen Form amtlich bekannt gemacht werden, ist eine für den Formularservice geeignete Form des Formulars bekanntzumachen.
b)
Behördendaten werden von Amt24 übernommen, soweit dem nicht zwingende technische Gründe entgegenstehen.
c)
Normtexte werden in der Datenbank REVOSax (Recht und Vorschriftenverwaltung Sachsen) veröffentlicht, soweit dem nicht zwingende technische Gründe entgegenstehen. In anderen Internetauftritten wird die Rechtsgrundlage lediglich genannt und auf die entsprechende Norm in REVOSax verwiesen.
d)
Raumbezogene Daten werden auch über die Geo-Daten-Basiskomponente „Sachsenatlas“ zur Verfügung gestellt, soweit dem nicht zwingende technische Gründe entgegenstehen.
e)
Broschüren der Staatsbehörden und Staatsbetriebe werden über die Broschürendatenbank (www.publikationen.sachsen.de) veröffentlicht, soweit dem nicht zwingende technische Gründe entgegenstehen. In anderen Internetauftritten wird die Broschüre nur genannt und auf das Element in der Broschürendatenbank verwiesen,
f)
Strukturierte Verfahrensinformationen und Ablaufmodelle von Verwaltungsprozessen sind, soweit dem nicht zwingende technische oder organisatorische Gründe entgegenstehen, im Prozessregister Sachsen mit Hilfe der Picture-Notation zu hinterlegen.
IV.
Amt24, Prozessregister Sachsen
1.
Grundsatz
Amt24 und das Prozessregister Sachsen dienen den Behörden des Freistaates Sachsen unter anderem als Informationssystem zur Erfüllung ihrer Pflichten aus Artikel 7 der europäischen Dienstleistungsrichtlinie (RL 2006/123/EG). Das Prozessregister Sachsen dient den Behörden im Freistaat Sachsen darüber hinaus zur Aufgaben- und Prozessanalyse sowie zur Prozessoptimierung. Amt24 und Prozessregister Sachsen stellen dieselben Verwaltungsprozesse dar – Amt24 aus der Perspektive des Bürgers, das Prozessregister aus der Perspektive der Verwaltung. Beide Datenbanksysteme arbeiten synchron und werden durch eine technische Schnittstelle miteinander verbunden.
2.
Arbeits- und Abstimmungsprozesse, Verantwortlichkeiten
Das Prozessregister Sachsen wird inhaltlich und technisch durch das Staatsministerium der Justiz und für Europa verantwortet. Die technische Weiterentwicklung von Amt24 liegt in der Verantwortung des Staatsministeriums der Justiz und für Europa. Die Gesamtverantwortung für die Inhalte von Amt24 trägt die Staatskanzlei.
3.
Arbeits- und Abstimmungsprozesse Amt24
a)
Für die Erstellung der Jahresplanung für Lebenslagen (Infotexte sowie Beschreibungen von Verfahren und Dienstleistungen der Verwaltung) von Amt24 gilt das Workflow-Diagramm „Erstellung der Jahresplanung“ (Anlage 1). Die Redaktion Amt24
aa)
erstellt jährlich im vierten Quartal einen Entwurf für die Jahresplanung des Folgejahres, in den Vorschläge der Ressorts einfließen,
bb)
stimmt den Entwurf für die Jahresplanung mit dem für das E-Government zuständigen Referat des Staatsministeriums der Justiz und für Europa und der Länderkooperation ab,
cc)
legt die abgestimmte Jahresplanung der ressortübergreifenden Arbeitsgruppe der Internetverantwortlichen (AG Content) und den Ressorts vor, sodass die Internetauftritte der Ressorts darauf abgestimmt werden können,
dd)
legt die endgültig abgestimmte Jahresplanung der Länderkooperation vor, sodass sie bei deren Jahresplanung berücksichtigt werden kann,
ee)
kann aus aktuellem Anlass die Jahresplanung jederzeit anpassen und gibt dies der AG Content zur Kenntnis.
b)
Für die Erstellung der Struktur einer Lebenslage (Grobkonzept) gilt das Workflow-Diagramm „Erstellung der Struktur einer Lebenslage (Grobkonzept)“ (Anlage 2).
aa)
Die Redaktion Amt24 erstellt die strukturelle Gliederung der Lebenslage (Grobkonzept).
bb)
Die Redaktion Amt24 legt das Grobkonzept den beteiligten Ressorts zur Abstimmung vor.
cc)
Die Redaktion Amt24 legt das mit den Ressorts abgestimmte Grobkonzept der Länderkooperation zur Stellungnahme vor.
dd)
Die Ressorts benennen Lektoren. Die Ressorts und die Lektoren unterstützen die Redaktion Amt24 fachlich bei der weiteren Ausarbeitung des Konzepts.
ee)
Die Redaktion übermittelt den Lektoren und der Projektgruppe Formularservice Organisation (PG FS Org.) die endgültige Struktur der Lebenslage mit einer Textübersicht. Die Projektgruppe Formularservice Organisation (PG FS Org.) koordiniert und kontrolliert die Bereitstellung der Formulare durch die Ressorts und deren nachgeordneten Behörden.
c)
Für die Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensbeschreibungen und Infotexten gilt das Workflow-Diagramm „Erstellung und Aktualisierung von Verfahrensbeschreibungen und Infotexten“ (Anlage 3).
aa)
Der zuständige Lektor prüft im laufenden Geschäft die Aktualität der Verfahrensbeschreibungen und Infotexte und meldet Änderungsbedarf unverzüglich der Redaktion Amt24. Zur Erinnerung versendet die Redaktion Amt24 in regelmäßigen Abständen Aktualisierungsabfragen an die Lektoren.
bb)
Die Redaktion Amt24 erarbeitet den jeweiligen Entwurf für neue Verfahrensbeschreibungen und Infotexte. Sie holt dabei den Rat einer sachlich zuständigen Behörde oder Einrichtung ein und ermittelt mit deren Hilfe die korrespondierenden Formulare.
cc)
Der Lektor erhält den Entwurf, prüft und überarbeitet ihn bei Bedarf aus fachlicher Sicht und meldet Änderungsbedarf an die Redaktion Amt24. Die Bearbeitungsfrist im Erstlektorat beträgt zehn Arbeitstage, bei weiteren Korrekturdurchgängen fünf Arbeitstage. Die Redaktion Amt24 erstellt unter Mitwirkung des Lektors eine endgültige Version.
dd)
Verfahrensbeschreibungen und Infotexte werden durch die zuständige Behörde inhaltlich verantwortet und für die Veröffentlichung im Internet freigegeben. Die Freigabe von Infotexten kann in Ausnahmefällen durch die Staatskanzlei erfolgen. Interne Freigabeprozesse werden durch die zuständige Behörde festgelegt.
ee)
Die Redaktion Amt24 kontrolliert und publiziert die Verfahrensbeschreibungen und Infotexte.
ff)
Die Redaktion Amt24 informiert die zuständigen Behörden über die Publikation der Verfahrensbeschreibungen und Infotexte, sodass diese die korrespondierenden Formulare in Amt24 einbinden können.
gg)
Der Arbeitsmodus und die zu verwendende Software wird von der Redaktion Amt24 in Abstimmung mit den Lektoren festgelegt. Korrekturen und Überarbeitungen durch den Lektor müssen für den Redakteur als solche kenntlich sein.
hh)
Die Ressorts sind gehalten, die Fristen zu beachten. In Ausnahmefällen sind Fristverlängerungen in Absprache mit der Redaktion Amt24 möglich.“
4.
Pflege der Behördendaten der Ressorts und nachgeordneter Behörden
In den obersten Staatsbehörden ist der Amt24-Behördenredakteur für die Verknüpfung der Amt24-Behördendaten der obersten Staatsbehörde und ihrer nachgeordneten Behörden mit allen Verfahrensbeschreibungen in Amt24, die in deren Zuständigkeit liegen, verantwortlich. Für die Verknüpfung der Amt24-Behördendaten mit den Prozessbeschreibungen im Prozessregister Sachsen ist ein Prozessregisterbetreuer zuständig. Die Behördendaten sind in Amt24 korrekt darzustellen und soweit möglich und nötig durch untergeordnete Verwaltungsstellen, Ansprechpartner, Öffnungszeiten, Anfahrtsbeschreibungen, Angaben zu Parkplätzen und Ähnliches anzureichern. Die für diese und weitere Angaben in der Redaktionsoberfläche vorhandenen Datenfelder sind bestmöglich zu befüllen. Formulare und Online-Dienste sind den Behördendaten entsprechend zuzuordnen. Verknüpfungselemente und damit Verfahren und Dienstleistungen in der Zuständigkeit der jeweiligen Behörde müssen unter „Funktionale Zuständigkeit“ zugeordnet werden.
5.
Zuordnung der Formulare und Online-Dienste
Die Behördenredakteure sind verantwortlich für die Zuordnung der Formulare und Online-Dienste zur zuständigen Behörde und in der Folge für die Zuordnung der Formulare und Online-Dienste zu den Verfahrensbeschreibungen in Amt24. Die Formulare sind nach dem für den Formularservice definierten Stufenmodell zu behandeln, wie folgt zu klassifizieren und im Formularservice bereitzustellen:
| Buchstabe | Stufe | Formular |
|---|---|---|
| a) | Stufe 1: | Formular wird extern verlinkt, |
| b) | Stufe 2: | Formular kann ausgefüllt werden und enthält Plausibilitätsprüfungen, |
| c) | Stufe 3: | Formular der Stufe 2 kann online eingereicht werden und ist an eine Fachanwendung angebunden, sofern eine solche besteht. |
Die Prüfung auf Rechtskonformität ist bei Umsetzung von Stufe 2 durch das zuständige Ressort anhand der im LandesWeb eingestellten Checkliste zur Prüfung der Rechtskonformität von Formularen (www.landesweb.sachsen.de/Allgemeines/Amt24/ Dokumente/Checkliste_Rechtskonformität.doc) in der jeweils geltenden Fassung vorzunehmen.
6.
Verwaltung, Einweisung und Schulung der Nutzer von Amt24 und dem Prozessregister Sachsen
a)
Die vertiefte Schulung von Lektoren wird von der Redaktion Amt24 koordiniert. Die Lektoren werden im Sprachgebrauch und in der Textgestaltung für Amt24 geschult.
b)
Die Einweisung in alle Rollen der Behördendatenpflege ist Aufgabe der Ressorts.
c)
Die vertiefte Schulung in alle Rollen der Behördendatenpflege der staatlichen Behörden wird von der Redaktion Amt24 koordiniert.
d)
Die Administration der Nutzer des Prozessregisters wird durch das Staatsministerium der Justiz und für Europa verantwortet.
e)
Die Einweisung von Prozessregisterbetreuern ist Aufgabe der Ressorts.
f)
Die vertiefte Schulung von Mitarbeitern zur Modellierung von Verwaltungsverfahren in der Picture-Notation wird zentral durch das Staatsministerium der Justiz und für Europa koordiniert.
V.
LandesWeb
1.
Abgrenzung zu sachsen.de
Das LandesWeb (www.landesweb.sachsen.de) ist als Informationsportal für die Bediensteten der Staatsverwaltung konzipiert. Im Gegensatz zu sachsen.de stehen die eingestellten Informationen und technischen Anwendungen nur einem geschlossenen Nutzerkreis strukturiert zur Verfügung.
2.
Struktur und Aktualisierung der Inhalte
a)
Das LandesWeb ist zweigliedrig aufgebaut, sodass die eingestellten Informationen über zwei unabhängige Navigationswege gefunden werden können. Über zentrale Themenrubriken können die jeweiligen Rubriken direkt aufgerufen werden. Als zweiter Navigationsweg stehen die Ressortportale zur Verfügung, welche die Informationen nach Ressortzuständigkeiten bereithalten. Die in den Themenrubriken und den Ressortportalen eingestellten Informationen sollen deckungsgleich sein.
b)
Die Zuständigkeiten für Strukturänderungen und Verantwortlichkeiten für die Aktualisierung der Inhalte folgt dem zweigliedrigen Aufbau des LandesWebs:
aa)
Die Staatskanzlei ist allein für Strukturänderungen und federführend für die Aktualisierungen in den Themenrubriken verantwortlich. Anträge auf Strukturänderungen sind von den Ressorts, dem Rechnungshof und dem Landtag der Staatskanzlei unter Verwendung der E-Mail-Adresse landesweb@sk.sachsen.de mitzuteilen. Soweit der Link aus einer Themenrubrik auf eine Zielquelle in der Sphäre der Ressorts, des Rechnungshofes oder des Landtages verweist, verbleibt die Verantwortung für die Inhaltsaktualisierung bei diesen Behörden.
bb)
Die Ressorts, der Rechnungshof und der Landtag sind für ihre eigenen Ressortportale sowohl für die Struktur als auch für die Aktualisierung selbst verantwortlich.
3.
Koordinierung
Zur Koordinierung der LandesWeb-Auftritte benennen die Ressorts, der Rechnungshof und der Landtag je einen Ansprechpartner. Aufgabe der Ansprechpartner ist die Abstimmung zu Inhalten, die Qualitätssicherung und die weitere Fortentwicklung des LandesWeb.
VI.
Inkrafttreten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.
Dresden, den 18. April 2009
Der Ministerpräsident
Stanislaw Tillich
Anlagen
Anlage 1
Anlage 2
Anlage 3
1
Seit dem 1. Januar 2017 gilt der neue Styleguide sachsen.de unter
www.styleguide.sachsen.de
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