Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz für Geschäftsprüfungen bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften des Freistaates Sachsen (VwV Geschäftsprüfungen)
Verwaltungsvorschrift
des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz
für Geschäftsprüfungen bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften des Freistaates Sachsen
(VwV Geschäftsprüfungen)
Vom 21. Dezember 2001
[zuleztz geändert durch
VwV vom 29. November 2019
(SächsJMBl. S. 352) mit Wirkung vom 1. Januar 2020]
A. Allgemeine Geschäftsprüfungen
I. Zweck und zeitliche Prüfungspflicht
1.
Geschäftsprüfungen bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (Behörden) dienen dazu,
a)
die ordnungsgemäße und einheitliche Behandlung der Dienstgeschäfte zu gewährleisten,
b)
die Einhaltung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit sicherzustellen,
c)
die Leistungsfähigkeit und Arbeitsqualität zu steigern sowie Rationalisierungsmöglichkeiten aufzuzeigen,
d)
die Motivation der Bediensteten und die Arbeitsbedingungen zu verbessern,
e)
die Bürgerfreundlichkeit und Bürgernähe zu fördern und
f)
Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen sowie Hilfestellungen zu geben.
2.
Gegenstand der Geschäftsprüfungen sollen auch die Aufbau- und Ablauforganisation, insbesondere Kommunikation
und Arbeitsabläufe, Arbeitsklima und Arbeitszufriedenheit sowie der Personal- und Sachmitteleinsatz sein.
3.
Im Interesse einer geordneten und effektiven Rechtspflege sollen die äußere Ordnung und die Geschäftsabläufe bei den Gerichten sowie den Staatsanwaltschaften in Abständen von fünf Jahren ab dem Beginn der letzten Geschäftsprüfung geprüft werden. Aus begründetem Anlass kann eine außerordentliche Geschäftsprüfung jederzeit vorgenommen werden. Die Geschäftsprüfungen dienen nicht der Beurteilung einzelner Richter, Staatsanwälte, Rechtspfleger und sonstiger Bediensteten. Sie dürfen die richterliche Unabhängigkeit und die sachliche Unabhängigkeit der Rechtspfleger nicht beeinträchtigen.
II. Prüfungszuständigkeit
1.
Die Geschäftsprüfungen bei den Landgerichten und Präsidialamtsgerichten werden von dem Präsidenten des Oberlandesgerichts, bei den übrigen Amtsgerichten von den Präsidenten der Landgerichte durchgeführt. Der Präsident des Oberlandesgerichts kann abweichend von Satz 1 für die Geschäftsprüfungen der übrigen Amtsgerichte eine Koordinierungsstelle am Oberlandesgericht einrichten, die die Geschäftsprüfungen zentral organisiert, die Prüfungspersonen auswählt, beauftragt und anleitet, die Geschäftsprüfungsberichte erstellt und an die Präsidenten der Landgerichte weiterleitet. Die Land- und Amtsgerichte können zu Prüfgruppen zusammengefasst werden. Der Präsident des Oberverwaltungsgerichts prüft die Verwaltungsgerichte, der Präsident des Landessozialgerichts die Sozialgerichte und der Präsident des Landesarbeitsgerichts die Arbeitsgerichte. Die Geschäftsprüfungen bei den Staatsanwaltschaften werden von dem Generalstaatsanwalt durchgeführt. Die Präsidenten der Obergerichte und der Generalstaatsanwalt prüfen auch ihre eigenen Behörden.
2.
Die Geschäftsprüfungen beim Sächsischen Anwaltsgerichtshof werden vom Präsidenten des Oberlandesgerichts durchgeführt.
3.
Die nach Nummer 1 und 2 zuständigen Behördenleiter können die Vornahme der Geschäftsprüfungen auf Beauftragte übertragen. Zur Unterstützung können auch fachkundige Bedienstete anderer Behörden herangezogen werden. Richterliche Tätigkeiten dürfen nur von einem Richter, staatsanwaltliche Tätigkeiten nur von einem Staatsanwalt und rechtspflegerische Tätigkeiten nur von Bediensteten der Laufbahngruppe 2 der Fachrichtung Justiz überprüft werden.
III. Geschäftsprüfungsbericht
1.
Über jede Geschäftsprüfung ist eine Niederschrift anzufertigen, in der die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung festzuhalten und festgestellte Mängel aufzuführen sind. Die Feststellungen sollen möglichst anhand aussagekräftiger Vergleichsbetrachtungen bewertet werden. Bei der Feststellung von Mängeln, Missständen oder organisatorischen Defiziten sollen – sofern möglich – konkrete Handlungsempfehlungen in die Niederschrift aufgenommen werden. Bei Mängeln von geringer Bedeutung genügt die mündliche Besprechung mit den Betroffenen im Laufe der Geschäftsprüfung.
2.
Die Präsidenten der Obergerichte und der Generalstaatsanwalt erstellen jeweils für ihren Geschäftsbereich einen Prüfungskatalog, der die bei einer Geschäftsprüfung besonders zu beachtenden Vorschriften für die Abwicklung der Dienstgeschäfte der Gerichte und Staatsanwaltschaften enthalten soll und zugleich die Erstellung einer Niederschrift über die Geschäftsprüfung erleichtert. Dabei sollen insbesondere folgende Prüfungspunkte Erwähnung finden:
a)
Vorbemerkungen
aa)
Angabe des Zeitpunkts der vorangegangenen Geschäftsprüfung,
bb)
Angabe des Zeitpunkts der gegenwärtigen Geschäftsprüfung und des geprüften Zeitraums,
cc)
namentliche Benennung der Prüfungspersonen mit ihrem jeweiligen Prüfungsgebiet;
b)
Allgemeine Feststellungen
aa)
Zustand des Dienstgebäudes und der Diensträume, allgemeine und informationstechnologische Ausstattung,
Sicherheitsmaßnahmen,
bb)
Personalsituation,
cc)
Organisation des Geschäftsbetriebs, Verwaltungsangelegenheiten und Rationalisierungsmöglichkeiten,
dd)
Haushaltsführung;
c)
Feststellungen zu den einzelnen Dezernaten, Referaten, Kammern, Senaten und Abteilungen
aa)
Besetzung,
bb)
Geschäftsanfall,
cc)
Sachbehandlung durch die Richter, Staatsanwälte, Rechtspfleger, Urkundsbeamten der Geschäftsstellen
und sonstige Bedienstete; insbesondere ist auf Altverfahren, Verfahrensdauer und Arbeitsweise im Allgemeinen
einzugehen. Namensnennungen dürfen nicht erfolgen.
3.
Die Präsidenten der Obergerichte und der Generalstaatsanwalt berichten dem Staatsministerium der Justiz spätestens bis zum 30. Juni des der Geschäftsprüfung folgenden Jahres jeweils zusammenfassend über das Ergebnis der in ihrem Geschäftsbereich durchgeführten Geschäftsprüfungen und über das auf Grund der Ergebnisse der Prüfungen Veranlasste. Dabei ist insbesondere auf die räumliche Unterbringung sowie auf die personelle und technische Ausstattung der Gerichte und Staatsanwaltschaften einzugehen.
IV. Abschlussbesprechung
Die Geschäftsprüfung endet mit einer Abschlussbesprechung mit der Behördenleitung der geprüften Behörde auf der Grundlage des zuvor übersandten Geschäftsprüfungsberichts. In der Besprechung ist der Behördenleitung und den betroffenen Bediensteten Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Eine Stellungnahme kann auch vorab schriftlich erfolgen. Die Abschlussbesprechung dient dazu,
a)
auf die Beseitigung von vorhandenen Unregelmäßigkeiten und Mängeln hinzuwirken,
b)
eventuelle Verbesserungsmöglichkeiten anzuregen,
c)
die Behördenleitung unter Berücksichtigung der in Ziffer I Nummer 1 beschriebenen Ziele zu beraten und zu unterstützen
sowie
d)
Wertschätzung für die geleistete Arbeit zum Ausdruck zu bringen und Feedback zu geben.
Über die Abschlussbesprechung ist eine Niederschrift zu fertigen. Die gegebenenfalls erforderliche weitere Verfolgung
einzelner Sachverhalte findet außerhalb der Geschäftsprüfung statt.
B. Behördeninterne Geschäftsstellenprüfungen
Die Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften sollen in dem Zeitraum zwischen zwei allgemeinen Geschäftsprüfungen zusätzlich mindestens einmal geprüft werden. Die Geschäftsprüfung soll sich auf die Tätigkeit der Geschäftsstellenbediensteten einschließlich der Bediensteten
in der Verwaltungsgeschäftsstelle und die Tätigkeit der Schreibkräfte erstrecken.
C. Besondere Geschäftsprüfungen in Kindschafts-, Betreuungs- und Nachlasssachen
Im Abstand von zwei Jahren prüfen die Präsidenten der Landgerichte und die Präsidenten der Amtsgerichte im Rahmen ihrer Dienstaufsicht die Vormundschaften, Pflegschaften, Betreuungen, Beistandschaften, Nachlasspflegschaften und Nachlass-verwaltungen, bei denen zum festgelegten Stichtag ein Vermögen von mehr als 200 000 EUR verwaltet wird. Bei der Feststellung des Vermögenswertes bleiben Verbindlichkeiten unberücksichtigt. Grundstücke sind mit ihrem Verkehrswert anzusetzen. Ist der Verkehrswert ohne größere Ermittlungen nicht feststellbar, ist je nach den örtlichen Verhältnissen von einem Mehrfachen des Einheitswertes auszugehen.
D. Weitere Prüfungen
1.
Die Präsidenten der Obergerichte und der Generalstaatsanwalt können in ihrem Geschäftsbereich zusätzliche Prüfungen anordnen.
2.
Die in weiteren Rechts- oder Verwaltungsvorschriften bestimmten Prüfungsgeschäfte bleiben unberührt.
E In-Kraft-Treten und Außer-Kraft-Treten
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2002 in Kraft. Gleichzeitig tritt die
Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz für Geschäftsprüfungen bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften des Freistaates Sachsen (VwV Geschäftsprüfungen)
vom 19. Dezember 1996 (SächsJMBl. 1997 S. 2), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 20. August 1999 (SächsJMBl. S. 150), außer Kraft.
Dresden, den 21. Dezember 2001
Der Staatsminister der Justiz
Manfred Kolbe
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