Zentraler Fahrdienst Niedersachsen, Nutzungsregelungen

Zentraler Fahrdienst Niedersachsen, Nutzungsregelungen

RdErl. d. MI v. 15.12.2008 - P26.22-02723-2/VM 3-27019-2 -

Vom 15. Dezember 2008 (Nds. MBl. 2009 S. 62)

- VORIS 20480 -

Bezug:

a)

RdErl. v. 20.11.2007 (Nds. MBl. S. 1715) - VORIS 21021 -

b)

RdErl. d. MF v. 4.10.2002 (Nds. MBl. S. 911), geändert durch RdErl. d. MF. v. 30.11.2004 (Nds. MBl. S. 861) - VORIS 64000 -

Im Zuge der Verwaltungsmodernisierung in Niedersachsen hat die LReg am 19.12.2006

die Errichtung eines Zentralen Fahrdienstes Niedersachsen (ZFN) beschlossen. Der ZFN

ist als Organisationseinheit der Zentralen Polizeidirektion in Hannover zugeordnet.

Der ZFN hat seinen Sitz in der Tannenbergallee 11, 30163 Hannover.

Die Inanspruchnahme von Leistungen des ZFN basiert auf der vertrauensvollen Zusammenarbeit der Kunden mit dem ZFN. Die Nutzungsregelungen ZFN weisen den Beteiligten Rechte und Pflichten zu und erläutern das Verfahren.

Der ZFN ist als Shared Service eingerichtet. Durch den Aufbau eines zentralen Dienstleisters für administrative Aufgaben zur Sicherung der Mobilität für die gesamte Landesverwaltung sollen Synergien genutzt und Einspar- und Qualitätseffekte erzielt werden.

Der ZFN deckt als zentraler Dienstleister die Mobilitätsbedarfe der Landesverwaltung im Rahmen des in Abschnitt IV definierten Leistungsumfangs ab. Das Angebotsprofil des ZFN richtet sich am Bedarf der Kunden aus und orientiert sich an Preisen und Qualitäten des Marktes. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit wird durch die Bündelung der Fahrbedarfe und die Optimierung der Disposition der Kundenwünsche gewährleistet. Auf die Privatisierung von Leistungen, insbesondere im Logistikbereich, und eine weitere Konzentration auf die Vermittlung von Selbstfahrerangeboten soll hingewirkt werden. Es gelten die Bestimmungen der Richtlinie über Dienstkraftfahrzeuge in der Landesverwaltung (Kfz-Richtlinie) - siehe Bezugserlass zu b - in der jeweils geltenden Fassung.

Abschnitt 1 ZFN-RdErl - 1. Vorrang öffentlicher Verkehrsmittel

Der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist grundsätzlich Vorrang einzuräumen. Ein Fahrzeug mit Fahrer soll nur dann eingesetzt werden, wenn das Reiseziel nicht in zumutbarer Zeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist oder die Dauer der Dienstreise, die Art des Dienstgeschäftes oder besondere persönliche Gründe der oder des Dienstreisenden die Nutzung eines Selbstfahrerfahrzeuges ausschließen.

Abschnitt 2 ZFN-RdErl - 2. Kontrahierungsverpflichtung und Mobilitätsgarantie

2.1 Die Behörden, Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Landesverwaltung (Kunden) sind verpflichtet, die Leistungen des ZFN in Anspruch zu nehmen (Kontrahierungsverpflichtung). Der ZFN gewährleistet im Gegenzug die gewünschte Mobilität gegen Erstattung der Kosten.

2.2 Der ZFN bietet seine Leistungen zunächst Behörden, Dienststellen und sonstigen Einrichtungen der Landesverwaltung auf dem Gebiet der Region Hannover an. Ab dem 1.1.2009 wird der sukzessive landesweite Ausbau des ZFN geplant.

2.3 Grundsätzlich ausgenommen sind die Hochschulen, die Landeskrankenhäuser, der Verfassungsschutz, der LRH, der LT sowie die Landesvertretungen beim Bund und bei der EU.

Abschnitt 3 ZFN-RdErl - 3. Leistungsumfang

3.1 Der ZFN ist während der Geschäftszeiten von Montag bis Freitag (ausgenommen gesetzliche Feiertage) in der Zeit von 6.00 bis 16.00 Uhr und außerhalb der Geschäftszeiten in Notfällen (Panne, Unfall) über die Servicenummer 0511 9695-1818 zu erreichen.

3.2 Die Leistungen des ZFN umfassen:

Fahrerservice (Personenbeförderung),

Selbstfahrerservice (Überlassung von Kraftfahrzeugen),

Logistikservice (Post- und Kurierdienste, Materialtransporte) sowie

Mitfahrzentrale (Optimierung des Fahrer- und Selbstfahrerservice).

3.3 Der ZFN gewährleistet darüber hinaus die Vertretung der ständigen persönlichen Fahrerinnen und Fahrer des Ministerpräsidenten, der Ministerinnen und Minister und der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre mit fest zugeordnetem Fahrpersonal.

3.4 Die regelmäßige Wagenpflege für den Fuhrpark des ZFN obliegt dem Fahrpersonal des ZFN. Das Fuhrparkmanagement des ZFN veranlasst die regelmäßige Pflege der Selbstfahrerfahrzeuge und eine notwendige technische Wartung des Fuhrparks.

3.5 Zur Sicherung der Fahrdienstleistung mit Fahrpersonal werden die Ressourcen für diese Fahrbedarfe bis zur Einführung einer Vollkostenrechnung auf der Grundlage der Jahresarbeitsleistung der aus den Ressorts und nachgeordneten Dienststellen zum ZFN übergeleiteten VZE bzw. Personalkostenbudgets kontingentiert. Die Vertretung der ständigen persönlichen Fahrer wird auf die Ressourcen des jeweiligen Ressorts angerechnet.

3.6 Zu den Aufgaben des ZFN gehören nicht die Leistungen, die durch Sonderfahrzeuge, Fahrzeuge mit Spezialeinbauten für fachliche Aufgaben, Fahrzeuge für polizeispezifische Aufgaben sowie durch Einsatzfahrzeuge der Polizei und deren Fahrpersonal erbracht werden. Im Einzelfall können Ausnahmen einvernehmlich zugelassen werden.

Abschnitt 4 ZFN-RdErl - 4. Bestellung der Leistung

4.1 Die Fahrzeuge des zentralen Fahrdienstes dürfen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt werden. Darunter fallen grundsätzlich nicht Fahrten zwischen Dienststelle und Wohnung. Nummer 6.2.2 der Anlage des Bezugserlasses zu b bleibt unberührt. Schwerbehinderten Beschäftigten kann im Rahmen der Verfügbarkeit von Dienstwagen die Möglichkeit eines Abholdienstes zwischen Dienststelle und Wohnung angeboten werden, wenn ihnen nach Art und Schwere der Behinderung die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel und das Führen eines Kraftfahrzeuges nicht zumutbar sind.

4.2 Die Buchung von Leistungen des ZFN erfolgt grundsätzlich direkt durch die Dienstreisenden oder durch bevollmächtigte Servicestellen (z. B. Vorzimmerkräfte) in den Dienststellen der Landesverwaltung. Sie hat frühzeitig, zunächst mit einer maximalen Vorlaufzeit von bis zu drei Monaten vor Reiseantritt bzw. Kurier- oder Transportauftrag, über das bereitgestellte elektronische Antragsverfahren zu erfolgen. Kurzfristige Buchungen ab einer Frist von drei Arbeitstagen erfolgen auf Risiko der oder des Dienstreisenden bzw. der Servicestelle. Ausgenommen sind Fahraufträge aus Gründen besonderer politischer oder polizeilicher Dringlichkeit.

4.3 Den Kunden wird der Zugang zum elektronischen Auftragsverfahren des ZFN über das Intranet ermöglicht. Das System generiert für die weitere Bearbeitung des Auftrages eine Auftragsnummer. Im Ausnahmefall und bei kurzfristigen Bedarfen kann die Antragstellung telefonisch erfolgen. Abweichend kann die Buchung auch über zentrale Servicestellen in den Dienststellen erfolgen. Das elektronische Verfahren sieht für zentrale Stellen in den Behörden (sog. Kopfstellen) die Möglichkeit einer elektronischen Bestätigung eines Fahrantrages vor. Soweit nicht anders vereinbart, erfolgt ohne diese Bestätigung keine Disposition des Fahrauftrages, da dieser dann nicht an das elektronische Buchungssystem weitergeleitet wird. Sofern ein Fahrauftrag nicht bestätigt wird, obliegt es der Kopfstelle, die Antragstellerin oder den Antragsteller zu unterrichten. Die Entscheidung zur Errichtung der Servicestellen und zur funktionalen Ausgestaltung der Kopfstellen obliegt den Kunden.

4.4 Die dienst- und haushaltsrechtliche Verantwortung für die Dienstreise oder den Logistikauftrag und die Auswahl des Transport- bzw. Beförderungsmittels verbleiben bei den Kunden. Ihnen obliegt die Verantwortung, dass bis zum Zeitpunkt der Einführung einer Vollkostenrechnung die Inanspruchnahme von Leistungen den übergeleiteten Ressourcen grundsätzlich entsprechen.

4.5 Der ZFN bestätigt umgehend, spätestens drei Arbeitstage vor Fahrtantritt, die Buchung und teilt nach Disposition der oder dem Dienstreisenden bzw. der Servicestelle die Einzelheiten der Fahrt per E-Mail mit (Abfahrts-/Bereitstellungsort/-zeit, ggf. Name der Fahrerin/des Fahrers nebst mobiler Erreichbarkeit, Kennzeichen des Fahrzeugs, voraussichtlicher Fahrpreis usw.).

4.6 Soweit der ZFN im Rahmen der vorhandenen Ressourcen die gewünschte Mobilität nicht erbringen kann, erfolgt spätestens drei Arbeitstage vor Fahrtantritt eine Absage an die oder den Dienstreisenden bzw. die Servicestelle und die Kopfstelle. Eine Umdisponierung zur Nutzung eines Selbstfahrerfahrzeuges stellt keine Absage dar. Bei Absagen und kurzfristigen Ausfällen (Krankheit, Vertretungsfahrten) prüft der ZFN im Einvernehmen mit dem Antragsteller Alternativlösungen.

Abschnitt 5 ZFN-RdErl - 5. Erbringung der Leistung, Übernahme und Abgabe des Fahrzeuges

5.1 Transporte und Beförderungen beginnen und enden grundsätzlich an dem von den Dienstreisenden bzw. der Servicestelle bezeichneten Ort. Abhol- und Ankunftszeiten werden grundsätzlich nach den Vorgaben des Kunden festgelegt. In der Regel ist Abfahrts- und Ankunftsort die Dienststelle der oder des Dienstreisenden.

5.2 Bei der Nutzung von Fahrzeugen mit Fahrpersonal (Fahrerservice) für die Personenbeförderung stehen beim ZFN neben Pkw auch Transporter und Busse für 7 bis 51 Fahrgäste zur Verfügung. Sollte kein Fahrzeug mit Fahrpersonal zur Verfügung stehen, wird der ZFN Alternativen in einer direkten Kontaktaufnahme vorschlagen. Bei der Buchung ist deshalb stets mitzuteilen, ob alternativ ein Selbstfahrerfahrzeug in Betracht kommt oder ein externer Dritter beauftragt werden könnte. Die Fahraufträge werden grundsätzlich nach Eingangsdatum bearbeitet. Sofern Prioritäten zu berücksichtigen sind oder bei Eil- oder Sofortbedarfen ist unter Angabe der Gründe eine unmittelbare Anfrage an den ZFN zu richten. Die Bearbeitung des Auftrages erfolgt dann vorrangig. Wird die Buchung bestätigt, hat eine nachträgliche Anforderung über das System zu erfolgen.

5.3 Fahrzeuge für die Nutzung als Selbstfahrer (Selbstfahrerservice) werden betriebsbereit an einem zentralen oder dem vereinbarten Standort bereitgestellt. Hierzu werden Fahrzeugübergabepunkte errichtet (Anlage) . An den benannten Stellen sind die Fahrzeugdokumente und Fahrzeugschlüssel in Fächern mit den jeweiligen Fahrzeugkennzeichen hinterlegt. Bei den Fahrzeugunterlagen befinden sich:

Fahrzeugschein und Fahrzeugschlüssel

Fahrtenbuch

Tankkarten mit PIN (UTA) einschließlich Gebrauchsanweisung

Informationen über technische Besonderheiten des Fahrzeugs

Regelungen für Selbstfahrerinnen und Selbstfahrer

Regelungen für besondere Vorkommnisse

Vordruck "Schadens-/Mängelbericht" einschließlich Fahrzeug-Piktogramm

Erreichbarkeit des ZFN.

Dienststellen, in denen Fahrzeugübergabepunkte errichtet werden, stellen sicher, dass ein unerlaubter Zugriff auf die Fahrzeugdokumente und Fahrzeugschlüssel nicht möglich ist. Die Fahrzeugübergabepunkte sollten in den Dienststellen gut erreichbar sein. Bei Übernahme der Fahrzeuge ist als Nachweis die Buchungsbestätigung des ZFN im jeweiligen Fahrzeugfach zu hinterlegen. Nach Rückgabe des Fahrzeugs kann die Buchungsbestätigung wieder entnommen werden.

5.4 Zur weiteren Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Personenbeförderung und der Verringerung der Umweltbelastungen arbeitet der ZFN i. S. einer Mitfahrzentrale, soweit mehrere Kunden zeitgleiche Fahrten zum gleichen Zielort gebucht haben. Der ZFN disponiert eine gemeinsame Fahrt mehrerer Kunden, wenn dies aufgrund der Reiseanforderungen infrage kommt. Im Rahmen der Buchung kann durch den Kunden eine Mitnahmemöglichkeit ausgeschlossen werden. In der Buchungsbestätigung erhalten die Mitfahrenden die notwendigen Informationen. In der Regel übernimmt bei der Buchung eines Selbstfahrerfahrzeuges der Kunde die Rolle der oder des Fahrenden, die oder der nächst dem Fahrzeugübergabepunkt ihren oder seinen Dienstsitz hat.

5.5 Die Fahrzeuge des ZFN sind Nichtraucherfahrzeuge. Die Fahrzeuge sind in dem gleichen ordnungsgemäßen und sauberen Zustand zurückzugeben, in dem sie übernommen wurden. Vor Fahrtantritt ist das Fahrzeug auf Verkehrs- und Betriebssicherheit sowie auf offensichtliche Beschädigungen zu überprüfen. Mängel am Fahrzeug oder starke Verunreinigungen der Karosserie bzw. des Fahrgastraumes sind umgehend, möglichst vor Fahrtantritt, dem ZFN mitzuteilen. Mängel sind in dem Schadens-/Mängelbericht zu dokumentieren. Der Kilometerstand bei Übernahme ist in das Fahrtenbuch einzutragen. Gebuchte Zeiten sind konsequent einzuhalten. Sollte sich die Rückgabe des Fahrzeuges verzögern, ist dies dem ZFN unverzüglich mitzuteilen.

5.6 Vor Abgabe ist das Fahrzeug zu betanken, wenn seit dem letzten Tanken eine Gesamtstrecke von mehr als 100 km zurückgelegt wurde. Die Tankdaten sind im Fahrtenbuch einzutragen und der Tankbeleg zu den Fahrzeugunterlagen zu nehmen. Die Bezahlung erfolgt mit der Tankkarte (UTA). Anschließend ist das Fahrzeug auf einem der vorgesehenen Parkplätze abfahrbereit abzustellen. Für jede Fahrt ist im Fahrtenbuch eine vollständige, lesbare Eintragung (in Blockschrift) vorzunehmen. Die in der Auftragsbestätigung mitgeteilte Tourennummer ist im Fahrtenbuch ("Zweck der Fahrt") einzutragen. Die Fahrzeugunterlagen sind am Fahrzeugübergabepunkt zu hinterlegen.

5.7 Bei Fahrzeugpannen und Unfällen ist der ZFN umgehend zu informieren. Bei Unfällen ist immer die Polizei einzuschalten. Dies gilt auch für Bagatellschäden. Bei der Meldung an die Polizei ist darauf hinzuweisen, dass ein Dienstwagen am Unfall beteiligt ist. Auf Nummer 12 der Kfz-Richtlinie (Bezugserlass zu b) wird hingewiesen.

5.8 Der ZFN führt neben den regelmäßigen Post-, Kurier- und Servicefahrten auch sonstige Transportaufträge wie z. B. Material-, Logistik-, Akten- und Pakettransporte sowie Überführen von Fahrzeugen aus. Bei der Beantragung über das Buchungssystem sind dabei neben Größe und Gewicht der zu transportierenden Gegenstände insbesondere auch Abholort mit Straße und Hausnummer, Abholdatum und -zeitraum, Ansprechpartner am Abholort mit Erreichbarkeit und der Zielort mit Empfänger, Straße, Hausnummer sowie die Erreichbarkeit der Auftraggeberin oder des Auftragsgebers zur Transportzeit anzugeben. Besonderheiten des Transportgutes, die spezielle Fahrzeuge bzw. Fachkenntnisse erfordern (z. B. Museumsgüter etc.) sind bei der Beauftragung anzugeben. Soweit möglich, hilft das Fahrpersonal beim Be- und Entladen.

Abschnitt 6 ZFN-RdErl - 6. Entgelte, Abrechnung

6.1 Die Tätigkeit des ZFN ist nicht auf Gewinnerzielung ausgerichtet. Sie wird nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen organisiert. Der ZFN kalkuliert seine Entgelte grundsätzlich kostendeckend.

6.2 Die für den Betrieb des ZFN erforderlichen Haushaltsmittel sowie Stellen und Beschäftigungsvolumen werden im Kapitel 0320 bereitgestellt. Die Höhe der Sachausgaben korrespondiert mit der Höhe der Einnahmen aus den Entgelten für Leistungen des ZFN. Im Rahmen der Kostenabrechnung werden den Kunden zunächst nur die Sachausgaben insbesondere für Betriebsstoffe, Inspektion und Wartung, Leasing bzw. Anmietung und anteilig für die Ersatzbeschaffung sowie die Reisekosten für das Fahrpersonal in Rechnung gestellt. Alle Kunden erstatten diese Ausgaben verursachungsgerecht in Höhe der in Anspruch genommenen Leistungen.

6.3 Im Haushalt des Kunden veranschlagte Investitionsmittel für die Ersatzbeschaffung von Fahrzeugen sind in Höhe des ausgebrachten Ansatzes gemäß § 50 LHO in das Kapitel 0320 umzusetzen. Fahrzeuge, die im Rahmen vertraglicher Vereinbarungen zu festgelegten Terminen getauscht werden, gehen zu den bestimmten Bedingungen an den ZFN über. Der ZFN führt die weiteren notwendigen Vertragsverhandlungen. Abweichend von Absatz 2 Satz 3 werden diesen Kunden für die Dauer des Abschreibungszeitraumes im Fall des Satzes 1 und des Fortbestands der Vereinbarungen gemäß Satz 2 insoweit keine Ausgaben für Leasing oder anteilige Wiederbeschaffung in Rechnung gestellt.

6.4 Der ZFN erbringt, beginnend ab dem Jahr 2011, die Einsparverpflichtungen im Rahmen der sog. Fünftelung. Die haushälterische Anrechnung der Einsparung im Kapitel 0320 erfolgte bzw. erfolgt außerhalb dieser Regelung. Die summarische Betrachtung der landesweiten Einsparpotenziale im Aufgabengebiet der Fahrdienste bleibt hiervon unberührt. Ab dem Jahr 2016 werden die gesamten Personalausgaben (ohne Beihilfen und kalkulatorische Versorgungsrückstellungen) bei der Entgeltkalkulation berücksichtigt. Die eingebrachten Personalkostenbudgets werden nach Abzug der jeweils zu erbringenden Einsparungsanteile den Dienststellen als Sachkostenansätze für die Begleichung der Entgelte zurückgegeben. Rechtzeitig für die Aufstellung des Haushaltsplans 2016 wird der ZFN eine Aufstellung der jeweiligen Rückführungsbeträge vorlegen. Maßgeblich für die Berechnung der Ansätze werden die für das Jahr der Rückführung gültigen Personalkosten-Durchschnittssätze zur Aufstellung des Haushaltsplanentwurfs sein.

6.5 Der ZFN teilt den Kunden zeitnah zu festgelegten Bezugszeitpunkten (z. B. 31. März, 30. Juni, 30. September und 30. November) des lfd. Jahres die zu erstattenden Ausgaben mit und stellt ihnen Informationen über die Einnahmen und Ausgaben des ZFN zur Verfügung. Auf deren Grundlage sind die erforderlichen Erstattungen für geleistete und - soweit erforderlich - für erwartete Ausgaben unverzüglich zu veranlassen. Zur Unterstützung der Nutzung und Auslastung des Fahrdienstes durch die Kunden wird ein monatliches Berichtswesen aufgebaut und elektronisch zur Verfügung gestellt. Zum Stichtag 31. Dezember eines Jahres wird ein Jahresbericht vorgelegt.

6.6 Zur Berechnung der verursachungsgerechten Verteilung der Ausgaben für in Anspruch genommene Leistungen wird unterschieden zwischen Fahrerservice (Personenbeförderung mit Gestellung von Fahrpersonal), Selbstfahrerservice und Logistikservice (Post- und Kurierfahrten sowie Materialtransporte). Bei der Inanspruchnahme der Leistung "Fahrerservice" ist bis zur Einführung einer Vollkostenrechnung vom Kunden darauf zu achten, dass die Nutzung in einem angemessenen Verhältnis zu den vom jeweiligen Kunden an den ZFN abgegebenen Ressourcen für Fahrerinnen und Fahrer steht.

6.7 Für Personenfahrten wird eine Kilometerpauschale in Abrechnung gebracht. Sie ergibt sich aus der Summe aller für diesen Zweck entstandenen Ausgaben (insbesondere Betriebs- und Unterhaltungsausgaben einschließlich der Reisekosten für das Fahrpersonal), dividiert durch die Jahressumme der von allen Kunden insgesamt gefahrenen Kilometer. Zur Steuerung der Nachfrage und im Interesse einer angemessenen Auslastung der Fahrzeuge und des Fahrpersonals hat der ZFN die Möglichkeit, Zu- und Abschläge auf die Pauschalsätze für den Fahrer- und Selbstfahrerservice zu erheben. Bei der gemeinsamen Fahrt mehrerer Kunden (Mitfahrzentrale) werden die Fahrtkosten pro Person anteilig ermittelt und in Rechnung gestellt.

6.8 Logistiktransporte werden als Kurierdienste über eine Kilometerpauschale oder als Post- und Servicetouren o. Ä. über eine Post-Pauschale abgerechnet. Grundlage für die Kilometerpauschale bilden die Jahressummen aller für Logistiktransporte entstandenen Sachausgaben (insbesondere Betriebs- und Unterhaltungsausgaben einschließlich der Reisekosten für das Fahrpersonal und Unfallausgaben gegenüber Dritten) sowie der für diese Zwecke gefahrenen Kilometer. Die Postpauschale errechnet sich auf der Grundlage der hierauf entfallenden Ausgaben, aus der Anzahl der an den Touren beteiligten Kunden und deren Häufigkeit (z. B. täglich, wöchentlich). Ausgaben für die Inanspruchnahme privater Dienstleister trägt der ZFN, soweit diese von ihm beauftragt wurden; sie werden im Rahmen der Gesamtkalkulation umgelegt. Abschnitt 4 Abs. 6 Satz 3 bleibt unberührt.

Abschnitt 7 ZFN-RdErl - 7. Datenschutz, Vertraulichkeit

Der ZFN speichert Daten, die zur Abwicklung der Dienstleistung sowie der Kunden-/Dienstleisterbeziehung benötigt werden. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften wird sichergestellt. Der ZFN sichert die vertrauliche Behandlung der erhobenen Daten und Erkenntnisse zu. Die Interessen der Beteiligten werden gewahrt.

Abschnitt 8 ZFN-RdErl - 8. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 1.1.2009 in Kraft. Gleichzeitig wird der Bezugserlass zu a

aufgehoben.

Anlage 1 ZFN-RdErl - Fahrzeugübergabepunkte für die Nutzung als Selbstfahrer