Beglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden für die Verwendung im Ausland

Beglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden für die Verwendung im Ausland

RdErl. d. MI v. 19.12.2007 - 44.03-11701/1 -

Vom 19. Dezember 2007 (Nds. MBl. 2008 S. 31)

- VORIS 21052 -

Zuletzt geändert durch RdErl. vom 29. November 2013 (Nds. MBl. S. 914, 2014 S. 184, 2015 S. 1305)

Bezug:

Beschl. d. LReg v. 9.11.2004 (Nds. MBl. S. 859) - VORIS 31010 -

Abschnitt 1 UrkBeglRdErl - 1. Allgemeines

1.1 Inländische öffentliche Urkunden, die beweiskräftig im Ausland verwendet werden sollen, müssen beglaubigt werden, wenn

a)

die Beglaubigung nach dem Recht des ausländischen Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist oder

b)

die Beglaubigung im Einzelfall verlangt wird.

1.2 Öffentliche Urkunden sind nach deutschem Recht Urkunden, die von einer öffentlichen Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind ( § 415 Abs. 1 ZPO ).

Private Urkunden (z. B. Erklärungen oder Bescheinigungen privater Personen), die im Ausland verwendet werden sollen, können nicht legalisiert werden. Wird jedoch eine Privaturkunde gemäß § 129 BGB öffentlich beglaubigt, so stellt die Beglaubigung der Unterschrift der die Urkunde ausstellenden Person durch eine Notarin oder einen Notar eine öffentliche Urkunde dar. Privaturkunden, die gemäß § 34 Abs. 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) amtlich beglaubigt sind, haben nicht die Qualität einer öffentlichen Urkunde i. S. des § 415 ZPO (vgl. § 65 des Beurkundungsgesetzes ).

1.3 Beglaubigung i. S. dieses RdErl. ist die Bestätigung der zuständigen deutschen Behörde auf einer inländischen öffentlichen Urkunde über die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner gehandelt hat, und ggf. die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Beglaubigungen einschließlich der Erteilung der Apostille ( Nummer 2 ) sind Beurkundungen. Auf § 4 des Beurkundungsgesetzes wird hingewiesen.

1.4 Legalisation ist die Bestätigung einer inländischen öffentlichen Urkunde durch die für die Bundesrepublik Deutschland oder ein Bundesland zuständige diplomatische oder konsularische Vertretung des ausländischen Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Die Bestätigung bezieht sich auf die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und ggf. die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

Öffentliche Urkunden, die der Legalisation bedürfen, müssen vorher beglaubigt werden.

Einer Legalisation bedarf es nicht, wenn diese aufgrund zwischenstaatlicher Verträge nicht erforderlich ist. Nummer 1.1 Buchst. b bleibt unberührt.

Abschnitt 2 UrkBeglRdErl - 2. Übereinkommen vom 5.10.1961 (Apostille-Übereinkommen)

2.1 Nach Artikel 2 des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5.10.1961 ( Gesetz zu dem Haager Übereinkommen vom 5.10.1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 21.6.1965, BGBl. II S. 875; 1966 S. 106, geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 23.7.1970 , BGBl. I S. 805) sind öffentliche Urkunden im Rechtsverkehr mit den Vertragsstaaten von der Legalisation befreit. Das Übereinkommen ist nicht anzuwenden auf Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Vertretungen errichtet worden sind, und auf Urkunden der Verwaltungsbehörden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder auf das Zollverfahren beziehen. Zum Geltungsbereich des Übereinkommens wird auf die Homepage des Auswärtigen Amtes ( www.auswaertiges-amt.de ) verwiesen.

2.2 Auf öffentlichen Urkunden, die in einem Vertragsstaat errichtet worden sind und in einem anderen Vertragsstaat verwendet werden sollen, muss gemäß Artikel 3 des Übereinkommens eine Echtheitsbescheinigung (Apostille) angebracht werden, außer wenn bestehende Gebräuche oder anderweitige Vereinbarungen sie entbehrlich machen, sie vereinfachen oder die Urkunde von der Legalisation befreit ist. Die Apostille umfasst die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und ggf. der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.

2.3 Zuständig für die Erteilung der Apostille sind gemäß Beschl. der LReg vom 9. 11. 2010 (Nds. MBl. S. 1130)

2.3.1

die Polizeidirektionen für alle von den Behörden in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden, deren Übersetzungen und für Übersetzungen von öffentlichen Urkunden, sofern die Übersetzungen durch für das Land Niedersachen zugelassene allgemein beeidigte Dolmetscherinnen und Dolmetscher ( § 189 GVG und § 9 AGGVG) ausgestellt worden sind; davon ausgenommen sind diejenigen Urkunden, die in den Nummern 2.3.2 und 2.3.3 genannt werden bzw. von Bundesbehörden ausgestellt worden sind;

2.3.2

die Präsidentinnen und Präsidenten der Landgerichte für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden der Gerichte, der Notarinnen und Notare sowie der Behörden, die der Dienstaufsicht des MJ unterstehen. Abweichend hiervon sind die Präsidentinnen und Präsidenten der Amtsgerichte zuständig für die in ihrem Geschäftsbereich ausgestellten Urkunden;

2.3.3

das MJ für die von ihm ausgestellten öffentlichen Urkunden.

2.4 Die Apostille wird nur auf Antrag erteilt (Artikel 5 des Übereinkommens). Der Antrag ist an die Stelle zu richten, die die in Betracht kommende öffentliche Urkunde ausgestellt hat. Handelt es sich hierbei nicht um eine Polizeidirektion, so gibt die entgegennehmende Stelle den Antrag unmittelbar an die mit der Erteilung der Apostille betraute Polizeidirektion weiter. Sie fügt dem Antrag - falls die Unterschrift der Ausstellerin oder des Ausstellers bei der Polizeidirektion nicht hinterlegt oder sonst bekannt ist - die für die Prüfung der Echtheit der Unterschrift und des Siegels oder Stempels sowie die zur Angabe der Eigenschaft, in welcher die die Urkunde unterzeichnende Person gehandelt hat, notwendigen Unterlagen bei.

2.5 Vor- und Zwischenbeglaubigungen sind auf der Urkunde, zu der eine Apostille erteilt

werden soll, nicht anzubringen.

2.6 Die Apostille ist auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt anzubringen; sie muss dem Muster entsprechen, das dem Übereinkommen als Anlage beigefügt ist (Artikel 4 des Übereinkommens). Die Unterschrift in der Apostille muss handschriftlich vollzogen werden. Als "Land" ist in Nummer 1 der Apostille einzusetzen: "Bundesrepublik Deutschland".

2.7 Die Polizeidirektionen haben das in Artikel 7 des Übereinkommens vorgeschriebene Register oder Verzeichnis zu führen und darin die Ausstellung der Apostille einzutragen. Aus dem Register sind auf Antrag der Beteiligten Auskünfte zu erteilen.

Abschnitt 3 UrkBeglRdErl - 3. Beglaubigung öffentlicher Urkunden, die der Legalisation bedürfen

3.1 Öffentliche Urkunden, die der Legalisation bedürfen, werden nur auf Antrag beglaubigt.

3.2 Nummer 2.3 gilt sinngemäß.

3.3 Sofern die Unterschrift der Person, die die Urkunde ausgestellt hat, nicht bei der Polizeidirektion hinterlegt oder sonst bekannt ist, ist die Urkunde zunächst vorzubeglaubigen, so dass eine lückenlose, auf die ausstellende Person zurückzuführende Beglaubigungskette entsteht. Urkunden der kreisangehörigen Gemeinden und der Standesämter werden vom Landkreis, Urkunden der Hochschule von der Leiterin, dem Leiter oder leitenden Verwaltungsangehörigen der Hochschule vorbeglaubigt.

3.4 Die für die Beglaubigung und eventuelle Vorbeglaubigungen zuständigen Behörden prüfen, ob die Urkunde von einer dazu befugten Person ausgestellt worden ist, sowie die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels.

3.5 Für die Beglaubigungs- und Vorbeglaubigungsvermerke sind in der Regel folgende Fassungen zu verwenden:

a)

für die Vorbeglaubigung und die eventuelle ohne Vorbeglaubigung vorzunehmende Beglaubigung durch die Polizeidirektion

"Die Echtheit vorstehender/umseitiger Unterschrift der/des ..................... (Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung, Name) in/bei ........................ (ggf. Ort oder Behörde) und die Echtheit des beigefügten Dienstsiegels/Dienststempels werden hiermit beglaubigt. Gleichzeitig wird bescheinigt, dass die/der Vorgenannte, zur Ausstellung dieser Urkunde/zur Vornahme der Amtshandlung berechtigt ist/war.

b)

für die Beglaubigung nach Vorbeglaubigung:

"Die Echtheit vorstehender/umseitiger Unterschrift der/des ..................... (Amts-, Dienst- oder Funktionsbezeichnung, Name) in/bei........................(ggf. Ort oder Behörde) und die Echtheit des beigefügten Dienstsiegels/ Dienststempels werden hiermit beglaubigt.

Im Übrigen kann der Wortlaut der Beglaubigungsvermerke den Bedürfnissen des Einzelfalles angepasst werden. Er muss aber in jedem Fall die in Nummer 1.3 genannte Bestätigung umfassen.

Die Unterschrift muss handschriftlich mit dokumentenechter Tinte oder Kugelschreiber

vollzogen werden. Unter der Unterschrift der beglaubigenden Person ist deren Namenszug

in Block- oder Maschinenschrift zu wiederholen. Ferner ist die Amts-, Dienst- oder

Funktionsbezeichnung anzugeben.

3.6 Einige Länder verlangen vor der Legalisation deutscher Urkunden eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt in Köln. Für aktuelle Hinweise hierzu wird auf die Homepage des Auswärtigen Amtes (siehe Nummer 2.1 ) verwiesen.

3.7 Bei der Ausstellung von Urkunden, die für die Verwendung im Ausland der Beglaubigung und Legalisation bedürfen, ist darauf zu achten, dass genügend Platz für alle etwa erforderlichen Beglaubigungsvermerke und den Legalisationsvermerk vorhanden ist. Die Beglaubigungsvermerke sind untereinander zu setzen. Sie können mit einem Stempelabdruck gefertigt werden. Bei Anheften eines Blattes ist die Verbindungsstelle zu siegeln.

3.8 Wird die Beglaubigung älterer Urkunden beantragt, so sind sie zunächst darauf zu prüfen, ob sie in der alten Fassung noch gültig und nicht durch Berichtigung oder spätere Änderung überholt sind. Sind solche Urkunden zwar gültig, aber unansehnlich oder befindet sich darauf noch ein Siegel aus der Zeit von 1933 bis 1945, so sind, soweit möglich, neue Ausfertigungen gebührenfrei auszustellen. Dies gilt nur für Urkunden, von denen üblicherweise Neuanfertigungen erteilt werden können (z. B. Personenstandsurkunden).

Abschnitt 4 UrkBeglRdErl - 4. Kosten

Für die Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde, die Erteilung einer Apostille oder Auskünfte aus dem Register über erteilte Apostillen werden Kosten nach dem NVwKostG erhoben ( Nummern 10 und 13.2.2 des Kostentarifs zur AllGO vom 5.6.1997, Nds. GVBl. S. 171; 1998 S. 501, zuletzt geändert durch Verordnung vom 6.7.2007, Nds. GVBl. S. 268). Die Beglaubigungsgebühr wird für das gesamte durch niedersächsische Behörden vorzunehmende Beglaubigungsverfahren nur einmal von der Behörde erhoben, die die Apostille erteilt oder die letzte Beglaubigung vorgenommen hat.

An die Gemeinden und Landkreise Dienststellen der Landesverwaltung