Amtlicher Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inlande.

Amtlicher Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inlande.

Gem. RdErl. d. Nds. MdI. u. d. Nds. MP. - StK. -, zgl. i.N. sämtl. Nds. Min. v. 11.5.1957 - II/4-120.163 - u. 1 Nr. 1512/57.

Vom 11. Mai 1957 (Nds. MBl. S. 379)

- VORIS 21052 00 00 00 001 -

(1) Im Schriftverkehr der nachgeordneten Dienststellen der niedersächsischen Landesverwaltung, der Landkreise und Gemeinden in Angelegenheiten der öffentlichen Verwaltung und der sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts unter der Aufsicht des Landes in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inlande sind die nachstehenden Richtlinien zu beachten.

(2) Anfragen der in den Richtlinien genannten Art sind grundsätzlich als Sofortsachen zu behandeln. Sofern für die endgültige Beantwortung einer Anfrage längere Ermittlungen erforderlich sind, ist in den Fällen, in denen ein unmittelbarer Schriftverkehr zugelassen ist, der anfragenden Stelle ein kurzer Zwischenbescheid zu erteilen.

(3) Schreiben an deutsche Vertretungen in das Ausland und an ausländische Dienststellen im Inlande sind von den dazu berechtigten Beamten eigenhändig zu zeichnen.

(4) Der RdErl. vom 5.8.1952 (Nds. MBl. S. 430) i.d.F. des RdErl. vom 8.4.1953 (Nds. MBl. S. 150) wird hiermit aufgehoben.

Anlage

Richtlinien über den amtlichen Verkehr in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inlande

Die Formen des amtlichen Verkehrs in das Ausland und mit ausländischen Dienststellen im Inlande müssen sich den internationalen Gepflogenheiten anpassen, einen möglichst reibungslosen Geschäftsablauf gewährleisten und gleichzeitig sicherstellen, daß die mit der Pflege der Beziehungen zum Ausland betrauten Stellen in sachlich gebotenem Umfange unterrichtet werden. Die nachstehenden Richtlinien gelten nur, soweit nicht durch Gesetz, zwischenstaatliche Abkommen oder von der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde mit Zustimmung des MP. - StK. - und des MdI. Sonderregelungen getroffen sind.

Absch. 1 - 6, A. - Amtlicher Schriftverkehr in das Ausland

Absch. 1 - 3, I. - Amtlicher Schriftverkehr mit Deutschen und deutschen Dienststellen im Ausland

Abschnitt 1 AAVRdErl

1. Schriftverkehr mit Deutschen im Auslande.

Mit Deutschen im Auslande ist ein unmittelbarer Schriftverkehr zulässig. Handelt es sich jedoch um grundsätzliche Fragen allgemeiner Bedeutung oder um politische Fragen, so ist die Anfrage oder der Bescheid der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstwege vorzulegen.

Abschnitt 2 AAVRdErl

2. Schriftverkehr mit deutschen konsularischen Vertretungen im Ausland.

Im üblichen konsularischen Verkehr (vgl. Nr. 11 ) ist ein unmittelbarer Schriftverkehr grundsätzlich zulässig. Unzulässig ist ein Schriftverkehr, wenn es sich um

a)

Fragen von allgemeiner grundsätzlicher oder von politischer Bedeutung handelt,

b)

Angelegenheiten handelt, deren Kenntnis für die Landesregierung oder das Auswärtige Amt wesentlich ist,

c)

ein allgemeines Ersuchen handelt, das an alle konsularischen Vertretungen oder an eine größere Anzahl von ihnen gerichtet ist.

In diesen Fällen ist die Anfrage mit einer eingehenden Sachdarstellung der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstwege vorzulegen.

Abschnitt 3 AAVRdErl

3. Schriftverkehr mit deutschen diplomatischen Vertretungen im Ausland.

Ein unmittelbarer Schriftverkehr ist nur in Konsularsachen (vgl. Nr. 11 ) zulässig und auch nur dann, wenn sich eine konsularische Abteilung bei der deutschen diplomatischen Vertretung befindet. In diesen Fällen gilt Nr. 2 entsprechend. In allen anderen Fällen ist die beabsichtigte Anfrage ohne Rücksicht auf ihre Bedeutung der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstwege vorzulegen.

Absch. 4 - 5, II. - Amtlicher Schriftverkehr mit Nichtdeutschen und ausländischen Dienststellen im Ausland

Abschnitt 4 AAVRdErl

4. Schriftverkehr mit Nichtdeutschen im Ausland.

Mit fremden Staatsangehörigen und Staatenlosen, die sich im Ausland aufhalten, darf ein Schriftverkehr nur über die deutsche konsularische Vertretung geführt werden. Nr. 1 Satz 2 gilt entsprechend.

Das Recht der Gerichte und Staatsanwaltschaften, mit Verfahrensbeteiligten, die im Auslande wohnen, unmittelbar in Verbindung zu treten, bleibt unberührt.

Abschnitt 5 AAVRdErl

5. Schriftverkehr mit Zentral-, Provinzial- und Lokalbehörden ausländischer Staaten.

Ein unmittelbarer Schriftverkehr ist unzulässig. Schreiben dieser Stellen sind unerledigt unter höflichem Hinweis auf den diplomatischen Weg und unter Bezugnahme auf die internationalen Gpflogenheiten (1) zurückzugeben. Handelt es sich um ein Schreiben von Behörden ausländischer Staaten, in denen keine Vertretung der Bundesrepublik Deutschland besteht, so ist das Schreiben der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstwege vorzulegen.

Unberührt hiervon bleibt der übliche unmittelbare Verkehr zwischen den beiderseitigen Behörden im Grenzgebiet.

(1) Red. Anm.:

Rechtschreibfehler im Original.

Absch. 6, III. - Benutzung des Kurierweges beim amtlichen Schriftverkehr in das Ausland

Abschnitt 6 AAVRdErl

6. In Fällen, in denen ein unmittelbarer Schriftverkehr in das Ausland zwar zulässig ist, aber die Benutzung des gewöhnlichen Postweges nicht angezeigt erscheint, ist die Anfrage oder der Bescheid unmittelbar über die Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes in Bonn, Koblenzer Str. 101, zu leiten. Dabei ist wie folgt zu verfahren:

a)

Die Schriftstücke sind in doppelten Briefumschlägen abzusenden. Der äußere Umschlag ist mit der Anschrift der Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes zu versehen. Auf den Innenumschlag und auf dem Schriftstück selbst ist die empfangende oder vermittelnde deutsche Auslandsvertretung anzugeben. Auf ihre nähere Anschrift kann verzichtet werden. Es genügt z.B. "An die Gesandtschaft der Bundesrepublik Deutschland in Lissabon" oder, wenn die Gesandtschaft zur Weiterleitung des Schreibens in Anspruch genommen wird, außer der vollen Anschrift des Empfängers "Über die Gesandtschaft der Bundesrepublik Deutschland in Lissabon".

b)

Ein Anschreiben an die Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes ist nicht erforderlich.

c)

Die Innenumschläge von Sendungen, die an eine Auslandsvertretung unmittelbar oder an einen ihrer leitenden Angehörigen gerichtet sind, sollen, die Innenumschläge aller anderen Sendungen müssen der Kurierabfertigung des Auswärtigen Amtes unverschlossen, in beiden Fällen unfrankiert, zugeleitet werden.

Von der Beförderung von Schriftstücken durch Kurier ist jedoch nur in wirklich unabweisbaren Fällen Gebrauch zu machen.

Absch. 7 - 8, B. - Amtlicher Schriftverkehr mit ausländischen Dienststellen im Inland

Abschnitt 7 AAVRdErl

7. Schriftverkehr mit ausländischen Konsularbehörden im Inland.

Im üblichen konsularischen Verkehr (vgl. Nr. 11 ) ist ein unmittelbarer Schriftverkehr für

a)

die Regierungspräsidenten und Präsidenten der Nieders. Verwaltungsbezirke,

b)

die Oberfinanzdirektion in Hannover,

c)

das Oberbergamt in Clausthal-Zellerfeld,

d)

die Staatliche Verwaltung der höheren Schulen in Hannover,

e)

die Landkreise, die kreisfreien Städte und die selbständigen Städte, - in staatlichen Verwaltungsaufgaben jedoch nur im Rahmen der Auftragsangelegenheiten (§ 5 SVG) bzw. des übertragenen Wirkungskreises (§ 5 NGO) -,

f)

das Außenhandelskontor Niedersachsen

gestattet, wenn es sich um Angelegenheiten handelt, die über die Erörterung von Einzelfällen nicht hinausgehen.

Den übrigen nachgeordneten Dienststellen der niedersächsischen Landesverwaltung, den Gemeinden und den sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts unter der Aufsicht des Landes ist ein unmittelbarer Schriftverkehr mit den ausländischen konsularischen Vertretungen nicht gestattet. Ist ein solcher erforderlich, so ist er durch Vermittlung der nach den Buchst. a bis e berechtigten Dienststellen zu führen. Das gleiche gilt für die Beantwortung von Anfragen ausländischer konsularischer Vertretungen, die bei den zur Führung eines Schriftverkehrs nicht berechtigten Stellen unmittelbar eingehen. In diesen Fällen trifft die angefragte Stelle lediglich die erforderlichen sachlichen Feststellungen und legt das Ergebnis hierüber zusammen mit der Anfrage der ausländischen konsularischen Vertretung der nach den Buchst. a bis e zuständigen Dienststellen vor. Die Beantwortung der Anfrage erfolgt dann durch diese Dienststellen.

Haben Schreiben ausländischer Konsularbehörden grundsätzliche allgemeine oder politische Bedeutung, so sind sie dahin zu beantworten, daß sich die Dienststelle wegen der besonderen Bedeutung der Frage nicht für befugt halte, unmittelbar zu verhandeln. Es müsse der anfragenden Stelle daher anheimgestellt bleiben, sich auf dem diplomatischen Wege mit dem Auswärtigen Amt in Verbindung zu setzen. Erscheint das Verweisen auf den diplomatischen Weg nach Lage des Falles nicht angebracht, sind die Anfragen der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstwege zur Entscheidung darüber vorzulegen, ob und in welchem Umfange eine Antwort zu erteilen ist. Im allgemeinen wird die Erteilung einer sachlichen Antwort anzustreben sein.

Konsularsachen in Schutzmachtangelegenheiten (vgl. Nr. 12 ) sind stets als Angelegenheiten von politischer Bedeutung anzusehen.

Abschnitt 8 AAVRdErl

8. Schriftverkehr mit ausländischen diplomatischen Vertretungen im Inland.

Ein unmittelbarer Schriftverkehr ist unzulässig. Schreiben dieser Stellen sind unerledigt unter höflichem Hinweis auf den diplomatischen Weg und unter Bezugnahme auf die internationalen Gepflogenheiten zurückzugeben. Eine Ausnahme hiervon macht jedoch der Schriftverkehr in Konsularsachen (vgl. Nr. 11 ) mit solchen ausländischen diplomatischen Vertretungen, denen Konsulargeschäfte übertragen sind. In diesen Fällen gilt Nr. 7 entsprechend.

Absch. 9, C. - Amtlicher Schriftverkehr in besonderen Fällen

Abschnitt 9 AAVRdErl

9. Durch die Bestimmungen in den Abschnitten A und B werden nicht berührt:

a)

der Amtshilfe- und Rechtshilfeverkehr der Justizbehörden;

b)

der Schriftverkehr auf wissenschaftlichem Gebiet und der wissenschaftliche Schriftenaustausch;

c)

der Schriftverkehr mit früheren deutschen Staatsangehörigen wegen ihrer Wiedergutmachungsansprüche, die auf Grund von Wiedergutmachungsvorschriften geltend gemacht werden;

d)

der Schriftverkehr auf dem Gebiete des Personenstandswesens, für den hinsichtlich des Verkehrs mit ausländischen Behörden die Bestimmungen der Dienstanweisung für die Standesbeamten und ihre Aufsichtsbehörden (DA) gelten;

e)

der Schriftverkehr auf dem Gebiete der Ausländeraufsicht, für den hinsichtlich des Verkehrs mit ausländischen Behörden die Bestimmungen der Dienstanweisung (Teil II) zur Ausländerpolizeiverordnung vom 22.8.1938 (RGBl. I S. 1053) gelten;

f)

der Schriftverkehr des Außenhandelskontors Niedersachsen, der sich auf den dem Außenhandelskontor gestellten Aufgaben mit fremden Staatsangehörigen im Auslande (

Nr. 4

) oder ausländischen konsularischen Vertretungen im Inlande (

Nr. 7

) ergibt.

In allen Fällen gilt jedoch Nr. 2 entsprechend.

Absch. 10, D. - Mündlicher Verkehr

Abschnitt 10 AAVRdErl

10. Die Bestimmungen der Abschnitte A und B gelten sinngemäß auch für den mündlichen Verkehr.

Absch. 11, E. - Begriff der Konsularsachen

Abschnitt 11 AAVRdErl

11. Zum üblichen konsularischen Verkehr in Konsularsachen gehört in der Hauptsache der allgemeine Rechts- und Amtshilfeverkehr in Angelegenheiten, deren Aufgabenbereich im Konsulargesetz vom 8.11.1867 (BGBl. S. 137) in der Fassung des Gesetzes vom 16.12.1950 (BGBl. S. 784) erwähnt ist. Darüber hinaus bestehen aber noch weitere Konsularaufgaben, die sich aus einzelnen Staatsverträgen oder aus deutschen Sondergesetzen ergeben. Ist es im Einzelfalle zweifelhaft, ob es sich um eine Konsularsache handelt, so ist darüber die Entscheidung der sachlich zuständigen obersten Landesbehörde auf dem Dienstwege einzuholen.

Absch. 12, F. - Begriff der Schutzmachtangelegenheiten

Abschnitt 12 AAVRdErl

12. Als Schutzmachtangelegenheiten sind alle Sachen anzusehen, in denen fremde diplomatische

oder konsularische Vertretungen die Belange der Bundesrepublik Deutschland im Auslande

wahrnehmen.

An die Dienststellen der nds. Landesverwaltung, Landkreise und Gemeinden, sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts.