Elektronische Aktenführung im Niedersächsischen Justizministerium und in seinem Geschäftsbereich in Justizverwaltungsangelegenheiten

Elektronische Aktenführung im Niedersächsischen Justizministerium und in seinem Geschäftsbereich in Justizverwaltungsangelegenheiten

AV des MJ vom 16. 3. 2020 (1510 - 103. 79)

Vom 16. März 2020 (Nds. Rpfl. S. 111)

- Nds. Rpfl. S. 111. -

VORIS 31600

Abschnitt 1 EAJVerwAV - Allgemeines

1.1 Diese Allgemeine Verfügung regelt die elektronische Aktenführung in Justizverwaltungsangelegenheiten des Niedersächsischen Justizministeriums und seinem Geschäftsbereich. Ausgenommen ist der Niedersächsische Justizvollzug.

1.2 Die Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Staatsanwaltschaften (AktO), die Aktenordnung für die Gerichte der Arbeitsgerichtsbarkeit (AktO-ArbG), die Aktenordnung für die Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit (AktO-SG), die Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit (AktO-VG) und die Aktenordnung der Finanzgerichtsbarkeit (AktO-FG), soweit darin die Bildung und Führung von Akten in Justizverwaltungsangelegenheiten geregelt werden, die Geschäftsordnungsvorschriften (GOV), die Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Justizverwaltungsangelegenheiten (Generalaktenverfügung) und § 1 Absatz 3 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) bleiben unberührt, soweit sich aus den Regelungen dieser Vorschrift nichts Abweichendes ergibt.

1.3 Akten in Justizverwaltungsangelegenheiten können in elektronischer Form geführt werden, soweit die Aktenführung unter Nutzung eines vom Justizministerium vorgesehenen Produktes erfolgt. Akten, die ab dem Zeitpunkt der Umstellung neu angelegt werden, werden elektronisch geführt. Akten, die zum Zeitpunkt der Umstellung bereits in Papierform angelegt waren, werden ab dem Zeitpunkt der Umstellung elektronisch fortgeführt.

Personalakten im Sinne von § 88 Abs. 2 Satz 2 des Niedersächsischen Beamtengesetzes (NBG) sowie i. V. m. § 12 Abs. 1 des Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) werden mit Ausnahme von Personalakten der Referendarinnen und Referendare nicht in elektronischer Form geführt.

Abschnitt 2 EAJVerwAV - Bildung elektronischer Akten

2.1 Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß Abschnitt 3.1, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu elektronisch geführten Akten zusammenzufassen.

2.2 Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein.

2.3 Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die justizinterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch gewährleisten.

Abschnitt 3 EAJVerwAV - Übertragung von Papierdokumenten

3.1 Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, sowie in Papierform geführte Akten anderer Zuständigkeiten der Justizverwaltung und Beiakten, deren Übertragung wegen ihres Umfanges oder ihrer sonstigen Beschaffenheit unverhältnismäßig wäre. Die Behördenleitung kann anhand bestimmbarer Kriterien anordnen, dass zum Zeitpunkt des Beginns der elektronischen Aktenführung bereits vorhandene Papierakten in die elektronische Form zu übertragen sind.

3.2 Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

3.3 Die in Papierform eingereichten Schriftstücke und sonstigen Unterlagen sind frühestens sechs Monate nach ihrer Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder eine Aufbewahrung im Einzelfall zu erfolgen hat. Belege (Rechnungen und andere zahlungsbegründende Unterlagen) im Sinne von VV Nr. 5.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO sind weiterhin bei den anordnenden Dienststellen oder den für Zahlungen zuständigen Stellen in Papierform gemäß den Vorschriften der LHO und den dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften aufzubewahren.

3.4 Ist das Gesamtsystem gestört, sind bis zum Zeitpunkt der Wiederherstellung der Voraussetzungen nach Nummer 3.2 Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingehen, in geeigneter Weise in Papierform abzulegen und aufzubewahren.

Abschnitt 4 EAJVerwAV - Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten

Die elektronische Akte ist mit einem automatisierten Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren, das insbesondere gewährleisten soll, dass

1. die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),

2. die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Authentizität),

3. die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Zurechenbarkeit),

4. die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),

5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Nachvollziehbarkeit),

6. es mit systemseitigen Mechanismen wiederhergestellt werden kann (Wiederherstellbarkeit),

7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),

8. die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit),

9. der Austausch von Daten im System und über Netzwerke sicher erfolgen kann (Vertraulichkeit),

10. zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet (z.B. auch gelöscht, berichtigt oder eingeschränkt) werden können (Trennbarkeit),

11. die elektronischen Akten oder Aktenbestandteile im Format PDF/A an andere Stellen weitergegeben werden können.

Abschnitt 5 EAJVerwAV - Datenschutz und Datensicherheit

Das Justizministerium oder die jeweils verantwortliche Stelle ergreifen dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Informationssicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes nach Maßgabe des Europäischen sowie Bundes- und Landesdatenschutzrechts sowie besonderer Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes, die auf personenbezogene Daten anzuwenden sind.

Abschnitt 6 EAJVerwAV - Ersatzmaßnahmen

Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann das Justizministerium oder eine von ihm bestimmte Stelle für die von den Störungen betroffenen Behörden anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

Abschnitt 7 EAJVerwAV - Inkrafttreten

7.1 Diese AV tritt am 01.04.2020 in Kraft.

7.2 Ausgenommen sind die Dienststellen, die zum Zeitpunkt von Ziffer 7.1 die elektronische Aktenverwaltung mit dem Produkt VIS-Suite erproben. In diesen Fällen tritt diese AV am Tag nach der Beendigung des Pilotbetriebes in Kraft. Den Zeitpunkt nach Satz 2 legt das Niedersächsische Justizministerium für jede Pilotbehörde durch gesonderten Erlass fest.