Richtlinie für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (Haushaltsvollzugsrichtlinie - HVR)

Richtlinie für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (Haushaltsvollzugsrichtlinie - HVR)

RdErl. d. MF v. 01.03.2024 - 43 2-04001 -

Vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

- VORIS 64100 -

Bezug: a) RdErl. v. 20.12.2023 (Nds. MBl. S. 1108) - VORIS 64100 - b) RdErl. d. MF. v. 23.09.2020 (Nds. MBl. S. 944) - VORIS 64100 - c) RdErl. v. 14.11.2019 (Nds. MBl. S. 1624), geändert durch RdErl. v. 10.02.2022 (Nds. MBl. S. 252) - VORIS 64100 - d) RdErl. v. 01.05.2020 (Nds. MBl. S. 511) - VORIS 64100 - e) RdErl. v. 07.11.2022 (Nds. MBl. S. 1530) - VORIS 64100 -

Abschnitt 1 HVR - Allgemeine Hinweise

Der Haushaltsvollzug (Buchung und Zahlung) richtet sich insbesondere nach dem HGrG, der LHO, den VV-LHO, den Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Landes Niedersachsen (VV-HNds), dem jeweils geltenden Haushaltsgesetz einschließlich der Allgemeinen Bestimmungen zu den Personalausgaben, der Richtlinie zur Haushaltsführung (HFR - Bezugserlass zu a -) in der jeweils geltenden Fassung sowie nach dieser Richtlinie.

Nachfolgende Regelungen gelten auch für Sondervermögen des Landes und Haushaltsstellen, die nur kassenmäßig (siehe Nummer 13.3) abgebildet werden.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 2 HVR - Verantwortlichkeiten

2.1 Beauftragte für den Haushalt (BfdH)

Die oder der BfdH der anordnenden Dienststellen ist verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in der Dienststelle. Dies gilt insbesondere für

a)

die Buchführung über Forderungen und Verbindlichkeiten aufgrund elektronischer Kassenanordnungen (u. a. fälligkeitsgerechte Anordnung von Auszahlungen, Erhebung und Einziehung von Einnahmen, rechtzeitige und vollständige Freigabe von Auszahlungsstapeln, Einhaltung des Verrechnungsgebots bei landesinternem Forderungsausgleich sowie Bearbeitung der Abschläge, Vermeidung von doppelten Zahlungen),

b)

die Abwicklung der dienststellenbezogenen Verwahr- und Vorschussbuchungen,

c)

die regelmäßige Prüfung von noch nicht ausgeführten Kassenanordnungen und internen Aufträgen sowie

d)

die Abwicklung offener Posten.

Die Verantwortlichkeit erstreckt sich neben dem Kernhaushalt und den Extrahaushalten (z. B. Sondervermögen) auch auf eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung von Haushaltsstellen, die nur kassenmäßig abgebildet werden.

Die Angaben zu den bestellten BfdH sind im Haushaltsvollzugssystem (HVS) in den Stammdaten

der Dienststelle zu hinterlegen.

Die oder der BfdH der anordnenden Dienststellen bestimmt, welche Bediensteten Anordnungsdaten erfassen dürfen (Feststellerinnen und Feststeller) und entscheiden auch, welche Bediensteten zur Ausübung der Anordnungsbefugnis (Freigabe) befugt sind. Ein Nachweis erfolgt in der Benutzerverwaltung des Haushaltswirtschaftssystems (HWS). Die Berechtigungen sind in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal jährlich) auf ihr weiteres Erfordernis zu überprüfen. Hinweise zur Rollenvergabe sind auf der Intranetseite des MF (Pfad: HWS > Anleitungen > Berechtigungsvergabe) veröffentlicht.

2.2 Feststellerinnen und Feststeller

Feststellerinnen und Feststeller erfassen die Anordnungsdaten und reichen die Belege mit Angabe der Stapelnummer, des Bereichs, des Buchungsschlüssels und der Belegnummer an die Anordnungsbefugten weiter.

Vor Erfassung der Anordnungsdaten muss die rechnerische und sachliche Richtigkeit von den Verantwortlichen festgestellt sein, vgl. VV Nr. 2.3.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO.

Soweit die Feststellerinnen oder Feststeller die Verantwortlichen für die sachliche und/oder rechnerische Richtigkeit sind, gilt Folgendes:

Mit der Erfassung der Anordnung gilt die rechnerische Richtigkeit nach VV Nr. 2.3.2.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO als bescheinigt.

Die sachliche Richtigkeit nach VV Nr. 2.3.2.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist von den Feststellerinnen und Feststellern in der Annahmeanordnung, Auszahlungsanordnung oder Änderungsanordnung im HVS elektronisch zu bescheinigen.

Soweit die Feststellerinnen und Feststeller nicht die Verantwortlichen für die rechnerische und/oder sachliche Richtigkeit sind, ist eine zusätzliche Bescheinigung der rechnerischen und/oder sachlichen Richtigkeit auf den begründenden Unterlagen erforderlich.

Weiter gilt die Ausnahme nach Nummer 2.3 Satz 4.

2.3 Anordnungsbefugte

Die Ausübung der Anordnungsbefugnis (Freigabe nach Nummer 9) umfasst die Prüfung, ob die Daten richtig und vollständig erfasst und die Bescheinigungen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit von der oder dem dazu Befugten abgegeben worden sind.

Hat sich die oder der BfdH eine Mitzeichnung oder eine abschließende Zeichnung vorbehalten, so hat die oder der Anordnungsbefugte die Beteiligung der oder des BfdH sicherzustellen.

Die oder der Anordnungsbefugte hat in den Fällen, in denen die oder der Beauftragte für den Haushalt nicht darauf verzichtet hat, eine Beteiligung der oder des Beauftragten für den Haushalt sicherzustellen.

Hat die Feststellerin oder der Feststeller die sachliche Richtigkeit elektronisch

nicht bescheinigt, so gilt die sachliche Richtigkeit mit der Freigabe und Signierung

der Daten durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten als bescheinigt.

Dies gilt auch für Anordnungen, die pauschal freigegeben wurden. Die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit kann in den begründenden Unterlagen unterbleiben.

Soll die sachliche Richtigkeit nicht von der oder dem Anordnungsbefugten bescheinigt werden, ist der Vorgang an die Feststellerin oder den Feststeller zurückzugeben, damit diese/dieser eine elektronische Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit nachholen kann.

Anordnungsbefugte sind von der Verantwortung für die sachliche Richtigkeit entbunden, wenn die begründenden Unterlagen entsprechende Feststellvermerke anderer hierzu befugter Personen enthalten.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 3 HVR - Belege (begründende Unterlagen)

Gemäß VV Nr. 5.3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist ein Beleg eine begründende Unterlage in elektronischer Form oder Papierform, auf der ein Geschäftsvorfall (Einnahme/Ausgabe/Umbuchung) und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind und diese dokumentiert werden. Diese Unterlagen sind in elektronischer Form oder in Papierform aufzubewahren. Die Belege zu einem Vorgang sind in einem einheitlichen Verfahren aufzubewahren. Eine teilweise elektronische Aufbewahrung der Belege und eine teilweise Aufbewahrung in Papierform ist nicht zulässig.

Die BfdH der Dienststellen haben durch organisatorische Maßnahmen (Arbeitsabläufe) sicherzustellen, dass eine nachprüfbare Zuordnung der Belege für einen Geschäftsvorfall in elektronische Form oder Papierform gewährleistet wird und Doppelzahlungen vermieden werden.

Die Umstellung auf ein vollständig elektronisches Verwaltungshandeln ist auch bei der Belegführung und Belegaufbewahrung umzusetzen. Soweit ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem vorhanden ist, ist dieses zwingend einzusetzen. Nur soweit in den Dienststellen ein solches elektronisches System noch nicht vorhanden ist, hat die Belegführung und Belegaufbewahrung nach Nummer 3.2 bzw. 3.3 zu erfolgen.

3.1 Belege im elektronischen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem

(DMS)

3.1.1 DMS mit Vorgangsbearbeitung

Wird in einer Dienststelle ein DMS mit Vorgangsbearbeitung eingesetzt, hat eine Weiterleitung und Bearbeitung von Belegen für Feststellvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) bzw. die Weiterleitung an die Anordnungsbefugten zur Freigabe im DMS (Workflow) zu erfolgen.

Nach Erfassung der Anordnungsdaten im HVS sind im DMS, ergänzend zu den Belegen, die mit der Erfassung der Anordnungsdaten vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmale Stapelnummer, Bereich, Buchungsschlüssel und Belegnummer zu dokumentieren.

Die Freigabe durch die Anordnungsbefugten ist dann ebenfalls im DMS zu dokumentieren.

Diese Nachweise gelten als Entwertung der Belege. Die Aktenablage und Aufbewahrung

der Belege sind hier zwingend im DMS erforderlich.

3.1.2 DMS ohne Vorgangsbearbeitung

Wird in einer Dienststelle das DMS nur für eine elektronische Akte eingesetzt, kann die Weiterleitung und Bearbeitung von Belegen (begründenden Unterlagen) für Feststellvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) bzw. die Weiterleitung an die Anordnungsbefugten zur Freigabe auch per E-Mail erfolgen.

Dazu müssen die Feststellerinnen und Feststeller nach Erfassung der Anordnungsdaten im HVS die Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 mit den begründenden Unterlagen den Anordnungsbefugten per E-Mail zur Verfügung stellen.

Die Anordnungsbefugten bestätigen die Freigabe per E-Mail. Der gesamte Geschäftsvorfall ist anschließend in der elektronischen Akte abzulegen. Der Nachweis des Belegdrucks sowie der Freigabe in der eAkte gelten als Entwertung der Belege.

3.2 Belege in Papierform

Mit Erfassung der Anordnungsdaten werden die vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 auf den begründenden Unterlagen schriftlich vermerkt. Die Nachweise der Erfassung und der Freigabe gelten als Entwertung der Belege.

3.3 Belege per E-Mail, Ablage in Papierform

Mit Erfassung der Anordnungsdaten muss der Beleg zusammen mit den vom HVS vergebenen Identifizierungsmerkmalen nach Nummer 3.1.1 an die Anordnungsbefugten zur Freigabe per E-Mail weitergeleitet werden.

Nach der Freigabe müssen diese Identifizierungsmerkmale sowie der Nachweis der Freigabe auf den begründenden Unterlagen schriftlich vermerkt werden. Dies gilt als Entwertung der Belege. Nach Ablage des Geschäftsvorfalls in der Papierakte ist der betreffende E-Mailverkehr zu löschen.

3.4 Belege in HKR-Verfahren (Vorverfahren)

Wird in einer Dienststelle ein HKR-Verfahren genutzt, so sind grundsätzlich die Identifizierungsmerkmale nach Nummer 3.1.1 auf dem Beleg bzw. im DMS zu erfassen. Liegen diese nicht vor, so ist das Kassenzeichen zu erfassen. Die Freigabe durch die Anordnungsbefugten ist dann ebenfalls zu dokumentieren. Diese Nachweise der Erfassung und der Freigabe gelten als Entwertung der Belege.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 4 HVR - Inhalt der Anordnung

Ergänzend zu VV Nr. 2.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird Folgendes geregelt:

4.1 Kennzeichnung, Abschläge, Buchungsschlüssel

Die Anordnung muss den Bereich, den Buchungsschlüssel, die Stapelnummer und die Belegnummer zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen enthalten.

Bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ist ein entsprechendes

Kennzeichen zu erfassen.

Mit dem Buchungsschlüssel wird bestimmt, welche Art von Kassenanordnung gebucht werden soll. Die zur Verfügung stehenden Buchungsschlüssel sind in den Haushaltsstammdaten des HVS hinterlegt.

4.2 Zahlungspartnerdaten

In der Anordnung müssen Zahlungsempfängerinnen, Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtige (Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartner) zweifelsfrei bezeichnet sein. Hierzu ist grundsätzlich neben Namen, Vornamen, Namenszusätzen (oder Firmenbezeichnung bei juristischen Personen) und ggf. Geburtsdatum, die vollstreckungsfähige Anschrift der Zahlungspartnerin oder des Zahlungspartners zu erfassen.

4.3 Erfassung der Zahlungspartnerdaten bei Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldnern

Sind für eine Forderung mehrere Schuldnerinnen und Schuldner vorhanden, sind sie Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner. Unbeschadet der im Justizbereich bestehenden speziellen Regelungen entscheiden die anordnenden Dienststellen nach pflichtgemäßem Ermessen, ob gegen alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner oder nur gegenüber einer oder einem von ihnen die Forderung geltend gemacht werden soll (Auswahlermessen). Grundsätzlich soll nur gegen eine Gesamtschuldnerin oder einen Gesamtschuldner die Sollbuchung vorgenommen werden. Entrichtet diese oder dieser die Forderung nicht oder nicht vollständig, ist die anordnende Dienststelle zur Inanspruchnahme der weiteren Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner verpflichtet; ein Ermessensspielraum besteht insoweit nicht. In geeigneten Fällen ist es zulässig, die Forderung von Beginn an auf alle Gesamtschuldnerinnen und Gesamtschuldner nach Kopfteilen aufzuteilen und entsprechende Annahmeanordnungen zu erteilen.

4.4 Tag der Fälligkeit

Die anordnenden Dienststellen haben ausschließlich jenes Datum in der Anordnung zu erfassen, an dem die Einzahlung oder Auszahlung bewirkt sein muss (Fälligkeitstag). Bei der Fälligkeit sind zusätzliche Zeit- und Sicherheitspuffer zu unterlassen. Die fristgerechte Steuerung der Zahlung - insbesondere vor und nach Feiertagen und Wochenenden - obliegt der Landeshauptkasse (LHK). Die LHK ist hierfür auf genaue und rechtlich verbindliche Angaben angewiesen.

Ein zeitlicher Vorlauf aufgrund von Bearbeitungsprozessen der am Zahlungsvorgang beteiligten Kreditinstitute (sog. Banklaufzeiten) wird durch die LHK berücksichtigt und braucht insofern nicht bei der Festlegung der Fälligkeit beachtet zu werden, sofern die Anordnung rechtzeitig erfasst und freigegeben wurde. Auf VV Nr. 2.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird verwiesen.

Fällt der Fälligkeitstag aufgrund der zahlungsbegründenden Unterlagen auf ein Wochenende (Sonnabend, Sonntag) oder einen Feiertag, gilt § 193 BGB unmittelbar. Demnach ist eine Zahlung, die zu einem bestimmten Tag zu bewirken ist, und dieser Tag auf ein Wochenende oder einen am Leistungsort staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag fällt, erst am darauffolgenden nächsten Werktag zu erbringen. Einer Präzisierung des Fälligkeitstages in der Anordnung auf den folgenden nächsten Werktag bedarf es in diesen Fällen nicht.

Zahlungen, die aufgrund spezieller Regelungen vorher zu bewirken sind, müssen zwingend mit der Erfassung des konkreten Datums des Werktages, der dem Wochenende oder dem Feiertag vorangeht, fällig gestellt werden.

Bei Gewährung von Skontoabzügen ist der für den Skontoabzug vorgesehene Zahlungsrahmen bei der Fälligkeitserfassung in vollem Umfang zu nutzen.

4.5 Zahlungsverfahren

Das Zahlungsverfahren definiert, auf welchem Weg die Zahlung/der Lastschrifteinzug vorgenommen werden soll (z. B. SEPA-Überweisung, Auslandszahlung usw.).

Die Auswahl des Zahlungsverfahrens beeinflusst die bankenseitige Dauer und ggf. anfallende Kosten der vorzunehmenden Überweisung. Insofern kommt ihr, insbesondere bei Daueranordnungen, vor dem Hintergrund eines wirtschaftlichen Verwaltungshandelns eine besondere Bedeutung zu.

Erläuterungen und Hinweise zu den zur Verfügung stehenden Zahlungsverfahren werden von der LHK im MF-Intranet veröffentlicht (Pfad: HWS > Landeshauptkasse).

4.6 Mahnschlüssel

Der Mahnschlüssel dient der Zuordnung von Forderungen zu Mahnverfahren. Durch Angabe des sachgerechten Mahnschlüssels bei der Erteilung von elektronischen Annahmeanordnungen wird festgelegt, welche Maßnahmen zur Einziehung der Forderungen nach Ablauf der Zahlungsfrist getroffen werden sollen.

4.7 Kassenzeichen

Kassenzeichen dienen als eindeutiges Zuordnungskriterium der Kommunikation zwischen anordnenden Dienststellen, den für Zahlungen zuständigen Stellen und den Zahlungspartnerinnen und Zahlungspartnern. Sie gewährleisten die automatische Zuordnung von Zahlungen zu Anordnungen.

Die anordnenden Dienststellen haben grundsätzlich die vom HVS bei der Erfassung elektronischer Anordnungen automatisch generierten 13-stelligen numerischen Standardkassenzeichen zu verwenden. Sofern es unerlässlich ist, als Kassenzeichen einen ununterbrochenen Nummernkreis zu verwenden, kann dieser auf Antrag bei der Zentralen Verfahrenspflege (ZV/KC-HWS) reserviert werden.

In Ausnahmefällen können Fremdkassenzeichen verwendet werden. Bei der Gestaltung ist sicherzustellen, dass sie die automatische Zuordnung von Zahlungen zweifelsfrei ermöglichen. Fremdkassenzeichen beginnen stets mit den ersten vier Ziffern der Dienststellennummer. Im Zweifel ist bei der Gestaltung der Fremdkassenzeichen das KC-HWS zu beteiligen. Bei Fremdkassenzeichen sind keine Sonder- oder Leerzeichen zu verwenden.

4.8 Leitmerkmale im Zahlungsverkehr (BIC, IBAN, Bankidentifikation, Kontonummer)

Im Zuge der vollautomatisierten Durchführung des Zahlungsverkehrs findet im SEPA-Zahlungsverkehr in der Regel keine Prüfung der Übereinstimmung von Kontoinhaberschaft und Zahlungsempfängerin/Zahlungsempfänger bzw. Zahlungspflichtiger/Zahlungspflichtigem statt. Entscheidendes Leitmerkmal ist die IBAN. Bei Überweisungen außerhalb des SEPA-Raumes ist die IBAN/Kontonummer der Zahlungsempfängerin/des Zahlungsempfängers und der BIC/die länderspezifische Bankidentifikation des Institutes der Empfängerin/des Empfängers maßgebend.

Den Feststellerinnen und Feststellern obliegt bei der Erfassung der zahlungsrelevanten

Daten in den Anordnungen eine besondere Sorgfaltspflicht hinsichtlich der korrekten

Erfassung der Leitmerkmale im Zahlungsverkehr.

4.9 Zahlungsgrund, Verwendungszweck

Durch die Eintragungen in den Feldern "Zahlungsgrund" oder "Verwendungszweck" in der Anordnung und einem Vermerk der Merkmale der Nummer 3.1.1 auf den begründenden Unterlagen, wird die Verbindung zwischen den begründenden Unterlagen und den Anordnungen dokumentiert.

Als Zahlungsgrund ist eine maximal 54-stellige Zeichenkette zu erfassen, die der Empfängerin oder dem Empfänger - bei aktiven Lastschrifteinzügen der/dem Zahlungspflichtigen - im Verwendungszweck der Kontogutschrift bzw. -belastung konkrete Informationen zur dortigen Zuordnung übermittelt, z. B. deren oder dessen Kundennummer, Rechnungsdatum, Vertragsnummer oder ähnliche in der Zahlungsaufforderung erbetene Angaben.

Als Verwendungszweck ist eine ebenfalls 54-stellige Zeichenkette zur näheren Begründung der Zahlung, z. B. "Miete Hauptstraße 123" zu erfassen.

Der Verwendungszweck muss die Zuordnung der Zahlung(en) zur begründenden Unterlage ermöglichen.

4.10 Urbelegschlüssel (für Vorverfahren)

Der Urbelegschlüssel dient grundsätzlich der Kommunikation mit Vorverfahren, in denen ebenfalls Identifikationsmerkmale vergeben werden. Falls Urbelegschlüssel (Aktenzeichen, Geschäftszeichen etc.) aus Vorverfahren in das HVS importiert werden sollen, können diese hier eingetragen oder über eine Schnittstelle eingespielt werden. In diesem Feld erfolgt jedoch im Gegensatz zu dem Feld "Kassenzeichen" keine Überprüfung der Eindeutigkeit des Urbelegschlüssels.

4.11 Buchungszeilen, Unterkonto

In der Buchungszeile der Anordnung ist entsprechend des Gruppierungsplans (siehe VV-HNds)

die Haushaltsstelle (Kapitel/Titel) anzugeben.

Budgetierte Verwaltungsbereiche müssen hier die entsprechenden Annexkonten angeben. Eine Buchung auf der Haushaltsstelle ist aufgrund der fehlenden Verknüpfung zur Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in der Regel nicht zulässig.

Des Weiteren ist in der Buchungszeile das Feld "Unterkonto 1 (MbSt)" auszufüllen. Hier ist die mittelbewirtschaftende Stelle einzutragen, welche eine Ermächtigung für die Bewirtschaftung durch Mittelverteilung erhalten hat.

Die Felder "Unterkonto 2 = Kostenstelle" und "Unterkonto 3 = Kostenträger" sind der KLR vorbehalten. Eine Belegung dieser Felder für nicht budgetierte Verwaltungsbereiche ist grundsätzlich nicht zulässig.

Die Felder "Unterkonto 4 = Projekt" und "Unterkonto 5 = Mittelherkunft" können bei Bedarf belegt werden.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 5 HVR - Nicht-Soll-Buchung

Nach Nummer 2.1.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO kann bei Einzahlungen auf die Erteilung einer Annahmeanordnung verzichtet werden. Der eingezahlte Betrag wird dann automatisch ohne vorherige Sollstellung bei einem sog. Nicht-Soll-Titel gebucht.

Zur Einrichtung eines Nicht-Soll-Titels ist die Einwilligung des MF-Referates 43 erforderlich, die die BfdH der obersten Landesbehörden formlos per E-Mail zu beantragen haben. Anschließend wird seitens MF in den Stammdaten des Titels die entsprechende Kennzeichnung aktiviert.

Die automatisierte Zuordnung von Einzahlungen erfolgt über ein dreistelliges Kennzeichen (z. B. NZS), das z. B. durch ein Akten- oder Geschäftszeichen im Verwendungszweck zu ergänzen ist. Als Nichtsollkennzeichen dürfen nur kryptische Zeichen verwendet werden. In den entsprechenden Zahlungsaufforderungen müssen das dreistellige Nicht-Soll-Kennzeichen und das Aktenzeichen/Geschäftszeichen der auffordernden Dienststelle als Kassenzeichen angegeben werden. Zwischen dem Nicht-Soll-Kennzeichen (z. B. NZS) und den nachfolgenden Daten muss mindestens ein Leerzeichen sein (z. B. Kassenzeichen: NZS 5 O 356/99 Müller).

Jede Einzahlung zum Nicht-Soll erzeugt dann automatisiert eine Zahlungsanzeige.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 6 HVR - Allgemeine Anordnungen

Nach VV Nr. 2.2 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO kann MF für bestimmte, mehrfach vorkommende, gleichartige Einzahlungen eine Allgemeine Anordnung zulassen. Die Ausübung einer Anordnungsbefugnis ist hier nicht mehr erforderlich.

Zur Einrichtung einer Allgemeinen Anordnung ist die Einwilligung des MF-Referates 43 erforderlich, die die BfdH der obersten Landesbehörden formlos per E-Mail zu beantragen haben. Anschließend erfolgt die technische Umsetzung zur Einrichtung einer Allgemeinen Anordnung seitens MF.

Auf Nummer 12 wird verwiesen.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 7 HVR - Interne Verrechnungen

Zahlungen zwischen Dienststellen des Landes, z. B. für Abführungen im Rahmen des Landesliegenschaftsmanagements sowie für Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen HVS-Dienststellen der Landesverwaltung aus landesinternen Dienstleistungen oder Lieferungen sind nicht durch Banküberweisung, sondern im Verrechnungswege auszugleichen (interne Verrechnung, § 61 LHO ).

Anfordernde Dienststellen teilen den zahlungspflichtigen Dienststellen die für die Verrechnung erforderlichen Belegreferenz-Daten der Annahmeanordnung (Bereich/Beleg/Beleg-Nummer) in der Rechnung mit. Auszahlende Dienststellen ordnen in diesen Fällen die Zahlung mit Auszahlungsanordnung "A05" und Zahlungsverfahren "VER" an. Im Feld "Fremdbelegnummer" (Karte "Bestellungen") sind die o. a. Belegreferenz-Daten zu erfassen.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 8 HVR - Automatische Mittelkontrolle

Die Haushaltsmittel im HVS sind grundsätzlich mit eingeschalteter Mittelkontrolle zu bewirtschaften. Diese Überwachung erfolgt auf der Unterkontenart 1 für Mittel bewirtschaftende Stelle (MbSt). Basis dieser Kontrolle sind die zugewiesenen Haushaltsmittel in Abhängigkeit von ggf. vorhandenen Korrespondenz- oder Deckungsvermerken. Alle Anordnungen (Einzahlungen, Auszahlungen, Umbuchungen) fließen in die Mittelkontrolle ein, soweit sie erfasst wurden.

Die Mittelkontrolle im HVS wird grundsätzlich zum 1. April eines jeden Jahres eingeschaltet. Um unzulässige Überschreitungen in der Haushaltsrechnung zu vermeiden, sind bis dahin erfasste Buchungen auf Einhaltung der Ausgabeermächtigung zu überprüfen.

Die Mittelkontrolle ersetzt nicht die Verantwortung der Bewirtschafterin oder des Bewirtschafters für die Einhaltung haushaltsrechtlicher Vorschriften.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 9 HVR - Freigabe und elektronische Signatur

Zur Freigabe anstehende Anordnungen werden je Buchungstag oder nach besonderer Vorgabe

zu Stapeln zusammengefasst. Nach Aufruf des Stapels wird das Freigabeverfahren (Einzelfreigabe/Pauschale

Freigabe) angezeigt.

Bei der Einzelfreigabe wird jede Anordnung durch Eingabe des Anordnungsbetrages und mit anschließender elektronischer Signatur durch die Anordnungsbefugte oder den Anordnungsbefugten freigegeben. Elektronische Anordnungen müssen bei folgenden Schwellenwerten einzeln freigegeben werden:

Auszahlungsanordnungen ab 5 000 EUR,

Annahmeanordnungen ab 10 000 EUR sowie

alle Zahlungsanordnungen mit geringeren Beträgen, die das HVS mithilfe eines Stichprobenverfahrens ermittelt und zur Einzelfreigabe vorgibt.

Eine pauschale Freigabe kann bei Anordnungen erfolgen, die nicht der Einzelfreigabe bedürfen. Hier entscheidet die oder der Anordnungsbefugte, ob die Freigabe einzeln oder pauschal erfolgen soll.

Nicht freigegebene Belege werden seitens des KC-HWS gelöscht. Eine Meldung über eine anstehende Löschung erfolgt über die Systemmeldung im HVS.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 10 HVR - Journalisierung

Freigegebene Stapel werden zweimal täglich automatisch journalisiert. Eine manuelle Journalisierung ist ausschließlich durch Feststellerinnen/Feststeller für die von ihnen erfassten Buchungsstapel möglich.

Mit der Journalisierung der freigegebenen Anordnung erfolgen Einträge in die Zeit- und Sachbücher.

Nach einer Journalisierung können Anordnungen nur durch eine elektronische Änderungsanordnung geändert werden.

Die Dienststellen haben sich in regelmäßigen Abständen zu vergewissern, dass alle Stapel journalisiert worden sind. Bei nicht journalisierten Stapeln ist eine Journalisierung ggf. mithilfe des Kompetenzcenters für das Haushaltswirtschaftssystem (KC-HWS) nachzuholen.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 11 HVR - Änderung einer Anordnung

Ist eine bereits journalisierte Anordnung zu ändern, wird die sachliche und zeitliche Zuordnung mit der Auswahl dieses Ursprungsbelegs in der Änderungsanordnung gewährleistet.

Hinweise zur Änderung einer Anordnung sind auf der Intranetseite des MF (Pfad: HWS > Anleitungen > Kurzanleitungen für das HWS-System) veröffentlicht.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 12 HVR - Sollanpassung bei vorläufigen Anordnungsbeträgen

Bei Auszahlungsanordnungen (z. B. für Auszahlungen im Lastschrifteinzug) und bei Annahmeanordnungen (z. B. Allgemeine Anordnungen oder mehrere Einzahler auf ein Kassenzeichen), die mit vorläufigen Anordnungsbeträgen (z. B. 0,00 EUR) erfasst sind, müssen regelmäßig - spätestens zum Kassenschluss (Bezugserlass zu b) - die endgültigen Anordnungsbeträge erfasst werden (Sollzugang durch Änderungsanordnung).

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 13 HVR - Zahlungen (VV Nr. 3 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)

13.1 Aufrechnung von Forderungen durch eine Dienststelle

Ergänzend zur VV Nr. 3.1.6 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO ist Folgendes zu beachten:

Hat eine Dienststelle des Landes eine Zahlung an eine Empfangsberechtigte oder einen Empfangsberechtigten zu leisten, gegen den sie eine fällige Forderung hat, ist, soweit die Aufrechnungslage bekannt ist, gegen den Anspruch der oder des Empfangsberechtigten auf den auszuzahlenden Betrag aufzurechnen. Mit künftig fällig werdenden Forderungen kann gegen den Anspruch auf den auszuzahlenden Betrag aufgerechnet werden, wenn die oder der Empfangsberechtigte zustimmt. Eine Zustimmung wird vermutet, wenn die Forderung, mit der aufgerechnet werden soll, innerhalb eines Monats nach dem Zeitpunkt fällig wird, an dem die Auszahlung zu leisten ist. Sind an der Abwicklung einer Aufrechnung zwei anordnende Dienststellen beteiligt, hat grundsätzlich die Stelle die Aufrechnung zu erklären, die die Auszahlung anzuordnen hat.

Ist eine Zahlungspflichtige oder ein Zahlungspflichtiger (Schuldnerin oder Schuldner) mit einer Zahlung an eine Dienststelle des Landes im Rückstand und ist dieser bekannt, dass sie oder er einen Anspruch gegen eine andere Dienststelle des Landes auf Auszahlung eines Betrages hat, so hat die Dienststelle ihre Forderung der anderen Dienststelle mitzuteilen und sie zu ersuchen, den Anspruch der Schuldnerin oder des Schuldners mit der Forderung aufzurechnen.

13.2 Kartenzahlungsverfahren und elektronische Zahlungssysteme

Die in VV Nr. 3.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO dargestellten Kartenzahlungsverfahren sind Girocard (vormals EC-Karte) und Kreditkarten. Elektronische Zahlungssysteme sind Online-Bezahlverfahren (z. B. Paypal, Giropay, Paydirekt). Im Einzelnen wird auf den Bezugserlass zu c verwiesen.

13.3 Kassentitel und sonstige bewirtschaftende Titel

Kassentitel und sonstige bewirtschaftende Titel sind Haushaltsstellen, die nur kassenmäßig abgebildet werden und im HWS als "nicht planmäßige Titel" für:

Verwahrungen und Vorschüsse,

Nebenverwaltungen-Selbstbewirtschaftungsmittel,

Sonderhaushalte sowie

Abrechnungskonten der LHK

dargestellt werden.

13.3.1 Verwahrungen (VV Nr. 3.8 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)

Im Rahmen der Einrichtung oder Änderungen von HVS-Dienststellen durch die Zentrale Verfahrenspflege im MF werden dienststellenbezogene Verwahrtitel durch die LHK eingerichtet.

Sonstige Verwahrtitel werden auf formlosen Antrag des BfdH der Dienststelle an die

E-Mail-Adresse lhk@mf.niedersachen.de eingerichtet.

Die für die Aufklärung von Verwahrungen notwendigen Umbuchungen und Rückzahlungen sind zeitnah (innerhalb von sechs Wochen) als "Interne Aufträge" abzuwickeln. Rückzahlungen unterliegen dem "Vier-Augen-Prinzip" und müssen demzufolge wie Kassenanordnungen von einem oder einer Anordnungsbefugten freigegeben werden.

Im Einzelnen wird auf den Bezugserlass zu d verwiesen.

13.3.2 Vorschüsse (VV Nr. 3.9 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO)

Im Rahmen der Einrichtung oder Änderung von HVS-Dienststellen durch die Zentrale Verfahrenspflege im MF werden dienststellenbezogene Vorschusstitel durch die LHK eingerichtet.

Sonstige Vorschusstitel werden auf formlosen Antrag des BfdH der Dienststelle an die

E-Mail-Adresse lhk@mf.niedersachen.de eingerichtet.

Die für die Aufklärung von Vorschüssen notwendigen Umbuchungen sind zeitnah als "Interne Aufträge" abzuwickeln.

Bei Vorschüssen, denen Lastschrifteinzüge zugrunde liegen, ist unverzüglich die Rechtmäßigkeit des Einzugs zu prüfen. Bei Vorliegen unberechtigter Lastschrifteinzüge ist unverzüglich die LHK ( lhk-buchfuehrung@mf.niedersachsen.de Tel. 0511 120-8534 oder -8540) zu informieren, damit von hier einer unberechtigten Lastschrift widersprochen und der Betrag zurückgefordert wird.

Im Einzelnen wird auf den Bezugserlass zu e verwiesen.

13.3.3 Nebenverwaltungen-Selbstbewirtschaftungsmittel

Gemäß § 15 Abs. 2 LHO können Ausgabeansätze im Haushaltsplan zur Selbstbewirtschaftung veranschlagt werden, wenn dadurch eine wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung gefördert wird. Die entsprechenden Ausgabeermächtigungen werden dann an die Kassentitel ausgezahlt und dort - auch überjährig - bewirtschaftet.

Titel für Selbstbewirtschaftungsmittel werden - auf formlosen Antrag der BfdH der obersten Landesbehörden - über das zuständige Spiegelreferat beim MF durch die LHK eingerichtet.

13.3.4 Sonderhaushalte

Ermächtigungen für die Einrichtung von Sonderhaushalten ergeben sich durch Haushaltsplan oder durch ein Gesetz.

Das Kapitel wird auf Antrag der BfdH der obersten Landesbehörden durch das zuständige Spiegelreferat beim MF eingerichtet. Danach kann das Ressort die dazugehörigen Titel über das Antragsverfahren des Haushaltsführungssystems einrichten. Die LHK ist zu beteiligen.

13.4 Rückzahlungen von Überzahlungen

Überzahlungen auf Kassenzeichen/Vorgangskonten sind ausschließlich mit "Internen Aufträgen" abzuwickeln; die Verwendung von Auszahlungsanordnungen ist hierbei nicht zulässig.

Bei der Erfassung steht im HVS nur das beschreibbare Feld "Verwendungszweck" zur Verfügung, in das für die Empfängerin oder den Empfänger maßgebliche Angaben einzutragen oder Vorblendungen entsprechend zu überschreiben sind.

Rückzahlungen unterliegen dem "Vier-Augen-Prinzip" und müssen demzufolge wie Kassenanordnungen freigegeben werden.

13.5 Irrtümliche Einzahlungen

Sind Beträge offensichtlich irrtümlich eingezahlt worden, sind sie mit "Interner Auftrag-Rückzahlung" an die Einzahlerin oder den Einzahler zurückzuzahlen und nachvollziehbar zu belegen.

Beträge, die für eine andere juristische Person des öffentlichen Rechts bestimmt sind, können mit "Internem Auftrag" weitergeleitet werden.

Eine Auszahlung an Dritte (Personen oder Unternehmen) ist nicht zulässig.

13.6 Doppelzahlungen

Durch geeignete Maßnahmen - insbesondere durch eine konsequente Belegentwertung - ist sicherzustellen, dass Doppelzahlungen vermieden bzw. entdeckt und die Beträge zurückgefordert werden.

13.7 Regelmäßige Überwachung der "Offene-Posten-Liste"

Die Überwachung von fälligen Annahme- und Auszahlungsanordnungen erfolgt im HVS. Die anordnenden Dienststellen sind gehalten, diese regelmäßig über die Session "Offene Posten - alle Annahmeanordnungen" und "Offene Posten - alle Auszahlungsanordnungen" zu überwachen und ggf. zu bereinigen. Dabei ist vor allem sicherzustellen, dass Ansprüche nicht verjähren.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 14 HVR - Aufbewahrungsfristen

Gemäß VV Nr. 5.7 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO sind Bücher zehn Jahre, Belege sechs Jahre und die übrigen Unterlagen ein Jahr aufzubewahren.

Die im HVS gespeicherten Belegdaten werden gemäß VV Nr. 5.7.5 nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (frühestens nach zehn Jahren) gelöscht (reorganisiert). Voraussetzung für diese Reorganisation ist, dass zu dem Beleg kein offener Posten besteht und es innerhalb der letzten zehn Jahre keine Belegaktivität gegeben hat.

Die Dienststellen werden durch eine Systemmeldung im HVS über die Reorganisation in ihren Bereichen informiert.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 15 HVR - Verstöße gegen Vorschriften des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens

Alle in Betracht kommenden Bediensteten sind durch die BfdH auf die Beachtung der haushaltsrechtlichen Vorschriften und sonstigen Bestimmungen ausdrücklich hinzuweisen.

Landesbedienstete, die dem Land vorsätzlich oder grob fahrlässig einen Schaden zufügen, müssen damit rechnen, zum Ersatz eines durch ihr Unterlassen (z. B. Verletzung der Aufsichtspflicht) oder ihr Handeln entstandenen Schadens herangezogen zu werden.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 16 HVR - Einzahlung von Bargeld

Ergänzend zu Nummer 2.1 der Anlage 1 zu VV Nr. 3.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO wird für die Einzahlung von Bargeld auf die Hinweise der LHK auf der MF-Intranetseite (Pfad: HWS > Landeshauptkasse > HWS-Dokumente der LHK) verwiesen.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 17 HVR - Abrechnung Handvorschuss

Nach Nummer 14.7 der Anlage 2 zu VV Nr. 6.1 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO hat die Verwalterin oder der Verwalter eines Handvorschusses bei Bedarf, mindestens jedoch zum Jahresabschluss die Belege über Zahlungen gegen Empfangsbestätigung an die anordnende Stelle zu geben.

Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und zu veranlassen, dass der Handvorschuss von der zuständigen Kasse oder Zahlstelle durch eine Auszahlungsanordnung (Zahlungsverfahren EZV) aufgefüllt wird. Hinweise dazu sind auf der Intranetseite des MF (Pfad: HWS > Landeshauptkasse > HWS-Dokumente der LHK "ZzV.pdf") veröffentlicht.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

Abschnitt 18 HVR - Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 01.03.2024 in Kraft und mit Ablauf 31.12.2029 außer Kraft.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2030 durch Nummer 18 des RdErl. vom 1. März 2024 (Nds. MBl. 2024 Nr. 144)

An die Dienststellen der Landesverwaltung