Verwaltungsvorschriften zur Ausführung der Gemeindekassenverordnung (VV-GemKVO)

Verwaltungsvorschriften zur Ausführung der Gemeindekassenverordnung (VV-GemKVO)

RdErl. d. MI v. 12. 7. 1977 - 34.2-395 011/b -

Vom 12. Juli 1977 (Nds. MBl. S. 758)

Geändert durch RdErl. vom 21. Oktober 1994 (Nds. MBl. S. 1515)

- VORIS 20300 03 05 30 002 -

- GültL 79/28 -

Zur Gemeindekassenverordnung (GemKVO) vom 4. 7. 1977 (Nds. GVBl. S. 249) werden folgende Verwaltungsvorschriften erlassen:

Abschnitt 1 VV-GemKVO - A. Allgemeines

1. Die Gemeindekassenverordnung enthält Rahmen- und Mindestvorschriften, die eine ordnungsmäßige und sichere Erledigung der Kassengeschäfte gewährleisten sollen, zugleich aber ausreichenden Spielraum für eine zweckmäßige und wirtschaftliche Kassenorganisation belassen. Es sind daher örtlich für die einzelnen Kassen ergänzende Regelungen erforderlich (Dienstanweisung, Einzelweisungen). Aus Sicherheitsgründen bedürfen Regelungen für die Kasse nach § 46 grundsätzlich der Schriftform.

2. In der Verordnung sind einzelne Zuständigkeiten dem Gemeindedirektor vorbehalten. Dies schließt nicht aus, daß sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen von einem anderen Bediensteten wahrgenommen werden. Die Zuständigkeitsvorbehalte bringen lediglich zum Ausdruck, daß die betreffenden Aufgaben nicht zu den Kassengeschäften gehören, für deren Erledigung kraft gesetzlichen Auftrags der Kassenverwalter zuständig ist. Mit der Wahrnehmung einzelner Aufgaben kann allerdings auch der Kassenverwalter beauftragt werden, wenn dem keine Sicherheitsgründe entgegenstehen, insbesondere, wenn die Verantwortungsbereiche klar abgegrenzt bleiben und die Möglichkeiten der Kassenkontrolle nicht beeinträchtigt werden.

3. Die Verordnung enthält an mehreren Stellen Soll-Vorschriften, womit in der Regel auf die besonderen Verhältnisse kleinerer Gemeindekassen Rücksicht genommen wurde. Dabei ist zu beachten, daß Soll-Vorschriften nach dem Urteil des BVerwG vom 2.12.1959 (V.C 106.58, DVBl. 1960 S. 252) für die Verwaltung ebenso verbindlich wie Muß-Vorschriften sind, solange die Verwaltung nicht besondere Umstände darlegen und beweisen kann, die ausnahmsweise eine Abweichung von der Regel rechtfertigen. Ob diese Voraussetzungen vorliegen, bedarf einer sehr sorgfältigen Prüfung im Einzelfall.

Abschnitt 2.01 VV-GemKVO - B. Einzelvorschriften Zu § 1

1. Nach § 98 Abs. 1 NGO erledigt die Gemeindekasse alle Kassengeschäfte, soweit dafür nicht eine Sonderkasse zuständig ist. Was zu den Kassengeschäften gehört, ergibt sich aus Absatz 1 Satz 1 in Verbindung mit den anderen Vorschriften der Verordnung, die zum Teil einschränkende Regelungen treffen (z.B. § 21 Abs. 1 Satz 1 , der der Verwahrung von Wertgegenständen durch ein Kreditinstitut den Vorrang einräumt). In Absatz 1 Satz 2 werden der Gemeindekasse auch die Mahnung, die Beitreibung von Geldbeträgen im Verwaltungszwangsverfahren sowie die Einleitung der Zwangsvollstreckung nach der Zivilprozeßordnung übertragen. Die Gemeinde kann allerdings mit diesen Aufgaben auch andere Stellen, z.B. das Rechtsamt, beauftragen. Es empfiehlt sich, die für die zwangsweise Einziehung zuständige Stelle auch mit der Erhebung (Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlaß) der Vollstreckungskosten und Nebenforderungen zu beauftragen. Ist die Gemeindekasse dafür zuständig, so ist darauf zu achten, daß die Festsetzung, Feststellung und der Einzug dieser Einnahmen aus Sicherheitsgründen von verschiedenen Bediensteten wahrgenommen werden ( Absatz 2 ).

2. Die Buchführung als Teil der Kassengeschäfte umfaßt alle Aufzeichnungen, die zur Erstellung der Jahresrechnung einschließlich einer Vermögensrechnung erforderlich sind. Wenn örtlich nichts anderes bestimmt wird, ist die Gemeindekasse auch für den kassenmäßigen Abschluß ( § 41 der Gemeindehaushaltsverordnung - GemHVO - vom 27.8.1973, Nds. GVBl. S. 301) und die Vorbereitung der Haushaltsrechnung ( § 42 GemHVO ) zuständig. Die Führung der Anlagenachweise ( § 39 GemHVO ) kann der Gemeindekasse als weitere Aufgabe nach Absatz 3 übertragen werden.

3. Als weitere Aufgabe nach Absatz 3 kommt insbesondere die Erstellung der Finanzstatistik in Betracht. Die Erledigung von Kassengeschäften Dritter kann ebenfalls nach Maßgabe des § 2 als weitere Aufgabe in Betracht kommen. Mit der Verwahrung anderer Gegenstände als Wertgegenstände kann die Gemeindekasse nach § 22 nur unter den dort bestimmten Voraussetzungen beauftragt werden.

4. Die Gemeindekasse bleibt auch dann für die Erledigung der Kassengeschäfte und der anderen Aufgaben verantwortlich, wenn sie sich hierbei der ADV-Anlage einer anderen Stelle bedient. Die andere Stelle hat aber der Gemeindekasse gegenüber zu bescheinigen, daß das ADV-Verfahren ordnungsmäßig abgewickelt wurde (vgl. §§ 12 und 23 ). Die Gemeindekasse soll sich hiervon durch stichprobenweise Überprüfung der Rechengrundlagen und Rechenergebnisse überzeugen.

Wird die Sachbuchführung einer anderen Stelle der Gemeinde (z.B. dem Kämmereiamt) zur selbständigen Erledigung übertragen, gelten insoweit für diese Stelle die Vorschriften der Verordnung .

Werden Kassengeschäfte nach § 99 NGO einer Stelle außerhalb der Gemeinde zur selbständigen Erledigung übertragen, sind §§ 37 und 38 zu beachten.

Abschnitt 2.02 VV-GemKVO - Zu § 2

1. Die Vorschrift über die Erledigung fremder Kassengeschäfte als weiterer Aufgabe der Gemeindekasse bezieht sich auf Kassengeschäfte Dritter (z.B. Zweckverband, Teilnehmergemeinschaft im Sinne des Flurbereinigungsgesetzes i.d.F. vom 16.3.1976, BGBl. I S. 546). Wird die Aufgabe durch Gesetz oder Verordnung übertragen, bedarf es keiner Anordnung (Beauftragung) durch den Gemeindedirektor. Eine solche Beauftragung ist aber erforderlich, wenn die Gemeinde durch Vereinbarung oder Vertrag die Erledigung von Kassengeschäften übernimmt.

Die Vorschrift findet keine Anwendung auf die kassenmäßige Abwicklung von Auftragsangelegenheiten der Gemeinde und auf die Besorgung einzelner Kassengeschäfte für andere Stellen im Rahmen der Amtshilfe.

2. Nimmt die Gemeindekasse Aufgaben einer Sonderkasse wahr, sind dies ebenfalls fremde Kassengeschäfte. Hierbei sind aber die besonderen Vorschriften des 8. Abschnitts zu beachten.

3. Die Vorgänge aus der Erledigung fremder Kassengeschäfte sind in den Büchern von den Kassenvorgängen für Rechnung der Gemeinde in der Regel zu trennen (vgl. auch Nummer 4 der VV zu § 26 ).

Abschnitt 2.03 VV-GemKVO - Zu § 3

1. Der Begriff der Zahlstelle umfaßt auch die Nebenkassen und die Gebührenkassen im Sinne des bisherigen Rechts. Die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen können je nach Bedarf geregelt werden. Sie können von der Annahme bestimmter Einnahmen bis zur Wahrnehmung aller Aufgaben der Gemeindekasse für bestimmte Bereiche der Verwaltung reichen.

2. Im Interesse einer möglichst weitgehenden Zusammenfassung und wirtschaftlichen Erledigung der Kassengeschäfte der Gemeinde kommen Zahlstellen nur in Betracht, soweit dies aus zwingenden Gründen erforderlich ist. Die Entscheidung über die Errichtung von Zahlstellen trifft der Gemeindedirektor. Er entscheidet auch über die Aufgaben der Zahlstelle einschließlich der Regelung über das Abrechnungsverfahren, die Ausstattung mit Zahlungsmitteln und die buchungstechnische Abwicklung.

Entbehrliche Zahlstellen sind alsbald aufzulösen.

3. Die Zahlstellen können organisatorisch den Dienststellen zugeordnet sein, bei denen sie eingerichtet werden. Sie bleiben aber in Erledigung von Aufgaben der Gemeindekasse Teile von dieser und unterstehen dabei fachlich dem Kassenverwalter.

Sofern Zahlstellen lediglich die Aufgaben von Gebührenkassen wahrnehmen, kann der Gemeindedirektor zur Entlastung des Kassenverwalters die Fachaufsicht anderen Gemeindebediensteten übertragen. Die Kassensicherheit darf hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

4. Bei der Einrichtung und der Regelung der Aufgaben der Zahlstellen ist § 5 zu beachten. Da die Zahlstellen Teile der Gemeindekasse sind, gelten für die Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben unmittelbar die für die Gemeindekasse geltenden Vorschriften.

5. Die Einnahmen und Ausgaben der Zahlstelle gehen einzeln oder zusammengefaßt in die Bücher der Gemeindekasse über. Für die einzelnen Zahlstellen können unterschiedliche Zeitabstände für die Abrechnung festgelegt werden. Die Abrechnung muß spätestens zum Jahresabschluß vorgenommen werden.

6. Wegen der Errichtung von Konten bei Kreditinstituten wird auf Nummer 1 der VV zu § 19 hingewiesen.

Abschnitt 2.04 VV-GemKVO - Zu § 4

1. Der Gemeindedirektor bestimmt die Dienststellen und die Bediensteten, denen Handvorschüsse zur Verfügung gestellt werden, sowie die Höchstbeträge und regelt die Abrechnung. Dabei können je nach dem Bedarf unterschiedliche Abrechnungstermine festgesetzt werden.

2. Über Handvorschüsse dürfen nur solche Zahlungen abgewickelt werden, die wie Porti, Frachtkosten, Zeitungsgeld regelmäßig anfallen, betragsmäßig geringfügig sind und zweckmäßigerweise sofort bar geleistet werden.

3. Die Handvorschüsse können nur auf Grund einer Auszahlungsanordnung gewährt werden. Sie werden im Vorschußbuch als Ausgabe gebucht und bleiben dort solange vorgemerkt, bis sie zurückgegeben werden oder bis sie auf Grund entsprechender Anordnungen als endgültige Ausgabe verrechnet werden.

4. Die Bediensteten, die Handvorschüsse verwalten, unterstehen organisatorisch in der Regel nicht der Gemeindekasse. Sie sind ihrer Dienststelle für die ordnungsmäßige Verwaltung der Mittel verantwortlich. Dem zuständigen Dienststellenleiter obliegt die Überwachung über die ordnungsmäßige Abwicklung der Handvorschüsse. Wenn nichts anderes bestimmt ist, ist er auch für die Vornahme der in § 39 Abs. 3 vorgeschriebenen Prüfungen verantwortlich.

5. Zu den Handvorschüssen gehört auch Wechselgeld an Bedienstete, die nach § 13 Abs. 2 Satz 2 ermächtigt sind, außerhalb der Räume der Gemeindekasse Barzahlungen anzunehmen oder zu leisten (z.B. Gelderheber einschließlich Vollziehungsbeamter und Verwalter von Wohnheimen); der Bestand von Geldwechselautomaten ist wie ein Handvorschuß zu behandeln.

Abschnitt 2.05 VV-GemKVO - Zu § 5

1. Die Grundsätze des Absatzes 1 beziehen sich auf die räumliche, sachliche und personelle Ausstattung der Gemeindekasse und die Regelung des Geschäftsablaufs. Sie gelten auch für die Einrichtung von Zahlstellen. Der Kassenverwalter hat den Gemeindedirektor zu unterrichten, wenn er die Einrichtung der Gemeindekasse für unzureichend hält.

Für die Regelung des Geschäftsablaufs in der Gemeindekasse ist der Kassenverwalter verantwortlich. Er teilt nach Maßgabe der Dienstanweisung für die Gemeindekasse die Geschäfte auf die Bediensteten der Gemeindekasse auf. Bei Zahlstellen, die organisatorisch einer anderen Dienststelle zugeordnet sind, muß gegebenenfalls der Dienststellenleiter die vom Kassenverwalter für erforderlich gehaltenen Regelungen treffen oder veranlassen.

2. Im Interesse einer ordnungsmäßigen Erledigung der Kassenaufgaben ist u.a. darauf Bedacht zu nehmen, daß der Kassenverwalter und sein Stellvertreter die für diese Laufbahn vorgeschriebene oder übliche Vorbildung haben und die wirtschaftlichen Verhältnisse aller im Kassenwesen tätigen Personen geordnet sind. Die Kassenbediensteten sollten untereinander und mit den in § 98 Abs. 4 NGO genannten Beamten und Angestellten nicht bis zum dritten Grade verwandt oder bis zum zweiten Grade verschwägert oder durch Adoption oder durch Ehe verbunden sein. Weiterhin wird empfohlen, in der Dienstanweisung für die Gemeindekasse zu regeln, daß der Kassenverwalter, sein Stellvertreter sowie die sonstigen Kassenbediensteten, die hauptamtlich tätig sind, auf ihren Urlaub nicht verzichten dürfen, mindestens die Hälfte ihres Jahresurlaubs zusammenhängend nehmen müssen und sich während des Urlaubs jeder dienstlichen Tätigkeit in der Gemeindekasse zu enthalten haben.

Zur ordnungsmäßigen Erledigung der Kassenaufgaben gehört es z.B. auch, daß der Zahlungsverkehr sicher und zuverlässig abgewickelt wird, die Bevölkerung auf die Zahlungsverbindungen und Kassenstunden hingewiesen und Vorkehrungen zum Ausschluß von Falschgeld getroffen werden. Zu letzterem müssen die Kassenbediensteten mit den entsprechenden Hinweisen der Bundesbank vertraut gemacht werden.

Zu Absatz 1 Nr. 1 wird ergänzend auf die einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften des zuständigen Unfallversicherungsträgers hingewiesen.

3. Der Gemeindedirektor hat die Aufsicht über die Gemeindekasse. Er kann einen Bediensteten damit beauftragen.

4. Nach Absatz 2 sollen Zahlungsverkehr und Buchführung von verschiedenen Bediensteten wahrgenommen werden. Ist die Gemeindekasse mit mehreren Bediensteten besetzt, muß eine entsprechende Abgrenzung der Verantwortungsbereiche vorgenommen werden, es sei denn, daß besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen und die sichere Abwicklung der Aufgaben der Gemeindekasse nicht beeinträchtigt wird. Buchhalter und Kassierer dürfen sich in der Regel nicht vertreten.

5. Aus Sicherheitsgründen schreibt Absatz 3 für bestimmte Vorgänge eine Doppelunterschrift vor. Ist die Gemeindekasse vorübergehend nicht mit mehreren Bediensteten besetzt, muß einem Bediensteten bei einer anderen Stelle der Gemeindeverwaltung die entsprechende Unterschriftsbefugnis erteilt werden.

6. Die Vorschrift, daß Sendungen an die Gemeindekasse ihr ungeöffnet zuzuleiten sind, schließt nicht aus, daß sich der für die Kassenaufsicht und Kassenprüfung zuständige Bedienstete Sendungen zu Kontrollzwecken durch den Kassenverwalter oder einen anderen Bediensteten der Gemeindekasse in seinem Beisein öffnen läßt.

7. Im Interesse einer verantwortlichen Erledigung der Kassengeschäfte soll die Form des Schriftverkehrs der Gemeindekasse so geregelt werden, daß als Absender die Gemeindekasse oder eine ihrer Zahlstellen ersichtlich ist und die Empfänger gebeten werden, Mitteilungen in Kassenangelegenheiten unmittelbar an die zuständige Kasse zu adressieren.

Abschnitt 2.06 VV-GemKVO - Zu § 6

1. Bei den Zahlungsanordnungen ist zwischen einer Anordnung für Einzelfälle (Einzelanordnung und Sammelanordnung) und einer allgemeinen Anordnung zu unterscheiden. Buchungsanordnungen sowie Ein- und Auslieferungsanordnungen können in sinngemäßer Anwendung als Einzelanordnung, Sammelanordnung oder allgemeine Anordnung erteilt werden. Die Auszahlungsanordnung im Lastschriftverkehr ist eine allgemeine Anordnung besonderer Art.

In den §§ 7 und 8 sind Vorschriften nur über den Mindestinhalt von Zahlungsanordnungen getroffen worden; diese Vorschriften sind für Buchungsanordnungen sowie für Ein- und Auslieferungsanordnungen sinngemäß anzuwenden.

2. Die Übernahme der Haushaltsansätze in das Sachbuch gehört nicht zu den Sachbuchungen; einer Anordnung bedarf es daher nicht.

3. Zu Absatz 2 wird auf Nummer 1 der VV zu § 9 hingewiesen.

4. Über die Regelung des § 98 Abs. 5 NGO hinaus enthält Absatz 3 das Verbot, daß Bedienstete der Gemeindekasse auch keine anderen Kassenanordnungen als Zahlungsanordnungen erteilen dürfen.

Abschnitt 2.07 VV-GemKVO - Zu § 7

1. Absatz 1 bestimmt den Mindestinhalt einer Zahlungsanordnung, die als Einzelanordnung oder Sammelanordnung erteilt wird. Über den Mindestinhalt hinaus kann die Zahlungsanordnung erforderlichenfalls weitere Bestimmungen treffen, z.B. den Zahlungsweg (vgl. dazu auch Nummer 1 der VV zu § 17 ). Der Gemeindedirektor kann allgemein oder für bestimmte Fälle weitere Angaben verbindlich vorschreiben, z.B. den Hinweis auf die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste oder daß zu bestätigen ist, daß die Mittel haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen.

2. Zur Zahlungsanordnung gehören auch die ihr beigefügten Anlagen, soweit sie die in § 7 vorgeschriebenen Angaben oder weitere Angaben zur Zahlung oder Buchung enthalten. Diese Angaben brauchen nicht auch noch in die Zahlungsanordnung übernommen werden.

3. Im Interesse der Kassensicherheit empfiehlt es sich, die Angabe des Betrags nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 vor Fälschungen zu sichern, indem z.B. Beträge ab 1.000 DM in Buchstaben wiederholt oder vor die erste Ziffer ein Zeichen (z.B.: X) gesetzt wird. Im automatisierten Verfahren kann auf die Wiederholung in Buchstaben verzichtet werden, wenn die ziffernmäßige Angabe des Betrages gegen Fälschung ausreichend gesichert ist.

4. Der Zahlungspflichtige oder der Empfangsberechtigte muß zweifelsfrei bezeichnet sein. Ist der Zahlungspflichtige nicht zugleich Schuldner oder der Empfangsberechtigte nicht zugleich Forderungsberechtigter, muß dies aus der Zahlungsanordnung ersichtlich sein. Soll der Betrag auf ein bestimmtes Konto überwiesen werden, ist dies auf der Auszahlungsanordnung unter Angabe des Kreditinstituts zu bestimmen (vgl. hierzu auch Nummer 1 der VV zu § 17 ). Auch sonst empfiehlt es sich, auf der Auszahlungsanordnung die aus den Akten ersichtlichen

Bankverbindungen des Empfangsberechtigten anzugeben.

5. Der nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 anzugebende Fälligkeitstag bestimmt sich nach den maßgebenden öffentlich-rechtlichen und zivilrechtlichen Vorschriften. Bei freiwilligen Leistungen soll er nach dem Zweck der Leistung unter Berücksichtigung der Kassenlage festgesetzt werden. Unter Umständen genügt eine Bestimmung, daß sofort oder unverzüglich auszuzahlen oder einzuziehen ist.

6. Um Doppelzahlungen vorzubeugen, empfiehlt es sich, auf Unterlagen, die nicht zusammen mit der Zahlungsanordnung der Gemeindekasse zugeleitet werden, die Anordnung zu vermerken. Für die spätere Prüfung sollten dabei auch das Datum der Anordnung und die Buchungsstelle angegeben werden.

7. Ob die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Leistung von Ausgaben vorliegen ( Absatz 3 ), muß vor der Erteilung der Auszahlungsanordnung geprüft werden. Die Prüfung ist Sache des Anordnenden. Hat eine Auszahlung über- oder außerplanmäßige Ausgaben zur Folge, hat der Anordnende für Zwecke der späteren Prüfung auf der Auszahlungsanordnung zu bestätigen, daß und in welcher Weise die Bestimmungen in § 89 NGO eingehalten sind.

Abschnitt 2.08 VV-GemKVO - Zu § 8

1. Eine allgemeine Anordnung kommt nach Absatz 1 Satz 2 Nr. 1 z.B. auch für die Erhebung von Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschlägen) in Betracht, wenn sich die Zuständigkeit der Gemeindekasse für die Erhebung dieser Einnahmen nicht schon aus § 1 Abs. 1 Satz 2 ergibt.

Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 ermöglicht es, die Auszahlung der der Gemeindekasse in Rechnung gestellten Nachnahmegebühren, Zinsen, Kontenführungsgebühren, Kosten der Beitreibung und dergleichen allgemein anzuordnen.

2. Nach § 11 Abs. 1 und 2 Satz 2 sind die auf Grund einer allgemeinen Anordnung angenommenen oder ausgezahlten Beträge nachträglich sachlich und rechnerisch festzustellen. Eine nachträgliche Zahlungsanordnung ist nicht erforderlich. Die Gemeindekasse muß zu diesem Zweck der anordnenden Stelle die Annahme oder Auszahlung mitteilen. Diese trifft die Feststellung selbst oder veranlaßt die zuständige Stelle, die Feststellung zu treffen. Von der anordnungsberechtigten Stelle ist der Gemeindekasse als Beleg lediglich eine Bestätigung zu übersenden, daß die Feststellung vorliegt. Dies geschieht zweckmäßigerweise auf einer Durchschrift der Zahlungsanzeige. Die Feststellung kann nach § 36 Abs. 1 zur Aufbewahrung durch die Gemeindekasse angeschlossen werden oder von der anordnungsberechtigten

Stelle aufbewahrt werden. Die Gemeindekasse kann nach § 11 Absatz 3 Satz 2 in bestimmten Fällen selbst für die Feststellung zuständig sein. Die Gemeindekasse hat die Bestätigung über die Feststellung und gegebenenfalls auch diese als Belege zu ordnen und aufzubewahren (vgl. § 35 Abs. 1 Satz 2 und § 36 ).

Abschnitt 2.09 VV-GemKVO - Zu § 9

1. Bei der Regelung der Anordnungsbefugnis nach § 6 Abs. 2 ist auch zu bestimmen, inwieweit die anordnungsberechtigten Bediensteten ermächtigt sind, Anordnungen nach § 9 zu erteilen. Es empfiehlt sich, vor Erteilung einer Auszahlungsanordnung nach § 9 die Gemeindekasse zu hören.

2. Die Ermächtigung an den Empfangsberechtigten oder den Auftrag an das Kreditinstitut zur Durchführung der Abbuchung erteilt die Gemeindekasse. Nach Durchführung der Abbuchung bedarf es keiner nachträglichen Einzelanordnung mehr, jedoch einer Feststellung nach § 11 . Als Kreditinstitut gilt auch das Postscheckamt.

3. Im Lastschrifteinzugsverfahren ist die Einzugsermächtigung vom Abbuchungsauftrag zu unterscheiden. Beim Einzugsermächtigungsverfahren sieht das von den Spitzenverbänden des Kreditgewerbes abgeschlossene Abkommen über den Lastschriftverkehr vor, daß ein abgebuchter Betrag dem Konto des Zahlungspflichtigen wieder gutgeschrieben wird, wenn der Zahlungspflichtige der Abbuchung innerhalb von sechs Wochen widerspricht. Bei Auszahlungsanordnungen für das Einzugsermächtigungsverfahren kann daher davon ausgegangen werden, daß die Voraussetzungen des § 9 Satz 2 Nr. 3 vorliegen.

Beim Abbuchungsauftragsverfahren ist dagegen die Möglichkeit des Widerspruchs generell nicht gegeben. Auszahlungsanordnungen für das Abbuchungsauftragsverfahren kommen daher nur in Betracht, wenn das Kreditinstitut im Einzelfall sicherstellt, daß bei einem Widerspruch in angemessener Frist (etwa sechs Wochen) vom Konto der Gemeindekasse abgebuchte Beträge wieder gutgeschrieben werden.

4. Muß die Gemeindekasse auf Grund ihr bekanntgewordener Umstände annehmen, daß die Voraussetzungen nach Satz 2 nicht gegeben sind, hat sie nach § 6 Abs. 1 Satz 2 zu verfahren.

5. Für die sachliche und rechnerische Feststellung der auf Grund einer Anordnung nach § 9 ausgezahlten Beträge gilt Nummer 2 der VV zu § 8 entsprechend.

6. Die Möglichkeit, daß sich die Gemeinde als Zahlungsempfänger des Lastschrifteinzugsverfahrens bedient, bleibt von § 9 unberührt.

Abschnitt 2.10 VV-GemKVO - Zu § 10

1. Unter den irrtümlich eingezahlten Beträgen im Sinne des Absatzes 2 Nr. 2 und des Absatzes 3 Nr. 2 sind auch Zuvielzahlungen zu verstehen. Rückzahlungen, die sich ergeben, weil der Zahlungsgrund weggefallen oder der Betrag erlassen worden ist, fallen nicht unter diese Vorschrift; sie sind auf Grund der Berichtigung der Annahmeanordnung vorzunehmen.

2. Läßt sich für eine Haushaltseinnahme nach Absatz 1 die Buchungsstelle im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und den Vermögenshaushalt nicht sofort ermitteln, ist sie als Verwahrgeld zu buchen.

Abschnitt 2.11 VV-GemKVO - Zu § 11

1. Die sachliche Feststellung schließt eine etwa erforderliche fachtechnische Feststellung ein. Wegen der sachlichen und rechnerischen Feststellung wird im einzelnen auf die vergleichbare Regelung für die Landesbehörden hingewiesen, vgl. insbesondere Nummern 11.2, 12, 13.2 bis 19 der Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO . (1) Wie sich aus Nummer 19.3 ergibt, erstreckt sich die Verantwortlichkeit des Feststellers nur dann auch auf

Nummern 12.1.3 und 12.1.4 a.a.O. , wenn er die Sachentscheidung für den festzustellenden Vorgang zu treffen hatte.

2. Zu den Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, deren sachliche und rechnerische Richtigkeit von den Bediensteten der Gemeindekasse nach Absatz 3 bescheinigt werden darf, können z.B. die Kosten der Vollstreckung und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge) gehören.

(1) Amtl. Anm.:

vgl.

Anlage

: Sobald die

Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO

erlassen werden, treten diese an die Stelle der

Anlage

.

Abschnitt 2.12 VV-GemK VO - Zu § 12

1. Ein Programm kann im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 Nr. 1 als gültig angesehen werden, wenn es den für den Vollzug der Aufgaben geltenden speziellen rechtlichen und sachlichen Regeln und Grundlagen entspricht. Die Verpflichtung nach Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 besteht auch dann, wenn mehrere Gemeinden einer gemeinsamen Datenverarbeitungsanlage angeschlossen sind. In diesem Fall genügt es jedoch, wenn durch Satzung, Vertrag oder besondere Vereinbarung die Stelle bestimmt wird, die zur Freigabe gültiger Programme befugt ist. § 119 Abs. 1 Nr. 5 und § 99 Abs. 2 NGO bleiben unberührt.

2. Die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung, -eingabe, -verarbeitung und -ausgabe kann als sichergestellt angesehen werden, wenn sie durch organisatorische und programmierte Kontrollen, wie z.B. Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern gewährleistet sind.

3. Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 bezieht sich auf Daten, die als Grundlagen für die Forderungen oder Zahlungsverpflichtungen nicht mehr benötigt werden und für die das Programm die Löschung nach Ausdruck oder Verwertung vorsieht.

4. Bei Inanspruchnahme kommunaler Datenverarbeitungszentralen haben die Gemeindedirektoren der angeschlossenen Gemeinden darauf zu achten, daß die in Absatz 1 Satz 1 Nrn. 1 bis 6 vorgeschriebenen Sicherungsmaßnahmen erfüllt und die nach Absatz 1 Satz 2 zu treffenden weiteren Sicherungen, z.B. für den Datenträgertransport, geregelt werden. Erforderlichenfalls sind hierfür besondere Verträge oder Vereinbarungen zu schließen oder besondere Satzungen zu erlassen.

5. Sind für die Ermittlung, Erfassung und Verarbeitung der Daten verschiedene Stellen verantwortlich, hat jede Stelle für ihren Tätigkeitsbereich eine entsprechende Teilbescheinigung auszustellen.

Abschnitt 2.13 VV-GemKVO - Zu § 13

1. Absatz 1 verpflichtet die Gemeinde, auf jede geeignete Weise auf den Übergang zum unbaren Zahlungsverkehr hinzuwirken, durch den vor allem auch eine größere Sicherheit für die Kasse erreicht wird. Absatz 1 schließt aber nicht aus, daß Zahlungen nach den für das Schuldverhältnis geltenden Vorschriften und nach dem vorerst noch fortgeltenden Gesetz über Zahlungen aus öffentlichen Kassen vom 21.12.1938 (Nds. GVBl. Sb. II S. 470) auch bar bewirkt werden können oder zu bewirken sind. Die Gemeinde wird auf eine Barkasse nur verzichten können, wenn ihre Gläubiger und Schuldner mit der unbaren Zahlung einverstanden sind oder wenn sie - ohne Nachteile für ihre Gläubiger und Schuldner - den Zahlungsverkehr nach § 99 Abs. 1 NGO i.V.mit § 37 einer anderen Stelle (z.B. einem Kreditinstitut) überträgt. Kleinere bare Auszahlungen können über Handvorschüsse abgewickelt werden.

2. Die Kassensicherheit erfordert eine strenge Bindung der Barzahlungsgeschäfte an die Kassenräume und das Kassenpersonal. Ausnahmen nach Absatz 2 Satz 2 sollten sich deshalb auf die Kassengeschäfte beschränken, die ihrer Natur nach nur außerhalb der Kassenräume abgewickelt werden können oder mit deren Abwicklung zweckmäßigerweise Bedienstete im Außendienst (z.B. Gelderheber einschließlich Vollziehungsbeamten, Sozialarbeitern, Wohlfahrtspflegern) beauftragt werden.

3. Bei der Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen empfiehlt es sich, nach Nummer 38 der VV zu § 70 LHO (1) zu verfahren.

(1) Amtl. Anm.:

vgl.

Anlage

, außerdem die Anmerkung zu

Nummer 1 der VV zu § 11

.

Abschnitt 2.14 VV-GemKVO - Zu § 14

Wenn ausnahmsweise Wechsel zahlungshalber angenommen werden, ist darauf zu achten, daß der Wechsel noch rechtzeitig zum Einzug vorgelegt werden kann. Die Laufzeit soll nicht länger als drei Monate sein. Der Bezogene und weitere Verpflichtete sollen als vertrauenswürdig bekannt sein.

Abschnitt 2.15 VV-GemKVO - Zu § 15

1. Eine Quittung muß in der Regel enthalten:

das Empfangsbekenntnis;

den Zahlungspflichtigen;

den Betrag;

den Grund der Einzahlung;

den Ort und den Tag der Einzahlung;

die Gemeindekasse (Zahlstelle), die die Zahlung angenommen hat;

einen verbindenden Hinweis zur Buchführung (z.B. Maschinenlaufnummer).

Bei Beträgen in Höhe von mehr als 100 DM empfiehlt es sich, den Betrag in Buchstaben zu wiederholen.

Wird die Einzahlung auf einem die Zahlung betreffenden Schriftstück quittiert, kann in der Quittung auf die Angaben verzichtet werden, die sich aus dem Schriftstück unzweifelhaft ergeben. Die Quittung muß von einem Quittungsberechtigten unterschrieben sein. Bei maschineller Quittung genügt das Handzeichen des annehmenden Kassenbediensteten. Für bestimmte Zahlungen, die häufig anfallen (z.B. Eintrittsgelder) kann eine vereinfachte Quittungsregelung getroffen werden (z.B. Abdruck durch Gebührenstempler oder Aushändigung von Kassenbons). Auch in diesem Fall ist darauf zu achten, daß die Einzahler beweiskräftige Unterlagen über die Zahlung erhalten und daß die Gemeinde vor Schaden bewahrt wird.

Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich, Quittungsdurchschriften wie Einnahmebelege aufzubewahren.

2. Die Namen und Schriftzüge der zur Quittungsleistung durch Unterschrift berechtigten Bediensteten sind durch Aushang im Kassenraum bekanntzugeben. Das gleiche gilt für den Fall der Nummer 1 Abs. 2 Satz 3.

3. Zu den geldwerten Drucksachen nach Absatz 1 , bei deren Abgabe gegen Entgelt keine Quittung zu erteilen ist, gehören insbesondere verkäufliche Vordrucke, Theaterprogramme und dergleichen.

4. Bei Verwendung von Gebührenmarken gelten diese als Quittung, wenn sie ordnungsgemäß entwertet werden. In keinem Fall dürfen als Quittung entwertete Gebührenmarken bei der Gemeindekasse oder der Dienststelle zurückbehalten werden, die die Gebührenmarken ausgegeben hat.

Abschnitt 2.16 VV-GemKVO - Zu § 16

1. Die Mitteilung über die Stundung an die Gemeindekasse ändert die Annahmeanordnung. Sie muß deshalb von einem Anordnungsberechtigten unterschrieben sein.

2. Ob eine Einnahme rechtzeitig eingegangen ist, bestimmt sich nach den für das Schuldverhältnis geltenden Vorschriften (vgl. insbesondere § 224 der Abgabenordnung 1977 ).

3. Vor der Einleitung der zwangsweisen Einziehung empfiehlt es sich, zunächst zu prüfen, ob die Forderung für eine Einziehung durch Postnachnahmeauftrag geeignet ist und ob diese Form der Einziehung Aussicht auf Erfolg hat. Der Beitreibung und der Einleitung der Zwangsvollstreckung geht in der Regel die Mahnung voraus. Im Verwaltungsvollstreckungsrecht gilt ein Postnachnahmeauftrag auch als Mahnung.

Abschnitt 2.17 VV-GemKVO - Zu § 17

1. Über den in § 7 Abs. 1 Satz 1 genannten Mindestinhalt hinaus kann in der Auszahlungsanordnung auch der Zahlungsweg verbindlich vorgeschrieben werden. Von dieser Möglichkeit soll jedoch nur in begründeten Fällen Gebrauch gemacht werden. Die Gemeindekasse ist hieran gebunden, wenn ihr nicht Umstände bekannt werden, die zu Bedenken Anlaß geben ( § 6 Abs. 1 Satz 2 ). Ist kein Zahlungsweg bestimmt, hat die Gemeindekasse den zweckmäßigsten Weg zu wählen; § 13 Abs. 1 ist zu beachten. Sind die Voraussetzungen für eine Aufrechnung gegeben, hat die Gemeindekasse in der Regel die Aufrechnung zu erklären, wenn dies nicht mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist oder wenn nicht besondere Umstände entgegenstehen. Aufzurechnen ist in jedem Fall, wenn zu befürchten ist, daß die Forderung der Gemeinde sonst nicht erfüllt wird. § 226 der AO 1977 vom 16.3.1976 (BGBl. I S. 613), geändert durch Art. 7 Nr. 6 des Adoptionsgesetzes vom 2.7.1976 (BGBl. I S. 1749), ist zu beachten.

2. Bei der Wahl des Auszahlungswegs ist insbesondere auch darauf zu achten, daß der Betrag am Fälligkeitstag für den Empfangsberechtigten verfügbar ist.

3. Ergibt sich nach Erteilung einer Auszahlungsanordnung, aber vor der Zahlung des Betrags die Notwendigkeit, einzelne Bestandteile der Anordnung zu ändern, kann dies nur durch eine schriftliche Änderungsanordnung geschehen. Aus ihr müssen die Bezeichnung der Anordnung, die geändert werden soll, und die vorzunehmenden Änderungen, z.B. neuer Betrag, neuer Auszahlungstag, neue Anschrift des Empfängers, neue Buchungsstelle zu ersehen sein.

Abschnitt 2.18 VV-GemKVO - Zu § 18

1. Für den Inhalt der Quittung nach Absatz 1 gilt Nummer 1 der VV zu § 15 entsprechend.

2. Die Gemeindekasse muß sich, bevor sie Zahlungsmittel aushändigt, von der Person des Empfängers, Bevollmächtigten oder Überbringers einer Quittung vergewissern. Der Nachweis der Empfangsberechtigung ist auf der Quittung anzugeben. Sind Überbringer und Aussteller der Quittung verschiedene Personen, muß der Überbringer den Empfang auf der Quittung bestätigen.

3. Zur Verhinderung von Doppelzahlungen empfiehlt es sich, die Auszahlungsanordnung samt

Anlagen sowie die Quittung nach der Zahlung sofort als "bezahlt" zu kennzeichnen.

4. Auf eine Quittung des Empfängers darf nur in besonderen Ausnahmefällen, z.B. bei Geldgeschenken im Rahmen von Ehrungen, verzichtet werden. In diesem Fall muß die Übergabe des Geschenks durch einen Bediensteten der Gemeinde bescheinigt werden.

Bei Auszahlungen an Empfänger, die des Schreibens unkundig sind oder die aus anderen Gründen, etwa wegen körperlicher Behinderung, keine Unterschrift leisten können, tritt an die Stelle der Unterschrift ein Handzeichen, das durch einen Zeugen zu bescheinigen ist. Auszahlungen an Blinde müssen durch einen Zeugen bescheinigt werden. Die Zeugen sollen nicht der Gemeindekasse angehören.

5. Bei unbaren Auszahlungen ( Absatz 2 ) ist auf dem Beleg mindestens der Tag der Erteilung des Überweisungsauftrags und das Kreditinstitut, das die Überweisung vorgenommen hat, anzugeben. Es reicht auch aus, den Lastschriftzettel, der diese Angaben enthält, dem Beleg anzuschließen.

6. Werden die Überweisungsträger im automatisierten Verfahren erstellt, müssen die einzelnen Zahlungen in einer Liste zusammengestellt werden. Die Richtigkeit des Gesamtbetrags ist nach § 12 Abs. 2 zu bescheinigen. Die Bescheinigung der Auszahlung durch die Gemeindekasse kann sich dann nur noch auf die ordnungsmäßige Auszahlung des Gesamtbetrags erstrecken.

Abschnitt 2.19 VV-GemKVO - Zu § 19

1. Konten für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten sollen im Interesse einer straffen und wirtschaftlichen Liquiditätsplanung auf den für eine zweckmäßige Abwicklung des Zahlungsverkehrs notwendigen Umfang beschränkt werden. Dies gilt insbesondere auch für die Errichtung besonderer Konten für Zahlstellen.

2. Der Gemeindedirektor legt fest, bis zu welcher Höhe die Gemeindekasse Rücklagemittel und/oder Kassenkredite in Anspruch nehmen darf. Die Inanspruchnahme von Rücklagen und die Wiederzuführung zu den Rücklagen sind im Verwahrbuch abzuwickeln. Dies gilt auch für die Aufnahme und Rückzahlung eines Kassenkredits, wenn er nicht in Form eines Kontokorrentkredits in Anspruch genommen und in Kontogegenbuch nachgewiesen wird.

Abschnitt 2.20 VV-GemKVO - Zu § 20

Es wird empfohlen, der Regelung über Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln die Nummern 62 und 63 der Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO (1) zugrundezulegen.

(1) Amtl. Anm.:

vgl.

Anlage

, außerdem die Anmerkung zu

Nummer 1 der VV zu § 11

Abschnitt 2.21 VV-GemKVO - Zu § 21

1. Wird eine andere Stelle als die Gemeindekasse mit der Annahme und Auslieferung beauftragt, muß dieser Stelle auch die Buchführung über die verwahrten Gegenstände übertragen werden.

2. Wird einem Kreditinstitut die Verwahrung von Wertpapieren gegen Depotschein übertragen, ist die Gemeindekasse, im Falle des Absatzes 1 Satz 4 die mit der Verwahrung beauftragte Dienststelle, für die Ein- und Auslieferung zuständig. Die Depotscheine, die die Gemeinde für die Übergabe von Wertpapieren von einem Kreditinstitut erhalten hat, sind wie Wertpapiere von der Gemeindekasse zu verwahren.

3. Schuldurkunden über die von der Gemeinde aufgenommenen Kredite, Bürgschaftsurkunden und Versicherungsscheine gehören nicht zu den Wertgegenständen im Sinne des Absatzes 1 . Die Gemeindekasse kann aber nach § 22 mit ihrer Verwahrung beauftragt werden. Wegen des Begriffs der geldwerten Drucksachen vgl. Nummer 3 der VV zu § 15 .

4. Für die Buchführung über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände gelten die Bestimmungen der §§ 23 und 24 entsprechend. Die Buchführung ist so einzurichten, daß ein geordneter Nachweis der Gegenstände gewährleistet ist. Eine getrennte zeitliche und sachliche Erfassung der Vorgänge ist nicht vorgeschrieben.

Abschnitt 2.22 VV-GemKVO - Zu § 22

Der Gemeindekasse können außer den Wertgegenständen im Sinne des § 21 als weitere Aufgabe auch andere Gegenstände (z.B. Geschichtsurkunden, Schmuck) zur Verwahrung zugewiesen werden. Voraussetzung ist jedoch, daß die eigentlichen Aufgaben der Gemeindekasse dadurch nicht beeinträchtigt werden ( § 1 Abs. 3 ) und daß sich die Gemeindekasse mit ihrer personellen und sachlichen Ausstattung für diese weitere Aufgabe eignet. Es ist jeweils vorher zu prüfen, ob nicht eine zweckmäßigere Lösung möglich ist.

Abschnitt 2.23 VV-GemKVO - Zu § 23

1. Die Vorschrift gilt für alle Bücher, die nach der Gemeindekassenordnung geführt werden; sie gilt auch für eine etwaige Vermögensbuchführung und den buchmäßigen Nachweis der Verwahrungen nach §§ 21 und 22 .

2. Nach Möglichkeit ist ein Buchungsverfahren anzustreben, bei dem die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang oder auf Grund gleicher Datenträger erledigt werden.

3. Wird nach § 98 Abs. 1 NGO oder nach § 99 Abs. 1 NGO die Sachbuchung von der Gemeindekasse abgetrennt, ist sicherzustellen, daß das Zeit- und Sachbuch rechtzeitig und ordnungsmäßig für die Zwischenabschlüsse und den Jahresabschluß zusammengeführt werden.

Abschnitt 2.24 VV-GemKVO - Zu § 24

1. Die Vorschrift gilt für alle Bücher, die nach dieser Verordnung geführt werden (vgl. auch Nummer 1 der VV zu § 23 ).

2. Zu Absatz 2 Nrn. 1, 2, 4 und 6 wird auf die Nummern 1 bis 3 und 5 der VV zu § 12 hingewiesen.

3. Werden in Form von magnetischen Speichern oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführte Bücher vollständig ausgedruckt oder auf Bildträger dauerhaft übernommen (z.B. Mikroverfilmung) gelten die Ausdrucke oder die Bildträger als Bücher in visuell lesbarer Form. Die Zulässigkeit einer Mikroverfilmung vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen ergibt sich aus § 36 Abs. 3 .

4. Bei Mikroverfilmung ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, daß

die Aufzeichnungen auf dem Bildträger mit dem Original oder dem Inhalt von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern übereinstimmt und

das angewandte Verfahren den an eine ordnungsmäßige und sichere Buchführung zu stellenden Anforderungen entspricht.

Insbesondere sind

a)

die Verfilmungs- und Folgearbeiten (Entwickeln, Kopieren, Schneiden usw.) von einem sachverständigen Bediensteten zu überwachen,

b)

die Bildträger nach der Aufzeichnung auf etwaige technische Mängel zu überprüfen; fehlerhafte Aufzeichnungen sind unverzüglich durch richtige zu ersetzen,

c)

Über die Aufzeichnungen Nachweise zu führen, die folgende Angaben enthalten müssen:

Art und Umfang des aufgezeichneten Schriftguts oder Speicherinhalts;

Bezeichnung der Stelle und der Bediensteten, die die Aufzeichnung vorgenommen und überwacht haben;

Datum der Aufzeichnung;

Bescheinigung der aufzeichnenden Stelle und des überwachenden Bediensteten, daß das Schriftgut oder der Speicherinhalt unverändert und vollständig auf den Bildträger übernommen worden ist.

Bücher und Belege sind jeweils in ihren Zusammenhängen und in der für sie vorgeschriebenen Ordnung auf die Bildträger zu übernehmen. Riß- und Klebestellen an Bildträgern müssen erkennbar bleiben.

5. Zur Sicherung des Buchungsverfahrens gehört bei visuell lesbarer Buchführung u.a. auch, daß

a)

die geführten Bücher in einem Verzeichnis erfaßt werden,

b)

Vorkehrungen gegen unbefugten Austausch von Blättern getroffen werden,

c)

Fehlerberichtigungen vom Ändernden mit seinem Namenszug bescheinigt werden.

Abschnitt 2.25 VV-GemKVO - Zu § 25

Die Bücher über die Einnahmen und Ausgaben sind jeweils für ein Haushaltsjahr zu führen. Das gleiche gilt, wenn die Haushaltssatzung auf Grund des § 84 Abs. 3 NGO Festsetzungen für zwei Jahre enthält. Die Bücher sind so rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres zu eröffnen, daß die im Vorjahr eingehenden oder zu zahlenden Beträge, die nach § 37 Abs. 2 Satz 3 und § 43 GemHVO in die Haushaltsrechnung des neuen Jahres gehören, unmittelbar in den Büchern des neuen Jahres gebucht werden können.

Abschnitt 2.26 VV-GemKVO - Zu § 26

1. Der Gemeindedirektor kann anordnen, daß über die Mindestforderungen in Absatz 1 hinaus weitere Angaben in das Zeitbuch aufgenommen werden. Bei visuell lesbarer Buchführung soll auf die Angabe des Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und den Zahlungsgrund nicht verzichtet werden.

2. Die Verbindung mit der sachlichen Buchung nach Absatz 1 Satz 2 Nr. 3 wird in der Regel durch Angabe der Buchungsstelle des Sachbuchs hergestellt. Der Hinweis auf die sachliche Buchung entfällt, wenn diese aus der Buchung im Vorbuch zu ersehen ist.

3. Werden mehrere Vorbücher geführt, so ist das Ergebnis jedes einzelnen Vorbuchs für sich in das Zeitbuch zu übernehmen.

4. Für den Nachweis der fremden Kassengeschäfte ( § 2 ) sind im Zeitbuch besondere Spalten vorzusehen. Davon kann abgesehen werden, wenn sich die Einzahlungen und Auszahlungen täglich aus anderen Aufzeichnungen ergeben. Auf Nummer 3 der VV zu § 2 wird hingewiesen.

5. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung dürfen im Zeitbuch und in den Vorbüchern keine Zeilen freigelassen und - mit Ausnahme von Berichtigungen - keine Eintragungen zwischen den Zeilen vorgenommen werden. Im automatisierten Verfahren müssen die Zeilen mit Eintragungen fortlaufend numeriert werden oder ein anderes Ordnungsmerkmal tragen.

Abschnitt 2.27 VV-GemKVO - Zu § 27

1. Die Regelung über den Buchungstag ist eine Ordnungsvorschrift und dient vor allem der Abgrenzung der Tagesabschlüsse.

2. Abgesehen von den Fällen des Absatzes 4 sind die Zeitbuchungen an jedem Tag vorzunehmen, an dem Zahlungen anfallen. Wird im automatisierten Verfahren nicht am selben Tag gebucht, müssen die Buchungen unverzüglich nachgeholt werden. Können die Barzahlungen nicht sofort gebucht werden, müssen sie bis zur Buchung in sicherer Weise aufgezeichnet werden.

3. Der Buchungstag ist nicht in jedem Fall mit dem Tag identisch, an dem die Zahlung nach den öffentlich-rechtlichen oder zivilrechtlichen Vorschriften als bewirkt gilt (vgl. auch Nummer 2 der VV zu § 16 ).

4. Die Vorschrift über die Buchung der Einzahlungen gilt für die jeweils annehmende Stelle (Gemeindekasse, Zahlstelle, Gelderheber, Vollziehungsbeamter). Geht eine unbare Zahlung oder eine Barzahlung bei einer Zahlstelle ein, ist die Zahlung unter dem nach Absatz 1 Nrn. 1 bzw. 2 bestimmten Datum zu buchen. Die Gemeindekasse bucht den von der Zahlstelle abzuliefernden Betrag unter dem Datum der Einzahlung bei ihr. Für die Abrechnung nach Absatz 1 Nr. 4 genügen einfache Aufzeichnungen.

Abschnitt 2.28 VV-GemKVO - Zu § 28

1. Das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den Vermögenshaushalt müssen so eingerichtet werden, daß aus ihnen die Angaben für die Haushaltsrechnung nach § 42 GemHVO i.V.m. den Mustern für die Haushaltsrechnung nach Anlage 13 der Vorschriften über die Gliederung und Gruppierung der Haushaltspläne der Gemeinden und Landkreise entwickelt werden können.

2. Im Verwahrbuch sind insbesondere Verwahrgelder i.S. von § 31 Abs. 2 GemHVO , durchlaufende Gelder und fremde Mittel ( § 47 Nrn. 5 und 8 GemHVO ), Einnahmen und Ausgaben, die nach § 37 GemHVO in den Haushalt des folgenden Jahres gehören, Rücklagen und Kassenkredite (vgl. Nummer 2 der VV zu § 19 ) zu buchen. Bei den Rücklagen sind sowohl die haushaltsrechtlichen Zuführungen und Entnahmen, korrespondierend mit den Buchungen im Sachbuch für den Vermögenshaushalt, als auch die Geldanlagen aus den den Rücklagen zugewiesenen Mitteln nachzuweisen.

Für die Buchung durchlaufender Gelder und fremder Mittel soll das Verwahrbuch so gegliedert werden, daß sich Einnahmen und Ausgaben für die einzelnen Stellen, mit denen abzurechnen ist, jeweils leicht zusammenfassen lassen.

3. Im Vorschußbuch sind die Vorschüsse i.S. von § 31 Abs. 1 GemHVO , die Handvorschüsse ( § 4 ) und die noch nicht aufgeklärten Kassenfehlbeträge ( § 32 Abs. 2 ) zu buchen. Gehaltsvorschüsse sind nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften über den Haushalt abzuwickeln, wenn sie im Jahr der Bewilligung in vollem Umfang zurückgezahlt werden; in den anderen Fällen sind Gehaltsvorschüsse vorläufig im Vorschußbuch als Auszahlung und die ratenweise von den Bezügen des Vorschußempfängers einbehaltenen Beträge als Einzahlung zu buchen.

4. Die Gemeindekasse muß sich laufend um die Abwicklung der Verwahrgelder und der Vorschüsse bemühen.

5. Durch eine Zusammenfassung des Vorschußbuchs und des Verwahrbuchs darf die laufende Überwachung der Abwicklung der Vorschüsse und der Verwahrgelder nicht erschwert oder gefährdet werden.

6. Werden Vorbücher zum Sachbuch geführt, müssen diese die Mindestangaben nach Absatz 3 enthalten. In das Sachbuch können die Beträge summarisch übernommen werden.

Abschnitt 2.29 VV-GemKVO - Zu § 29

Auf die VV zu § 33 wird hingewiesen

Abschnitt 2.30 VV-GemKVO - Zu § 30

Die Kontogegenbücher sind so einzurichten, daß der Bestand jedes einzelnen Kontos für sich getrennt erkennbar ist.

Abschnitt 2.31 VV-GemKVO - Zu § 31

Die Übernahme von Beträgen vom Vorschuß- und Verwahrbuch in das Sachbuch ist durch Ausgabe- und Einnahmebuchung zu vollziehen. Absetzungsbuchungen kommen nur in Betracht, wenn Zuvielzahlungen (auch "Irrläufer") bereinigt werden.

Abschnitt 2.32 VV-GemKVO - Zu § 32

1. Der Kassen-Soll-Bestand ergibt sich aus dem Unterschied zwischen der Summe der Einzahlungen

und der Summe der Auszahlungen des Buchungstags ( § 27 ) unter Berücksichtigung des letzten Kassen-Soll-Bestands.

2. Der Kassen-Ist-Bestand ergibt sich aus dem Bestand an Zahlungsmitteln und dem Bestand aus den Kontogegenbüchern.

Abschnitt 2.33 VV-GemKVO - Zu § 33

Unter Buchung in einem Arbeitsgang ist beim automatisierten Verfahren auch die Buchung mit dem gleichen Datenträger zu verstehen.

Abschnitt 2.34 VV-GemKVO - Zu § 34

1. Die Vorschrift über den Abschlußtag bezieht sich nur auf Ist-Buchungen. Nach dem Abschlußtag dürfen in den Büchern des abgelaufenen Jahres Ist-Buchungen nicht mehr vorgenommen werden. Ausgenommen sind nur Ist-Buchungen, die im Zusammenhang mit Abschlußbuchungen (z.B. Umbuchungen innerhalb des Sachbuchs, Auflösung von Sammelnachweisen, Zuführung zu Rücklagen) erforderlich sind. Ist-Buchungen von Ein- und Auszahlungen von Dritten oder an Dritte (vgl. § 47 Nr. 1 ) sind dagegen nach dem Abschlußtag nicht mehr zulässig.

2. Mit Rücksicht auf einen jahreskorrekten Nachweis der Ein- und Auszahlungen auch für die Finanzstatistik und im Interesse einer rechtzeitigen Aufstellung der Jahresrechnung ist der 31.12. als Abschlußtag festgelegt. Durch den Wegfall des bisherigen Auslaufmonats entstehen bei rechtzeitiger Erteilung der Auszahlungsanordnung keine vermehrten Kassenausgabereste. Auch Kasseneinnahmereste lassen sich bei rechtzeitiger Einziehung der Forderungen weitgehend vermeiden. Im automatisierten Verfahren bereitet ihre Übertragung in der Regel keine Mehrarbeit.

3. Für die Übernahme des buchmäßigen Kassenbestandes ( § 41 Satz 2 GemHVO ), der Kassenreste ( § 47 Nr. 17 GemHVO ), der Haushaltsreste ( § 47 Nr. 10 GemHVO ) und der Fehlbeträge ( § 47 Nr. 7 GemHVO ) in die Bücher des folgenden Haushaltsjahres gilt im einzelnen folgendes:

3.1 In das Zeitbuch ist der beim Jahresabschluß ermittelte Kassensollbestand zu übernehmen.

3.2 In das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt sind vorzutragen

3.21

der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben (Ist-Überschuß oder Ist-Fehlbetrag),

3.22

die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste,

3.23

die Haushaltsausgabereste,

3.24

der im Verwaltungshaushalt entstandene Soll-Fehlbetrag.

3.3 In das Sachbuch für den Vermögenshaushalt sind vorzutragen

3.31

der Unterschied zwischen der Summe der Ist-Einnahmen und der Summe der Ist-Ausgaben (Ist-Überschuß oder Ist-Fehlbetrag),

3.32

die Kasseneinnahmereste und die Kassenausgabereste,

3.33

die Haushaltsausgabereste und im Falle des § 42 Abs. 2 Satz 2 GemHVO die Haushaltseinnahmereste,

3.34

der im Vermögenshaushalt entstandene Soll-Fehlbetrag.

3.4 In das Vorschußbuch sind die beim Jahresabschluß noch nicht gedeckten Beträge einzeln zu übernehmen.

3.5 In das Verwahrbuch sind die beim Jahresabschluß noch nicht abgewickelten Beträge einzeln zu übernehmen.

Ein im Verwaltungshaushalt entstandener Soll-Fehlbetrag (vgl. Nummer 3.24) ist als Kasseneinnahmerest aus dem Vorjahr im Sachbuch für den Verwaltungshaushalt solange zu führen, bis er der Veranschlagung im Haushaltsplan entsprechend (vgl. § 23 GemHVO ) soll- und istmäßig zur Ausgabe angeordnet wird. Der zur Ausgabe angeordnete Betrag ist im Wege der Verrechnung der Einnahmeseite zuzuführen und bei dem vorgemerkten Kasseneinnahmerest als Ist-Einnahme zu buchen. Bei der Deckung eines im Vermögenshaushalt entstandenen Soll-Fehlbetrages (vgl. Nummer 3.34) ist entsprechend zu verfahren. Für den rechnungsmäßigen Nachweis eines Soll-Fehlbetrages als Kasseneinnahmerest stehen die Gruppierungsnummern 29 bzw. 39 zur Verfügung; für die Veranschlagung eines Soll-Fehlbetrages im Haushaltsplan sind die Gruppen 892 bzw. 992 zu verwenden.

Das Sachbuch für den Verwaltungshaushalt und das Sachbuch für den Vermögenshaushalt sind so einzurichten, daß jeweils ein Ist-Überschuß auf der Einnahmeseite und ein Ist-Fehlbetrag auf der Ausgabeseite in das folgende Haushaltsjahr vorgetragen und die erforderlichen Soll- und Ist-Buchungen vorgenommen werden können.

Die Vortragungen von Ist-Überschüssen oder Ist-Fehlbeträgen des Verwaltungshaushalts und des Vermögenshaushalts sind nur interne Buchungen; sie sind in die Finanzstatistik nicht aufzunehmen. Soll-Fehlbeträge des Verwaltungshaushalts und des Vermögenshaushalts sind dagegen zu veranschlagende Ausgaben; sie müssen daher in die Finanzstatistik übernommen werden. Zur Abwicklung eines Soll-Überschusses wird auf § 42 Abs. 3 Satz 2 GemHVO hingewiesen.

Abschnitt 2.35 VV-GemKVO - Zu § 35

1. Die Belege sind nach Haushaltsjahr und Buchungsstelle zu ordnen.

2. Belege, die zu mehreren Buchungsstellen gehören, sind grundsätzlich bei der sich aus der Nummernfolge des Gliederungs- und Gruppierungsplans ergebenden ersten Buchungsstelle einzuordnen. Bei den anderen Buchungsstellen ist zu vermerken, wo der Beleg aufbewahrt wird.

3. Begründende Unterlagen, die nicht mit der Kassenanordnung zusammengefaßt werden, sollen so geordnet werden, daß sie an Hand der Kassenanordnungen ohne Schwierigkeiten zur Einsicht und zur Prüfung bereitgestellt werden können; in den Kassenanordnungen ist auf die Fundstelle der begründenden Unterlagen, in diesen auf die Fundstelle der Kassenanordnung hinzuweisen.

Abschnitt 2.36 VV-GemKVO - Zu § 36

1. Aus § 1 ergibt sich, daß die Aufbewahrung der Bücher und Belege nach Absatz 1 Aufgabe der Gemeindekasse ist. Die begründenden Unterlagen (z.B. Baurechnungen, Sozialhilfebescheid, Mietlisten einschließlich der sachlichen und rechnerischen Feststellung) können aber auch von den anordnenden Stellen aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich eine auf die örtlichen Verhältnisse abgestellte Regelung durch den Gemeindedirektor. Die Gemeindekasse und das Rechnungsprüfungsamt sollten dazu gehört werden.

Absatz 1 schließt nicht aus, daß die Bücher und Belege vorübergehend zur Prüfung an die zuständige Prüfungsstelle abgegeben werden.

Als Kassenanordnung im Sinne des Absatzes 1 gilt nach § 35 Abs. 1 Satz 2 in den dort genannten Fällen auch die Bestätigung über die sachliche und rechnerische Feststellung.

2. Wegen der Mikroverfilmung wird auf die Nummern 3 und 4 der VV zu § 24 hingewiesen.

Die Gemeinde hat sicherzustellen, daß der Inhalt von Bildträgern für die überörtliche Prüfung in dem im Einzelfall notwendigen Umfang ausgedruckt werden kann. Der Inhalt von Bildträgern muß auch nach der überörtlichen Prüfung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit in lesbarer Schriftgröße wiedergegeben werden können.

Abschnitt 2.37 VV-GemKVO - Zu § 37

1. § 37 regelt nur den Fall, daß die Erledigung des Zahlungsverkehrs auf eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen wird. Wird auch die Buchführung übertragen, ist zusätzlich § 38 zu beachten. Die §§ 37 und 38 gelten nicht für die Übertragung von Kassengeschäften auf Zweckverbände (Kassenverbände und dergleichen); vgl. § 99 Abs. 1 Satz 3 NGO . § 37 gilt nur für die Fälle, in denen die beauftragte Stelle nach Weisung und für Rechnung der Gemeinde den Zahlungsverkehr selbständig erledigt, z.B. eigene Girokonten führt oder Überweisungsaufträge selbständig erteilt.

2. Die Gemeinde sollte von der Möglichkeit, die Kassengeschäfte ganz oder zum Teil von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen, nur Gebrauch machen, wenn dies wirtschaftlicher und zweckmäßiger ist und die Aufgabenerfüllung der Gemeinde nicht beeinträchtigt wird. Mit der Erledigung von Kassengeschäften dürfen nur solche Stellen beauftragt werden, die Gewähr für eine ordnungsmäßige Abwicklung bieten.

3. Die Gemeinde muß bei der Übertragung der Kassengeschäfte vertraglich sicherstellen, daß die für die übertragenen Geschäfte geltenden Vorschriften von der beauftragten Stelle ebenso beachtet werden, wie wenn die Gemeinde die Geschäfte selbst erledigt.

Die Gemeinde muß sich außerdem die Möglichkeit der Prüfung an Ort und Stelle - auch durch überörtliche Prüfungseinrichtungen - vertraglich sichern; vgl. auch Nummer 4 der VV zu § 39 .

4. Die in Absatz 1 Nr. 3 Buchst. a vorgeschriebene Abrechnung mit der Gemeindekasse entfällt, wenn der erledigenden Stelle neben dem Zahlungsverkehr auch die Zeitbuchung übertragen wird. Die Kontrolle der Gemeinde über den Zahlungsverkehr ist in diesen Fällen nach § 38 Satz 1 Nr. 3 durch die rechtzeitige Zuleitung der Tages-, Zwischen- und Jahresabschlüsse an die Gemeinde sicherzustellen.

5. Von den Aufgaben nach § 1 Abs. 1 Satz 2 kann nur die Durchführung der Mahnung einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung übertragen werden. Dagegen ist es nicht möglich, darüberhinaus einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung vertraglich die hoheitliche Aufgabe der zwangsweisen Einziehung von Geldbeträgen zu übertragen. Eine solche Stelle kann nur die vorbereitenden Aufgaben übernehmen.

6. Die Vorschrift des Absatzes 2 Satz 2 kommt nicht zur Anwendung, wenn der den Zahlungsverkehr erledigenden Stelle auch die zeitliche Buchung übertragen ist.

Abschnitt 2.38 VV-GemKVO - Zu § 38

Auf die VV zu § 37 wird hingewiesen.

Die Vorschrift regelt nur die Fälle, in denen die Buchführung einer anderen Stelle zur selbständigen Erledigung nach Weisung der Gemeinde übertragen wird. Sie gilt nicht, wenn sich die Gemeindekasse für die Vornahme von Buchungen lediglich der technischen Dienste einer anderen Stelle bedient. Im letzteren Fall bleibt die Gemeindekasse für die Buchführung verantwortlich (vgl. Nummer 4 der VV zu § 1 ). Die Tagesabschlüsse, Zwischenabschlüsse und der Jahresabschluß sind im letzteren Fall vom Kassenverwalter zu unterschreiben.

Abschnitt 2.39 VV-GemKVO - Zu § 39

1. Über die Mindestzahl der Prüfungen nach Absatz 1 hinaus sollen erforderlichenfalls, insbesondere bei Verdacht von Unregelmäßigkeiten, weitere Prüfungen vorgenommen werden.

2. Die Gemeindekasse und ihre Zahlstellen müssen nicht unbedingt zum selben Zeitpunkt geprüft werden.

3. Im Rahmen der Überwachung der Arbeiten der Kassenbediensteten ist es Aufgabe des Kassenverwalters, beim Wechsel von Kassenbediensteten für eine ordnungsmäßige Übergabe der Geschäfte an den Nachfolger zu sorgen.

4. Läßt die Gemeinde nach § 99 Abs. 1 NGO Kassengeschäfte von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, müssen die erforderlichen Prüfungen dort vorgenommen werden. Wegen der entsprechenden Vertragsbedingungen vgl. Nummer 3 Satz 2 der VV zu § 37 . Kassenbestandsaufnahmen bei der anderen Stelle kommen nur in Betracht, wenn diese für die Gemeinde getrennte Konten und eine besondere Barkasse zu führen hat.

Abschnitt 2.40 VV-GemKVO - Zu § 40

1. Für die Vornahme von Kassenbestandsaufnahmen wird auf folgendes hingewiesen:

a)

Zu Beginn einer Kassenbestandsaufnahme sind die letzten Eintragungen im Zeitbuch festzustellen und so zu kennzeichnen, daß Nachtragungen als solche erkenntlich sind. Bei Speicherbuchführung ist der Ausdruck des Zeitbuchs zu veranlassen. In entsprechender Anwendung der Vorschriften über den Tagesabschluß ist das Zeitbuch abzuschließen und der Kassen-Ist-Bestand zu ermitteln. Der Kassen-Ist-Bestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen.

b)

Der Kassenverwalter und die mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Bediensteten haben dem Prüfer zu erklären, daß

alle von der Gemeindekasse für die Zeitbuchung geführten Bücher vorgelegt worden sind,

alle Einzahlungen und Auszahlungen in den Büchern eingetragen sind,

alle vorhandenen Kassenmittel im Kassenbestandsnachweis berücksichtigt sind,

im Kassen-Ist-Bestand nur Kassenmittel enthalten sind, die von der Gemeindekasse zu

verwalten sind.

c)

Der Prüfer hat sich davon zu überzeugen, ob

der im Kassenbestandsnachweis dargestellte Kassen-Ist-Bestand vorhanden ist, insbesondere, ob Geldrollen und Geldbeutel das bezeichnete Bargeld enthalten und ob die Schecks, Postschecks und Wechsel unverdächtig sind,

der Kassen-Soll-Bestand richtig ermittelt worden ist; zu diesem Zweck ist die Summenbildung im Zeitbuch stichprobenweise nachzurechnen; Nachrechnungen sind mit einem Prüfungszeichen zu versehen.

d)

Stellt der Prüfer einen Unterschied zwischen dem Kassen-Soll-Bestand und dem Kassen-Ist-Bestand oder sonstige Unstimmigkeiten fest, hat er den Kassenverwalter und andere beteiligte Bedienstete der Gemeindekasse zu hören.

2. Bei Kassenprüfungen müssen in der Regel die Kassengeschäfte nicht vollständig geprüft werden. Die Stichproben sollen jeweils in einem zeitlich und sachlich größeren Zusammenhang ausgewählt werden und sich über den ganzen Prüfungsstoff verteilen. Ergeben sich wesentliche Beanstandungen oder der Verdacht von Unregelmäßigkeiten, ist die Prüfung entsprechend auszudehnen; erforderlichenfalls ist vollständig zu prüfen.

3. Nach Absatz 2 Nr. 1 ist auch zu ermitteln, ob rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und die weiteren Maßnahmen zur zwangsweisen Einziehung rechtzeitig getroffen worden sind.

4. Bei Speicherbuchführung erstreckt sich die Prüfung nach Absatz 2 Nr. 2 in erster Linie darauf, ob entsprechend den Vorschriften in § 23 Abs. 1 verfahren wurde und verfahren wird. Bei Verwendung gleicher Datenträger für die Sach- und Zeitbuchung muß grundsätzlich deren Übereinstimmung unterstellt werden. Der Prüfer hat sich aber dennoch durch Stichproben hiervon zu überzeugen. Zu diesem Zweck sind bestimmte Daten auszudrucken oder auf andere Weise visuell lesbar zu machen.

Abschnitt 2.42 VV-GemKVO - Zu § 42

Für die Sonderkasse eines Eigenbetriebs trifft die Werkleitung die ergänzenden Regelungen im Sinne von Abschnitt A Nr. 2 der VV , soweit sich nicht aus der Eigenbetriebsverordnung vom 21.11.1938 (Nds. GVBl. Sb. II S. 139) etwas anderes ergibt. Die Werkleitung hat die Aufsicht über die Sonderkasse des Eigenbetriebs. Vorstehende Hinweise gelten nicht, soweit die Gemeindekasse die Geschäfte der Sonderkasse erledigt.

Abschnitt 3 VV-GemKVO - C. Aufhebung von Vorschriften

Folgende Verwaltungsvorschriften werden aufgehoben:

1.

Abschnitt II "Zu § 43" und "Zu § 46" der Verwaltungsvorschriften zur Gemeindehaushaltsverordnung (RdErl. vom 26.2.1974, Nds. MBl. S. 465)

2.

der RdErl. vom 17.8.1970 (Nds. MBl. S. 880),

3.

der RdErl. vom 6.4.1972 (Nds. MBl. S. 711) - GültL 76/28; 79/20; 76/19 -.

An die Stelle der unter den Nummern 2 bis 4 aufgeführten Verwaltungsvorschriften treten die entsprechenden Bestimmungen der Gemeindekassenverordnung vom 4.7.1977 (Nds. GVBl. S. 249) und der Verwaltungsvorschriften zur Gemeindekassenverordnung.

Anlage 1 VV-GemKVO - Auszug aus den Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO

zu Nr. 1 der VV zu § 11 GemKVO zu Nr. 3 der VV zu § 13 GemKVO zu der VV zu § 20 GemKVO

- Vorläufige Fassung nach dem Musterentwurf der Arbeitsgruppe "Verwaltungsvorschriften im Kassen- und Rechnungswesen" der Finanzministerien -

11. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

11.2 Beamte und Angestellte sollen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die

ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben.

12. Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit

12.1 Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nr. 14 oder Nr. 18 die Verantwortung dafür, daß

12.1.1

die in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind, soweit deren Richtigkeit nicht vom Feststeller der rechnerischen Richtigkeit zu bescheinigen ist,

12.1.2

die nach Nr. 5 erforderlichen übrigen Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen enthalten sind, soweit nicht die Verantwortung hierfür dem Anordnungsbefugten obliegt (Nr. 20),

12.1.3

nach den geltenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist,

12.1.4

die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,

12.1.5

die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,

12.1.6

Abschlagsauszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.

12.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 19 bleibt unberührt.

12.3 Die sachliche Richtigkeit darf unter entsprechender Ergänzung des Vermerks nach Nr. 14.1 auch bescheinigt werden, wenn bei nicht vertragsgemäßer Erfüllung

12.3.1

ein Schaden nicht entstanden ist (z.B. Überschreitung der Ausführungsfristen ohne nachteilige Folgen) oder

12.3.2

die erforderlichen Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils ergriffen worden sind (z.B. Verlängerung der Gewährleistungsfristen, Minderung des Rechnungsbetrages, Hinterlegung von Sicherheiten).

12.4 Die Verantwortung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.

13. Feststeller der sachlichen Richtigkeit

13.2 Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit er zu bescheinigen hat, zu überblicken und zu beurteilen vermag.

14. Form der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit

14.1 Der Feststeller hat die sachliche Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Sachlich richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der sachlichen Richtigkeit mehrere Bedienstete beteiligt, so muß aus jeder Bescheinigung (Teilbescheinigung) der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.

14.2 Nicht zutreffende Angaben sind unter Beachtung der Nr. 21 zu berichtigen.

15. Inhalt der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit

15.1 Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung des Vermerks nach Nr. 17 oder Nr. 18 die Verantwortung dafür, daß der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der förmlichen Zahlungsanordnung, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen richtig sind. Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich mithin auch auf die Feststellung der Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (z.B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).

15.2 Die Einschränkung der Verantwortung nach Nr. 19 bleibt unberührt.

15.3 Die Verantwortung des Feststellers der rechnerischen Richtigkeit erstreckt sich nicht auf den Inhalt der im selben Arbeitsvorgang mit der förmlichen Zahlungsanordnung erstellten maschinell lesbaren Datenträger.

15.4 Die Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit entfällt, soweit betragslose Zahlungsanordnungen auf Berechnungen beruhende Angaben nicht enthalten.

16. Feststeller der rechnerischen Richtigkeit

16.1 Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt

16.1.1

Beamte, die mindestens dem mittleren Dienst angehören, und

16.1.2

Angestellte, die mindestens der Vergütungsgruppe VIII BAT angehören.

16.2 Der Leiter der Dienststelle oder der von ihm Beauftragte kann die Befugnis auf bestimmte Beamte oder Angestellte beschränken.

17. Form der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit

17.1 Der Feststeller hat die rechnerische Richtigkeit durch Unterzeichnung des Vermerks "Rechnerisch richtig" zu bescheinigen. Sind an der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit mehrere Beamte oder Angestellte beteiligt, so muß aus jeder Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.

17.2 Nicht zutreffende Angaben sind unter Beachtung der Nr. 21 zu berichtigen.

17.3 Sind die Endbeträge in Anlagen zu förmlichen Zahlungsanordnungen oder in begründenden Unterlagen geändert worden, so muß der Vermerk lauten "Rechnerisch richtig mit ..... DM ..... Pf". Der Betrag ist nur in Ziffern anzugeben. Absetzungen von Rabatt- und Skontobeträgen gelten nicht als Änderungen.

18. Zusammengefaßte Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit

Die Bescheinigungen der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit können zusammengefaßt werden, wenn der Feststeller die Voraussetzungen nach Nr. 13 und Nr. 16 erfüllt. In diesem Falle muß der Feststellungsvermerk lauten "Sachlich und rechnerisch richtig" oder "Sachlich und rechnerisch richtig mit ..... DM ..... Pf". Sind an der zusammengefaßten Bescheinigung mehrere Beamte oder Angestellte beteiligt, so muß aus jeder Teilbescheinigung der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein.

19. Verantwortung des Feststellers in besonderen Fällen

19.1 Der Feststeller, der in förmlichen Zahlungsanordnungen, ihren Anlagen und den begründenden Unterlagen die sachliche oder rechnerische Richtigkeit bescheinigt, ist für die Richtigkeit der Angaben nicht verantwortlich, soweit andere Feststeller Teilbescheinigungen abgegeben haben (Nrn. 14, 17 und 18). Den Teilbescheinigungen der Feststeller der eigenen Dienststelle sind die Teilbescheinigungen gleichzustellen, die von Beamten oder Angestellten anderer Stellen abgegeben worden sind, und zwar

19.1.1

einer anderen Dienststelle des Landes,

19.1.2

einer Dienststelle des Bundes oder eines anderen Landes,

19.1.3

einer Gemeinde oder eines Gemeindeverbandes oder

19.1.4

einer bundes- oder landesunmittelbaren juristischen Person des öffentlichen Rechts, die unter § 105 BHO / LHO fällt.

19.2 Sind Teilbescheinigungen auf Grund schriftlicher Verträge oder sonstiger Vereinbarungen von anderen Personen (z.B. Architekten, Ingenieuren) abgegeben worden, so gilt Nr. 19.1 entsprechend. Wenn in Verträgen oder sonstigen Vereinbarungen die Anwendung dieser Verwaltungsvorschriften vorgesehen ist, so sind die Teilbescheinigungen mit dem Wortlaut nach Nrn. 14, 17 und 18 abzugeben; anderenfalls sind Inhalt und Form der Teilbescheinigungen in den Verträgen oder sonstigen Vereinbarungen festzulegen.

19.3 Treffen Beamte oder Angestellte Maßnahmen, die zu Zahlungsanordnungen führen, so gelten die Unterschriften auf den einzelnen Maßnahmen betreffenden Schriftstücken zugleich als Feststellung und Teilbescheinigung im Sinne der Nrn. 11 bis 18.

19.4 Teilbescheinigungen nach Nrn. 19.1 bis 19.3 dürfen nur anerkannt werden, wenn ein Anlaß zu Zweifeln nicht besteht.

19.5 Ist eine lückenlose Nachprüfung von Angaben nicht möglich, so beschränkt sich die Verantwortung des Feststellers der sachlichen Richtigkeit darauf, daß Bedenken gegen die Richtigkeit dieser Angaben nicht bestehen. Entsprechendes gilt, wenn

19.5.1 Leistungen durch Zähler, Uhren oder sonstige Kontrolleinrichtungen abgelesen werden oder

19.5.2 Leistungen nur unmittelbar an Dritte erbracht werden können (z.B. Sachleistungen an Heiminsassen).

19.6 Muß ausnahmsweise (z.B. bei Erkrankung oder Ausscheiden des zuständigen Feststellers) die sachliche Richtigkeit von einem Beamten oder Angestellten bescheinigt werden, der den Sachverhalt nicht in vollem Umfang überblicken und beurteilen kann, so gilt Nr. 19.5 entsprechend. Der Feststeller hat in diesen Fällen in der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit anzugeben, weshalb und in welchem Umfang die Angaben nicht nachgeprüft werden konnten.

19.7 Werden die Anlagen zur förmlichen Zahlungsanordnung oder die begründenden Unterlagen in einem automatisierten Verfahren erstellt oder nachgeprüft, so bestimmt der Finanzminister im Einvernehmen mit dem Rechnungshof die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der Feststeller sowie die Form der Feststellungsbescheinigungen.

38. Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen

38.1 Zahlungsmittel, die der Kasse oder Zahlstelle übergeben werden, sind in Gegenwart des Einzahlers auf Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Wertsendungen, die der Kasse oder Zahlstelle zugehen, sollen von dem zuständigen Beamten oder Angestellten in Gegenwart eines Zeugen geöffnet und geprüft werden. Enthalten andere Sendungen Zahlungsmittel, so soll zu der Prüfung ebenfalls ein Zeuge hinzugezogen werden.

38.2 Wertsendungen und versiegelte oder mit Plombenverschluß versehene Geldbeutel, die bei der Kasse oder Zahlstelle eingehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung und der Siegel- oder Plombenverschluß unversehrt sind. Ist das nicht der Fall, so sind die Wertsendungen oder Geldbeutel zurückzuweisen. Ordnungsgemäß verschlossene Rollen oder Geldbeutel, die der Kasse oder Zahlstelle von einer anderen Kasse oder Zahlstelle, von einer anderen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder von einem Kreditinstitut zugegangen sind, dürfen ungeöffnet weitergegeben werden, wenn die äußere Beschaffenheit unmittelbar vor der Weitergabe geprüft worden und nicht zu beanstanden ist.

38.3 Wertsendungen, die für eine Kasse oder Zahlstelle bestimmt sind, jedoch einer anderen Stelle zugehen, sind sofort daraufhin zu prüfen, ob die äußere Umhüllung unversehrt ist. Ist dies der Fall, so ist die Wertsendung unverzüglich ungeöffnet der zuständigen Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten. Beschädigte Wertsendungen sind zurückzuweisen. Enthalten andere Sendungen Bargeld oder Wertgegenstände, so ist über Höhe und Art ein Vermerk zu fertigen. Der Vermerk ist zusammen mit dem Bargeld oder den Wertgegenständen unverzüglich der Kasse oder Zahlstelle zuzuleiten.

38.4 Werden bei der Prüfung von Zahlungsmitteln, die der Kasse oder Zahlstelle übersandt wurden oder ihr nach Nr. 38.3 zugegangen sind, Unstimmigkeiten festgestellt, so sind sie aktenkundig zu machen; der zur Prüfung hinzugezogene Zeuge hat den Vermerk ebenfalls zu unterschreiben. Beweismittel, die für die Aufklärung von Unstimmigkeiten von Wert sein können (Umhüllungen und dgl.), sind aufzubewahren.

38.5 Für die Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtiger, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten gelten die Bestimmungen der Anlage. Andere Zahlungsmittel, deren Echtheit zweifelhaft ist, sind zurückzuweisen; liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist die zuständige Polizeidienststelle zu verständigen.

62. Kassenbehälter, Beförderung von Zahlungsmitteln

62.1 Zahlungsmittel, die nicht unmittelbar zur Auszahlung am Schalter benötigt werden, sind unter dem gemeinsamen Verschluß des Kassenleiters oder des Sachgebietsleiters Zahlungsverkehr und des Sachbearbeiters für den baren Zahlungsverkehr im Kassenbehälter aufzubewahren. Die am Verschluß Beteiligten dürfen die Schlüssel nach Dienstschluß nicht in den Räumen der Kasse belassen.

62.2 Vordrucke für Schecks, Postschecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge sind im Kassenbehälter aufzubewahren.

62.3 Zu jedem Schloß eines Kassenbehälters müssen zwei Schlüssel vorhanden sein. Die zweiten Schlüssel und die für die Einstellung von Zahlenkombinationsschlössern zu verwendenden Zahlen- oder Buchstabenkombinationen sind in je einem vom Kassenaufsichtsbeamten oder von einem damit Beauftragten zu versiegelnden Briefumschlag mit der Bezeichnung der Kasse im Stahlschrank einer Dienststelle oder in einem Schließfach eines Kreditinstituts aufzubewahren. Die Briefumschläge dürfen nur von den in Nr. 62.1 genannten Beamten oder Angestellten und nur im Beisein des Kassenaufsichtsbeamten oder des Beauftragten geöffnet werden. Das Nähere über die Aufbewahrung und die Herausgabe der Briefumschläge regelt der für die Kasse zuständige Leiter der Dienststelle.

62.4 Der Verlust eines Schlüssels ist dem Leiter der Dienststelle und dem Kassenaufsichtsbeamten unverzüglich anzuzeigen. Der Leiter der Dienststelle hat die Änderung des Schlosses und die Anfertigung neuer Schlüssel zu veranlassen.

62.5 Für die Sicherung der Kassenräume und des Kassenbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen gelten die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen.

63. Verpacken von Bundesmünzen und Bundesbanknoten

63.1 Bundesmünzen und Bundesbanknoten sind nach den Richtlinien der Deutschen Bundesbank zu verpacken. Das Verpackungsmaterial (Rollenpapier, Streifbänder) muß den Mustern der Deutschen Bundesbank entsprechen.

63.2 Auf der Verpackung sind der Inhalt und die Bezeichnung der Kasse anzugeben. Die Übereinstimmung des Inhalts mit den Angaben auf der Verpackung ist durch Namenszeichen und Datum zu bestätigen.

63.3 Werden Geldrollen geöffnet oder aus Geldscheinpäckchen Bundesbanknoten entnommen, so ist das Rollenpapier oder das Streifband durchzureißen.

Anlage 2 VV-GemKVO - Behandlung nachgemachter, verfälschter, als Falschgeld verdächtiger, beschädigter oder abgenutzter Bundesmünzen und Bundesbanknoten

zu Nr. 38.5 der Verwaltungsvorschriften zu § 70 LHO .

1. Falschgeld

1.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat als nachgemacht oder verfälscht erkannte Bundesmünzen und Bundesbanknoten (Falschstücke), die ihr übergeben werden, anzuhalten und dem Übergebenden eine Bescheinigung folgenden Inhalts zu erteilen:

"Die Bundesmünze(n)/Bundesbanknote(n) über ..... DM mit der Kennzeichnung (Buchstabe, Jahreszahl, Nummer, Ausgabedatum) .............................." wurde(n) als Falschstück(e) angehalten.

Ort, Tag, Bezeichnung der Kasse/Zahlstelle, Unterschrift, Dienststempel".

Sofern es nicht ratsam erscheint, den Übergebenden festzuhalten und die nächste Polizeidienststelle zu verständigen, hat die Kasse oder Zahlstelle sich über seine Person zu vergewissern und hierüber sowie über andere zweckdienliche Feststellungen (z.B. über die Herkunft der Falschstücke) eine Verhandlungsniederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben ist. Die Verhandlungsniederschrift mit den Falschstücken und etwaigen sonstigen Beweismitteln (z.B. Rollenpapier, Streifband, Beutelfahne) ist von der Kasse unmittelbar der Polizeidienststelle, von der Zahlstelle sofort dem Leiter der Dienststelle zu übergeben, der sie der Polizeidienststelle zuleitet. Kann eine Verhandlungsniederschrift nicht gefertigt werden, so sind die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten.

1.2 Sind Falschstücke der Kasse oder Zahlstelle übersandt worden, so ist nach Nr. 38.4 Satz 1 zu § 70 sowie sinngemäß nach Nr. 1.1 zu verfahren.

1.3 Erhält die Kasse oder Zahlstelle nach Nr. 1.1 anzuhaltende Falschstücke von einer anderen öffentlichen Kasse oder Zahlstelle oder einem Kreditinstitut, so hat die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, die Falschstücke der Polizeidienststelle mit einem Bericht zuzuleiten. Außerdem ist eine Bescheinigung nach Nr. 1.1 zu erteilen. Wegen der Ersatzleistung hat sich die Kasse, bei Zahlstellen der Leiter der Dienststelle, mit der Stelle, von der sie die Falschstücke erhalten hat, in Verbindung zu setzen und ihr eine Bescheinigung der Polizeidienststelle über die Einreichung der Falschstücke oder eine Durchschrift des Berichts an die Polizeidienststelle zur Verfügung zu stellen.

2. Als Falschgeld verdächtiges Geld

Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen und Bundesbanknoten, deren Echtheit zweifelhaft ist, anzuhalten und dem Übergebenden oder Übersendenden eine Bescheinigung nach Nr. 1.1 zu erteilen, in der die Worte "als Falschstück(e)" durch die Worte "wegen Zweifels an der Echtheit" zu ersetzen sind. Die Kasse hat die von ihr oder einer Zahlstelle angehaltenen Bundesmünzen und Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zur Prüfung zu übersenden. Im Falle der Echtheit der verdächtigen Stücke erhält die Kasse von der Deutschen Bundesbank den Gegenwert; im Falle der Unechtheit wird die Kasse von der Deutschen Bundesbank benachrichtigt. Die Kasse hat den Übergebenden oder Übersendenden sowie gegebenenfalls die Zahlstelle zu unterrichten.

3. Fehlerhaft hergestelltes Geld

3.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat fehlerhaft geprägte echte Bundesmünzen anzunehmen oder umzutauschen. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen Bundesmünzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.

3.2 Die Kasse oder Zahlstelle darf fehlerhaft hergestellte echte Bundesbanknoten (Fehldrucke

und Fehlschnitte) nicht annehmen.

4. Abgenutzte und beschädigte Bundesmünzen

4.1 Die Kasse oder Zahlstelle hat Bundesmünzen, die durch Abnutzung an Gewicht oder Erkennbarkeit eingebüßt haben, sowie unansehnlich gewordene oder beschädigte (auch durchlöcherte oder verrostete) Bundesmünzen vorbehaltlich Nr. 4.2 anzunehmen oder umzutauschen. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen oder umgetauschten Bundesmünzen der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert.

4.2 Beschädigte Bundesmünzen sind nicht anzunehmen oder umzutauschen, wenn besondere Gründe dagegensprechen (z.B. Verdacht auf mutwillige Beschädigung). Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so sind die Münzen anzuhalten; im übrigen ist sinngemäß nach Nr. 1.1 oder Nr. 1.2 zu verfahren. In der zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte "als Falschstück(e)" zu streichen.

5. Beschädigte Bundesbanknoten

5.1 Die Kasse oder Zahlstelle darf beschädigte Bundesbanknoten nur dann annehmen, wenn je Note mehr als die Hälfte vorgelegt wird. Die Kasse hat die von ihr oder der Zahlstelle angenommenen Bundesbanknoten der für sie zuständigen Stelle der Deutschen Bundesbank zu übersenden; diese erstattet der Kasse den Gegenwert. Bundesbanknoten, die aus Teilen zusammengesetzt sind, die nicht oder nicht zweifelsfrei zu ein und derselben Note gehören, dürfen nicht angenommen werden; das gilt auch dann, wenn ein Teil der zusammengesetzten Note für sich größer als die Hälfte einer Note ist.

5.2 Liegt der Verdacht einer strafbaren Handlung vor, so ist sinngemäß nach Nr. 1.1 oder Nr. 1.2 zu verfahren. In der zu erteilenden Bescheinigung sind die Worte "als Falschstück(e)" zu streichen.

6. Verweisung an die Deutsche Bundesbank

Darf die Kasse oder Zahlstelle Bundesmünzen oder Bundesbanknoten nicht annehmen oder umtauschen, so sind die Besitzer an eine Zweiganstalt der Deutschen Bundesbank (Landeszentralbank) zu verweisen.