Niedersächsische Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (Nds. eAktGerVO)

Niedersächsische Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (Nds. eAktGerVO)

Vom 23. November 2021 (Nds. GVBl. S. 804 - VORIS 31660 -)

Zuletzt geändert durch Verordnung vom 19. September 2024 (Nds. GVBl. 2024 Nr. 78)

Aufgrund des § 46e Abs. 1 Sätze 2 und 4 Halbsatz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes in der Fassung vom 2. Juli 1979 ( BGBl. I S. 853 , 1036 ), zuletzt geändert durch Artikel 10 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607), in Verbindung mit § 1 Nr. 15 der Subdelegationsverordnung-Justiz vom 6. Juli 2007 (Nds. GVBl. S. 244), zuletzt geändert durch Verordnung vom 14. September 2021 (Nds. GVBl. S. 644), wird verordnet:

§ 1 Nds. eAktGerVO - Regelungsgegenstand

Diese Verordnung regelt das Führen von elektronischen Prozess- und Verfahrensakten der Gerichte.

§ 2 Nds. eAktGerVO - Einführung der elektronischen Akte

1 Bei den in der Anlage genannten Gerichten werden die Akten, die in den dort genannten Verfahren ab dem

in der Anlage angegebenen Zeitpunkt neu angelegt werden, im Ganzen elektronisch geführt, soweit sie weder Verschlusssachen im Sinne des § 3 des Niedersächsisches Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (Nds. SÜG) oder des § 4 Abs. 1 und 2 Nrn. 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (SÜG) sind noch sich aus § 3 Abs. 4 Satz 2 etwas anderes ergibt. 2 Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform weitergeführt. 3 Dies gilt auch für in Papierform angelegte Akten in Verfahren, die von einem anderen Gericht oder Spruchkörper abgegeben oder verwiesen worden sind.

§ 3 Nds. eAktGerVO - Bildung elektronischer Akten, Übertragung von Papierdokumenten, Repräsentat

(1) 1 In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. 2 Elektronische Empfangsbekenntnisse und elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte

genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden

sind.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass die gerichtsinterne Bearbeitung und der Aktenaustausch gewährleistet sind.

(4) 1 Sind nach § 2 Satz 1 Akten elektronisch zu führen, so sind in Papierform eingehende Schriftstücke und sonstige Unterlagen nach dem Stand der Technik in elektronische Dokumente zu übertragen. 2 Ausgenommen sind in Papierform geführte Aktenbände anderer Instanzen, Beiakten sowie Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen. 3 Die Übertragung von in Papierform eingehenden Schriftstücken und sonstigen Unterlagen in elektronische Dokumente entspricht insbesondere dann dem Stand der Technik, wenn sie den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt. 4 Gescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(5) Liegen zu einer elektronisch geführten Akte

1.

Aktenbände anderer Instanzen, Beiakten oder Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die als Beweismittel eingehen, in Papierform oder

2.

Aktenbestandteile, die Verschlusssachen im Sinne des § 3 Nds. SÜG oder des § 4 Abs. 1 und 2 Nrn. 1 bis 3 SÜG sind,

vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese Unterlagen oder Aktenbestandteile

enthalten.

(6) 1 Die in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. 2 Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte genommenen Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. 3 Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. 4 Signaturdateien werden im Repräsentat nicht wiedergegeben; wiedergegeben werden nur die Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. 5 Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. 6 Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

§ 4 Nds. eAktGerVO - Bearbeitung elektronischer Akten

(1) 1 Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. 2 Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle

die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

(2) 1 Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und

schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. 2 Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 5 Nds. eAktGerVO - Barrierefreiheit

Elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.

§ 6 Nds. eAktGerVO - Ersatzmaßnahmen

1 Im Fall einer anhaltenden technischen Störung der elektronischen Aktenführung kann die Behördenleitung des von der Störung betroffenen Gerichts anordnen, Ersatzakten in Papierform zu führen. 2 Diese sind in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. 3 Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren.

§ 7 Nds. eAktGerVO - Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.

Hannover, den 23. November 2021

Niedersächsisches Justizministerium

Havliza Ministerin

Anlage Nds. eAktGerVO - Gerichte, Verfahren und Zeitpunkt des Beginns der elektronischen Aktenführung

(zu § 2 Satz 1 )

I. Arbeitsgerichtsbarkeit

II. Ordentliche Gerichtsbarkeit

III. Sozialgerichtsbarkeit

IV. Verwaltungsgerichtsbarkeit

V. Finanzgerichtsbarkeit