Verordnung über das Führen mit Zielen, Entwicklung und Beurteilung des Personals beim Staat Freiburg

Verordnung über das Führen mit Zielen, Entwicklung und Beurteilung des Personals beim Staat Freiburg (VZEB) vom 24.08.2021 (Fassung in Kraft getreten am 01.01.2022) Der Staatsrat des Kantons Freiburg gestützt auf die Artikel 22 und 72 des Gesetzes vom 17. Oktober 2001 über das Staatspersonal (StPG); gestützt auf Artikel 56 des Gesetzes vom 16. Oktober 2001 über die Organi - sation des Staatsrates und der Verwaltung (SVOG); Auf Antrag der Finanzdirektion, beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1 In dieser Verordnung werden die Grundsätze für das Führen mit Zielverein - barung und für die Personalentwicklung und -beurteilung (ZEB) für das dem StPG unterstellte Staatspersonal festgelegt.

2 Die Spezialgesetzgebung bleibt vorbehalten.

Art. 2 Definition und Struktur von Führen mit ZEB

1 Führen mit ZEB ist eine Personalführungsmethode zur Steuerung, Entwick - lung, Begleitung und Beurteilung, die Transparenz und Vertrauen fördert.

2 Führen mit ZEB zeichnet sich durch einen strukturierten, zyklischen Pro - zess aus, in dessen Verlauf Schritte geplant werden, um den Austausch zwi - schen den direkten Vorgesetzten und ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern.

Art. 3 Grundsatz

1 Die direkten Vorgesetzten bestimmen grundsätzlich jährlich mit den einzel - nen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Zielvorgaben, begleiten sie und ziehen Bilanz.

Art. 4 Instrumente

1 Das Amt für Personal und Organisation (POA) stellt die Instrumente für das Führen mit ZEB bereit.

2 Die Anstellungsbehörden verwenden die vom POA bereitgestellten Instru - mente. In Ausnahmefällen können sie beantragen, einen Teil oder alle ihre Instrumente selber entwickeln zu können.

3 Die Eigenentwicklung von Instrumenten einer Anstellungsbehörde muss den Vorgaben dieser Verordnung entsprechen. Diese Instrumente müssen dem POA, das prüft, ob sie mit dieser Verordnung im Einklang sind, zur Stel - lungnahme unterbreitet werden und vom Staatsrat genehmigt werden.

2 Führen mit ZEB

Art. 5 Ablauf

1 Der ZEB-Ablauf umfasst folgende Schritte:

a) Zielvereinbarung und Bestimmung der persönlichen Entwicklung;

b) laufende Begleitung und Zwischenbilanz;

c) Beurteilung der Aufgaben nach Stellenbeschreibung, der Zielerreichung und der Entwicklung.

2 Die einzelnen Schritte werden in Mitarbeitergesprächen zwischen den di - rekten Vorgesetzten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern formalisiert.

Art. 6 Verantwortlichkeit

1 Die direkten Vorgesetzten sind für den ZEB-Ablauf ihrer Untergebenen ver - antwortlich.

2 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die Erfüllung ihrer Aufgaben gemäss ihrer Stellenbeschreibung, die Erreichung der jährlichen Zielvorga - ben und ihre persönliche Entwicklung verantwortlich.

Art. 7 Mitarbeitergespräch

1 Die Mitarbeitergespräche finden zwischen den direkten Vorgesetzten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern statt. Der Hauptakzent liegt auf der Diskussion und dem gegenseitigen Austausch.

2 Das Datum, an dem das Mitarbeitergespräch stattfindet, muss der Mitarbei - terin oder dem Mitarbeiter mindestens zehn Tage vorher mitgeteilt werden.

3 Die direkten Vorgesetzten können jederzeit ein Mitarbeitergespräch anset - zen, wenn es nach den Umständen gerechtfertigt ist.

4 Wird von einer Mitarbeiterin oder von einem Mitarbeiter ein Mitarbeiterge - spräch verlangt, so muss dieses von der oder dem direkten Vorgesetzten schnellstmöglich angesetzt werden.

5 Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter darf nicht von einer Drittperson be - gleitet oder vertreten werden.

Art. 8 Zielvereinbarung

1 Der ZEB-Ablauf beginnt mit einem Mitarbeitergespräch zwischen der oder dem direkten Vorgesetzten und der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter zur Festlegung der Zielvorgaben für die kommende Periode.

2 Die Zielvorgaben beziehen sich auf:

a) die Aufgaben oder Projekte;

b) die angestrebten und/oder notwendigen Kompetenzen;

c) das Verhalten.

3 Die Ziele werden in einem Dokument schriftlich festgehalten, das von der oder dem direkten Vorgesetzten und von der Mitarbeiterin oder vom Mitar - beiter unterzeichnet wird. Diese Dokumente werden aufbewahrt und beiden Parteien zur Verfügung gehalten.

4 Die Ziele werden in gegenseitigem Einvernehmen zwischen der oder dem direkten Vorgesetzten und der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter festgesetzt. Bei Uneinigkeit entscheidet die oder der direkte Vorgesetzte über die festzu - setzenden Ziele.

Art. 9 Persönliche Entwicklung

1 Die oder der direkte Vorgesetzte und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bestimmen die mittelfristigen Entwicklungsperspektiven sowohl bei den spezifischen Kompetenzen als auch bei der beruflichen Entwicklung. Sie be - stimmen auch die Entwicklungsmassnahmen für die vom ZEB-Ablauf betrof - fene Periode.

2 Die Entwicklungsmassnahmen werden im Einvernehmen zwischen der oder dem direkten Vorgesetzten und der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter vor - geschlagen.

Art. 10 Begleitung während des Prozesses

1 Die oder der direkte Vorgesetzte und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter tauschen sich im Rahmen einer laufenden Begleitung regelmässig darüber aus, wie es mit den Aufgaben, den Zielvorgaben und den vorgesehenen Ent - wicklungsmassnahmen vorangeht.

2 Gegen Mitte des ZEB-Ablaufs können die oder der direkte Vorgesetzte und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter eine Zwischenbilanz zur Zielvereinba - rung und zu den vorgesehenen Entwicklungsmassnahmen ziehen.

Art. 11 Beurteilung und Schlussbeurteilung

1 Am Ende des ZEB-Ablaufs besprechen die oder der direkte Vorgesetzte und die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter miteinander die Erfüllung des Grund - auftrags gemäss Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, den Einsatz der notwendigen Kompetenzen sowie die Zielerreichung und be - urteilen sie.

2 Die Beurteilung führt zu einer Synthese (Schlussbeurteilung), die eine Zu - sammenfassung der nach Absatz 1 beurteilten Elemente ist und auf einer vierstufigen Skala wie folgt beruht: Stufe Resultat ZÜ Die Ziele und/oder Leistungserwartungen werden in wichtigen Bereichen übertroffen A Die Ziele und Leistungserwartungen werden vollumfänglich erreicht bzw. er - füllt B Die Ziele und/oder Leistungserwartungen werden teilweise erreicht bzw. er - füllt C Die Ziele und/oder Leistungserwartungen werden in wichtigen Bereichen nicht erreicht bzw. erfüllt

3 Die Schlussbeurteilung wird von der oder dem direkten Vorgesetzten schriftlich festgehalten und begründet. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter kann ihre oder seine Beurteilung ebenfalls kommentieren. Beide Parteien un - terzeichnen die Dokumente, um zu bestätigen, dass sie davon Kenntnis ge - nommen haben. Diese Dokumente werden aufbewahrt und beiden Parteien zur Verfügung gestellt.

Art. 12 Statistiken

1 Die Verwaltungseinheiten geben jedes Jahr Statistiken über das Führen mit ZEB an ihre Fachstelle für die Personalbewirtschaftung weiter. Das POA be - stimmt, welche Statistiken geliefert werden müssen und wie diese erhoben werden müssen.

2 Die Fachstellen für die Personalbewirtschaftung leiten diese Statistiken ans POA weiter.

3 Neubeurteilung

Art. 13 Grundsatz

1 Ist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit einer Beurteilung nicht einver - standen, so kann sie oder er eine Neubeurteilung verlangen.

2 Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss den entsprechenden Antrag in - nerhalb von zehn Tagen nach Bekanntgabe des Beurteilungsergebnisses schriftlich bei der Chefin oder beim Chef der Verwaltungseinheit stellen. Ge - gebenenfalls leitet die Chefin oder der Chef der Verwaltungseinheit den An - trag auf dem Dienstweg an die zuständige Instanz nach Artikel 14 weiter.

Art. 14 Neubeurteilungsinstanz

1 Neubeurteilungsinstanz ist die oder der direkte Vorgesetzte der Person, wel - che die beanstandete Beurteilung abgegeben hat.

Art. 15 Gespräch

1 Die Neubeurteilungsinstanz führt auf der Grundlage der Beurteilungsunter - lagen der Person, welche die beanstandete Personalbeurteilung abgab, ein Gespräch zur Anhörung der verschiedenen Parteien durch.

2 Am Gespräch nehmen grundsätzlich die Neubeurteilungsinstanz, die Per - son, welche die beanstandete Beurteilung abgab, und die betroffene Mitarbei - terin oder der betroffene Mitarbeiter teil. .

3 Falls erforderlich und sofern die am Gespräch Teilnehmenden damit einver - standen sind, kann die oder der Personalfachstellenverantwortliche der Direk - tion oder die oder der HR-Verantwortliche der Einheit als neutrale Zuhörerin oder neutraler Zuhörer am Gespräch teilnehmen.

4 Falls erforderlich, wird das Gespräch in zwei Etappen geführt, wobei zuerst die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter und dann die Person, welche die bean - standete Beurteilung abgab, angehört wird.

5 Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter darf nicht von einer Drittperson be - gleitet oder vertreten werden.

Art. 16 Stellungnahme

1 Die Neubeurteilungsinstanz gibt nach Prüfung der Unterlagen und Anhö - rung aller Parteien eine schriftliche Stellungnahme ab.

2 Beide Parteien unterzeichnen die Stellungnahme, um zu bestätigen, dass sie davon Kenntnis genommen haben.

3 Die Unterlagen und die Stellungnahme werden dem Personaldossier bei der Verwaltungseinheit beigefügt.

4 Ist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter mit der Stellungnahme nicht ein - verstanden, so kann sie oder er eine entsprechende schriftliche Erklärung für ihr oder sein Personaldossier abgeben.

4 Datenschutz

Art. 17 Datenschutz

1 Die Daten über die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Zusammenhang mit dem Führen mit ZEB müssen unter Einhaltung der Datenschutzvorschriften aufbewahrt werden.

2 Die Daten dürfen nur von den direkt betroffenen Personen (Mitarbeiter/in und direkte/r Vorgesetzte/r) und von den Behörden im Zusammenhang mit einem Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren eingesehen werden.

3 Aus den Daten hervorgehende Informationen dürfen nur im Rahmen des ZEB-Ablaufs oder in einem Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren verwendet werden. Sie dürfen an Dritte weitergegeben werden, wenn eine gesetzliche Grundlage dafür besteht oder wenn die betroffene Mitarbeiterin oder der betroffene Mitarbeiter der Weitergabe zugestimmt hat.

4 Die Chefin oder der Chef der Verwaltungseinheit ist für den Datenschutz und die Datensicherheit verantwortlich. Die Daten werden fünf Jahre nach ih - rer Erstellung gelöscht, sofern sie nicht in einem laufenden Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren noch von Belang sind. Für die Verwaltung und Ver - nichtung der Daten ist die von der Chefin oder vom Chef der Verwaltungs - einheit dafür bezeichnete Person zuständig.

5 Schlussbestimmungen

Art. 18 Übergangsbestimmung

1 Die Anstellungsbehörden, die sich mit Genehmigung des Staatsrats für ein anderes System entscheiden, müssen dieses dem POA innerhalb von sechs Monaten nach Inkrafttreten der Verordnung unterbreiten, damit geprüft wer - den kann, ob es dieser Verordnung entspricht.

Art. 19 Aufhebung bisherigen Rechts

1 Die Richtlinien des Staatsrates vom 27. Oktober 1987 betreffend die peri - odische Personalqualifikation werden aufgehoben.

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

24.08.2021 Erlass Grunderlass 01.01.2022 2021_117 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 24.08.2021 01.01.2022 2021_117