Gesetz über Aktenführung und Archivierung

Gesetz über Aktenführung und Archivierung (ArchivG) vom 20. Mai 2020 (Stand 1. Juni 2022)

1. Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Inhalt

1 Dieses Gesetz regelt die Aktenführung der öffentlichen Organe, die Ablieferung der archivwürdigen Akten an das zuständige Archiv, die Bearbeitung, die Aufbe - wahrung und die Vermittlung des Archivguts.

§ 2 Begriffe

1 In diesem Gesetz bedeuten:

1. öffentliches Organ: Organ, Behörde oder Dienststelle

1.1. des Kantons;

1.2. der Gemeinden (Politische Gemeinden, Schulgemeinden, Bürgerge - meinden);

1.3. der öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten;

1.4. der kommunalen Zweckverbände.

. Dem öffentlichen Organ sind Private, private Organisationen und organisato - risch verselbständigte Gemeindebetriebe gleichgestellt, soweit sie Staats- oder Gemeindeaufgaben erfüllen (Auftragsverwaltung).

2. zuständiges Archiv: das für das jeweilige öffentliche Organ handelnde Archiv;

3. Unterlage:

3.1. Aufzeichnung des öffentlichen Organs auf einem beliebigen In - formationsträger;

3.2. Hilfsmittel, das für das Verständnis und die Nutzung einer Aufzeich - nung notwendig ist;

4. Akte: Zusammenfassung aller Unterlagen, die bei der Erledigung einer Aufga - be entstehen und für deren Fortführung benötigt werden;

5. Aktenführung: systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen;

6. Registraturplan: Ordnungssystem zur Steuerung der Aktenführung und Ar - chivierung mit Angaben zu Ordnungspositionen, Benennungen, Aufbewah - rungsfristen und Archivwürdigkeit sowie Informationen, die der Aussonde - rung von Akten aus elektronischen Systemen dienen;

7. Archivwürdigkeit: Eigenschaft einer Akte aufgrund ihrer juristischen, administrativen oder historischen Bedeutung;

8. Archivgut: als archivwürdig bewertete Akten, die dem zuständigen Archiv ab - geliefert wurden oder mittels Übernahmevertrag von Privaten übernommen wurden.

§ 3 Aufbewahrung von Akten und Archivgut

1 Akten und Archivgut öffentlicher Organe sind in geeigneter Weise sicher und dau - erhaft aufzubewahren.

2 Sie sind unveräusserlich und können durch Dritte auch durch Ersitzung nicht er - worben werden.

2. Archive und Aufgaben

§ 4 Staatsarchiv

1 Das Staatsarchiv ist das für die öffentlichen Organe des Kantons zuständige Ar - chiv.

2 Es ist die kantonale Fachstelle für die Aktenführung und Archivierung der öffentli - chen Organe von Kanton und Gemeinden.

3 Es kann Weisungen über die Anforderungen an die Aktenführung und Archivie - rung erlassen.

4 Es vereinbart mit den öffentlichen Organen Registraturpläne.

§ 5 Gemeindearchive

1 Jede Gemeinde führt ein Archiv.

2 Das Gemeindearchiv ist das für die öffentlichen Organe der Gemeinde zuständige Archiv.

3 Grundlage der Aktenführung und Archivierung ist der Registraturplan.

§ 6 Zusammenarbeit Staatsarchiv und Gemeindearchive

1 Das Staatsarchiv berät die Gemeindearchive bei deren Aufgabenerfüllung.

2 Das Staatsarchiv kann nach Absprache mit der betreffenden Politischen Gemeinde die Archive aufgelöster Bürgergemeinden übernehmen.

3 Das Staatsarchiv kann mit den Bürgergemeinden die Übernahme der Archive ihrer Vorgängergemeinden vereinbaren.

4 Das Staatsarchiv kann mit Politischen Gemeinden, Schulgemeinden und evangeli - schen oder katholischen Kirchgemeinden vereinbaren, dass es die Archive ihrer Vor - gängergemeinden gegen Entschädigung aufbewahrt.

§ 7 Archivdienst für Gemeinden

1 Das Staatsarchiv kann einen sich finanziell selbsttragenden Archivdienst betreiben, der Organen gemäss § 2 Abs. 1 Ziff. 1.2 bis Ziff. 1.4 dieses Gesetzes gegen Entgelt Archivdienstleistungen in folgenden Bereichen anbietet:

1. Ordnung, Erschliessung und Konservierung von Papierarchiven;

2. periodische Nachführung von Papierarchiven;

3. Unterstützung bei der Aktenführung;

4. Sicherstellung der elektronischen Langzeitarchivierung in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv.

2 Der Regierungsrat unterstellt den Archivdienst der Spezialfinanzierung.

§ 8 Aufsicht über die Gemeindearchive

1 Die Gemeindearchive unterstehen der Aufsicht des für das Staatsarchiv zuständi - gen Departementes.

§ 9 Öffentlich-rechtliche Anstalten und Auftragsverwaltung

1 Die öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten sowie die Privaten, priva - ten Organisationen und organisatorisch verselbständigten Gemeindebetriebe, die mit der Erfüllung von Staats- oder Gemeindeaufgaben beauftragt sind, sorgen nach den Grundsätzen dieses Gesetzes selbständig für die Aktenführung und Archivierung.

2 Sie können das Staatsarchiv, ein entsprechendes Gemeindearchiv oder eine geeig - nete private Organisation oder Person mit der Erfüllung dieser Aufgaben beauftra - gen.

§ 10 Internationale, interkantonale und interkommunale Institutionen

1 Das öffentliche Organ setzt sich dafür ein, dass internationale und interkantonale Institutionen, an denen es beteiligt ist, für die sachgerechte Archivierung ihrer Akten sorgen.

2 Interkommunale Institutionen bestimmen ein für die Archivierung zuständiges Gemeindearchiv.

§ 11 Aufgaben des zuständigen Archivs

1 Das zuständige Archiv

1. berät das öffentliche Organ bei der Aktenführung;

2. übernimmt vom öffentlichen Organ die archivwürdigen Unterlagen;

3. kann archivwürdige Unterlagen von Dritten übernehmen;

4. stellt die Erschliessung, dauerhafte Erhaltung und Lesbarkeit des Archivguts sicher;

5. gewährleistet die Authentizität und Integrität des Archivguts;

6. veröffentlicht ein Verzeichnis des zugänglichen Archivguts;

7. gewährt nach Massgabe dieses Gesetzes Zugang zum Archivgut;

8. wirkt an der Vermittlung und Auswertung seines Archivguts mit.

3. Sicherung

§ 12 Aktenführung

1 Das öffentliche Organ führt die Akten auf der Grundlage des Registraturplans.

2 Es stellt sicher, dass die wesentlichen Arbeitsschritte und das Ergebnis der Ge - schäftsvorgänge aus den Unterlagen und Akten ersichtlich und nachvollziehbar sind.

3 Akten sind sofort nach Beendigung des Geschäftsvorgangs, spätestens aber zehn Jahre nach deren Eröffnung abzuschliessen, bei Rechts- und Rechtsmittelverfahren jedoch nicht vor ihrem rechtskräftigen Abschluss.

4 Systeme zur elektronischen Aktenführung müssen eine Archivierungsschnittstelle gemäss aktuellen fachlichen Standards enthalten.

§ 13 Bewertung

1 Das Staatsarchiv bewertet in Absprache mit dem öffentlichen Organ dessen Akten - produktion vorausschauend auf ihre Archivwürdigkeit.

2 Die Entscheidungen werden im Registraturplan vermerkt.

3 Im Falle von Uneinigkeit zwischen dem öffentlichen Organ und dem Staatsarchiv entscheidet das Departement.

§ 14 Ablieferung

1 Das öffentliche Organ liefert dem zuständigen Archiv die im Registraturplan als ar - chivwürdig bewerteten Unterlagen und Akten periodisch ab.

§ 15 Vernichtung

1 Das öffentliche Organ vernichtet nach Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungs - fristen die im Registraturplan als nicht archivwürdig bewerteten analogen Unterla - gen.

2 Nach Vollzug der Ablieferung digitaler Unterlagen an das zuständige Archiv sind diese beim abliefernden öffentlichen Organ zu löschen.

3 Nicht bewertete Unterlagen dürfen ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht ver - nichtet werden. Bei Uneinigkeit entscheidet das Departement.

4. Zugang

§ 16 Grundsatz

1 Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist zugänglich.

2 Unterlagen, die bereits vor der Ablieferung an das zuständige Archiv zugänglich waren, bleiben zugänglich.

§ 17 Arten

1 Der Zugang umfasst:

1. Einsicht, die bei analogem Archivgut in der Regel vor Ort, bei digitalem Ar - chivgut elektronisch erfolgt;

2. Auskunft über den Inhalt von Archivgut;

3. Aushändigung der Kopie einer Unterlage;

4. in Ausnahmefällen Ausleihe von Archivgut.

§ 18 Schutzfristen

1 Die allgemeine Schutzfrist für Akten, die vor dem 20. Mai 2019 erstellt oder emp - fangen wurden, beträgt 20 Jahre. *

2 Die Schutzfrist für Akten mit besonders schützenswerten Personendaten gemäss dem Gesetz über den Datenschutz

1 ) beträgt 100 Jahre.

3 Die Schutzfrist für Akten, die der beruflichen Schweigepflicht im Sinne von

Art. 321 des Schweizerischen Strafgesetzbuches

2 ) unterstehen, beträgt 100 Jahre.

4 Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum der jüngsten Unterlage der Akte.

5 Für amtliche Akten im Sinne von § 5 Abs. 1 des Gesetzes über das Öffentlichkeits - prinzip (Öffentlichkeitsgesetz, ÖffG)

3 ) , die sich bereits im zuständigen Archiv befin - den, gelten die Bestimmungen des Öffentlichkeitsgesetzes. Zuständiges öffentliches Organ im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes ist das zuständige Archiv. *

§ 19 Zugang vor Ablauf der Schutzfrist im Allgemeinen

1 Das zuständige Archiv kann auf Gesuch hin vor Ablauf der Schutzfrist Zugang zu Archivgut gewähren, wenn keine gesetzlichen Vorschriften der Einsichtnahme ent - gegenstehen und wenn die angeführten Gründe die öffentlichen oder schützenswer - ten privaten Interessen überwiegen oder die betroffene Person in die Einsichtnahme einwilligt.

2 Das Gesuch ist schriftlich und begründet beim zuständigen Archiv einzureichen.

3 Das zuständige Archiv kann die Bewilligung an Bedingungen knüpfen.

1) RB 170.7

2) SR 311.0

3) RB 170.6

4 Einsicht in Akten gemäss § 18 Abs. 3 wird während der laufenden Schutzfrist nur gewährt, wenn die zuständige Aufsichtsbehörde den Geheimnisträger oder die Ge - heimnisträgerin vorgängig von der beruflichen Schweigepflicht entbunden hat.

§ 20 Zugang durch die betroffene Person vor Ablauf der Schutzfrist

1 Das zuständige Archiv gewährt betroffenen Personen Zugang zu dem sie betreffen - den Archivgut.

2 Die betroffene Person kann weder eine Berichtigung noch die Vernichtung oder Herausgabe von Archivgut verlangen.

3 Sie kann vom zuständigen Archiv vermerken lassen, dass sie Aufzeichnungen als unrichtig bezeichnet, oder der Akte eine Gegendarstellung beifügen lassen.

§ 21 Zugang durch das abliefernde öffentliche Organ vor Ablauf der Schutz -

frist

1 Das zuständige Archiv gewährt dem öffentlichen Organ, das die Akten abgeliefert hat, während der Schutzfrist kostenlos Zugang zu benötigten Akten.

2 Kein Zugang besteht bei Archivgut, das Datensammlungen enthält und in Anwen - dung von § 16 Abs. 2 des Gesetzes über den Datenschutz ins zuständige Archiv ge - langte, ausgenommen bei Vorliegen eines überwiegenden öffentlichen Interesses oder bei Zustimmung der betroffenen Person.

3 Das öffentliche Organ verändert das Archivgut nicht.

§ 22 Zugang zu Archivgut von Privaten

1 Der Zugang zu Archivgut von Privaten richtet sich nach dem entsprechenden Über - nahmevertrag.

2 Fehlen vertragliche Bestimmungen, gelten die Bestimmungen dieses Gesetzes.

§ 23 Gebühr

1 Der Zugang zu Archivgut ist in der Regel unentgeltlich.

2 Das zuständige Archiv kann eine Gebühr erheben für

1. besondere Leistungen bei Recherchen;

2. die Erstellung von Reproduktionen;

3. die Abgeltung von Urheber- und Verwertungsrechten, die beim zuständigen Archiv selber liegen.

3 Das zuständige Archiv kann ein Gebührenreglement erlassen. Für den Erlass eines Gebührenreglements des Staatsarchivs ist der Regierungsrat zuständig.

Änderungstabelle - Nach Paragraph Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Amtsblatt Erlass 20.05.2020 01.01.2021 Erstfassung 23/2020