Règlement concernant la prévention et la gestion des conflits au sein de la communauté universitaire

Règlement concernant la prévention et la gestion des conflits au sein de la communauté universitaire mars 2023 L’Assemblée de l’Université, v u la l oi sur l’Université de Neuchâtel (LUNE), du 2 novembre 2016

1 ) , en particulier les articles 27 , alinéa 2 et 102 , arrête : CHAPITRE PREMIER Dispositions générales Article premier

1 L’Université de Neuchâtel (UniNE) veille au respect de la protection de la personnalité des membres de la communauté universita ire.

2 À cette fin, le présent règlement a pour objet la prévention et la gestion de toute forme de conflit survenant tant dans la relation de travail que dans la relation d’études, en particulier de combattre les atteintes aux droits de la personnalité. Art . 2 Le présent règlement s’applique à tous les membres de la communauté universitaire. Art . 3 On entend par : a) atteinte à la personnalité , toute violation d’un droit de la personnalité, tel que la santé physique et psychique, l’intégrité morale, le respect des libertés individuelles ou de la sphère privée ; b) harcèlement psychologique (ou mobbing ), un enchaînement de propos et/ou d'agissements hostiles, répétés fréquemment pendant une période assez longue, par le squels une ou plusieurs personnes cherchent à isoler, à marginaliser, voire à exclure une personne sur son lieu de travai l : c) harcèlement sexuel , tout comportement importun de caractère sexuel ou tout autre comportement fondé sur l’appartenance sexuelle, qui porte atteinte à la dignité de la personne sur son lieu de travail ou d’études, en particulier le fait de proférer des menaces, de promettre des avantages, d’imposer des contraintes ou d’exercer des pressions de toute nature sur une personne en vue d’ obtenir d’elle des faveurs de nature sexuelle (art. 4 de la l oi fédérale sur l’égalité entre femmes et hommes , du 24 mars 1995 2 ) , LEg) ; d) conflit , toute divergence de points de vue, opposition d'intérêts, de besoins, d'aspirations, de valeurs, de façons de faire ou de sentiments pouvant donner lieu à des tensions entre deux ou plusieurs personnes. Il émerge lorsque les personnes concernées ont l’impression d’être gênées dans le vécu ou la FO 20 23 N o

1 ) RSN 416.100

2 ) RS 151.1 hamp

le conflit ne relève pas forcément d'une atteinte à la personnalité ; e) membres de la communauté universitaire , les membres du corps professoral, du corps des collaboratrices et des collaborateurs de l’enseignement et de la recherche (corps inter médiaire), du corps estudiantin et du corps du personnel administratif, technique et de bibliothèque (PATB) (art. 13 LUNE) ; f) personne de confiance , une personne disposant des compétences requises ainsi que de l’expérience nécessaire en matière de préven tion et gestion des conflits, garantissant un rapport de confiance, notamment en termes de confidentialité et d’impartialité, avec les personnes qui demandent son conseil. Art . 4 Les règles de la procédure administrative ordinaire, en particulier celles concernant la procédure de recours, sont réservées, lorsqu’il s’agit de contester des décisions des facultés ou du rectorat. CHAPITRE 2 Organisation du système de prévention et gestion des conflits Section 1 : Dispositions générales Art . 5 L’UniNE met en place un système de médiation et de gestion des conflits au sein de la communauté universitaire. Elle développe une politique de prévention et encourage la formation en la matière. Art . 6

1 Le rectorat instit ue une commission chargée de mettre en place des actions de prévention des conflits.

2 Le rectorat institue une cellule de prévention et de gestion des conflits composée d’au moins une personne de confiance et chargée de traiter des demandes qui lui sont ad ressées en relation avec le présent règlement.

3 En cas de conflit, tout membre de la communauté universitaire peut s’adresser, au choix, à la cellule de prévention et de gestion des conflits ou à une ou plusieurs personnes de confiance externes désignées e t mandatées par le rectorat.

4 Tout membre de la communauté universitaire peut saisir le rectorat par une demande visant l’ouverture d’une investigation formelle destinée à établir l’existence et l’autrice, l’auteur, les autrices ou les auteurs d’une attein te à la personnalité. Art . 7

1 Les actrices et acteurs externes (personne de confiance, médiatrice, médiateur, experte ou expert, etc.) s’engagent à garder confidentiels tous les éléments portés à leur connaissance.

2 Les actrices et acteu rs internes respectent leur obligation de confidentialité découlant de leur relation de travail. Art . 8 Lors de l’accomplissement de leurs tâches, les actrices et acteurs internes et externes agissent de manière indépendante et impartiale.

semestriellement de leurs activités à la Cellule de prévention et de gestion des conflits. Celle - ci intègre ces comptes - rendus à son rapport semestriel à l’att ention du rectorat. Art . 10 1 L’UniNE encourage la formation de ses cadres, y compris de toutes les personnes ayant des tâches d’encadrement dans le domaine académique aussi bien qu’administratif et technique, dans le domaine de la prévention et de la gestion des conflits.

2 Le rectorat, respectivement la rectrice ou le recteur, peut, lorsque les circonstances le justifient, imposer l’obligation de suivre une formation. Art . 11

1 Le rectorat règle le financement du système de préve ntion et gestion des conflits.

2 Il veille à ce que des moyens suffisants soient mis à disposition. Section 2 : La Commission Art . 12 1 La Commission est composée de 5 à 7 membres issus de la communauté universitaire et proches de la thématique .

2 Le rectorat nomme les membres de la Commission pour des périodes de quatre ans en veillant à la représentation des corps universitaires, et désigne la présidente ou le président. Pour le reste, la commission s’organise librement. Art . 13

1 La Commission est chargée de sensibiliser, notamment par des séances d’information périodiques, l’ensemble de la communauté universitaire à la problématique des conflits et aux moyens de les prévenir et de les surmonter.

2 Elle renseigne e n particulier la communauté universitaire sur la procédure mise en place par le présent règlement, par le biais de pages internet sur le site web de l’Université ainsi que par d’autres actions de sensibilisation.

3 Elle établit un plan d’action annuel à l’a ttention du rectorat. Section 3 : La Cellule de prévention et de gestion des conflits Art . 14 La Cellule de prévention et de gestion des conflits est composée d’au moins une personne de confiance engagée par l’Université. Cette entité traite des demandes émanant de membres de la communauté universitaire de manière autonome et indépendante. Elle est rattachée administrativement au rectorat. Art . 15 La Cellule de prévention et de gestion des conflits est compétente pour traiter des demandes qui lui sont adressées en relation avec le présent règlement. Section 4 : Les personnes de confiance externes ission

rectorat mandate une ou plusieurs personnes de confiance externes, dont une au moins dispose des compétences requises en matière de médiation. Art . 17 La ou les personnes de confiance mandatées sont compétentes, à l’instar de la Cellule de prévention et de gestion des conflits, pour traiter des demandes en relation avec le présent règlement. CHAPITRE 3 Processus de prévention et de gestion des conflits (processus amiable, coaching et audit relationnel) Art . 18

1 Toute personne membre de la communauté universitaire qui estime rencontrer une situation conflictuelle dans sa relation de travail ou d’études peut s’adresser librement et confidentiellement à la Cellule de prévention et de gestion des conflits ou à l’une des personnes de confiance externes mentionnées à l’article 16.

2 Les responsables hiérarchiques, tant dans le domaine administratif qu’académique, peuvent aussi s’adresser à la Cellule de prévention et de gestion des conflits ou aux personnes de confiance externes en cas de conflit au sein de leur entité. Art . 19 1 La Cellule de prévention et de gestion des conflits ou la ou les personnes de confiance externes évaluent la situation au cours d’un ou plusieurs entretiens.

2 Les processus de résolution de conflits susceptibles d’améliorer la situation qui peuvent être proposés sont, outre les entretiens individuels, notamment un audit relationnel, une médiation, ou une mesure de coaching d’un membre du personnel (cadre ou responsable hiérarchique), voire une mesure de coaching d’équipe.

3 Si la situation le justifie, notamment parce qu’elle pourrait être constitutive d’une atteinte aux droits de la personnalité, le dépôt d’une demande d’investigation au sens de l’article 24 est recommandée. Art . 20 1 Sur proposition de la Cellule de prévention et de gestion des conflits ou d’une personne de confiance externe, voire d’ une ou un responsable hiérarchique, un audit relationnel peut être réalisé au sein d’une entité administrative ou académique afin notamment de réaliser une synthèse de la situation conflictuelle et de proposer des moyens de résolution de celle - ci.

2 Le rect orat décide, le cas échéant, du principe et des modalités de la mesure.

Art. 21 3 ) 1 La Cellule de prévention et de gestion des conflits ou une personne

de confiance externe peut proposer une médiation.

2 L’une ou l’autre peut la mener pour autan t que les parties concernées donnent leur accord et que l’équité entre elles soit garantie.

3 La personne en charge de la médiation détermine librement, d’entente avec les parties concernées, les termes et modalités de la médiation.

3 ) Teneur selon R du 22 décembre 2022 (FO 202 3 Nos 7 et 10) avec effet au 1 er mars 2023 es

Art . 22

1 Sur proposition de la Cellule de prévention et de gestion des conflits ou d’une personne de confiance externe, voire d’une ou un responsable hiérarchique, une mesure de coaching individuel ou d’équipe peut être mise en place.

2 Le rector at décide, le cas échéant, du principe et des modalités de la mesure. CHAPITRE 4 Procédure d’investigation Art . 23 Une procédure d’investigation peut être mise en œuvre sur demande ou d’office, par décision du rectorat. Elle a pour but d’établir les faits en présence d’indices d’atteinte aux droits de la personnalité, notamment de harcèlement. Art . 24

1 Une demande écrite d’investigation est adressée au rectorat directement, ou par l’intermédiaire de la Cellule de prévention et de gestion des conflits ou d’une personne de confiance externe, par tout membre de la communauté universitaire qui s’estime victime d’atteinte à ses droits de la personnalité, notamment de harcèlement. Elle comprend un exposé circonstancié de s indices et des faits ainsi que l’identité de la ou des personnes présumées en être les autrices ou les auteurs. Elle est signée par la personne requérante , sous peine d’irrecevabilité.

2 L’identité de la personne requérante et le contenu de la demande peu vent être tenus secrets par le rectorat si celui - ci estime que les intérêts privés de la personne requérante, d’une victime ou de la ou des personnes mises en cause le justifient, dans les limites légales prévues pour l’exercice du droit d’être entendu.

3 P our autant que l’autrice ou l’auteur présumé - e de l’atteinte aux droits de la personnalité fasse encore partie de la communauté universitaire, la personne requérante peut présenter sa demande en tout temps, mais au plus tard, sous peine de péremption : a) nonante jours après la fin de ses rapports de travail ou de sa relation d’études avec l’UniNE ; b) deux ans après la cessation des événements dont elle se plaint.

4 Il n’est pas entré en matière sur les demandes manifestement infondées, abusives ou qui ne r espectent pas les conditions de forme. Art . 25 Le rectorat peut décider d’office de l’ouverture d’une investigation s’il soupçonne une atteinte aux droits de la personnalité. Art . 26 1 Le re ctorat ou une ou plusieurs personnes qu’il désigne à cet effet procède en principe à une instruction préliminaire et sommaire.

2 Les parties directement concernées sont entendues et rendues attentives à la confidentialité de l’instruction. Les moyens de preuves immédiatement disponibles sont examinés.

3 Sur la base de l’instruction préliminaire et sommaire, le rectorat peut classer la demande, faire procéder à une enquête approfondie, proposer l’une des mesures prévues au chapitre précédent, proposer ou ra tifier un accord à l’amiable entre les parties concernées, pour autant que l’intérêt public ne s’y

dans le cadre d’une procédure disciplinaire au sens des articles 45 et suivants de la l oi sur le statut de la fonction publique (LSt) 4 ) , à l’encontre d’un - e ou plusieurs titulaires de fonction publique, voire une autre mesure à l’encontre d’une personne engagée par contrat de droit privé, respectivement en app lication de l’article 100 de la l oi sur l’Université de Neuchâtel (LUNE) à l’encontre d’une ou plusieurs personnes du corps estudiantin.

4 L’obligation de dénoncer pr évue par les articles 22 de la l oi sur le statut de la fonction publique (LSt), du 28 juin 1995, et 33 de la l oi d’ introduction du Code de procédure pénale suisse (LI - CPP)

5 ) , du 27 janvier 2010, demeure réservée. Art . 27

1 Si d’emblée ou à l’issue d’une instruction préliminaire et sommaire, il s’avère qu’il y a lieu d’élucider les faits de manière approfondie ou de réunir d’autres moyens de preuve, le rectorat désigne à cette fin une collaboratrice ou un collaborateur interne disposant des compétences professionnelles nécessaires ou mandate une experte ou un expert externe. Le rectorat peut aussi f aire appel à plusieurs personnes.

2 Le rectorat informe les personnes concernées de l’ouverture d’une enquête approfondie et les prie de se tenir à disposition de la ou des personnes désignées à l’alinéa précédent tout en les libérant du secret de fonction à l’égard de cette ou de ces personnes. Il rend attentives les personnes concernées à la confidentialité de l’enquête.

3 Les éventuelles demandes de récusation sont adressées sans délai au rectorat. Art . 28 Le rectorat info rme la ou les personnes chargées de l’investigation de l’existence éventuelle d’une autre procédure administrative ou disciplinaire. Art . 29 1 La ou les personnes en charge de l’investigation procèdent dans un délai raisonnable aux démarches né cessaires à l’établissement des faits et à leur appréciation ainsi qu’à la formulation de propositions au rectorat.

2 Cette personne ou ces personnes convoquent et auditionnent les personnes concernées ainsi que toutes les autres personnes dont le témoignag e peut être utile.

3 Les principaux actes de procédure, dont les auditions, font l’objet d’un procès - verbal.

4 Le rectorat peut déléguer à la personne en charge de l’investigation la compétence de rendre des décisions incidentes en matière d’administration d es preuves et de droit d’être entendu. Art . 30 1 Les personnes particulièrement touchées par l’investigation ont le droit d’être entendues durant celle - ci.

2 L’accès au dossier peut être restreint conformément aux dispositions légales (art. 23 LPJA) dans les cas suivants : a) un intérêt public important l’exige ;

4 ) RSN 152.510

5 ) RSN 322.0

ceux d’une partie à n’être pas mise au courant de faits la concernant et dont la connaissance pourrait créer un préjudice, exigent que le secret soit gardé ; c) l’intérêt d’une enquête officielle ou de l’investigation en cours l’exige. Art . 31 1 Une fois achevée l’investigation et avant la rédaction du rapport à l’attention du rectorat, les personnes particulièrement touchées sont admises à consulter les passages du rapport qui les concernent et à s’exprimer oralement ou par écrit dans un délai raisonnable.

2 Le rapport de la ou d es personnes en charge de l’investigation rend compte de leurs commentaires, oraux ou écrits. Art . 32

1 Les éventuels témoins ne doivent subir aucun préjudice du fait de leur déposition.

2 La protection n’est pas conférée à la perso nne qui agit dans l’intention de nuire. Art . 33 1 Le rapport est communiqué au rectorat ainsi qu’aux personnes particulièrement touchées.

2 Le rectorat peut faire des observations qui sont, le cas échéant, jointes au dossier. Art . 34 Après avoir pris connaissance du rapport, le rectorat peut : a) classer l’affaire ; b) proposer ou mettre en œuvre une des mesures prévues au chapitre précédent ou de proposer ou de ratifier un accord à l’amiable entre les personnes concernées, pour autant que l’intérêt public ne s’y oppose pas ; c) prononcer un avertissement ou des sanctions administratives ou disciplinaires à l’égard d’un membre de la communauté universitaire après l’avoir entendu. Art . 35 1 Les décisions prises en application du présent règlement sont notifiées conformément aux règles de la procédure administrative.

2 Certaines personnes particulièrement touchées par la décision, sans pour autant être destinataires de celle - ci, peuvent s’en voir communiquer tout ou partie, pour autant que l’intérêt privé d’autres personnes concernées ne s’y oppose pas. Art . 36 Dans l’hypothèse où un conflit au sens du présent règlement concerne un ou plusieurs membres du rectorat et qu’une décision du rectorat est requise conformément au présent règlement, la ou les personnes concernées doivent se récuser au sens des règles de la procédure administrative. Si le conflit concerne la rectrice ou le recteur, les compétences conférées au rectorat par les articles 23 et suivants sont exercées par le Conseil d’ É tat. de la :

Dispositions transitoires et finales Art . 37 Les décisions prises en application du présent règlement sont susceptibles d’un recours conformément à l’article 99 , alinéa 2 LUNE. Art . 38 Le présent règlement ne s’applique pas aux affaires dénoncées ou révélées avant son entrée en vigueur même si ell es sont encore en cours au moment de son entrée en vigueur. Art . 39 1 Le présent règlement entre en vigueur le 1 er mars 2023 .

2 Il abroge le r èglement concernant la prévention et la gestion des conflits au sein de la communauté universitaire , du 15 juin 2015

6 )

3 Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au recueil de la législation neuchâteloise.

6 ) FO 2015 N° 27