Gesetz über die Aktenführung und Archivierung

Gesetz über die Aktenführung und Archivierung (GAA) Vom 28. August 2015 (Stand 1. April 2024) Der Grosse Rat des Kantons Graubünden

1 ) , gestützt auf Art. 31 Abs. 1 der Kantonsverfassung

2 ) , nach Einsicht in die Botschaft der Regierung vom 26. Mai 2015

3 ) , beschliesst:

1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1 Dieses Gesetz regelt die Aktenführung und Archivierung von Unterlagen durch Behörden. Darunter fallen: a) die Organe und Behörden des Kantons, die Regionen, die Gemeinden sowie die öffentlich-rechtlichen Anstalten, Stiftungen und Körperschaften; b) die natürlichen und juristischen Personen, soweit ihnen öffentliche Aufgaben übertragen wurden.

2 Vom Geltungsbereich dieses Gesetzes ausgenommen sind: a) die Graubündner Kantonalbank; b) die Landeskirchen; c) die Institutionen des Gesundheitswesens.

Art. 2 Zweck

1 Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere: a) der Rechtssicherheit; b) der Nachvollziehbarkeit und der Dokumentierung des Handelns der Behörden; c) der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltung;

1) GRP 2015/2016, 48

2) BR 110.100

3) Seite 247

d) der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterla - gen; e) der Unterstützung der Forschung.

Art. 3 Begriffe

1 In diesem Gesetz bedeuten: a) Unterlagen: geschäftsrelevante Informationen, die bei der Erfüllung öffentli - cher Aufgaben anfallen, unabhängig vom Informationsträger, sowie Verzeich - nisse und Hilfsmittel, die für das Verständnis und die Nutzung notwendig sind; b) Archive: öffentliche Einrichtungen, die von Behörden produzierte Unterlagen übernehmen, dauernd aufbewahren und der interessierten Öffentlichkeit zu - gänglich machen; c) Archivgut: Unterlagen, die ein Archiv zur dauernden Aufbewahrung über - nommen hat; d) archivwürdig: Unterlagen, die sich eignen, das staatliche Handeln langfristig zu dokumentieren und die Aufarbeitung von Themen der Wissenschaft und Forschung ermöglichen.

2. Aktenführung und Aufbewahrung

Art. 4 Grundsatz

1 Die Behörden sind verpflichtet, für eine geordnete Aktenführung und Aufbewah - rung nach den Vorschriften dieses Gesetzes zu sorgen.

Art. 5 Anforderungen

1 Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein und sind systema - tisch zu verwalten.

2 Die Hilfsmittel für die Unterlagenverwaltung berücksichtigen die Anforderungen der Archivierung.

Art. 5a * Trägerwandel

1 Die Behörden können in Papierform eingereichte Akten in digitale Akten umwan - deln und umgekehrt.

2 Die Regierung regelt, unter welchen Anforderungen digital eingelesene Versionen von physisch eingereichten Unterlagen als Originale gelten.

Art. 6 Aufbewahren, Anbieten und Vernichten von Unterlagen

1 Die Behörden legen für ihre Unterlagen Aufbewahrungsregeln und Aufbewah - rungsfristen fest.

2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bieten die Behörden die Unterlagen dem Ar - chiv an.

3 Die Behörden bewahren Unterlagen bis zum Entscheid über die Archivwürdigkeit auf und vernichten danach die nicht ans Archiv abzuliefernden Unterlagen.

3. Archivierung

Art. 7 Übernahme von Unterlagen

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die archivwürdigen Unterlagen zur Archivierung.

2 Die Beurteilung der Archivwürdigkeit nimmt das Archiv in Zusammenarbeit mit den Behörden vor. Den abschliessenden Entscheid trifft die für das Archiv verant - wortliche Person.

Art. 8 Sicherung des Archivguts

1 Das Archivgut ist sachgerecht aufzubewahren. Es darf nicht vernichtet, nicht ver - äussert und inhaltlich nicht verändert werden. Dritte können es durch Ersitzung nicht erwerben.

4. Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 9 Grundsatz

1 Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung voraussetzungslos und unentgeltlich zugänglich.

2 Für Leistungen, die über das Vorlegen des Archivguts hinausgehen, können Ge - bühren erhoben werden.

3 Archivgut, das bereits vor der Ablieferung an das Archiv öffentlich zugänglich war, bleibt weiterhin öffentlich. *

Art. 10 Schutzfristen

1 Die Schutzfrist beträgt ordentlicherweise 30 Jahre und bei Archivgut mit besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen 50 Jahre. Sie beginnt mit Abschluss eines Geschäfts zu laufen.

2 Diese Fristen können von der Regierung in begründeten Fällen verkürzt oder ver - längert werden.

Art. 11 Zugang zu Archivgut unter Schutzfrist

1 Personen haben Anspruch auf Zugang zu dem sie betreffenden Archivgut. Sofern eine betroffene Person Angaben im Archivgut für unrichtig hält, kann sie dies ver - merken lassen.

2 Das Archiv erteilt Dritten aus dem Archivgut Auskünfte und gewährt Zugang zu demselben, sofern keine übergeordneten privaten oder öffentlichen Interessen entge - genstehen.

5. Organisation

Art. 12 Öffentliche Archive

1 Im Kanton bestehen ein kantonales Archiv (Staatsarchiv), Regionalarchive und Gemeindearchive.

Art. 13 Aufgaben der Archive

1 Die Archive sind verantwortlich für die Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung der archivwürdigen Unterlagen der Behörden ihres Zuständigkeits - bereichs. Sie beraten die Behörden bei der Aktenführung.

Art. 14 Archivgut privater Herkunft

1 Die Archive können das Archivgut mit Unterlagen privater Herkunft ergänzen, so - weit sie für die Geschichte ihres Zuständigkeitsbereichs von Bedeutung sind.

2 Die Bestimmungen dieses Gesetzes gelten sinngemäss auch für Archivgut privater Herkunft, soweit keine abweichende vertragliche Regelung besteht.

Art. 15 Zusätzliche Aufgaben und Kompetenzen des Staatsarchivs

1 Das Staatsarchiv ist das Kompetenzzentrum für das Archivwesen im Kanton Grau - bünden. Es ist zuständig für: a) die Aufsicht über das Archivwesen im Kanton; b) die Beratung der öffentlichen Archive und im Rahmen seiner Möglichkeiten von privaten Archiven; c) die Koordination der Archivierung im Kanton; d) die Durchführung und Unterstützung von landeskundlichen Forschungs-, Pu - blikations- und Vermittlungsprojekten.

6. Straf- und Schlussbestimmungen

Art. 16 Strafbestimmung und verwaltungsrechtliche Massnahme

1 Auf Antrag wird mit Busse bestraft, wer vorsätzlich: a) Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet; b) Archivgut verändert oder vernichtet; c) Informationen aus Archivgut bekannt gibt, das Schutzfristen unterliegt.

2 Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benutzungsordnung verstösst, kann von der weiteren Archivbenutzung ausgeschlossen werden.

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung AGS Fundstelle

28.08.2015 01.01.2016 Erlass Erstfassung 2015-053

19.04.2016 01.11.2016 Art. 9 Abs. 3 eingefügt 2016-019

16.10.2023 01.04.2024 Art. 5a eingefügt 2024-005

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung AGS Fundstelle Erlass 28.08.2015 01.01.2016 Erstfassung 2015-053