Verordnung über die Aktenführung und die Geschäftsverwaltung

Verordnung über die Aktenführung und die Geschäftsverwaltung (GEVER-Verordnung) Vom 21. November 2023 (Stand 1. Januar 2024) Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft, gestützt auf § 74 Abs. 2 der Verfassung des Kantons Basel-Landschaft vom

17. Mai 1984

1 ) , das Gesetz über die Organisation des Regierungsrats und der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft (Regierungs- und Verwaltungsorga - nisationsgesetz Basel-Landschaft, RVOG BL) vom 28. September 2017

2 ) und das Gesetz über die Archivierung (Archivierungsgesetz) vom 11. Mai 2006

3 ) , beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt die Aktenführung der kantonalen Dienststellen und der Landeskanzlei.

2 Das Staatsarchiv kann:

a. für die Körperschaften und Anstalten des kantonalen öffentlichen Rechts oder Private, die kantonale Aufgaben übernehmen, Weisungen über die Aktenführung erlassen und

b. für die Aufsichtsstelle Datenschutz, die Finanzkontrolle, die Ombudsper - son sowie die Gerichte Empfehlungen aussprechen.

§ 2 Zweck der Aktenführung

1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und ermöglicht die Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns. Sie dient damit der Rechtssicherheit sowie der effizienten Verwaltungsführung.

2 Die Aktenführung nach dieser Verordnung ermöglicht den Dienststellen und der Landeskanzlei:

1) SGS 100

2) SGS 140

3) SGS 163 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2023.077

b. ihre Geschäftsvorgänge mit definierten Prozessen zu unterstützen;

c. intern sowie gegenüber Dritten oder dem Landrat eine Geschäftskontrolle einzurichten.

§ 3 Begriffe

1 Aktenführung: Systematisches Erstellen, Bearbeiten und Ablegen aller Un - terlagen, welche die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben dokumentieren.

2 Unterlagen: Unterlagen bezeichnen alle aufgezeichneten Informationen, so - wie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser In - formationen und deren Nutzung notwendig sind.

3 Geschäftsrelevanz: Geschäftsrelevant sind Unterlagen, welche für den Nach - vollzug eines Geschäfts, bzw. den Nachweis der Verwaltungstätigkeit notwen - dig sind. Geschäftsrelevante Unterlagen werden im GEVER-System oder in Fachanwendungen bearbeitet.

4 GEVER-System: Ein Geschäftsverwaltungssystem (GEVER-System) ist ein Informatiksystem, das basierend auf Ordnungssystem und Dossierprinzip die Funktionen Aktenablage, Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle abdeckt und die Anforderungen gemäss ISO-Norm 15489 erfüllt. Von besonderer Be - deutung sind im GEVER-Kontext folgende Begriffe:

a. Geschäft: Die Bearbeitung von Aufgaben erfolgt in Form von Geschäften. Ein Geschäft umfasst einen Geschäftsprozess sowie die dazugehörigen Unterlagen. In der Regel wird pro Geschäft ein Dossier geführt.

b. Dossier : Das Dossier ist die Gesamtheit aller geschäftsrelevanten Doku - mente, die zu einem Geschäft erstellt, empfangen, bearbeitet, klassifi - ziert, zugeordnet und registriert sind. Dossiers sind einer Position im Ord - nungssystem zugewiesen.

c. Ordnungssystem: Das Ordnungssystem ist hierarchisch gegliedert und bildet alle Aufgaben einer Dienststelle und der Landeskanzlei systema - tisch ab.

5 Fachanwendung: Als Fachanwendung gilt ein Informatiksystem zur Unterstüt - zung einer bestimmten Fachaufgabe bzw. eines spezialisierten Geschäftspro - zesses. Unterlagen in Fachanwendungen sind in der Regel in Datenbankmo - dellen strukturiert.

2 Grundsätze zur Aktenführung

§ 4 Digitales Primat

1 Die Aktenführung und Archivierung erfolgt grundsätzlich in digitaler Form.

2 grundsätzlich medienbruchfrei digital. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2023.077

3 Das digitale Dokument wird für die Zwecke der Geschäftsverwaltung als massgebliche Version behandelt.

§ 5 GEVER-Pflicht

1 Alle Dienststellen der kantonalen Verwaltung und die Landeskanzlei bearbei - ten ihre Geschäfte grundsätzlich im GEVER-System, welches der Regierungs - rat als Standard definiert (kantonales GEVER-System).

2 Vor der Beschaffung oder Ablösung von Fachanwendungen prüfen die Dienststellen und die Landeskanzlei zusammen mit dem Staatsarchiv, ob sie ihre gesetzlichen Aufgaben nicht mit dem als Standard definierten GEVER- System erfüllen können.

3 Parallele Ablagesysteme für geschäftsrelevante Unterlagen sind nicht zuläs - sig. Die Spezialgesetzgebung bleibt vorbehalten.

§ 6 Aktenführung im GEVER-System

1 Die Aktenführung im GEVER-System umfasst die vollständige, ordnungsge - mässe und systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen aller Aufga - benbereiche und basiert auf den Kriterien Authentizität, Zuverlässigkeit, Integri - tät und Benutzbarkeit gemäss ISO-Norm 15489.

2 Sie erfolgt auf der Grundlage eines Ordnungssystems.

3 Geschäftsrelevante Dokumente müssen vollständig und verlässlich registriert und in Dossiers zusammengefasst werden.

3 Organisation und Zuständigkeiten

§ 7 Aufgaben der Dienststellen

1 Die Dienststellen und die Landeskanzlei sind verantwortlich für:

a. die Registrierung, Verwaltung, Indexierung und Überwachung ihres Ge - schäftsverkehrs und ihrer Geschäfte, so dass ihr Handeln jederzeit nach - vollzogen werden kann;

b. die Umsetzung des digitalen Primats und der GEVER-Pflicht;

c. die Regelung der internen Abläufe, Zuständigkeiten und Verfahren der Aktenführung;

d. den Erlass und die Umsetzung der dazu notwendigen internen Organisa - tionsvorschriften;

e. die Erarbeitung und Pflege ihres Ordnungssystems;

f. die Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen aus den von ihnen einge - setzten Systemen (Fachanwendungen). * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2023.077

2 Die Dienststellen und die Landeskanzlei halten sich bei der Erfüllung dieser Aufgaben an die Vorgaben des Staatsarchivs.

§ 8 Aufgaben des Staatsarchivs

1 Das Staatsarchiv ist die Fachstelle für Fragen der digitalen Archivierung und Aktenführung.

2 Das Staatsarchiv berät und unterstützt die Dienststellen und die Landeskanz - lei:

a. bei der effizienten Umsetzung dieser Verordnung;

b. durch die Bereitstellung von Hilfsmitteln für die Aktenführung und Ar - chivierung.

3 Das Staatsarchiv macht Vorgaben und erteilt Auflagen über die Aktenführung, wenn die Umsetzung dieser Verordnung dies erfordert.

4 Es entscheidet über Ausnahmen betreffend das digitale Primat und die GE - VER-Pflicht.

5 Das Staatsarchiv koordiniert und überprüft die ordnungsgemässe Aktenfüh - rung und Archivierung.

4 Übergangs- und Schlussbestimmungen

§ 9 GEVER-Einführung

1 Die Einführung erfolgt durch die Dienststellen nach Massgabe der Gesamt - planung in Vereinbarung mit dem Staatsarchiv und dem Kompetenzteam GE - VER. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2023.077

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit

21.11.2023 01.01.2024 Erlass Erstfassung GS 2023.077 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2023.077

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkraft seit Wirkung Publiziert mit Erlass 21.11.2023 01.01.2024 Erstfassung GS 2023.077 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2023.077