Verordnung über das Datenbearbeitungssystem private Sicherheitsdienstleistungen (VDPS)

(VDPS) vom 12. August 2015 (Stand am 1. Januar 2024)

¹ SR 172.010 ² SR 935.41 ³ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 133 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Datenbearbeitungssystems private Sicherheitsdienstleistungen (DPS) der Politischen Direktion (PD) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck des DPS

Das DPS dient der PD zur Wahrnehmung der folgenden nach den Artikeln 10, 12–14 und 16 BPS zu erbringenden Aufgaben:

a. Bearbeitung der eingehenden Meldungen;

b. Durchführung des Prüfverfahrens;

c. Erstellung von Statistiken und Berichten.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Die PD trägt die Verantwortung für das DPS.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Bearbeitete Daten und Bearbeitungsrechte

¹ Im DPS werden folgende Daten bearbeitet:

a. betreffend das meldepflichtige Unternehmen: Angaben zu den Identitäten und den beabsichtigten Tätigkeiten nach Anhang 1;

b. betreffend das Personal und die Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsorgans des meldepflichtigen Unternehmens: die Daten nach Anhang 2;

c. betreffend die Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie die Empfängerinnen und Empfänger von privaten Sicherheitsdienstleistungen nach Artikel 5 der Verordnung vom 24. Juni 2015⁴ über die im Ausland erbrachten privaten Sicherheitsdienstleistungen: die Daten nach Anhang 3.

² Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PD erfassen die Daten im DPS; sie können die Daten jederzeit bearbeiten.

³ Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im DPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

⁴ SR 935.411

Art. 5 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des DPS die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 6 Dokumente

Im DPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.

Art. 7 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des DPS verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des DPS.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist bei der PD angestellt.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit

Art. 8 Sorgfaltspflichten

¹ Die PD sorgt dafür, dass die Personendaten im DPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Sie stellt sicher, dass die Personendaten im DPS richtig und vollständig sind und nachgeführt werden.

Art. 9 Datensicherheit

¹ Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach:⁵

a.⁶

der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022⁷;

b.⁸

der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023 ⁹.

² Die PD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

⁵ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 42 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).

⁶ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 133 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

⁷ SR 235.11

⁸ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 42 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).

⁹ SR 128.1

Art. 10 Protokollierung

¹ Die Zugriffe auf das DPS und die Änderungen werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.¹⁰

¹⁰ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 133 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten

Art. 11

¹ Die im DPS enthaltenen Personendaten werden 15 Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 12

Diese Verordnung tritt am 1. September 2015 in Kraft.

Anhang 1

(Art. 4 Abs. 1 Bst. a)

Daten betreffend Unternehmen

1. Firma

2. Sitz

3. Rechtsform

4. Handelsregisterauszug

5. Zweck

6. Geschäftsbereiche

7. Einsatzorte im Ausland

8. Hauptsächliche Kundenkategorien

9. Nachweis des Beitritts zum Verhaltenskodex

10. Massnahmen zur Aus- und Weiterbildung des Personals

11. Angaben zum internen Kontrollsystem

12. Art und Volumen der Dienstleistung nach Artikel 4 Buchstaben a und b BPS

13. Zur Erbringung der Sicherheitsdienstleistung zum Einsatz kommende Waffen und andere Mittel

14. Umfang und Dauer des Einsatzes

15. Anzahl der eingesetzten Personen

16. Risiken des Einsatzes

17. Andere wichtige, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens betreffenden Angaben

Anhang 2

(Art. 4 Abs. 1 Bst. b)

Daten betreffend das Personal und die Mitglieder der Geschäftsleitung oder des Aufsichtsorgans

1. Name

2. Vorname

3. Geburtsdatum

4. Wohnsitz, inkl. Wohnsitzbescheinigung

5. Nationalitäten

6. Angaben zum Leumund

7. Angaben zur Bewilligung für die Ausfuhr, das Tragen und die Verwendung von Waffen, Waffenzubehör und Munition

8. Angaben zu Aus- und Weiterbildungen

9. Funktion im Unternehmen: Mitglied der Geschäftsleitung, Mitglied des Aufsichtsorgans, Führungsfunktion, Funktion mit Waffentragerlaubnis

10. Daten im Zusammenhang mit administrativen oder strafrechtlichen Verfolgungen und Sanktionen nach Artikel 20 BPS: vorgeworfene Straftat, Angaben zur Art des Verfahrens, Bezeichnung der betroffenen Behörden, Kopie des Urteils und aller anderen mit dem Urteil zusammenhängenden Informationen

Anhang 3

(Art. 4 Abs. 1 Bst. c)

Daten betreffend die Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie die Empfängerinnen und Empfänger von privaten Sicherheitsdienstleistungen

1. Name oder Bezeichnung: natürliche oder juristische Person, internationale Organisation, Regierung, Gruppierung usw.

2. Bei natürlichen Personen: Geburtsdatum

3. Ausführungsort der beabsichtigten Tätigkeit

4. Angaben zur Stellung: Funktion, Rolle, Rang, Position usw.

5. Weitere Angaben zur Identifikation