Verordnung über das Informationssystem VIP-Service (IVIPS-Verordnung)

(IVIPS-Verordnung) vom 18. November 2015 (Stand am 1. Januar 2024)

¹ SR 172.010

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS

¹ Das IVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.

² Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:

a. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP-Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen;

b. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln;

c. die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können;

d. die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können;

e. die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden können.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Personen

Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.

Art. 5 Bearbeitete Daten

Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet:

a von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5: 1. Vor- und Nachname sowie Titel,

2. Grund des Besuchs,

3. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,

4. bei offiziellen Besuchen die einladende Stelle oder Person,

5. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;

b. von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6: 1. Vor- und Nachname sowie Passnummer,

2. Ankunft-/Abflugdaten, Flughafen und Flugnummern,

3. Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie Munition),

4. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.

Art. 6 Dokumente

Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist.

² Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

³ Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.

⁴ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS einsehen (Leserecht):

a. das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Personen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen;

b. die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;

c. das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbewilligungen (Diplomatic clearances);

d. die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevanter Informationen;

e. das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards;

f. das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.

⁵ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informationssicherheit ²

² Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).

Art. 10 Sorgfaltspflichten

¹ Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 11 Datensicherheit

¹ Die Daten- und die Informationssicherheit richten sich nach:³

a.⁴

der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022⁵;

b.⁶

der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023 ⁷ . ⁸

² Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

³ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).

⁴ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 23 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

⁵ SR 235.11

⁶ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 10 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).

⁷ SR 128.1

⁸ Fassung gemäss Anhang Ziff. 7 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ).

4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten

Art. 12

¹ Die im IVIPS enthaltenen Personendaten werden fünf Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 13

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2016 in Kraft.

Anhang

(Art. 4 und 5)

Personen, deren Daten im IVIPS bearbeitet werden

1 Private Reise oder Durchreise

1.1 Monarchin oder Monarch

1.2 Ehegatte oder Ehegattin der Monarchin oder des Monarchen

1.3 Staatschefin oder Staatschef

1.4 Ehegatte oder Ehegattin der Staatschefin oder des Staatschefs

1.5 Generalsekretärin oder Generalsekretär der UNO

1.6 Mitglied eines Königs- oder Fürstenhauses

1.7 Regierungschefin oder Regierungschef (nationale Ebene)

1.8 Präsidentin oder Präsident eines nationalen Parlaments

1.9 Aussenministerin oder Aussenminister

2 Bilateraler Besuch (auf Einladung einer eidgenössischen Behörde)

2.1 Monarchin oder Monarch

2.2 Staatschefin oder Staatschef

2.3 Generalsekretärin oder Generalsekretär der UNO

2.4 Mitglied eines Königs- oder Fürstenhauses

2.5 Regierungschefin oder Regierungschef (nationale Ebene)

2.6 Präsidentin oder Präsident eines nationalen Parlaments

2.7 Vizepräsidentin oder Vizepräsident

2.8 Vizepremierministerin oder Vizepremierminister (nationale Ebene)

2.9 Ministerin oder Minister (Mitglied einer nationalen Regierung)

2.10 Präsidentin oder Präsident der Nationalbank

2.11 a Präsidentin oder Präsident des Europäischen Parlaments

2.11 b Präsidentin oder Präsident des Panafrikanischen Parlaments

2.12 a Präsidentin oder Präsident der Europäischen Kommission, Mitglied der Europäischen Kommission

2.12 b Präsidentin oder Präsident der Kommission der Afrikanischen Union, Mitglied der Kommission der Afrikanischen Union

2.13 Vizeministerin oder Vizeminister

2.14 Staatssekretärin oder Staatssekretär

2.15 hohe religiöse Würdenträgerin oder hoher religiöser Würdenträger

2.16 hohe militärische Würdenträgerin oder hoher militärischer Würdenträger

2.17 hohe Vertreterin oder hoher Vertreter einer Gerichtsbehörde

2.18 Präsidentin oder Präsident, Generalsekretärin oder Generalsekretär oder Generaldirektorin oder Generaldirektor einer regionalen zwischenstaatlichen Organisation oder einer internationalen Organisation, die von der Schweiz anerkannt wird

2.19 Generalsekretärin oder Generalsekretär des Europarats

3 Teilnahme an einer multilateralen Veranstaltung in der Schweiz

3.1 Monarchin oder Monarch

3.2 Staatschefin oder Staatschef

3.3 Generalsekretärin oder Generalsekretär der UNO

3.4 Mitglied eines Königs- oder Fürstenhauses

3.5 Regierungschefin oder Regierungschef (nationale Ebene)

3.6 Vizepremierministerin oder Vizepremierminister (nationale Ebene)

3.7 Ministerin oder Minister (Mitglied einer nationalen Regierung)

3.8 a Präsidentin oder Präsident der Europäischen Kommission, Mitglied der Europäischen Kommission

3.8 b Präsidentin oder Präsident der Kommission der Afrikanischen Union, Mitglied der Kommission der Afrikanischen Union

3.9 Präsidentin oder Präsident eines nationalen Parlaments

3.10 hohe religiöse Würdenträgerin oder hoher religiöser Würdenträger

3.11 hohe militärische Würdenträgerin oder hoher militärischer Würdenträger

3.12 hohe Vertreterin oder hoher Vertreter einer Gerichtsbehörde

3.13 Präsidentin oder Präsident, Generalsekretärin oder Generalsekretär oder Generaldirektorin oder Generaldirektor einer regionalen zwischenstaatlichen Organisation oder einer internationalen Organisation, die von der Schweiz anerkannt wird

4 Amtsantritt oder Rücktritt von einem Amt in der Schweiz

4.1 Chefin oder Chef einer diplomatischen Mission