Verordnung über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA)
(Verordnung E-VERA, VEVERA) vom 17. August 2016 (Stand am 1. Dezember 2023)
¹ SR 235.2 ² SR 195.1 ³ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Zweck des Informationssystems
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
a. die Führung des Auslandschweizerregisters;
b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen;
d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;
e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;
f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946⁴ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961⁵ über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.
⁴ SR 831.10
⁵ SR 831.111
Art. 3 Verantwortung
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Art. 4 Struktur
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
2. Abschnitt: Datenbearbeitung
Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen
¹ Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;
b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;
c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;
d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;
e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.
² Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten
¹ Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
¹bis Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.⁶
¹ter Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs⁷) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.⁸
² Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947⁹ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.¹⁰
³ Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
⁶ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
⁷ SR 210
⁸ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
⁹ SR 831.101
¹⁰ Fassung gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ).
Art. 7 Bearbeitungsrechte
¹ Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
² Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.¹¹
³ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
a. die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;
b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;
c. das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;
d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;
e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;
f. die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer¹².
⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
⁵ Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.¹³
¹¹ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
¹² Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ). Diese Änd. wurde in den in der AS genannten Bestimmungen vorgenommen.
¹³ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
Art. 8 Bekanntgabe von Daten
¹ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
² Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 1993¹⁴ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007¹⁵;
b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;
c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.
³ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
⁴ Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.¹⁶
¹⁴ SR 431.012.1
¹⁵ SR 431.021
¹⁶ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
Art. 8 a ¹⁷ Bearbeitung von Dokumenten
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.
¹⁷ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
Art. 9 Vernichtung von Daten ¹⁸
¹ Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:¹⁹
a. abgemeldet;
b. gestorben;
c. tot geboren;
d. Tod ohne Todesurkunde;
e. verschollen.
² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
¹⁸ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
¹⁹ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
² Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
Art. 12 ²⁰ Schnittstellen
¹ Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
² Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
³ Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021²¹ über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.
⁴ Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.
²⁰ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
²¹ SR 852.12
4. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 13 Sorgfaltspflichten
¹ Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
² Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 14 Datensicherheit
¹ Die Informatiksicherheit richtet sich nach:
a.²²
der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022²³;
b.²⁴
der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 2020²⁵;
c.²⁶
…
² Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
²² Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
²³ SR 235.11
²⁴ Fassung gemäss Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ).
²⁵ SR 120.73
²⁶ Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ).
Art. 15 Protokollierung
¹ Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
² Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.²⁷
²⁷ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004²⁸ wird aufgehoben.
²⁸ [ AS 2004 2997 ; 2007 6719 Anhang Ziff. 4; 2012 337 Art. 19]
Art. 17 Änderung anderer Erlasse
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:
…²⁹
²⁹ Die Änderungen können unter AS 2016 2933 konsultiert werden.
Art. 18 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.
Anhang 1 ³⁰
³⁰ Fassung gemäss Ziff. II der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 ( AS 2023 636 ).
(Art. 5 Abs. 2)
Bearbeitungsrechte
Zeichenerklärung
Zugriffsberechtigte / Daten-empfangende Stellen | Bearbeitungsrechte | ||||
|---|---|---|---|---|---|
Vertretungen | Schweizerische Vertretungen im Ausland | A | Sämtliche Bearbeitungsrechte | ||
KD | Konsularische Direktion | B | Leserecht | ||
Fachstelle | Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip | C | Antrags- und Leserecht | ||
und Informationssicherheit EDA | D | Datenübermittlung verschlüsselt | |||
IR | Interne Revision EDA | ||||
KMZ | Krisenmanagementzentrum | ||||
SAK | Schweizerische Ausgleichskasse | ||||
ZAS | Zentrale Ausgleichsstelle | ||||
BFS | Bundesamt für Statistik | ||||
Daten | Vertretungen | KD | Fachstelle | IR | KMZ | Passbüro EDA | SAK | ZAS | BFS | Betroffene Personen (Art. 5) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Namen | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Vornamen | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geburtsdatum | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geburtsort | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Geschlecht | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Zivilstand | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Heimatort | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, Behörde, Rechtskraft | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Anrede | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Titel | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
AHV-Nummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Bildungsstand | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, Erfassungsdatum | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Sprache | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | C |
Korrespondenzsprache | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Sorgerechtsberechtigte | A | A | B | B | B | B | B/D | B | C | |
Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer | A | A | B | B | B | B | B/D | B | D | C |
Angaben zum Konsularkreis | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Personennummer nach Art. 6 Abs. 1 | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | D | |
Angaben zu Eltern: Name, Vorname | A | A | B | B | B | B | B/D | B/D | C | |
Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Notfallangaben (freiwillig): Informationen zu Krankenkasse, Reiseversicherung, Patientenverfügung, Testament, Notfalladresse | A | A | B | B | B | C | ||||
Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund | A | A | B | B | B | B | B/D | D | C | |
Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, Sprache Stimmmaterial | A | A | B | B | B | B | D | C | ||
An-/Abmeldung | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
Logindaten Online-Schalter E-VERA | A | A | B | B | B | B | C | |||
Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit | A | A | B | B | B | B | ||||
Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum | A | A | B | B | B | B | C | |||
Verschollenmeldung: Datum, Behörde, Ort | A | A | B | B | B | B | B/D | C | ||
RIPOL-Check | B | B | ||||||||
Hinterlegung: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und der Aushändigung | A | A | B | B | B | B | C | |||
Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben | A | A | B | B | B | B | ||||
Abonnierte Publikationen | A | A | B | B | B | B | C | |||
Militärische Meldepflicht | A | A | B | B | B | B |
Anhang 2
(Art. 12)
Datenkatalog und Periodizität
Informationssystem | Personendaten | Periodizität |
|---|---|---|
EDAssist+ |
| Nach Bedarf |
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