Verordnung über das Informationssystem des Zivildienstes
vom 20. August 2014 (Stand am 1. Januar 2024)
¹ SR 824.0
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Geltungsbereich
Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Daten im Rahmen des Vollzugs des Zivildienstes durch Behörden und durch Dritte, die nach Artikel 79 Absatz 2 ZDG mit Vollzugsaufgaben betraut sind (Vollzugsbeauftragte).
Art. 2 Verantwortliche Stellen
¹ Das Bundesamt für Zivildienst (ZIVI)² ist verantwortlich für die Entwicklung und den Betrieb des automatisierten Informationssystems des Zivildienstes (E-ZIVI).
² Es kann für die technische Entwicklung und den Betrieb von E-ZIVI andere Bundesstellen und private Anbieter beiziehen.
² Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 20 Abs. 2 der Publikationsverordnung vom 7. Okt. 2015 ( SR 170.512.1 ) auf den 1. Jan. 2019 angepasst. Diese Anpassung wurde im ganzen Text vorgenommen.
Art. 3 Zweck von E-ZIVI
Mit E-ZIVI werden alle Belange des Vollzugs des Zivildienstes unterstützt:
a. die Durchführung des Zulassungsverfahrens zum Zivildienst;
b. die Durchführung des Verfahrens der Anerkennung von Einsatzbetrieben;
c. die Vorbereitung, die Durchführung, die Verwaltung, die Kontrolle und die Auswertung von Einsätzen;
d.³
die Durchführung von Inspektionen und Wirkungskontrollen in Einsatzbetrieben sowie die Betreuung der Einsatzbetriebe;
e.⁴
die Vorbereitung, die Durchführung, die Finanzierung, die Verwaltung, die Kontrolle und die Auswertung von Einführungstagen für gesuchstellende Personen und von Ausbildungskursen für zivildienstpflichtige Personen;
f. die Durchführung von Disziplinarverfahren und die Bearbeitung von Schadenersatzbegehren;
g. die Bearbeitung von Beratungsbegehren zivildienstpflichtiger Personen;
h. die Erhebung von Abgaben von den Einsatzbetrieben und die Gewährung von Finanzhilfen an dieselben;
i. die Mitwirkung in Beschwerdeverfahren;
j. die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung;
k. die Dokumentation;
l. die Statistik;
m. die Authentifizierung der Benützerinnen und Benützer eines Extranets.
³ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
⁴ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
Art. 4 Veröffentlichung von Stammdaten und Einsatzmöglichkeiten
Die Stammdaten und die Einsatzmöglichkeiten von anerkannten Einsatzbetrieben können auf der Webseite des ZIVI jedermann zugänglich gemacht werden, sofern die betroffenen Betriebe damit einverstanden sind.
2. Abschnitt: Struktur von E-ZIVI und Datenbearbeitung
Art. 5 Struktur und Inhalt von E-ZIVI
¹ E-ZIVI besteht aus den folgenden Untersystemen:
a. dem Verwaltungssystem (VS);
b. dem Kundensystem (KS);
c. dem «Business Intelligence System» (BIS).
² E-ZIVI enthält Daten über:
a. gesuchstellende und zivildienstpflichtige Personen;
b. gesuchstellende Institutionen und anerkannte Einsatzbetriebe;
c.⁵
Ausbildungsbetriebe sowie Kursleiterinnen und Kursleiter;
d.⁶
Einsätze sowie Einführungstage und Ausbildungskurse;
e. Disziplinar- und Beschwerdeverfahren;
f. Ergebnisse von Inspektionen und Wirkungskontrollen.
³ Das BIS enthält Daten über Prozess- und Geschäftskennzahlen zur Leistungsüberwachung, Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse des ZIVI.
⁵ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
⁶ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
Art. 6 Datenbeschaffung
Die Daten in E-ZIVI werden beschafft bei:
a. den gesuchstellenden und den zivildienstpflichtigen Personen;
b.⁷
den gesuchstellenden Institutionen und den anerkannten Einsatzbetrieben;
c. den Ausbildungsbetrieben;
d. den Datenempfängerinnen und -empfängern nach Artikel 8.
⁷ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
Art. 7 Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
¹ Auf die Daten im VS haben das ZIVI und die Vollzugsbeauftragten im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben Zugriff.
² Auf die Daten im KS haben die zuständigen Behörden im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgaben im Abrufverfahren Zugriff.
³ Die Daten im KS von gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen sowie von gesuchstellenden Institutionen und anerkannten Einsatzbetrieben können nur abgefragt werden, sofern die betreffende Person, Institution oder der betreffende Einsatzbetrieb sich damit einverstanden erklärt hat.
⁴ Die individuellen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte sind im Anhang geregelt.
Art. 8 Bekanntgabe von Personendaten
Das ZIVI gibt den folgenden Stellen und Personen zu den nachstehenden Zwecken Personendaten bekannt:
a. den SBB: zur Abrechnung der Fahrten von zivildienstleistenden Personen in öffentlichen Verkehrsmitteln;
b.⁸
schweizerischen Amtsstellen und allenfalls weiteren spezialisierten Institutionen: zur Gewährleistung der Sicherheit der zivildienstpflichtigen Person im Zusammenhang mit Auslandeinsätzen sowie zur Begutachtung von Anerkennungsgesuchen von Einsatzbetrieben, die Einsätze im Ausland oder in der Landwirtschaft anbieten wollen, und von Finanzhilfegesuchen von Einsatzbetrieben;
c. den zivildienstpflichtigen Personen und den Einsatzbetrieben: zur Vorbereitung von Einsätzen mit Hilfe des KS;
d. den Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern von zivildienstleistenden Personen: zur Feststellung der Unkündbarkeit des Arbeitsvertrags während der Sperrfristen nach Artikel 336 c Absatz 1 Buchstabe a des Obligationenrechts⁹;
e. den Krankenkassen: zur Sistierung der Versicherungspflicht der zivildienstleistenden Personen;
f. dem Betreiber des E-Shops des ZIVI: zur Administration der Ausrüstungsgegenstände für die Kennzeichnung der zivildienstpflichtigen Personen;
g. dem Bundesamt für Bauten und Logistik: für Druckaufträge;
h. dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation: für Massenversände auf elektronischem Weg;
i. den Hotelleriebetrieben: zur Buchung von Übernachtungen der zivildienstleistenden Personen;
j.¹⁰
den vom ZIVI bezeichneten Fachstellen: zur Durchführung der medizinischen Untersuchungen und zur Festlegung von Präventivmassnahmen im Hinblick auf Auslandeinsätze;
k.¹¹
Institutionen, die im Hinblick auf Auslandeinsätze im Auftrag von Einsatzbetrieben Assessments durchführen;
l.¹²
auf Evaluationen spezialisierten Dienstleistungserbringern: zur Durchführung der Befragungen von gesuchstellenden und zivildienstpflichtigen Personen, Einsatzbetrieben sowie Kursleiterinnen und -leitern zwecks Auswertung von Einführungstagen, Ausbildungskursen und Einsätzen.
⁸ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 3. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016 ( AS 2016 1927 ).
⁹ SR 220
¹⁰ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 3. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016 ( AS 2016 1927 ).
¹¹ Eingefügt durch Ziff. I der V vom 3. Juni 2016, in Kraft seit 1. Juli 2016 ( AS 2016 1927 ).
¹² Eingefügt durch Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
Art. 9 Aufsicht und Koordination
¹ Das ZIVI übt die Aufsicht aus über:
a. die Bearbeitung der Personendaten nach dieser Verordnung;
b. die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit durch die privaten Personen und Institutionen, die an E-ZIVI beteiligt sind.
² Es koordiniert seine Tätigkeiten mit den an E-ZIVI beteiligten Behörden des Bundes und den beigezogenen privaten Personen und Institutionen.
³ Es erteilt die individuellen Bearbeitungsrechte für E-ZIVI.
3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit
Art. 10 Sorgfaltspflichten
¹ Die an E-ZIVI beteiligten Behörden sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
² Die mit Vollzugsaufgaben betrauten privaten Personen und Institutionen sorgen in ihrem Bereich dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
³ Die Behörden und die privaten Personen und Institutionen stellen sicher, dass die Personendaten, die sie in den Untersystemen nach Artikel 5 Absatz 1 eintragen oder die sie den zuständigen Stellen bekannt geben, vollständig, richtig und nachgeführt sind.
Art. 11 Datensicherheit
¹ Die Datensicherheit richtet sich nach:
a.¹³
den Artikeln 1–6 der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022¹⁴;
b.¹⁵
der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023 ¹⁶;
c.¹⁷
…¹⁸
² Die nach Artikel 7 berechtigten Behörden und privaten Personen und Institutionen treffen die nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erforderlichen organisatorischen und technischen Massnahmen, damit ihre Personendaten vor Verlust, vor Entwendung und gegen unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sind.
³ Das ZIVI erlässt ein Bearbeitungsreglement, das die erforderlichen Regelungen über organisatorische und sicherheitstechnische Massnahmen sowie die nötigen Bestimmungen über die Kontrolle der Datenbearbeitung enthält.
⁴ Jede Bearbeitung von Daten im E-ZIVI wird protokolliert. Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.¹⁹
¹³ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 115 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
¹⁴ SR 235.11
¹⁵ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 39 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 ( AS 2023 735 ).
¹⁶ SR 128.1
¹⁷ Aufgehoben durch Anhang Ziff. 31 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ).
¹⁸ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 15. Nov. 2017, in Kraft seit 1. Jan. 2018 ( AS 2017 6699 ).
¹⁹ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 115 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Statistik
Art. 12 Aufbewahrung
Während fünf Jahren werden aufbewahrt:
a. die Daten über zivildienstpflichtige Personen, ab dem Ende ihrer Zivildienstpflicht;
b. die Daten über Einsatzbetriebe, ab dem Wegfall ihrer Anerkennung;
c. die Daten über Ausbildungsinstitutionen, ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Ausbildungskurs stattgefunden hat.
Art. 13 Archivierung
¹ Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden nach Artikel 38 des Datenschutzgesetzes vom 25. September 2020²⁰ alle Daten vom ZIVI dem Bundesarchiv abgeliefert, anonymisiert oder vernichtet.²¹
² Die dem Bundesarchiv abgelieferten Daten werden in E-ZIVI vernichtet.
²⁰ SR 235.1
²¹ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 115 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
Art. 14 Statistik
Das ZIVI gibt dem Bundesamt für Statistik die Daten bekannt, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt.
5. Abschnitt: Finanzierung
Art. 15
¹ Der Bund finanziert die Entwicklung und den Betrieb von E-ZIVI sowie die Erschliessung und den Betrieb der Datenleitungen zu den direkt am VS und am BIS angeschlossenen Stellen und Personen.
² Die an E-ZIVI direkt angeschlossenen Stellen und Personen übernehmen die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb ihrer Geräte sowie der benötigten Software. Das ZIVI legt die Bedingungen fest, welche diese Geräte und die Software erfüllen müssen.
6. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses
Die Verordnung vom 30. Juni 2004²² über das Informationssystem des Zivildienstes wird aufgehoben.
²² [ AS 2004 3633 ; 2007 4525 Ziff. II 9; 2009 1119 ]
Art. 17 Übergangsbestimmung
¹ Das Informationssystem ZIVI+ ist spätestens neun Monate nach Inkrafttreten dieser Verordnung ausser Betrieb zu setzen.
² Die Daten aus dem Informationssystem ZIVI+ werden innerhalb von neun Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung in E-ZIVI überführt.
³ Ausgenommen sind Daten aus ZIVI+ betreffend Personen, die zu einer Arbeitsleistung verpflichtet wurden. Diese Daten sind spätestens neun Monate nach Inkrafttreten dieser Verordnung dem Bundesarchiv abzuliefern oder zu vernichten.
Art. 18 Übergangsordnung für Fälle schwerwiegender Störungen in der Einführungsphase
Falls nach Inkrafttreten dieser Verordnung das bisherige Informationssystem ZIVI+ zur Überbrückung schwerwiegender technischer oder organisatorischer Störungen weiter betrieben oder wieder in Betrieb genommen werden muss, bleibt die Verordnung vom 30. Juni 2004²³ über das Informationssystem des Zivildienstes während längstens neun Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung in ihrer bisher geltenden Fassung anwendbar.
²³ [ AS 2004 3633 ; 2007 4525 Ziff. II 9; 2009 1119 ]
Art. 19 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 15. September 2014 in Kraft.
Anhang ²⁴
²⁴ Fassung gemäss Ziff. II der V vom 15. Nov. 2017 ( AS 2017 6699 ). Bereinigt gemäss Anhang Ziff. II 34 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ).
(Art. 7 Abs. 4)
Personendaten in E-ZIVI: Benützer/innen, Zugriff und Berechtigung zur Abfrage und Bearbeitung
A Benützerinnen und Benützer, ihre Kennwerte und ihr Recht auf Zugriff auf das Verwaltungs- oder das Kundensystem
Benützer/in: | Kennwert: | Zugriff auf: |
|---|---|---|
Leiter/in Vollzug | a | VS |
Mitarbeiter/in Fachbereich Betreuung Einsatzbetriebe (ABI) | b | VS |
Kadermitarbeiter/in Fachbereich Betreuung Zivis (BEZ) | c | VS |
Fachmitarbeiter/in Vollzug | d | VS |
Sachbearbeiter/in Fachbereich BEZ | e | VS |
Mitarbeiter/in Fachbereich Einführung und Ausbildung Zivildienst (EAZ) | f | VS |
Leiter/in Regionalzentrum | g | VS |
Mitarbeiter/in ABI Regionalzentrum | h | VS |
Mitarbeiter/in BEZ Regionalzentrum | i | VS |
Mitarbeiter/in Kanzlei Regionalzentrum | j | VS |
Rechtsdienst | k | VS |
Finanzen | l | VS |
Kommunikation | m | VS |
Strategisch-politisches Controlling (SPC) | n | VS |
Systemadministrator/in | o | VS / KS |
Gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person | p | KS |
Gesuchstellende Institution / Einsatzbetrieb | q | KS |
Militärversicherung | r | KS |
Kantonale Behörden für Wehrpflichtersatzabgabe / Eidgenössische Steuerverwaltung | s | KS |
Organe der Erwerbsersatzordnung | t | KS |
Kursleiter/in | u | KS |
B Daten sowie Abfrage- und Bearbeitungsrechte
Daten | Berechtigung der Benützer/innen A = Abfrage B = Bearbeiten (Ersteintrag, Mutation und Hochladen) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Kennwert ZIVI | Kennwert Kundinnen/Kunden | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
a | b | c | d | e | f | g | h | i | j | k | l | m | n | o | p | q | r | s | t | u | ||||||||||||||||
1. Personalien gesuchstellende / zivildienstpflichtige Person 1.1 Selbstregistrierung und Online-Gesuchseinreichung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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1.2 Registrierung und Gesuchserfassung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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1.3 Personalien zivildienstpflichtige Person | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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2. Zulassungsverfahren 2.1 Online-Gesuchseinreichung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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2.2 Gesuchseinreichung ausserhalb E-ZIVI | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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2.3 Administration Zulassungsverfahren | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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3. Einsätze | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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4. Gesuchstellende Institutionen/Einsatzbetriebe | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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5. Beschwerdeverfahren 5.1 Beschwerdeverfahren Zulassungen | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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5.2 Beschwerdeverfahren Einsätze | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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5.3 Beschwerdeverfahren Anerkennungen | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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