Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV)

(Geschäftsbücherverordnung; GeBüV) vom 24. April 2002 (Stand am 1. Januar 2013)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 958 f Absatz 4 des Obligationenrechts¹,²

verordnet:

¹ SR 220 ² Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

1. Abschnitt: Zu führende Bücher

Art. 1

¹ Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen.

² Das Hauptbuch besteht aus:

a. den Konten (sachlogische Gliederung aller verbuchten Geschäftsvorfälle), auf deren Basis Betriebsrechnung und Bilanz erstellt werden;

b. dem Journal (chronologische Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle).

³ Die Hilfsbücher müssen in Ergänzung zum Hauptbuch die Angaben enthalten, die zur Feststellung der Vermögenslage des Geschäftes und der mit dem Geschäfts­betrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der Betriebs­ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre nötig sind. Darunter fallen insbe­sondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistun­gen.

2. Abschnitt: Allgemeine Grundsätze

Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung der Bücher

¹ Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buch­führung).

² Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenver­arbeitung einzuhalten.³

³ Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet sich nach den anerkannten Standards zur Rechnungslegung, sofern die Gesetzge­bung, insbesondere der 32. Titel des Obligationenrechts und diese Verordnung, nichts anderes vorsehen.⁴

³ Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

⁴ Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

Art. 3 ⁵ Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)

Die Geschäftsbücher müssen so geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

⁵ Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

Art. 4 Dokumentation

¹ Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekom­men sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können.⁶

² Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden.

⁶ Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

3. Abschnitt: Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrung

Art. 5 ⁷ Allgemeine Sorgfaltspflicht

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.

⁷ Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

Art. 6 Verfügbarkeit

¹ Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.⁸

² Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.

³ Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäfts­­bücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen.

⁸ Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 6709 ).

Art. 7 Organisation

¹ Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.

² Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.

Art. 8 Archiv

Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Auf­zeich­nun­gen unter­liegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.

4. Abschnitt: Informationsträger

Art. 9 Zulässige Informationsträger

¹ Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:

a. unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unver­­änderbare Datenträger;

b. veränderbare Informationsträger, wenn: 1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signatur­verfahren),

2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nach­weisbar ist (z. B. durch «Zeitstempel»),

3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und

4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumen­tiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.

² Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-Speicher).

Art. 10 Überprüfung und Datenmigration

¹ Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prü­fen.

² Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger über­tra­gen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass:

a. die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet blei­ben; und

b. die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen wei­terhin genügen.

³ Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 11 Aufhebung bisherigen Rechts

Die Verordnung vom 2. Juni 1976⁹ über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen wird aufgehoben.

⁹ [ AS 1976 1334 ]

Art. 12 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Juni 2002 in Kraft.