Ausführungsbestimmungen über das Interne Kontrollsystem IKS

Ausführungsbestimmungen über das Interne Kontrollsystem IKS vom 21. September 2021 (Stand 1. Oktober 2021) Der Regierungsrat des Kantons Obwalden, in Ausführung von Artikel 68 und 69 des Finanzhaushaltsgesetzes vom 11. März 2010 (FHG) 1 ) , gestützt auf Artikel 75 Ziffer 2 der Kantonsverfassung vom 19. Mai 1968 2 ) und Artikel 71 Absatz 3 des Finanzhaushaltsgesetzes vom 11. März 2010 (FHG), beschliesst: 1. Grundlagen und Begriffe

Art. 1

Geltungsbereich 1 Diese Ausführungsbestimmungen gelten für alle kantonalen Verwal tungseinheiten, die dem Regierungsrat direkt unterstellt sind. 2 Ausgelagerte Aufgaben (Outsourcing) bleiben trotz Übertragung in der Verantwortung der kantonalen Verwaltungseinheit und sind deshalb Be standteil deren Internen Kontrollsystems (IKS).

Art. 2

Definition, Zielsetzung 1 Das IKS ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer kantonalen Ver waltungseinheit eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften so wie den Mitarbeitenden durchgeführt wird. Es umfasst regulatorische, or ganisatorische und technische Massnahmen. 1) GDB 610.1 2) GDB 101.0 OGS 2021, 31

2 Ziel des IKS ist, bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern, um mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende kantonale Verwaltungseinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben stellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht: a. Schutz des Vermögens des Kantons und Sicherstellung der zweck mässigen Verwendung der Mittel; b. Verhinderung oder Aufdeckung von Fehlern und Unregelmässigkei ten bei der Buchführung; c. Gewährleistung der Ordnungsmässigkeit der Rechnungslegung und einer verlässlichen Berichterstattung; d. Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf die Buchsta ben a bis c (Compliance); e. Schaffung eines internen Umfelds zur Verminderung von unbeab sichtigten Fehlern und rechtswidrigem Verhalten.

Art. 3

Abgrenzung 1 Das IKS fokussiert sich auf die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten der finanziell relevanten Geschäftsprozesse und -risiken. 2 Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Controlling sind nicht Gegenstand des IKS.

Art. 4

IKS-Handbuch 1 Das Finanzdepartement erlässt ein IKS-Handbuch und entwickelt dieses regelmässig weiter. 2 Das IKS-Handbuch enthält Erläuterungen, Empfehlungen und Instru mente zur Ausgestaltung und Umsetzung der IKS-Regeln. 2. Organisation

Art. 5

Verantwortlichkeiten 1 Dem Regierungsrat obliegt die Gesamtverantwortung für das IKS. 2 Das Finanzdepartement ist für die fachliche Führung (IKS-Fachstelle) verantwortlich und stellt die notwendigen Instrumente zur Verfügung. 2

3 Im Finanzdepartement wird die IKS-Fachstelle der Finanzverwaltung zu geordnet. Sie nimmt die fachlichen und verwaltungseinheitsübergreifen den Aufgaben war und stellt ein risikoorientiertes IKS sicher, in dem sie auf Basis der finanziellen Planung, der Buchführung und der finanziellen Berichterstattung die Schnittstellen zu anderen kantonalen Verwaltungs einheiten definiert.

Art. 6

Aufgaben der kantonalen Verwaltungseinheiten 1 Die Leitungen der kantonalen Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Einsatz, die Pflege und die Überwachung des IKS in ihrem Zu ständigkeitsbereich. 2 Sie stellen sicher, dass die nachfolgenden, allgemeinen Voraussetzun gen für die Existenz eines IKS erfüllt sind. Das IKS ist: a. institutionalisiert; b. vorhanden und dokumentiert; c. den Verwaltungsrisiken und der Verwaltungstätigkeit angepasst; d. den Mitarbeitenden bekannt; e. Grundlage für ein verstärktes Kontrollbewusstsein in der Verwaltung und f. wird angewendet. 3 Die Departementssekretariate sind die IKS-Koordinationsstellen, welche die Schnittstelle zur IKS-Fachstelle bilden. 4 Die Mitarbeitenden sind an der IKS-Umsetzung beteiligt. Sie führen die definierten Kontrollen durch und dokumentieren die Kontrollergebnisse. Sie melden aufgedeckte Kontrollschwächen an die vorgesetzte Stelle. 3. Grundsätze

Art. 7

Risikoorientierung 1 Die kantonalen Verwaltungseinheiten gestalten das IKS so aus, dass ihre wesentlichen finanziellen Risiken abgedeckt sind. Bei Schnittstellen zu anderen kantonalen Verwaltungseinheiten werden die Zuständigkeiten für die Prozessrisiken und -kontrollen definiert. 2 Angestrebt wird eine angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten-/Nutzenabwägung. 3

Art. 8

Steuerungs- und Kontrollaktivitäten 1 Die finanziellen Risiken der kantonalen Verwaltungseinheiten werden in Prozessen, durch die IT sowie auf Führungsebene durch angemessene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten auf ein akzeptables Mass reduziert. 2 Soweit möglich und wirtschaftlich, sind präventive und automatisierte Steuerungs- und Kontrollaktivitäten einzusetzen. 3 Die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten sind nach Möglichkeit in die be stehenden Abläufe zu integrieren.

Art. 9

Berichterstattung 1 Die IKS-Fachstelle erstellt jährlich einen IKS-Report zuhanden des Re gierungsrats. Der Report richtet sich nach dem IKS-Handbuch. 2 Eine zusammenfassende Beurteilung des IKS-Reports ist Bestandteil des Geschäftsberichts. 3 Der IKS-Report kann den Aufsichtskommissionen zur Verfügung gestellt werden. 4. Übergangsbestimmung

Art. 10

1 Das Finanzdepartement wendet das IKS ab 1. Januar 2022 an. Die erst malige Berichterstattung zum IKS erfolgt im Rahmen der Berichterstat tung zur Staatsrechnung 2022. 2 Die weiteren kantonalen Verwaltungseinheiten wenden das IKS ab 1. Januar 2023 an. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im Rah men der Berichterstattung zur Staatsrechnung 2023. 4

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 21.09.2021 01.10.2021 Erlass Erstfassung OGS 2021, 31 5

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 21.09.2021 01.10.2021 Erstfassung OGS 2021, 31 6