Reglement betreffend die Archive der Staatsverwaltung

Reglement betreffend die Archive der Staatsverwaltung vom 17.11.1982 (Stand 03.12.1982) Der Staatsrat des Kantons Wallis eingesehen den Beschluss betreffend die Organisation des Staatsarchivs und der Kantonsbibliothek vom 19. Juni 1968; eingesehen die Artikel 34, 38 und 45 bis 47 des Gesetzes über die Ge - schäftsführung und den Finanzhaushalt des Kantons und deren Kontrolle vom 24. Juni 1980; eingesehen die Artikel 1 und 6 des Reglements über die Organisation der kantonalen Verwaltung vom 1. Juni 1977; eingesehen die Artikel 12 und 14 des Reglements betreffend das Kontroll - verfahren bei durch den Staat in Auftag gegebenen Lieferungen und Arbei - ten vom 20. Juni 1979; in Anbetracht der Notwendigkeit einer zweckmässigen Aufbewahrung des Schriftgutes der staatlichen Behörden, Dienstabteilungen, Einrichtungen und Anstalten; in Anwendung der Bestimmungen der 1975 revidierten Artikel 962 und 963 des Obligationenrechts; auf Antrag des Erziehungsdepartementes, nach Anhören des Finanzdepar - tementes, beschliesst:

1 Geltungsbereich

Art. 1

1 Die gesetzgebenden, ausführenden und richterlichen Behörden, sowie die Departemente, die Staatskanzlei, die Dienstabteilungen oder Ämter der Verwaltung und die vom Staate abhängigen Eirichtungen und Anstalten sind verpflichtet, das aus ihrer Tätigkeit entspringende Schriftgut geordnet aufzubewahren. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses

Art. 2

1 Das vorliegende Reglement ist insbesondere anwendbar für: a) den Staatsrat, die Staatskanzlei, die Direktionen, die Dienstabteilun - gen oder Ämter der verschiedenen Departemente; b) die Verwaltungskommissionen, die Expertenkommissionen und ande - re kantonale Kommissionen; c) die Einrichtungen, Anstalten usw. die vom Staate verwaltet oder be - aufsichtigt werden; d) die Dienstabteilungen, die mit der Verwaltung selbständiger Fonds betraut sind.

Art. 3

1 Die Archive des Grossen Rates und seiner Kommissionen werden ge - mäss Artikel 13 des Reglements des Grossen Rates des Kantons Wallis vom 26. März 1974 organisiert und aufbewahrt. Die Ablieferung der Doku - mente an das Staatsarchiv erfolgt gemäss dem in diesem Reglement vor - gesehenen Verfahren.

2 Der Staatsrat ordnet durch ein Reglement Organisation und Einrichtung der Gerichtsarchive (Art. 21 bis des Gesetzes vom 13. Mai 1960 über die Gerichtsorganisation, Abänderung vom 23. Juni 1971).

Art. 4

1 Unter Schriftgut versteht man namentlich: a) Urkunden (Verträge, Übereinkünfte, notarielle Urkunden, Schrift - stücke, durch die ein Sachverhalt Rechtskraft erlangt usw.); b) Akten (Schriftwerke wie Korrespondenz, Berichte, Protokolle, Gutach - ten, Notizen usw.); c) Buchhaltungsakten und Rechnungsbelege; d) elektronische Datenträger (Magnetplatten, Magnetbänder, Lochkar - ten, Ausdruck); e) Bildträger (Karten, Pläne, Filme, Fotos, Plakate usw.); g) Drucksachen (Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Flugblätter, Aufrufe usw.) sowie auf mechanischem Weg reproduzierte Dokumente;

h) Register, Zettelkataloge und andere Arbeitsbehelfe, die zwecks Ver - einfachung des Arbeitsablaufes oder zur Ordnung der Bestände er - stellt werden.

2 Archive der Verwaltungsstellen

Art. 5

1 Die Mitglieder der in Artikel 2 genannten Behörden, Kommissionen und Einrichtungen sowie die Beamten und Angestellten derselben sind gehalten das Schriftgut, das sie im Rahmen ihrer Funktion besitzen, aufzubewahren.

Art. 6

1 Die aktenführenden Stellen erarbeiten allgemeine Grundsätze für die Kon - stituierung und Ordnung ihres Archivgutes. Sie erstellen namentlich in Zu - sammenarbeit mit dem Staatsarchiv einen allgemeinen Ordnungsplan.

2 Im Interesse einer zweckmässigen und gut geordneten Aufbewahrung der Dokumente können die Vertreter des Staatsarchivs die Archivräumlichkei - ten und Archivbestände der Amtsstellen besichtigen und die verantwortli - chen Beamten beraten.

3 Abgabe des Schriftgutes

Art. 7

1 Schriftgut, das für die Erledigung der laufenden Geschäfte nicht mehr be - nötigt wird, ist dem Staatsarchiv abzuliefern; dieses gibt dem verantwortli - chen Beamten die nötigen Weisungen zur Vorbereitung der Ablieferung.

2 Für jede Ablieferung ist ein ausführliches Inventar im Doppel erforderlich. Nach erfolgter Kontrolle dient ein Exemplar der abgegebenen Dienststelle als entlastender Beleg.

3 Die Originale von Verträgen und Urkunden sind sofort nach ihrer Ausferti - gung bzw. Ratifikation dem Staatsarchiv abzuliefern. Dieses bestätigt den Empfang auf dem Durchschlag des Begleitbriefes.

4 Aufbewahrung des Schriftgutes

Art. 8

1 Ohne Zustimmung des Staatsarchivs und entgegen dessen Weisungen dürfen keine Akten vernichtet werden.

2 Absatz 1 bezieht sich auch auf die Vernichtung von Originalakten nach deren Mikroverfilmung.

3 Die Bestimmungen des Obligationenrechts, namentlich die Artikel 962 und

963 betreffend die Aufbewahrung von Originalakten, bleiben vorbehalten.

Art. 9

1 Erfordert die Erstellung und Aufarbeitung von Dossiers die Vernichtung verfallener Schriftstücke, ist der für die Aktenverwaltung verantwortliche Be - amte verpflichtet, sich mit dem Staatsarchiv in Verbindung zu setzen.

2 Dienststellen, welche bereits ein solches Vorgehen anwenden, unterbrei - ten dem Staatsarchiv eine zusammenfassende Liste der vernichteten Ak - ten.

Art. 10

1 Bei der Ablieferung bestimmen die Dienststellen die für ihr Schriftgut erfor - derlichen Aufbewahrungsfristen, welche das Staatsarchiv aus gesetzlichen oder administrativen Gründen garantieren müssen.

2 Das Finanzdepartement bestimmt die Aufbewahrungsfirsten für die Buch - haltungsakten und Rechnungsbelege. Es erlässt die erforderlichen Weisun - gen für die Aufbewahrung und Vernichtung von Archivbeständen.

Art. 11

1 Unter Vorbehalt der gesetzlichen und richterlichen Vorschriften und der in

Artikel 10 dieses Reglements vorgesehenen Bestimmungen kann das Staatsarchiv die Vernichtung administrativ und historisch wertloser Akten

anordnen. Im Zweifelsfalle berät sich das Staatsarchiv mit dem oder den zuständigen Departementen.

5 Aufgaben des Staatsarchivs

Art. 12

1 Das Staatsarchiv ist für die Aufbewahrung, die Verwaltung und die Aus - wertung des ihm abgelieferten Schriftgutes verantwortlich.

2 Das Staatsarchiv stellt nach Massgabe des Möglichen Forschungen an, um auf Anfragen aus der öffentlichen Verwaltung zu antworten.

6 Aushändigung des Schriftgutes

Art. 13

1 Grundsätzlich und sofern dies nicht öffentlichen oder privaten Interessen schadet, sind die dem Staatsarchiv abgelieferten Akten nach einer Sperr - first von 35 Jahren der Öffentlichkeit zugänglich.

2 Jede Dienststelle kann bei der Ablieferung von Archivgut diese Sperrfrist verlängern.

3 Vor Ablauf der festgesetzten Sperrfrist bleibt das Schriftgut zur Verfügung der abliefernden Dienststelle; die Aushändigung dieser Akten an Dritte er - folgt nur mit deren Bewilligung.

4 Die gesetzlichen und reglementarischen Vorschriften, welche die Aushän - digung der Akten beschränken, bleiben vorbehalten.

5 Vorbehalten bleibt ebenfalls die Bundesverordnung vom 1. Juni 1953 betreffend das Zivilstandswesen.

Art. 14

1 Das vorliegende Reglement tritt mit seiner Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Quelle Publikation

17.11.1982 03.12.1982 Erlass Erstfassung BO/Abl. 49/1982

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Quelle Publikation Erlass 17.11.1982 03.12.1982 Erstfassung BO/Abl. 49/1982