Verordnung über den Betrieb der Schuladministrationslösung SAL
Verordnung über den Betrieb der Schuladministrationslösung SAL (Vo SAL) Vom 1. Juni 2021 (Stand 1. Juli 2021) Der Regierungsrat, gestützt auf § 74 Abs. 2 der Verfassung des Kantons Basel-Landschaft vom
17. Mai 1984
1 ) sowie § 59b und § 59d des Bildungsgesetzes vom
6. Juni 2002
2 ) , beschliesst:
1 Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Geltungsbereich
1 Diese Verordnung regelt die Bearbeitung von Personendaten in der Schulad - ministrationslösung SAL, die Zugriffsberechtigungen auf diese Daten, die Wei - tergabe der Daten und deren Löschung.
§ 2 Verantwortlichkeiten
1 Der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion obliegt die Oberverantwortung für den Vollzug der Schuladministrationslösung SAL. Sie beaufsichtigt die Recht - mässigkeit der Datenbearbeitung, den gesetzeskonformen Betrieb und kann Fachweisungen erlassen.
2 Die operative Betriebsleitung obliegt dem Stab Informatik der Bildungs-, Kul - tur- und Sportdirektion. Dieser setzt eine Anwendungsverantwortliche oder einen Anwendungsverantwortlichen SAL ein.
3 Die Rolle des oder der schulinternen Useradmin wird durch die Anwendungs - verantwortliche oder den Anwendungsverantwortlichen SAL nur an Mitglieder der Schulleitung vergeben.
4 Die Schulen tragen die Verantwortung für ihre Datenbearbeitungen.
1) SGS 100
2) SGS 640 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
§ 3 Zugriffsberechtigung
1 Die Schuladministrationslösung SAL besteht aus den beiden Applikationen «schulNetz» und «InfoCockpit» («Vertragsworkflow»).
2 Die Applikation «schulNetz» unterstützt alle relevanten Administrationspro - zesse für die Schulen. Sie umfasst die Bereiche:
a. Schulmandant: Jede angeschlossene Schule verwaltet in ihrem Mandan - ten alle relevanten Administrationsprozesse der eigenen Schule.
b. Kantonsmandant: Über diesen werden schulübergreifende Applikations - teile administriert.
3 Die Applikation «InfoCockpit» («Vertragsworkflow») unterstützt die HR-Pro - zesse im Bereich der Anstellung von Lehrpersonen.
4 Die Authentisierung für die beiden Applikationen «schulNetz» und «InfoCock - pit» («Vertragsworkflow») erfolgt über die entsprechende Serviceplattform des Kantons.
5 Die Autorisierung für die Applikationen «schulNetz» erfolgt rollenbasiert ge - mäss den in Anhang 1 festgelegten Rollen sowie Berechtigungen für folgende Stellen (jeweils für Volksschulen, Gymnasien und Berufsfachschulen):
a. Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigte über den Account ihrer minderjährigen Kinder;
b. Fachlehrpersonen;
c. Klassenlehrpersonen;
d. Personen mit pädagogisch-therapeutischem Auftrag;
e. Schulleitungen und Schulsekretariate;
f. Statistisches Amt;
g. Dienststellen der Bildungs-, Kultur- und Sportdirektion gemäss § 59d Bil - dungsgesetz vom 6. Juni 2002
3 ) ;
h. Schulräte.
6 Die Zugriffsberechtigungen werden durch folgende Personen vergeben, ver - waltet und kontrolliert:
a. die Anwendungsverantwortliche oder den Anwendungsverantwortlichen SAL im Kantonsmandanten von «schulNetz»;
b. die schulinterne oder den schulinternen Useradmin in den Schulmandan - ten von «schulNetz»;
c. die Anwendungsverantwortliche oder den Anwendungsverantwortlichen SAL für das «InfoCockpit» («Vertragsworkflow»).
7 Für die Aktualisierung von vergebenen Berechtigungen ist die zuständige Stelle gemäss Abs. 6 verantwortlich.
3) SGS 640 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
2 Datenbearbeitung
§ 4 Datenkategorien, Berechtigungen und Einsicht
1 In der Schuladministrationslösung SAL werden die in Anhang 1 aufgeführten Kategorien von Personendaten mit den dort vorgesehenen Berechtigungen be - arbeitet.
2 Schülerinnen und Schülern sowie im Falle ihrer Minderjährigkeit den Erzie - hungsberechtigten ist auch über die in Anhang 1 aufgeführten Berechtigungen hinaus auf Anfrage hin beim Schulsekretariat jederzeit voller Zugang zu ihren in der Schuladministrationslösung SAL gehaltenen Daten zu gewähren.
3 Minderjährige Schülerinnen und Schüler der Sekundarstufe I und II sind bei beabsichtigter Zugangsgewährung gegenüber Erziehungsberechtigten vorgän - gig von der Schulleitung anzuhören. Bei Primarschülerinnen und Primarschü - lern richtet sich das Anhörungsrecht nach der Urteilsfähigkeit.
4 Wo Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte keinen per - sönlichen elektronischen Zugriff zur SAL haben, gewährleistet das Schulsekre - tariat jederzeit den Zugang zu den in SAL gehaltenen Daten.
§ 5 Bearbeitungsarten
1 Datenbearbeitungen im Sinne dieser Verordnung sind:
a. Lesen;
b. Verändern.
2 Lesen bedeutet, dass mittels Leserechten die Daten inhaltlich nicht verändert werden können. Jedoch ist das Erstellen von elektronischen Listen und Doku - menten, welche diese Daten enthalten können, innerhalb der Schuladministra - tionslösung SAL möglich.
3 Verändern bedeutet, dass mittels Schreibrechten zusätzlich Daten neu er - fasst oder bestehende Daten inhaltlich geändert oder gelöscht werden können.
§ 6 Protokollierung
1 Die Bearbeitung von Personendaten wird zur Nachvollziehbarkeit der recht - mässigen Bearbeitung risikobasiert protokolliert.
2 Die Protokollierung dient stichprobeweisen Kontrollen durch das für die Be - aufsichtigung verantwortliche Organ.
3 Die Protokolle werden während 1 Jahr revisionsgerecht aufbewahrt und da - nach gelöscht. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
3 Datenweitergabe
§ 7 Schülerinnen- und Schülerdaten
1 Bei einem Wechsel der Schule werden folgende zentral gehaltenen Stamm - daten gemäss Anhang 1 direkt weitergegeben:
a. Schülerinnen und Schüler:
1. Name,
2. Vorname,
3. Geburtsdatum,
4. Geschlecht,
5. Sozialversicherungsnummer,
6. Staatszugehörigkeit,
7. Hauptsprachen,
8. Adresse,
9. Telefonnummern,
10. Benutzername,
11. Zuweisungsentscheid (innerhalb Volksschule);
b. Erziehungsberechtigte beziehungsweise gesetzliche Vertretung:
1. Anrede und Briefanrede,
2. Name, Vornamen,
3. Adresse,
4. E-Mail-Adresse,
5. Telefonnummern;
c. Tagesbetreuung:
1. Anrede und Briefanrede,
2. Name, Vornamen,
3. Adresse,
4. E-Mail-Adresse,
5. Telefonnummern.
2 Zusätzlich wird bei einem Wechsel innerhalb der Primarstufe und der Sekun - darstufe I sowie beim Übertritt von der Primar- in die Sekundarstufe das Daten - feld «Konfession» weitergegeben.
3 Alle übrigen Daten werden nicht weitergegeben. Sie sind im Bedarfsfall bei den Erziehungsberechtigten bzw. den Schülerinnen und Schülern neu zu erhe - ben. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
4 Datenlöschung
§ 8 Schülerinnen- und Schülerdaten im Schulmandant
1 Die Daten über Schülerinnen und Schüler werden spätestens 5 Jahre nach dem Austritt aus der jeweiligen Schule dem Staatsarchiv zur Archivierung angeboten. Das Staatsarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit.
2 Nach dem Übernahmeentscheid des Staatsarchivs werden sämtliche Daten in der Schuladministrationslösung SAL gelöscht.
3 Kurzfristig benötigte Informationen in Freitextfeldern, welche zur Erfüllung des pädagogischen Auftrags notwendig sind, müssen von den jeweiligen Verant - wortlichen einmal jährlich auf ihre aktuelle Relevanz geprüft und bei fehlendem Bedarf gelöscht werden.
4 Zuständig für die Überprüfung der Einhaltung dieser Löschregeln ist die Schulleitung.
§ 9 Löschung der Stammdaten
1 Die zentral gehaltenen Stammdaten gemäss Anhang 1 werden spätestens
5 Jahre nach ihrer letzten Verwendung gelöscht.
2 Zuständig ist die/der Anwendungsverantwortliche SAL.
§ 10 Löschung der Personaldaten
1 Die Löschung von Daten über Lehrpersonen und weitere Mitarbeitende der Schule richtet sich nach den Bestimmungen der jeweiligen Personalgesetzge - bung, vorbehältlich spezialgesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
§ 11 Löschung der Daten externer Personen
1 Die Daten über externe Personen sind 10 Jahre nach dem letzten aktiven Ge - brauch zu löschen, vorbehältlich spezialgesetzlicher Aufbewahrungsfristen. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit
01.06.2021 01.07.2021 Erlass Erstfassung GS 2021.049 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit Erlass 01.06.2021 01.07.2021 Erstfassung GS 2021.049 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2021.049
Vo SAL, Anhang 1, Daten und Bearbeitungsrechte 1/3 Vo SAL: Anhang 1, Daten und Bearbeitungsrechte
01.07.2021 SUS FLP KLP PPTA PPTB SL SEKR BKSD STAT SR Personenbezogene Daten Kategorie Erläuterungen Schülerinnen und Schüler bzw. deren Erziehungsberechtigte Fachlehrpersonen Klassenlehrpersonen Pers. mit päd/therap. Auftrag: Reli-LP, Logopädie, Psychomototik Pers. mit päd/therap. Auftrag: Heilpädagogik und BWB-FP Schulleitung Schulsekretariate Dienstellen der BKSD Statistisches Amt Schulräte Legende L: Lesender Zugriff V: Verändernder Zugriff Reduzierter Zugriff:
0 - Nur auf Daten, die die eigene Person betreffen
1 - Nur für die Schülerinnen und Schüler (SuS) der eigenen Kurse (aus Sicht der unterrichtenden Fachlehrperson)
2 - Nur für die Schülerinnen und Schüler der eigenen Klasse (aus Sicht der Klassenlehrperson)
3 - Nur für die einem zugewiesenen Schülerinnen und Schüler (aus Sicht der Person mit pädagogisch/therapeutischem Auftrag)
4 - Nur für die Schülerinnen und Schüler der eigenen Kurse (aus Sicht der SuS), inkl. eigene Daten
5 - Nur für die Schülerinnen und Schüler der eigenen Klasse (aus Sicht der SuS), inkl. eigene Daten
6 - Nur für die Lehrpersonen der eigenen Kurse (aus Sicht der SuS)
7 - Nur für die einem zugewiesenen Adressen bzw. Berufsbildner (aus Sicht der SuS) Schülerinnen- und Schülerdaten Name, Vorname L4/5 L L L L V V L L Zu Dienststsellen: nur Generalsekretariat und nur für die ausserkantonalen Schülerinnen und Schüer (SuS), die für die Rechnungstellung relevant sind. Schülerinnen- und Schülerdaten Adressdaten Angaben zur Wohnadresse bzw. zur postalischen Zustelladresse (z.B. Strasse, PLZ, Ort) L4/5 L L L L V V L Schülerinnen- und Schülerdaten Geburtsdatum L4/5 L L L L V V L Schülerinnen- und Schülerdaten Geschlecht L4/5 L L L L V V L L Schülerinnen- und Schülerdaten Konfession L0 L2 L3 V V Für die Bildung von Religionskursen und für Betreuungsaufgaben Schülerinnen- und Schülerdaten Foto L4/5 L L L L V V Schülerinnen- und Schülerdaten Kontaktdaten Angaben zur Kontaktaufnahme (z.B. Telefon, Mobiltelefon, E-Mailadresse) L4/5 L L L L V V Schülerinnen- und Schülerdaten SV-Nummer L0 V V L Schülerinnen- und Schülerdaten Weitere Stammdaten Nationalität, Muttersprache, Heimatort, Dauer des Aufenthalts im deutschsprachigen Raum, Aufenthaltsbewilligung L0 L2 L3 V V L Schülerinnen- und Schülerdaten Erziehungsberechtigte Namen, Adressen, Kontaktangaben (ausser Telefonnummer) und Zusatzadressen anderer Art L0 L1 L2 L1 L3 V V L Zu Dienststsellen: nur für administrative Zwecke Schülerinnen- und Schülerdaten Elterntelefonangaben Telefonnummer für die Rundtelefonliste L5 L1 L2 L1 L3 V V Schülerinnen- und Schülerdaten Tagesbetreuung Namen, Adressen, Kontaktangaben Emailadresse und Telefonnummern L5 L1 L2 L1 L3 V V Schülerinnen- und Schülerdaten Übetrittsinformation Anschlusslösung nach der Sekundarschule (z.B. Anschlusslösung, Zuweisungsvorschlag, Berufswegbegleitung) L0 V2 V3 V V Die Berufswegbegleitung ist ein Unterstützungsangebot, wo ausgewählte Lehrpersonen den SuS bedarfsorientiert Coaching für einen Berufseinstieg anbieten. Dazu wird bei den SuS der Bedarf für dieses Coaching nach Kategorien erfasst. Schülerinnen- und Schülerdaten Profil/Ausbildung Ausbildungsgang (z.B. Gymn. Maturität im Schwerpunktfach Spanisch, Sekundarschule Niv. E) L4/5 L L L L V V L L Schülerinnen- und Schülerdaten Regelklasse Kürzel und Bezeichnung der Stammklasse(n), die besucht werden L4/5 L L L L V V L L Schülerinnen- und Schülerdaten Angebote der Speziellen Förderung Unterricht an der Volksschule (Spezielle Förderung z.B. ISF, DAZ, Förderunterricht L4 L1 L2 L1 L3 V V L Schülerinnen- und Schülerdaten Verbindung zu Schul-Coach Verknüpfung zwischen dem Schüler/der Schülerin und einem Coach (z.B. Heilpädagoge, BWB-Begleiter) L0 L2 L3 V V Schülerinnen- und Schülerdaten Bewertung Abschliessende Bewertung der Leistungen oder des Verhaltens (z.B. Noten, Prädikate, L0 V1 L2/V2 V1 L3/V3 V V Die Klassenlehrperson / der Coach sollen nur das Verhalten und Lernberichte erfassen können, für Noten der Fachlehrpersonen gilt nur "L" Schülerinnen- und Schülerdaten Stundenplan L0 L L L L V V
Vo SAL, Anhang 1, Daten und Bearbeitungsrechte 2/3 Schülerinnen- und Schülerdaten Absenz-/Verspätungsmeldung Feststellung, dass der Schüler/die Schülerin in einer Lektion nicht anwesend war L0 V1 L2 V1 L3 L L Folgende Absenzgründe können gewählt werden: Krankheit/Unfall; Urlaub; Militär/Zivildienst; ÜK; Schnuppertag; Exkursion; Jokertag; anderer Grund Schülerinnen- und Schülerdaten Absenz-/Verspätungsverwaltung Einstufung der Abwesenheit (z.B. Grund der Absenz, Entschuldigung) L0 V2 L3 V V Schülerinnen- und Schülerdaten Fachbezogene Beobachtungen Von einer Lehrperson erfasste Beobachtungen zu einzelnen Schülern (z.B. für den Lernbericht) L0 V1 L2 V1 L3 V V Beobachtungen, die die Fachlehrpersonen auf Kursebene verfassen, können von ihnen so kategorisiert werden, dass sie nur von ihnen sebst eingesehen werden können. Hingegen Inhalte zu den Lernberichten müssen von der Schulleitung oder dem Sekretariat verändert werden können. Schülerinnen- und Schülerdaten Lernziele der Spez. Förderung Definierte Zielsetzungen, die es mit den Fördermassnahmen zu erreichen gilt L0 V1 L2 V1 V3 V V L Statistisches Amt: nur Setzung von Zielen, keine Zielformulierungen Schülerinnen- und Schülerdaten Indikationen Bezeichnung der Art und der Dauer von bereits bewilligter spezieller Förderung L0 L2 L3 V V L Schülerinnen- und Schülerdaten Bemerkungsfelder Datenfelder, deren Inhalte nicht vorgegeben sind (z.B. Bemerkungsfelder, Dossierinhalte) L2 L3 V V Schülerinnen- und Schülerdaten Rechnungsinformationen Rechnungsadresse, Debitorenstammdaten, Rechnungsbelege und Positionen V V Lehrpersonendaten Name, Vorname L6 L L L L V V L L Lehrpersonendaten Adressdaten Angaben zur Wohnadresse bzw. zur postalischen Zustelladresse (z.B. Strasse, PLZ, Ort) L0 L0 L0 L0 V V L Lehrpersonendaten Geburtsdatum L0 L0 L0 L0 V V L Lehrpersonendaten Geschlecht L6 L L L L V V L Lehrpersonendaten Kontaktdaten Angaben zur Kontaktaufnahme (z.B. Telefon, Mobiltelefon, E-Mailadresse) L6 L L L L V V L Lehrpersonendaten SV-Nummer L0 L0 L0 L0 V V Lehrpersonendaten Weitere Stammdaten Angaben für Erhebungen im Rahmen der Bildungsstatistik (Personalnummer, Nationalität, Muttersprache, Heimatort, Qualifikation, Funktion) L0 L0 L0 L0 V V L Lehrpersonendaten Stundenplan L L L L V V Lehrpersonendaten Penseninformationen Informationen zu den Pensen (z.B. vereinbartes Pensum, Altersentlastung, Saldoübertrag) L0 L0 L0 L0 V V L Zwecks Statistik des Schulpersonals Lehrpersonendaten Bemerkungsfelder Datenfelder, deren Inhalte nicht vorgegeben sind (z.B. Bemerkungsfelder, Dossierinhalte) V V Die Schulleitungen gewähren den Schulräten fallbezogen Einsicht in die speziellen Datenfelder Lehrpersonendaten Foto L6 L L L L V V L Angestelltendaten Name, Vorname L L L L V V L Angestelltendaten Adressdaten Angaben zur Wohnadresse bzw. zur postalischen Zustelladresse (z.B. Strasse, PLZ, Ort) V V Angestelltendaten Geburtsdatum V V Angestelltendaten Geschlecht L L L L V V L Angestelltendaten Kontaktdaten Angaben zur Kontaktaufnahme (z.B. Telefon, Mobiltelefon, E-Mailadresse) L L L L V V Angestelltendaten SV-Nummer V V Angestelltendaten Weitere Stammdaten Angaben für Erhebungen im Rahmen der Bildungsstatistik (Personalnummer, Nationalität, Muttersprache, Heimatort, Qualifikation, Funktion) V V Angestelltendaten Penseninformationen Informationen zu den Pensen (Pensum als Schulleitungsmitglied) V V Angestelltendaten Bemerkungsfelder Datenfelder, deren Inhalte nicht vorgegeben sind (z.B. Bemerkungsfelder, Dossierinhalte) V V Angestelltendaten Foto L L L L L V V Externe, inkl. Experten Name, Vorname L7 L L V V Der Schüler/die Schülerin darf sehen, welche Adresse mit ihm/ihr verknüpft ist Externe, inkl. Experten Adressdaten Angaben zur Wohnadresse bzw. zur postalischen Zustelladresse (z.B. Strasse, PLZ, Ort) V V Externe, inkl. Experten Geburtsdatum V V Externe, inkl. Experten Geschlecht L L V V Externe, inkl. Experten Kontaktdaten Angaben zur Kontaktaufnahme (z.B. Telefon, Mobiltelefon, E-Mailadresse) L7 L L V V Der Schüler/die Schülerin darf sehen, welche Adresse mit ihm/ihr verknüpft ist
Vo SAL, Anhang 1, Daten und Bearbeitungsrechte 3/3 Externe, inkl. Experten Bemerkungsfelder Datenfelder, deren Inhalte nicht vorgegeben sind (z.B. Bemerkungsfelder, Dossierinhalte) V V Externe, inkl. Experten Kontoinformationen Informationen für die Auszahlung an Prüfungsexperten (z.B. Bankverbindung, Kontonummer) V V
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