Verordnung über die Beschaffungsorganisation in der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft

Verordnung über die Beschaffungsorganisation in der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft Vom 28. Juni 2016 (Stand 1. Juli 2016) Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft, gestützt auf § 74 Absatz 2 der Kantonsverfassung vom 17. Mai 1984

1 ) , beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt die Aufgaben und Zuständigkeiten im öffentlichen Beschaffungswesen der kantonalen Verwaltung und der Gerichte.

§ 2 Zweck

1 Mit dieser Verordnung sollen wirtschaftlich effiziente, rechtmässige und nach - haltige Beschaffungen der Kantonsverwaltung sichergestellt und die kantonsin - ternen Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten geregelt werden.

§ 3 Begriffe

1 In dieser Verordnung bedeuten:

a. «Zentrale Beschaffungsstelle» Kompetenzzentrum öffentliches Beschaf - fungswesen, welches für die Entwicklung, Überwachung und Durchfüh - rung der Prozessabläufe im Beschaffungswesen der kantonalen Verwal - tung sowie für den operativen Betrieb der Webplattform simap.ch im Kanton verantwortlich ist;

b. «Beschaffungsstellen» diejenigen Organisationseinheiten, welche den Pflichtkonsum nach § 3 Absatz 2 der Verordnung vom 17. Juni 2008

2 ) über Abschluss und Vollzug privatrechtlicher Verträge beschaffen;

1) GS 29.276, SGS 100

2) GS 36.0704, SGS 175.13 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2016.026

c. «Bedarfsstellen» Einheiten der Direktionen und der Landeskanzlei sowie der Gerichte, die das operative Beschaffungsmanagement für Bauleistun - gen, Güter und Dienstleistungen mit spezifischer Verwendung in ihrer Einheit verantworten.

2 Aufgaben, Rechte und Pflichten

§ 4 Zentrale Beschaffungsstelle

1 Sie berät die Beschaffungs- und Bedarfsstellen bei beschaffungsrechtlichen Fragen.

2 Sie unterstützt die Beschaffungs- und Bedarfsstellen in der Vorbereitung kon - former Beschaffungsverfahren und der Erstellung der Ausschreibungsunterla - gen, insbesondere in der Festlegung der Verfahrensart und Kriterien (Eignung und Zuschlag).

3 Sie führt in Zusammenarbeit mit den Beschaffungs- und Bedarfsstellen die Beschaffungsverfahren im offenen und im Einladungsverfahren sowie generell ab einem Auftragswert von CHF 100‘000 verfahrensleitend durch.

4 Die Zentrale Beschaffungsstelle ist für die Erstellung einer umfassenden Be - schaffungsstatistik der Beschaffungs- und Bedarfsstellen verantwortlich.

5 Die Zentrale Beschaffungsstelle kann den Direktionen und der Landeskanzlei sowie den Gerichten für die Erfassung der erfolgten öffentlichen Beschaffun - gen Weisung erteilen.

6 Die Zentrale Beschaffungsstelle konzipiert Aus- und Weiterbildungsanlässe für das öffentliche Beschaffungswesen und führt entsprechende Anlässe für Beschaffungs- und Bedarfsstellen durch.

§ 5 Beschaffungsstellen

1 Die Beschaffungsstellen führen unter Federführung der Zentralen Beschaf - fungsstelle die Beschaffungen bezüglich des ihnen zugewiesenen Pflichtkon - sums durch.

2 Sie beschaffen nach Möglichkeit marktgängige, standardisierte Güter, die über die Lebenszykluskosten hohe, nachhaltige Anforderungen erfüllen.

3 Sie sind für die Definition der fachlichen Anforderungen einer Beschaffung verantwortlich und berücksichtigen bei der Festlegung der Produktekataloge die Bedürfnisse ihrer Kunden angemessen.

§ 6 Bedarfsstellen

1 Die Bedarfsstellen führen unter Federführung der Zentralen Beschaffungs - stelle die Beschaffungen für von ihnen zu beschaffende Bauleistungen, Güter oder Dienstleistungen mit spezifischer Verwendung durch. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2016.026

2 Sie sind für die Definition der fachlichen Anforderungen ihrer Beschaffung und deren Nachhaltigkeit verantwortlich.

§ 7 Visualisierung

1 Der Ablauf eines Beschaffungsverfahrens, die Beschaffungsstellen mit Zuord - nung des Pflichtkonsums sowie die Zusammenarbeit zwischen der Zentralen Beschaffungsstelle, den Beschaffungs- und Bedarfsstellen ergeben sich aus den Anhängen 1, 2 und 3.

2 Die Anhänge 1, 2 und 3 bilden integrierenden Bestandteil dieser Verordnung.

3 Schlussbestimmungen

§ 8 Beschaffungscontrolling

1 Das Beschaffungscontrolling dient:

a. der Sicherstellung konformer Beschaffungsprozesse und Verfahren und

b. der Überprüfung übergeordneter Ziele wie Bündelung der Beschaffungs - volumen, insbesondere für standardisierte Güter und Dienstleistungen, zur Erzielung wirtschaftlicher Vorteile.

2 Die Zentrale Beschaffungsstelle ist für das Beschaffungscontrolling der Direk - tionen und der Landeskanzlei sowie der Gerichte zuständig. Dazu gehören ins - besondere:

a. der Betrieb eines standardisierten Statistikprogramms und

b. das jährliche Erstellen einer Beschaffungsstatistik der Kantonsverwal - tung.

3 Die Zentrale Beschaffungsstelle informiert den Regierungsrat mindestens ein - mal jährlich über das öffentliche Beschaffungswesen und publiziert die Be - schaffungsstatistik der Kantonsverwaltung.

4 Die Direktionen und die Landeskanzlei sowie die Gerichte sind für das Ver - tragsmanagement ihrer Beschaffungen verantwortlich. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2016.026

Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit

28.06.2016 01.07.2016 Erlass Erstfassung GS 2016.026 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2016.026

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit Erlass 28.06.2016 01.07.2016 Erstfassung GS 2016.026 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2016.026

Anhang 1 - Beschaffungsprozess Beschaffungsprozess Prozessablauf Bemerkung Vorbereiten der Ausschreibung Ressourcen - und Terminplanung extern - Ressourcen ) Bedarfsermittlung Beschaffungs - verfahren Freihändiges Verfahren Einladungs - verfahren offenes / selektives Verfahren Beginn des Beschaffungsverfahrens Durchführung gemäss VO über das Beschaffungswesen in der kantonalen Verwaltung Eingang der Angebote Auswertung und Beurteilung Zuschlagsentscheid / Abbruch des Verfahrens Dringliche , unvorhersehbare (nicht planbare ) Beschaffung oder gestützt auf § 19 BeG Bedarfs - / Projektgenehmigung Ausnahme - regelungen Ausschreibungsunterlagen ausarbeiten Auftrags- und Verfahrensart gemäss Auftrags- und Schwellenwert festlegen Abschluss des Beschaffungsverfahrens Angebotsanfrage Nachverhandlung Auftragserteilung

Seite 2 von 4 S. 2 Prozessablauf Bemerkung Zuschlagsentscheid Beschwerdefrist Keine Beschwerde Beschwerde Zuschlag Vertrags - abschluss Auf - schiebende Wirkung Keine auf - schiebende Wirkung Gerichts - verfahren Urteil Zuschlagsentscheid (mit Rechtsmittel ) im Einladungs - oder offenen Verfahren durch Publikation oder persönliche Benachrichtigung eröffnen . Nachfrage betreffend allfälligem Eingang einer Beschwerde durch die ZBS Wird mittels Verfügung des Kantonsgerichts die aufschiebende Wirkung nicht erteilt , kann der Vertrag abgeschlossen werden Bei Eingang einer Beschwerde ist entscheidend , ob durch das Kantonsgericht mittels Verfügung die aufschiebende Wirkung gewährt wird oder nicht Wird mittels Verfügung des Kantonsgerichts die aufschiebende Wirkung erteilt , darf bis zum Abschluss des Verfahrens kein Vertrag abgeschlossen werden Weiteres Vorgehen nach Urteil

Seite 3 von 4 Anhang 2 - Beschaffungsstellen Produkt / Dienstleistung Beschaffungsstelle Bürogeräte / Büromaschinen Multifunktionsgeräte: - Evaluation, Beschaffung und Rahmenverträge mit Lieferanten ZI - Kundenverträge aufgrund der Rahmenverträge der Lieferanten, Rechnungsw e- sen und interne Belastung SBMV Betriebs- und Verbrauchsmaterial im Büro -, Polizei- , Schulbereich und Reinigungsdienste Hauswarte SBMV - Produktekatalog gemäss Online - Shop Treibstoffe TBA Drucksachen und Publikationen SBMV Mobiliar (Arbeitsplatz -/Büroeinrichtung) HBA Maschinen, Geräte, Fahrzeuge TBA - Maschinen und Kleingeräte, Fahrzeuge mit Kontrollschild (blau / weiss / gelb) IT Hard - und Software IT Hard - und Software: - Evaluation, Beschaffung und Rahmenverträge mit Lieferanten in Absprache und in Zusammenarbeit mit der Bedarfsstelle ZI - Mac -Computer (IT -Volksschulen und Sek 2) - Beschaffung von auf die Schule bezogene Software (u.a. "Education-Verträge) und Beratungsmandate an Dritte IT SBL Präsentationstechnik / Visualisierung: - Evaluation, Beschaffung und Rahmenverträge mit Lieferanten in Absprache und in Zusammenarbeit mit der Bedarfsstelle ZI - Einkauf (Bestellung), Installation HBA Versicherungen, Versicherungsdienstleistungen Koordinationsstelle Versicherungen Projektierung und Realisierung von Bauvorhaben AIB / TBA / HBA Baulicher und betrieblicher Unterhalt der Liegenschaften (Verwaltungs- vermögen) HBA

Seite 4 von 4 Anhang 3 - Zusammenarbeitsmodell Regelung der Aufgaben - Kompetenzen - Verantwortung Zusammenspiel Bedarfs - Beschaffungsstelle / Zentrale Beschaffungsstelle Zentrale Beschaffungsstelle Beschaffungs - / Bedarfsstelle Prozessablauf Phase

5 Phase

1 Phase

2 Phase

3 Phase

4 Bedarf Bedarfsermittlung Budgetierung Projektfreigabe Genehmigung und Freigabe der Mittel (Ressourcen ) Beratung Vorbereitung der Beschaffung Beschaffungs verfahren Umsetzung Realisierung Kontaktaufnahme mit der ZBS Vorstellung des Projekts / des Bedarfs Vorgaben des öffentlichen Beschaffungswesens erläutern Umsetzungsmöglichkeiten und Zusammenarbeits - form aufzeigen und besprechen Aufgaben - / Pflichtenheft erarbeiten, Mengengerüst ermitteln Anforderungen (Qualität, Eignung der Anbieter etc.) definieren Auftrags- und Verfahrensart festlegen Verfahrensleitende Vorgaben erarbeiten Eignungs- u. Zuschlags- Kriterien, in Zusammenarbeit, definieren und festlegen Beantwortung von Fragen Materielle Prüfung und Bewertung der Angebote , insbesondere Zuschlagskriterien Beschaffungsprozess operativ und verantwortlich durchführen Mitwirkung in der Auswertung der Angebote Entscheid ausarbeiten und eröffnen Vertrag ausarbeiten und abschliessen Bestellung / Leistungserbringung auslösen