Verordnung über den Umgang mit Personaldaten

Verordnung über den Umgang mit Personaldaten Vom 16. April 2013 (Stand 16. November 2015) Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft, gestützt auf § 74 Absatz 2 der Verfassung des Kantons Basel-Landschaft vom

17. Mai 1984

1 ) , beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Gegenstand

1 Als Personalakten, Personaldossier oder Personaldaten gelten alle Doku - mente zu einem bestimmten Arbeitsverhältnis, die vom Arbeitgeber aufbewahrt werden, unerheblich ob in elektronischer Form oder in Papierform.

§ 2 Datensicherheit

1 Die Daten sind durch bauliche, organisatorische und technische Massnah - men zu sichern.

2 Für die Bearbeitung von Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch IT-Systeme gilt die Verordnung vom 11. März 2008

2 ) über die Informationssi - cherheit.

§ 2a * Datenbearbeitung

1 Für das Bearbeiten von Personaldaten kann der Arbeitgeber Dritte beiziehen.

2 Er macht die Personaldaten nur denjenigen Personen zugänglich, welche sie für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.

§ 3 Protokollierung

1 Zugriffe auf und Änderungen von elektronischen Bewerbungs- und Personal - dossiers werden protokolliert. *

2 Die Protokolle werden während 2 Jahren von den Zentralen Informatikdiens - ten aufbewahrt.

1) SGS 100 , GS 29.276

2) SGS 162.51 , GS 36.543 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

1a Bewerbungsdossier *

§ 3a * Personalinformationssystem für Bewerbungsdossiers (e-

Recruiting)

1 Schriftliche und elektronische Bewerbungsdossiers können im Personalinfor - mationssystem für Bewerbungsdossiers (eRecruiting) bearbeitet werden.

2 eRecruiting dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten.

§ 3b * Erteilung der Zugriffsrechte

1 Der Technische Support des Personalamtes erteilt den Personaldiensten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Dienstleistungszentrums des Perso - nalamtes, welche für die Rekrutierung zuständig sind, die Zugriffsrechte.

2 Die Personaldienste erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortli - chen Vorgesetzen die Zugriffsrechte.

§ 3c * Datenbearbeitungsrechte

1 Die Personaldienste der Direktionen, der Landeskanzlei und der Gerichte er - halten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen innerhalb ih - rer eigenen Anstellungsbehörde sowie auf alle Initiativbewerbungsdossiers.

2 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des Personal - amtes, welche für die Rekrutierung zuständig sind, erhalten ein Bearbeitungs - recht auf Bewerbungsdossiers für Stellen sämtlicher Anstellungsbehörden so - wie auf alle Initiativbewerbungsdossiers.

3 Die für die Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern verantwortlichen Vor - gesetzten erhalten ein Bearbeitungsrecht auf Bewerbungsdossiers für Stellen, denen sie vorgesetzt sind.

4 Von Bewerberinnen und Bewerbern zur Verfügung gestellte Bewerbungsun - terlagen dürfen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kantons nicht verändert werden.

§ 3d * Berichtigungs- und Löschungsrecht

1 Die Bewerberin oder der Bewerber kann bei einer elektronischen Bewerbung Berichtigungen und Löschungen im eRecruiting selber vornehmen.

2 Personaldossier

§ 4 Allgemeines

1 Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter wird ein Personaldossier geführt. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

2 Bestehen mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter mehrere Arbeitsver - träge mit unterschiedlichen Anstellungsbehörden, werden die vertragsspezifi - schen Dokumente pro Anstellung geführt.

§ 5 Inhalt

1 Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind im Anhang zur Verordnung über den Umgang mit Personaldaten aufgeführt.

§ 6 Verantwortlichkeit

1 Die für die jeweiligen Anstellungsbehörden zuständigen Personaldienste der Direktionen und der Landeskanzlei sind für die Führung der Personaldossiers und für die Umsetzung der gesetzlichen Grundlagen zuständig und tragen die Verantwortung für die von ihnen bearbeiteten Daten.

2 Bei öffentlichen Schulen haben die Schulleitungen die Funktion der für die Anstellungsbehörde zuständigen Personaldienste inne und werden vom zu - ständigen Personaldienst unterstützt.

3 Bei den Gerichten hat die Justizverwaltung die Funktion des für die Anstel - lungsbehörde zuständigen Personaldienstes inne.

4 Das Dienstleistungszentrum des Personalamtes trägt die Verantwortung für die von ihm bearbeiteten Daten.

§ 7 Bearbeitungsrechte im Einzelnen

1 Die Personaldienste, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleis - tungszentrums des Personalamtes, welche für das Scannen von Dokumenten für das elektronische Personaldossier zuständig sind, sowie der technische Support des Personalamtes erhalten ein permanentes und uneingeschränktes Bearbeitungsrecht in den Personaldossiers der zu betreuenden Mitarbeiterin - nen und Mitarbeiter.

2 Die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dienstleistungszentrums des Personalamtes sowie die Berufsbildner erhalten ein permanentes, aber einge - schränktes Bearbeitungsrecht in den Personaldossiers der zu betreuenden Mit - arbeiterinnen und Mitarbeiter.

3 Die ausführlichen Bearbeitungsrechte finden sich im Anhang dieser Verord - nung.

§ 8 Einsichtsrechte der Mitarbeitenden in die Personaldossiers

1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten auf Anfrage zeitlich begrenzte, voll - ständige Einsicht in ihr Personaldossier, bei Bedarf ist die Auskunft auf Verlan - gen hin schriftlich zu erteilen.

2 Das Einsichtsrecht wird eingeschränkt, wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen dem Akteneinsichtsrecht entgegenstehen. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

§ 9 Einsichtsrechte weiterer Personen in die Personaldossiers

1 Vorgesetzte erhalten permanente, eingeschränkte Einsicht in die Personal - dossiers ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. *

2 Die Dienststellenleitung des Personalamtes, deren Stellvertretung und der Fachbereich Personalrecht des Personalamtes erhalten auf anfrage zeitlich be - grenzte, vollständige Einsicht in ein Personaldossier, sofern dies für die Erfül - lung ihrer Aufgaben notwendig ist.

3 Die ausführlichen Einsichtsrechte finden sich im Anhang dieser Verordnung.

§ 10 Dossierfreigabe

1 Die Freigabe von Dossiers zur Einsichtnahme erfolgt durch die Personal - dienste.

§ 11 Datenberichtigung

1 Die für die Datensammlung zuständigen Personaldienste berichtigen oder vernichten umgehend unrichtige oder unvollständige Daten oder solche, die dem Zweck der Bearbeitung nicht entsprechen.

§ 12 Verfahren

1 Die Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter richten ihr Gesuch um Auskunftsertei - lung, Berichtigung oder Vernichtung von Daten an den zuständigen Personal - dienst.

2 Bestreitet die Behörde die Unrichtigkeit von Personaldaten, so hat sie die Richtigkeit zu beweisen.

3 Kann weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit von Personaldaten bewie - sen werden, kann die betroffene Person eine Gegendarstellung verlangen.

3 Bekanntgabe von Daten

§ 13 Veröffentlichung

1 Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die über die Funktionsbezeich - nung und die amtlichen Kontaktinformationen hinausgehen, dürfen im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagsbrett nur veröffentlicht werden, wenn eine schriftliche Zustimmung der bzw. des Betroffenen vorliegt.

§ 14 Weitergabe bei internem Stellenwechsel

1 Bei einem internen Stellenwechsel wird das Personaldossier nur mit schriftli - cher Zustimmung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters an den Personal - dienst der neuen Anstellungsbehörde übergeben. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

§ 15 Weitergabe an Dritte

1 An Dritte, insbesondere neue Arbeitgeber, Bank- oder Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter dürfen Daten nur mit schriftlicher Zustimmung der betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitergegeben werden.

2 Die Zustimmung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gilt als gegeben, wenn diese eine Anstellungsbehörde der Kantonalen Verwaltung oder Mitar - beiterinnen und Mitarbeiter als Referenz zur Auskunftserteilung bezeichnet ha - ben.

3 Die telefonische Referenzerteilung setzt voraus, dass die Identität des Anru - fers zweifelsfrei festgestellt wird.

4 Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage not - wendigen Informationen.

§ 16 Austrittsmonitoring

1 Zur Evaluation von geeigneten Steuerungsmassnahmen im Bereich der Per - sonal- und Verwaltungsführung wird bei Austritt von Mitarbeiterinnen und Mitar - beitern durch einen externen Anbieter ein Austrittsmonitoring durchgeführt.

2 Die Auswahl der Befragungsmethodik sowie die Organisation der Durchfüh - rung liegen in der Verantwortung des Personalamtes.

3 Bei Bedarf können externe Anbieter zur Durchführung der Austrittsbefragung beigezogen werden.

4 Die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten dürfen nur nach Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung an einen externen Anbieter weitergegeben werden.

5 Aufträge zum Bearbeiten von Personendaten durch Organisationseinheiten oder Private die nicht dem Informations- und Datenschutzgesetz (IDG) unter - stehen müssen schriftlich erteilt werden.

§ 17 Datenübergabe

1 Den nachstehenden Stellen werden aus den Personalinformationssystemen der Kantonalen Verwaltung folgende Personaldaten in elektronischer Form weitergegeben:

a. Ausgleichskasse: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;

b. Pensionskasse: Daten zur Aktualisierung der individuellen Konten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter;

c. Bank/Post: Daten zur Überweisung der Löhne der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

d. Steuerverwaltung: die Lohnausweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbei - ter, die Wohnsitz in einem Kanton haben, der die Einreichung der Lohn - ausweise durch den Arbeitgeber verlangt und die Daten zur Entrichtung der Quellensteuer der quellensteuerpflichtigen Mitarbeiterinnen und Mitar - beiter;

e. Sozialversicherungsanstalt Basel-Landschaft: Daten zur Aktualisierung der Zulagenberechtigung für die Familienzulagen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

4 Aufbewahrung von Personaldaten

§ 18 Aufbewahrung von Bewerbungsdaten

1 Mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens werden alle Unterlagen von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und -bewerbern innerhalb von 3 Mona - ten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zurückgesandt oder vernichtet. Vorbehalten bleiben anders lautende Vereinbarungen mit Bewerberinnen und Bewerbern.

2 Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Bundesge - setzes vom 24. März 1995

3 ) über die Gleichstellung von Frau und Mann (Gleichstellungsgesetz, GIG) benötigt wird.

§ 19 Aufbewahrung während des bestehenden Arbeitsverhältnisses

1 Alle Personendaten sind bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses aufzubewah - ren.

2 Originale von eingescannten Dokumenten sind nach erfolgter Qualitätskon - trolle zu vernichten.

§ 20 Aufbewahrung

1 Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die Personaldossiers für

10 Jahre aufbewahrt und spätestens nach Ablauf dieser Frist dem Staatsarchiv zur Übernahme angeboten.

2 Vom Staatsarchiv nicht übernommene Daten werden gelöscht.

3 Im Falle einer hängigen Rechtsstreitigkeit oder wenn eine solche wahrschein - lich ist, können die Personaldaten über die 10-jährige Frist hinaus aufbewahrt werden.

§ 21 Inkrafttreten

1 Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2013 in Kraft.

3) AS 1996 1498, SR 151.1 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit

16.04.2013 01.05.2013 Erlass Erstfassung GS 38.0102

29.04.2014 01.05.2014 § 9 Abs. 1 geändert GS 2014.039

10.11.2015 16.11.2015 § 2a eingefügt GS 2015.065

10.11.2015 16.11.2015 § 3 Abs. 1 geändert GS 2015.065

10.11.2015 16.11.2015 Titel 1a eingefügt GS 2015.065

10.11.2015 16.11.2015 § 3a eingefügt GS 2015.065

10.11.2015 16.11.2015 § 3b eingefügt GS 2015.065

10.11.2015 16.11.2015 § 3c eingefügt GS 2015.065

10.11.2015 16.11.2015 § 3d eingefügt GS 2015.065 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit Erlass 16.04.2013 01.05.2013 Erstfassung GS 38.0102

§ 2a 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065

§ 3 Abs. 1 10.11.2015 16.11.2015 geändert GS 2015.065

Titel 1a 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065

§ 3a 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065

§ 3b 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065

§ 3c 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065

§ 3d 10.11.2015 16.11.2015 eingefügt GS 2015.065

§ 9 Abs. 1 29.04.2014 01.05.2014 geändert GS 2014.039

* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 38.0102

Kap. Dokumentarten Mitarbeiter Vorgesetzter HR Berater Berufsbildner Kompetenz- zentrum Personalamt Technischer Support (PA) HR Dienstleistungsz entrum (DLZ) DLZ Scanning Einsicht Einsicht Bearbeitung Bearbeitung Einsicht Bearb eitung Bearbeitung Bearbeitung x = Zugriff rotes Feld = kein Zugriff temporär auf Anfrage temporär auf Anfrage permanent permanent temporär auf Anfrage permanent permanent permanent

0 Dokumente zum Ablegen x x x

1 Personalgewinnung

1.1 Bewerbungen x x x x x x x x

1.2 Anstellung x x x x x x x x

2 Personaleinsatz/-Betreuung

2.1 Personendaten x x x x x x x

2.2 Stelle x x x x x x x

2.3 Arbeitszeit/Zeitwirtschaft/Urlaube x x x x x x x x

2.4 Beschwerden/Disziplinarwesen x x x x x x

2.5 Gesundheit x x x x x x x x

2.6 Case Management x x x x x

2.7 Bewilligungen x x x x x x x x

2.8 Öffentliche Ämter und Nebenbeschäftigungen x x x x x x x x

3 Personalhonorierung

3.1 Lohn x x x x x x x Lohn/Zulagen/Abzüge x Erfahrungsstufen Lohnpfändung

3.2 Spesen x x x x x x x x

3.3 Prämien x x x x x x x x

4 (Sozial-)Versicherungen/ FAZ/PK

4.1 Sozialversicherungen x x x x x x x

4.2 Familien- und Erziehungszulage x x x x x x x

4.3 Pensionskasse x x x x x x x

4.4 Unfallversicherung x x x x x x x

4.5 Haftpflicht x x x x x x

5 Personalbeurteilung/-Entwicklung

5.1 MAG x x x x x x x

5.2 Zeugnisse x x x x x x x

5.3 Aus- und Weiterbildung x x x x x x x x

5.4 Potenzialeinschätzung x x x x x x x

5.5 Kaderentwicklung x tbd* x tbd* x x x

5.6 Berufliche Grundbildung x x x x x x x

6 Personalfreisetzung

6.1 Kündigung x x x x x x x x

6.2 Pensionierung x x x x x x x

6.3 Todesfall x x x x x x x x

6.4 Aus- und Übertritt x x x x x x x * Ein Kaderentwicklungsprogramm besteht noch nicht