Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit von Schweizer Kantonen bezüglich Errichtung und Betrieb eines Verbundes für die Archivierung elektronischer Unterlagen

* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit von Schweizer Kantonen bezüglich Errichtung und Betrieb eines Verbundes für die Archivierung elektronischer Unterlagen (Archivverbund DIMAG Schweiz) Vom 3. Dezember 2019 (Stand 3. Dezember 2019) Im Namen der Gründungsträgerschaft gestützt auf Art. 48 und 56 der Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenos- senschaft vom 8. April 1999 1 ) (Stand am 23. September 2018) schliessen die Kan- tone Aargau, Schaffhausen und Solothurn folgende Verwaltungsvereinbarung ab: Art. 1 Gegenstand

1 Die beteiligten Kantone und allenfalls das Fürstentum Liechtenstein (mit Rechten und Pflichten eines Kantons) errichten und betreiben gemeinsam einen Verbund für die Archivierung elektronischer Unterlagen (nachfolgend Archivverbund DIM AG Schweiz genannt).

2 Die Verwaltungsvereinbarung legt die Trägerschaft, den Leistungsauftrag und die Organisation des Archivverbunds DIMAG Schweiz fest. Im Weiteren regelt sie die finanziellen Verpflichtungen der Träger und die Nutzung sowie Weitergabe d es Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung DIMAG (nachfolgend System DIMAG genannt). Art. 2 Trägerschaft

1 Der Archivverbund DIMAG Schweiz ist eine interkantonale öffentlich - rechtliche Körperschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit. Die Körperschaf t ist nicht gewinn- orientiert.

2 Die an der Gründung beteiligten Kantone sind Träger des Archivverbunds DIMAG Schweiz.

3 Am Archivverbund DIMAG Schweiz können sich weitere Kantone und das Fürs- tentum Liechtenstein beteiligen. Sie werden damit ebenfalls Träge r des Archivver- bunds.

1 ) SR 101

4 Ein Beitritt zum Archivverbund DIMAG Schweiz ist auf Beginn jeden Kalender- jahres möglich.

5 Neu beigetretene Träger garantieren eine mindestens dreijährige Mitgliedschaft.

6 Die Beteiligung am Archivverbund DIMAG Schweiz ist mit ein er Frist von

18 Monaten auf Ende des Kalenderjahres kündbar. Art. 3 Leistungsauftrag

1 Der Archivverbund DIMAG Schweiz

1. übernimmt, betreibt und koordiniert das von den Archivverwaltungen der

Bundesländer Baden - Württemberg und Hessen sowie des Freistaats Bayern entwickelte und in Zusammenarbeit mit weiteren Entwicklungspartnern (nachfolgend Deutsche Entwicklungspartner genannt) betriebene System DIMAG,

2. stellt den Kontakt zu den Deutschen Entwicklungspartnern sicher und dient

als zentraler Ansprechpartn er für die beteiligten Träger sowie für die Deut- schen Entwicklungspartner,

3. organisiert in Absprache mit den Deutschen Entwicklungspartnern die Quali-

tätssicherung des Systems DIMAG,

4. implementiert die Errichtung eines zentralen elektronischen Magazins

(E - Magazin),

5. überwacht den laufenden technischen Betrieb des E - Magazins,

6. entwickelt und implementiert in Zusammenarbeit mit den Deutschen Entwick-

lungspartnern spezifisch schweizerische Module und Anpassungen. Art. 4 Organe

1 Der Archivverbund DIMAG Schweiz verfügt über folgende zentrale Organe: a) Körperschaftsversammlung b) Vorsitz der Körperschaftsversammlung c) Aufsicht.

2 Die Körperschaftsversammlung besteht aus den Archivleiterinnen und Archivlei- tern beziehungsweise den stellvertretenden Archivl eiterinnen und stellvertretenden Archivleitern der Träger mit je einem Vertreter.

3 Die Zuständigkeiten der Körperschaftsversammlung sind: a) den Vorsitz zum Abschluss ausschliesslich folgender Vereinbarungen zu be- auftragen:

a. Kooperationsvereinbarung mit den Deutschen Entwicklungspartnern des Systems DIMAG,

b. den Betrieb des Systems DIMAG mit einer Dienstleistungsvereinbarung einer öffentlich - rechtlichen Institution (nachfolgend Betreiberin ge- nannt) zu übergeben, b) Betriebsreglement zu erlassen und zu g enehmigen, c) den Jahresbericht (einschliesslich Jahresrechnung) des Vorsitzes zu genehmi- gen, d) einzelne Projekte zu planen und zu genehmigen, e) die Bedingungen für die Aufnahme neuer und den Austritt bisheriger Träger festzulegen.

4 Die Entscheide der K örperschaftsversammlung werden mit einfachem Mehr der anwesenden Vertreter der Träger gefällt. Jeder Vertreter hat eine Stimme. Ein Ent- scheid der Körperschaftsversammlung kann einen Träger nur bis zu einem finanziel- len Betrag verpflichten, den er nach den ihm auferlegten finanziellen Vorgaben ver- antworten kann.

5 Der Vorsitz der Körperschaftsversammlung wird im Turnus von einer Archivlei- tung der Träger wahrgenommen. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre. Die erneute Übernahme der Leitung der Körperschaftsversamml ung ist frühestens nach zwei Jahren möglich.

6 Der Vorsitz der Körperschaftsversammlung vertritt den Archivverbund DIMAG Schweiz gegen aussen und setzt die Beschlüsse der Körperschaftsversammlung um. Er führt die Rechnung und erstellt jährlich einen Tätigk eitsbericht.

7 Der Vorsitz kann nur im Auftrag der Körperschaftsversammlung Vereinbarungen abschliessen oder ändern.

8 Der Sitz des Archivverbunds DIMAG Schweiz befindet sich am Ort des Vorsitzar- chivs.

9 Die Aufsicht über die Aufgabenerfüllung der Körpersc haft erfolgt durch eine jähr- liche Berichterstattung des Vorsitzes an die Kantone. Art. 5 Finanzierung

1 Die Finanzierung des Bezugs von Dienstleistungen für den Betrieb des DIMAG Systems Schweiz durch den Archivverbund DIMAG Schweiz wird von den beteilig- t en Trägern übernommen.

2 Die Beiträge der beteiligten Träger bestehen je hälftig aus einem für alle gleichen Sockelbetrag sowie einem Betrag, der dem Verhältnis der Wohnbevölkerung gemäss den jeweils aktuellen publizierten Zahlen des Bundesamts für Statist ik entspricht.

3 Im Fall des Beitritts neuer oder des Austritts bisheriger Träger werden die Beiträge neu berechnet. Allfällige Rechnungsüberschüsse werden den bisherigen Trägern anteilsmässig gutgeschrieben. Allfällige Rechnungsfehlbeträge werden den verb lei- benden Trägern anteilsmässig belastet. Art. 6 Nutzung und Weitergabe des Systems DIMAG

1 Das System DIMAG wird als Verbundlösung angeboten. Grundsätzlich werden die digitalen Bestände aller Archivinstitutionen innerhalb der Verbundlösung geführt.

2 Das System DIMAG kann an innerhalb der jeweiligen Träger liegende öffentlich - rechtliche Archive weitergegeben werden. Die Weitergabe erfolgt kostenlos, vorbe- halten sind Entschädigungen für besondere Aufwendungen für die Installation des Systems DIMAG in den j eweiligen öffentlich - rechtlichen Archiven und den laufen- den Betrieb des Systems DIMAG. Über die Weitergabe entscheidet der jeweilige Träger. Art. 7 Auflösung

1 Die Verwaltungsvereinbarung kann auf Antrag eines Trägers mit einem qualifizier- ten Mehr von zwe i Dritteln der Trägerschaft aufgelöst werden. Art. 8 Schlussbestimmung

1 Die Vereinbarung tritt in Kraft, sobald sie von den drei Gründungskantonen unter- zeichnet worden ist. Für später beitretende Träger (gemäss Art. 2) tritt sie mit der Unterzeichnung de r Beitrittserklärung in Kraft.

2 Streitigkeiten unter den Parteien dieser Vereinbarung werden nach Möglichkeit durch Verhandlung und Vermittlung beigelegt (Art. 44 Abs. 3 der Bundesverfas- sung).

3 Der Archivverbund verpflichtet die Betreiberin der Verbundlö sung zur Ergreifung von ausreichenden Datenschutz - und Datensicherheitsmassnahmen. Jeder Träger gewährleistet die geltenden gesetzlichen Datenschutz - und Datensicherheitsbestim- mungen in Bezug auf sein Archivgut. Aarau, 3. Dezember 2019 Im Namen der Gründun gsträgerschaft Staatsarchivarin Kanton Aargau A NDREA V OELLMIN Staatsarchivar Kanton Schaffhausen R OLAND E. H OFER Staatsarchivar Kanton Solothurn A NDREAS F ANKHAUSER