Gemeindearchivverordnung

1 eten weiteren Gemeindearchive dem zuständigen Departement rt werden, und steht übrigen Drit- Zweck und Geltungsbereich Grundsatz

1/2010 Bestände der Gemeinde

2 Schaffhauser Rechtsbuch 1997 b) Akten, die von Gesetzes wegen oder kraft behördlicher Vor- schrift dauernd aufbewahrt werden müssen; c) gemeindeeigene Rechtserlasse (Gemeindeverfassung, Regle- mente, Verordnungen, Gebühren ordnungen, Tarife) sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten (Anträge an die Gemein- deversammlung oder den Einwohnerrat, Genehmigungsent- scheide usw.); d) wichtige Akten der Gemeindebetriebe sowie der Betriebe, an denen die Gemeinde beteiligt ist; e) wichtige Verträge mit Privaten oder Körperschaften und Anstal- ten des öffentlichen Rechts sowie die dazugehörigen wesentli- chen Akten; f) Pläne (Nutzungsplanung, Zonen-, Baulinien-, Quartier- und Landumlegungspläne, Pläne und Bauabrechnungen über ge- meindeeigene Bauten und Anlagen) sowie die dazugehörenden wesentlichen Akten; g) geologische Untersuchungsergebnisse; h) Baubewilligungsakten inkl. Pläne; i) Protokolle der Gemeindeversammlung, der Bürgergemeinde- und Bürgerversammlung und des Einwohnerrates sowie die da- zugehörenden wesentlichen Akten; j) Protokolle des Gemeinderat es und anderer Gemeindebehörden wie der Vormundschafts- und Erbschaftsbehörde, der Sozialhil- febehörde, der Schulbehörde; k) Wahl- und Abstimmungsprotokolle über Gemeindewahlen und Gemeindeabstimmungen; l) Amtsübergabeprotokolle sowie die Verzeichnisse der Gemein- defunktionäre mit Ein- und Austrittsdatum; m) Jahresrechnungen und Finanzpläne; n) wichtige Statistiken und Verzeichnisse (inkl. Kataster), die für Gemeindezwecke erstellt worden sind; o) Einwohnerregister und Einwohnerkarteikarten; p) Einbürgerungsakten; q) Akten über das Erbschafts- und Vormundschaftswesen; r) Akten über die Sozialhilfe; s) Dokumente über wichtige, gemeinderelevante Entwicklungspro- jekte; t) Jahresberichte und Drucksac hen der Gemeinde (Gemeindever- sammlungs- und Abstimmungsvorl agen, Begrüssungsschriften, Prospekte usw.); u) Bild- und Tondokumente sowi e Akten zu besonderen, wesentli- chen Anlässen der Gemeinde.

3 chiv. Körperschaften, denen hutzfristen wie Papierakten be- st gesetzlich oder vertraglich eine Mindestaufbewahrungsfrist ung sind zu protokollieren. Bestände und Sammlungen Dritter Elektronische Akten Gemeinde- zusammen- schlüsse

1/2010 Aufbewahrungs- fristen

4 Schaffhauser Rechtsbuch 1997

§ 8

1 Nichtveröffentlichte oder unter Ausschluss der Öffentlichkeit ent- standene Akten sind während einer Schutzfrist von 50 Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

2 Für besonders schützenswerte Pe rsonendaten beträgt die Frist

100 Jahre seit ihrer Anfertigung.

3 Während der Schutzfrist kann im Interesse von Wissenschaft und Rechtsanwendung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn nicht überwiegende öffentliche oder pr ivate Interessen entgegenstehen.

§ 9

1 Das Gemeindearchiv und dessen Bestände befinden sich nach Möglichkeit in einem einzigen Gebäude.

2 Die Archivräume müssen trocken, lüftbar, feuer- und einbruchsi- cher sein.

3 Die Archivräume dürfen nicht zu archivfremden Zwecken verwen- det werden; ausgenommen ist die Verwendung als Büroraum der Gemeindeverwaltung.

§ 10

1 Die archivierten Akten sind in den Archivräumen zu benützen.

2 Sie dürfen ausnahmsweise ausgeliehen werden, wenn: a) die Benützerin oder der Benützer vertrauenswürdig und der Ar- chivarin oder dem Archivar bekannt ist und b) das Anfertigen von Kopien zu aufwendig oder für die archivier- ten Akten aus konservatorischen Gründen nicht möglich ist.

3 Die Bestimmungen über die Schut zfristen bleiben vorbehalten.

§ 11

1 Der Gemeinderat beaufsichtigt das Gemeindearchiv.

2 Die fachtechnische Aufsicht über die Gemeindearchive übt das Staatsarchiv aus. Es führt dazu periodisch Inspektionen durch und berät die Archivarinnen und Archivare.

§ 12 Der Gemeinderat

a) bestimmt die Archivarin bzw. den Archivar; b) erlässt eine Betriebs- und Benützungsordnung; c) erlässt den Archivplan; Schutzfristen Unterbringung Benützung Aufsicht Zuständigkeit des Gemeinde- rates

5 krafttreten um.

1. Januar 2010 in Kraft. tt zu veröffentlichen

2) und in die kantonale Ge- Zuständigkeit der Archivarin bzw. des Archivars Übergangs- bestimmung Inkrafttreten

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