Verordnung zum Gesetz über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform

Verordnung zum Gesetz über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (VESP) Vom 10. November 2015 (Stand 1. März 2016) Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf §§ 4 Absatz 2, 11 Absatz 1 und 12 Absatz 1 des Gesetzes über die Einwohnerregister- und die Stimmregisterplattform (GESP) vom 5. No - vember 2014

1 ) beschliesst:

1. Allgemeines

§ 1 Gegenstand

1 Diese Verordnung regelt, welche Behörden Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform haben, die Art und den Inhalt ihrer Zugriffsbe - rechtigung, die Aufbewahrung von Personendaten in der Einwohnerregis - terplattform sowie die zu verwendenden Daten-Standards.

2. Zugriffsberechtigung

2.1. Berechtigungsverfahren

§ 2 Grundsatz

1 Auf die Erteilung einer Zugriffsberechtigung besteht kein Anspruch.

§ 3 Berechtigungsgremien

1 Berechtigungsgremien im Rahmen des Berechtigungsverfahrens sind der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz, die Koordinations - gruppe GERES-Gemeinden und der GERES-Berechtigungsausschuss.

2 Die Koordinationsgruppe GERES-Gemeinden setzt sich aus zwei Vertrete - rinnen oder Vertretern des Verbandes Solothurner Einwohnergemeinden (VSEG) und des Verbandes des Gemeindepersonals des Kantons Solothurn (VGSo) zusammen.

1) BGS 114.3 . GS 2015, 55

3 Der GERES-Berechtigungsausschuss setzt sich aus vier Vertretern oder Ver - treterinnen der kantonalen Stellen, dem oder der Beauftragten für In - formation und Datenschutz sowie aus zwei Vertreterinnen oder Vertretern des Verbandes Solothurner Einwohnergemeinden (VSEG) und des Verban - des des Gemeindepersonals des Kantons Solothurn (VGSo) zusammen.

4 Die Vertretung der kantonalen Stellen wird vom zuständigen Departe - ment bestimmt.

§ 4 Antrag

1 Die Behörde, die um Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform ersucht, hat beim zuständigen Departement einen begründeten Antrag einzureichen.

2 Das Departement leitet das Antragsformular an die Berechtigungsgremi - en weiter.

§ 5 Berechtigungsverfahren

1 Für jeden Antrag auf Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform ist ein zweistufiges Berechtigungsverfahren vorgesehen (Testphase und Produktionsstufe).

2 Mit der Zustimmung aller Berechtigungsgremien wird der Antrag stellen - den Behörde die Testberechtigung für den Zugriff auf Daten der Einwohnerregisterplattform erteilt.

3 Die Testphase ist auf maximal zwölf Monate befristet.

4 Nach Abschluss der Testphase prüfen die Berechtigungsgremien, ob der beantragte Anschluss definitiv erteilt werden kann und stellen dem Regie - rungsrat entsprechend Antrag.

5 Der Regierungsrat entscheidet abschliessend über den Zugriff der Antrag stellenden Behörde auf die Einwohnerregisterplattform.

§ 6 Erteilung einer Berechtigung an Mitarbeitende einer Behörde

1 Der Leiter oder die Leiterin einer Behörde bestimmt, welche Mitarbeiten - den die der Behörde erteilte Zugriffsberechtigung ausüben.

2 Er oder sie meldet die zugriffsberechtigten Mitarbeitenden sowie diesbe - zügliche Änderungen dem zuständigen Departement.

§ 7 Einmalige Abfrage

1 Mit Zustimmung aller Berechtigungsgremien kann das zuständige Depar - tement einer Behörde gemäss § 3 GESP

1 ) einmalig Daten der Einwohnerre - gisterplattform zur Verfügung stellen.

2 Behörden können bei einer zentralen Stelle Auskünfte aus der kantona - len Einwohnerregisterplattform einholen, soweit die Voraussetzungen für eine Amtshilfe erfüllt sind.

1) BGS 114.3 .

2.2. Berechtigungsverzeichnis

§ 8 Zugriffsberechtigte Behörden und Zugriffsberechtigung

1 Das zuständige Departement führt ein Berechtigungsverzeichnis, aus wel - chem hervorgeht, welchen Behörden eine Zugriffsberechtigung auf Daten der Einwohnerregisterplattform erteilt wurde, und aus welchem auch die Art und der Inhalt der jeweiligen Zugriffsberechtigung ersichtlich ist.

2 Das Berechtigungsverzeichnis nach Absatz 1 wird vom zuständigen De - partement fortlaufend aktualisiert.

3 Das zuständige Departement publiziert auf dem Internet die Art und den Inhalt der Zugriffsberechtigungen der Behörden.

2.3. Verantwortung für eine ordnungsgemässe Abfrage

§ 9 Zuständigkeit

1 Der Leiter oder die Leiterin der berechtigten Behörde stellt sicher, dass a) der Zugriff an nicht mehr Arbeitsplätzen als erforderlich ermöglicht wird; b) nur abfrageberechtigte Personen Zugriffsrechte haben; c) die abfrageberechtigten Personen die Zugriffe ausschliesslich für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe nutzen.

3. Protokollierung und Überprüfung der

Datenabfragen

§ 10 Protokollierung der Datenabfragen

1 Jede Abfrage von Daten aus der Einwohnerregisterplattform wird elek - tronisch protokolliert. Es ist die vom zuständigen Departement bestimmte Version nach § 14 Absatz 1 zu verwenden.

2 Die Protokollierung umfasst a) die abfragende Behörde sowie die abfragende Person, b) die abgefragte Person und die abgefragten Daten, c) den Zeitpunkt der Abfrage.

3 Wird durch die Berechtigungsgremien eine Berechtigung für ein Drittsys - tem (Webservice) erteilt, muss das Drittsystem die elektronische Protokol - lierung sicherstellen.

4 Die Protokolle werden nach 12 Monaten gelöscht.

§ 11 Überprüfung von Datenabfragen

1 Der Leiter oder die Leiterin der zugriffsberechtigten Behörde kann die protokollierten Datenabfragen stichprobenweise und personenbezogen auf Unregelmässigkeiten hin prüfen.

2 Die geprüften Personen und der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz werden vom Leiter oder der Leiterin über den Umfang und das Ergebnis der durchgeführten Prüfungen informiert.

4. Entzug oder Aufhebung der

Zugriffsberechtigung

§ 12 Missbrauch der Zugriffsberechtigung

1 Stellt der Leiter oder die Leiterin Unregelmässigkeiten oder gar Miss - brauch fest, trifft er oder sie die die erforderlichen Massnahmen. Er oder sie kann der betroffenen Person insbesondere die Zugriffsberechtigung entziehen.

2 Bei Missbrauch durch eine Behörde erfolgt eine Meldung an die Berechti - gungsgremien. Diese prüfen den Sachverhalt und beantragen dem Regie - rungsrat gegebenenfalls den Entzug der Zugriffsberechtigung der Behör - de.

§ 13 Aufhebung der Zugriffsberechtigung

1 Ist der Bedarf einer Behörde nach der erteilten Zugriffsberechtigung teil - weise oder gar nicht mehr nachgewiesen, wird diese auf Antrag der Be - rechtigungsgremien durch den Regierungsrat eingeschränkt oder aufgeho - ben.

5. Daten-Standards und Versionen

§ 14 eCH-Standards und Versionen

1 Für den Austausch von Personendaten sind jeweils die vom Departement bestimmten Versionen der Standards für E-Government in der Schweiz (eCH-Standards) zu verwenden.

6. Löschung und Aufbewahrung der Daten

§ 15 Grundsatz

1 Folgende Daten der in der Einwohnerregisterplattform verzeichneten Personen werden gelöscht: a) ein vorangegangenes Datum zu einem Merkmal nach zehn Jahren nach seiner Veränderung; b) bei Wegzug oder Tod einer Person alle Daten zehn Jahre nach Weg - zug oder Tod der betreffenden Person; c) Daten, die gemäss Meldung einer Gemeinde nicht mehr in den Re - gistern geführt werden, zehn Jahre nach der letzten Meldung.

2 Die Löschung der Daten in den Fällen von Absatz 1 erfolgt am Ende des laufenden Kalenderjahres.

3 Solange eine Löschung dieser Daten aus technischen Gründen nicht mög - lich ist, sind die Zugriffe auf diese Daten inaktiv zu setzen.

§ 16 Aufbewahrung von Daten im Staatsarchiv

1 Vorbehalten bleibt die Pflicht zur Anbietung von Dokumenten an das Staatsarchiv gemäss § 8 ff. des Archivgesetzes vom 25. Januar 2006

1 )

. RRB Nr. 2015/1807 vom 10. November 2015. Die Einspruchsfrist ist am 11. Januar 2016 unbenutzt abgelaufen. Inkrafttreten am 1. März 2016. Publiziert im Amtsblatt vom 15. Januar 2016.

1) BGS 122.51 .