Verordnung über das Informationssystem EDA-CV (Verordnung EDA-CV)

(Verordnung EDA-CV) vom 26. April 2017 (Stand am 1. September 2023)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000¹ über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 27 Absatz 2 Buchstabe c des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000²,

verordnet:

¹ SR 235.2 ² SR 172.220.1

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems EDA-CV (EDA-CV) des Bereichs Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Bereich Personal EDA) in der Direktion für Ressourcen (DR).

Art. 2 Zweck des Informationssystems

¹ Das EDA-CV dient dem Bereich Personal EDA im Rahmen der Planung der Einsätze von Angestellten des EDA (Angestellte) dazu, deren thematische Erfahrungen und Kompetenzen, Bildungsabschlüsse sowie Sprachkenntnisse auszuwerten.

² Es dient den Angestellten zur Erstellung von standardisierten Lebensläufen im Hinblick auf künftige Einsätze.

Art. 3 Verantwortung

Der Bereich Personal EDA trägt die Verantwortung für das EDA-CV.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Im EDA-CV erfasste Personendaten

¹ Das EDA-CV enthält die Daten der Angestellten und von deren Familienangehörigen.

² Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang aufgeführt.

Art. 5 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

¹ Die folgenden Daten stammen aus dem vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation betriebenen zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 Absatz 4 der Verordnung vom 19. Oktober 2016³ über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes: Anrede, Vorname, Nachname, Telefonnummer Geschäft, E-Mail-Adresse Geschäft, Personalnummer. Sie können nicht verändert werden.

² Die Angestellten haben die Möglichkeit, die weiteren Daten selbst zu erfassen. Sie können diese jederzeit bearbeiten. Sie können bestimmte Daten vor jeder Art von Bearbeitung, einschliesslich des Lesens, schützen.

³ Nicht geschützte Daten können von den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bereichs Personal EDA bearbeitet werden.

⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁵ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

³ SR 172.010.59

Art. 6 Vernichtung von Daten ⁴

¹ Die im EDA-CV enthaltenen Daten mit dem Status «archiviert» werden spätestens fünf Jahre, nachdem ihnen dieser Status verliehen wurde, vernichtet.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

⁴ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 32 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb

Art. 7 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des EDA-CV die individuellen Zugriffsrechte.

² Der Bereich Personal EDA überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 8 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des EDA-CV verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört dem Bereich Personal EDA an.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 9 Sorgfaltspflichten

¹ Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten im EDA-CV vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 10 Bearbeitungsreglement

Der Bereich Personal EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 11 Protokollierung

¹ Die Zugriffe auf das EDA-CV und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.⁵

⁵ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 32 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 12 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die Tangram-Verordnung vom 30. September 2009⁶ wird aufgehoben.

⁶ [ AS 2009 5101 ]

Art. 13 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Juni 2017 in Kraft.

Anhang

(Art. 4 Abs. 2)

Im EDA-CV erfasste Personendaten

1 Angaben zu den Angestellten:

1.1 Anrede

1.2 Vorname

1.3 Nachname

1.4 Personalnummer

1.5 Titel

1.6 Geburtsdatum

1.7 Nationalitäten

1.8 Zivilstand

1.9 Adresse

1.10 Telefonnummer Geschäft*

1.11 Telefonnummer mobil*

1.12 Telefonnummer privat*

1.13 E-Mail-Adresse Geschäft*

1.14 E-Mail-Adresse privat*

1.15 Weitere Kontaktangaben wie Skype, Satellitentelefon usw.*

1.16 Angaben zur Erreichbarkeit / Abwesenheiten*

1.17 Aktuelle Funktion

1.18 Datum des Antritts der aktuellen Funktion

1.19 Einsatzort

1.20 Organisationseinheit

1.21 Personalkategorie: allgemeine Dienste, diplomatischer Dienst, konsularischer Dienst, Rotationspersonal DEZA, Sekretariats-/Fachdienst

1.22 Funktionsband/Lohnklasse

1.23 Foto*

1.24 Angaben zu Referenzpersonen: Name, Funktion, Kontaktangaben*

1.25 Angabe der Reihenfolge der Referenzpersonen*

1.26 Berufliche Erfahrung*

1.27 Aus- und Weiterbildung

1.28 Sprachkompetenzen

1.29 Thematische Erfahrungen und Kompetenzen

1.30 Gewünschte Stelle oder gewünschter Einsatz

2 Angaben zu den Familienangehörigen:

2.1 Angaben zu Ehepartnerin oder Ehepartner, eingetragener Partnerin oder eingetragenem Partner, Konkubinatspartnerin oder Konkubinatspartner:

2.1.1 Vorname*

2.1.2 Nachname*

2.1.3 Geburtsdatum*

2.1.4 Nationalität*

2.1.5 Interesse an Erwerbstätigkeit*

2.1.6 Schul- und Berufsbildung*

2.1.7 Sprachkompetenzen*

2.1.8 Reiseinformation: reist mit an den Einsatzort / reist nicht mit an den Einsatzort*

2.2 Angaben zu den Kindern:

2.2.1 Vorname*

2.2.2 Nachname*

2.2.3 Geburtsdatum*

2.2.4 Nationalität*

2.2.4 Schulsystem*

2.2.5 Reiseinformation: reist mit an Einsatzort/reist nicht mit an Einsatzort* * Mit einem Stern (*) bezeichnete Angaben können mit einem Passwort vor jeglichem Zugriff durch Dritte geschützt werden.