Verordnung über Datenbearbeitungssysteme für die Polizei

Verordnung über Datenbearbeitungssysteme für die Polizei Vom 16. Dezember 2008 (Stand 1. Januar 2020) Der Regierungsrat des Kantons Zug, gestützt auf § 47 Abs. 1 Bst. d der Kantonsverfassung 1 ) , sowie in Vollzie - hung von §§ 37 ff. des Polizeigesetzes vom 30. November 2006 2 ) und § 8 des Gesetzes über die Organisation der Polizei vom 30. November 2006 (Polizei-Organisationsgesetz) ) , beschliesst: 1. Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Gegenstand

1 Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der elektronischen Datenbearbeitungssysteme für die Polizei.

2 Diese Systeme

a) verwalten Personen- und Falldaten;

b) unterstützen Geschäftskontrolle und Journal;

c) dienen dem Erstellen und Bearbeiten von Berichten.

§ 2 Zweck

1 Die elektronischen Datenbearbeitungssysteme führen zu rationellen Arbeitsabläufen, stellen den zeitgerechten Informations- und Datenaus - tausch sicher und ermöglichen eine effiziente Datenbearbeitung.

2 Mit ihnen dürfen nur Daten bearbeitet werden, die zur Erfüllung der ge - setzlichen Aufgaben unerlässlich sind. 1) BGS 111.1 2) BGS 512.1 3) BGS 512.2

§ 3 Betrieb und Anwendung

1 Die elektronischen Datenbearbeitungssysteme werden ausschliesslich von der Polizei betrieben und angewendet. Der Betrieb und die Anwendung durch Dritte sind ausgeschlossen.

§ 4 Schnittstellen

1 Die Polizei betreibt Schnittstellen für die Fachanwendungen und regelt die Zuständigkeiten.

§ 5 Lese-, Schreib-, Mutations-, Rechercheberechtigungen

1 Auf Antrag der Polizei bezeichnet die Sicherheitsdirektion jährlich die Stellen und Funktionen mit Lese-, Schreib-, Mutations- und/oder Recher - cheberechtigungen in den Datenbearbeitungssystemen. 2. Personen- und Falldaten

§ 6 Zweck der Personen- und Falldaten

1 Die Personen- und Falldaten

a) dienen als Grundlage für Berichte und Lagebeurteilungen;

b) halten Ermittlungsdaten in Arbeitskarteien fest;

c) dokumentieren polizeiliches Handeln;

d) dienen als Grundlage für die Erstellung von Täterschaftsprofilen;

e) übermitteln Daten in Systeme des Bundes gemäss den gesetzlichen Vorgaben;

f) übernehmen Daten aus dem Berichtverarbeitungssystem der Polizei;

g) stellen die Verfügbarkeit von Daten sicher, die für Polizeiermittlungen nötig sind;

h) ermöglichen die automatisierte Akten- und Datenverwaltung;

i) ermöglichen statistische und strategische Auswertungen.

§ 7 Elemente für die Personen- und Falldatenverwaltung

1 Für die Personen- und Falldatenverwaltung stehen zur Verfügung die

a) Personendatenbank;

b) Falldatenbank;

c) Arbeitskarteien;

d) Hotelkontrolle;

e) Waffenverwaltung;

f) elektronische Aktenaufbewahrung.

§ 8 Personendatenbank

1 Die Personendatenbank enthält

a) Daten über natürliche und juristische Personen, die in polizeilichen Rapporten und Berichten erfasst sind;

b) Identifikationsdaten mit Detailangaben zum Signalement der erfassten Person, insbesondere Fotoaufnahmen, DNA-Probenahmen, Fingerab - drücke;

c) Angaben über polizeiliche und staatsanwaltschaftliche Massnahmen;

d) Haftdaten wie Haftein- und -austritt, Haftgrund und -art.

§ 9 Falldatenbank

1 Die Falldatenbank enthält

a) Fälle zu Straftaten mit bekannter und unbekannter Täterschaft;

b) polizeiliche Ereignisse ohne Gesetzesverstösse.

§ 10 Arbeitskarteien

1 Mit Zustimmung der Sicherheitsdirektion erstellt die Polizei im Einzelfall Arbeitskarteien.

2 Diese enthalten Ermittlungs- und Fahndungsdaten über Personen, Sachen und Ereignisse. Diese Daten dürfen nicht in die Falldatenbank aufgenom - men werden.

3 Die Kommandantin oder der Kommandant informiert die Sicherheitsdirek - tion jährlich über die geführten Arbeitskarteien.

§ 11 Hotelkontrolle

1 Die Hotelkontrolle enthält die Daten des Hotelmeldescheins gemäss Gast - gewerbegesetz 1 ) .

2 Die Polizei erhebt diese durch Einsammeln der Meldescheine oder ihr durch die Logisgebenden elektronisch übermittelten Angaben.

§ 12 Waffenverwaltung

1 Die Waffenverwaltung enthält Angaben über

a) Personen, die eine Waffe besitzen oder im Zusammenhang mit Waffen ein Gesuch stellen;

b) Angaben zu Waffen im Sinne des Waffenrechts; 1) BGS 943.11

c) Waffenerwerbsscheine, Waffentragscheine und Ausnahmebewilligun - gen.

§ 13 Elektronische Aktenaufbewahrung

1 Die elektronische Aktenaufbewahrung ist ein Dokumentenverwaltungssys - tem für Rapporte und Berichte, welche die Polizei über natürliche und juris - tische Personen erstellt hat.

§ 14 Aufbewahrung, Archivierung, Vernichten von Daten

1 Die Polizei vernichtet Falldaten, ohne sie dem Staatsarchiv anzubieten, so - weit dies durch Rechtsvorschriften verlangt wird, die dem Archivgesetz vor - gehen.

2 Die übrigen Falldaten sind dem Staatsarchiv nach Ablauf der Aufbewah - rungsfrist gemäss Absatz 5 oder nach Eintreten der Verfolgungs- und Voll - streckungsverjährung anzubieten. Hat das Staatsarchiv die Falldaten über - nommen oder die Übernahme abgelehnt, werden die Daten bei der Polizei gelöscht.

3 Ist eine Person mit mehreren Delikten erfasst, so bleiben die Eintragungen zu allen Delikten so lange in den Personen- und Falldaten gespeichert, bis die Aufbewahrungsfristen für alle Eintragungen abgelaufen sind, gerechnet ab dem letzten Ermittlungsdatum.

4 Personendaten werden vernichtet, wenn keine Verbindungen zu Eintragun - gen in der Falldatenbank, in den Arbeitskarteien und in der Waffenverwal - tung mehr bestehen.

5 Im Übrigen werden Personen- und Falldaten nach Ablauf der folgenden Zeitdauer vernichtet:

a) Verschollene Personen: nach 120 Jahren;

b) aussergewöhnliche Todesfälle, Vermisstenereignisse, entwichene oder entlaufene Personen, Grossereignisse und Katastrophen: nach 20 Jahren;

c) Ausweisverluste: nach 15 Jahren;

d) * Suizidversuche, fürsorgerische Unterbringungen, Aufenthaltsnachfor - schungen, Leumunds-, Informations- und Bürgerrechtsberichte, Be - richte und Zuschriften und Hotelmeldedaten: nach 10 Jahren;

e) Fundsachen ohne Delikt, Personen- und Fahrzeugmeldekarten, übrige Berichte und Arbeitskarteieinträge: nach 5 Jahren.

3. Geschäftskontrolle, Journal 3.1. Geschäftskontrolle

§ 15 Zweck und Inhalt

1 Die Geschäftskontrolle

a) ist ein Führungsinstrument;

b) steuert und kontrolliert den Geschäftsablauf;

c) regelt den Aktengang und den polizeiinternen Postverkehr;

d) enthält Informationen zum Aktenstand und zur Ablage über Personen und Fahrzeuge.

2 Die Geschäftskontrolle besteht aus

a) Kopfdaten zum Geschäft;

b) Vermerke zur Bearbeitungszuständigkeit, zu natürlichen und juristi - schen Personen, zu Fahrzeug, zu Aktivitäten, zu Aktenkopien, zu Ge - schäftsverbindungen und zu Weiterleitungen der Geschäftsverantwort - lichkeit.

§ 16 Klassifizierung

1 Folgende Geschäfte und Akten werden als vertraulich klassifiziert:

a) Staatsschutzgeschäfte;

b) Personalakten;

c) weitere Geschäfte und Akten im Einzelfall, soweit sie die Komman - dantin oder der Kommandant klassifiziert.

2 Vertraulich klassierte Geschäfte und Akten sind ausschliesslich den be - rechtigten Personen zugänglich. 3.2. Journal

§ 17 Zweck

1 Das Journal

a) dokumentiert für interne Zwecke polizeiliche Einsätze;

b) enthält polizeitaktische Einsatzinformationen;

c) unterstützt die Führung bei polizeilichen Ereignissen;

d) dient der Polizei zur Information und Orientierungshilfe über ihre Ak - tivitäten.

§ 18 Eintragungen

1 Die im Journal erfassten Ereignisse werden chronologisch protokolliert und umfassen insbesondere Aufgebote, polizeitaktische Massnahmen, erste Ermittlungen, Kontaktinformationen sowie Angaben über die Art des Ereig - nisses, Örtlichkeiten, Zeit und Einsatzmittel.

2 Journaleintragungen dürfen weder den Personen- noch den Fallakten bei - gelegt werden.

§ 19 Bekanntgabe

1 Journalauszüge dürfen nicht an Dritte herausgegeben werden.

2 Soweit Eintragungen polizeirelevante Ereignisse betreffen, kann die Kom - mandantin oder der Kommandant die Herausgabe zusammenfassender Be - richte über das Journal bewilligen für

a) die Staatsanwaltschaft;

b) die Leiterin oder den Leiter der Strafanstalt Zug;

c) die gemeindlichen Sicherheitsverantwortlichen gemäss § 59 Ziff. 3 des Gemeindegesetzes 1 ) ;

d) * die Mitglieder des kantonalen Führungsstabs im Ereignisfall;

e) * die Leiterin oder den Leiter Feuerwehr der Gebäudeversicherung Zug.

3 Die Kommandantin oder der Kommandant legt fest, ob die Berichterstat - tung mündlich oder schriftlich erfolgt.

§ 20 Vernichtung der Eintragungen

1 Die Polizei vernichtet Journaleintragungen, ohne sie dem Staatsarchiv an - zubieten, soweit dies durch Rechtsvorschriften verlangt wird, die dem Ar - chivgesetz vorgehen.

2 Die übrigen Journaleintragungen sind dem Staatsarchiv nach fünf Jahren anzubieten. Hat das Staatsarchiv die Eintragungen übernommen oder die Übernahme abgelehnt, werden die Daten bei der Polizei gelöscht. 4. Berichtverarbeitungssystem

§ 21 Zweck und Inhalt

1 Das Berichtverarbeitungssystem dient zur Erfüllung der Dokumentations - pflicht und enthält Informationen für die Aufgabenerfüllung der Polizei. 1) BGS 171.1

§ 22 Kontrolle

1 Die Kommandantin oder der Kommandant legt fest, wer für das Control - ling des Berichtsverarbeitungssystems zuständig ist und wie das Controlling abläuft.

§ 23 Vernichtung der Daten

1 Die Polizei vernichtet die Daten im Berichtverarbeitungssystem zwei Jahre nach Abschluss des Rapportes oder Berichtes. 5. Inkrafttreten

§ 24 Inkrafttreten

1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2009 in Kraft.

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle 16.12.2008 01.01.2009 Erlass Erstfassung GS 29, 1045 27.11.2012 01.01.2013 § 14 Abs. 5, d) geändert GS 31, 687 27.02.2018 03.03.2018 § 19 Abs. 2, e) geändert GS 2018/008 10.12.2019 01.01.2020 § 19 Abs. 2, d) geändert GS 2019/089

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle Erlass 16.12.2008 01.01.2009 Erstfassung GS 29, 1045

§ 14 Abs. 5, d) 27.11.2012

01.01.2013 geändert GS 31, 687

§ 19 Abs. 2, d) 10.12.2019

01.01.2020 geändert GS 2019/089

§ 19 Abs. 2, e) 27.02.2018

03.03.2018 geändert GS 2018/008