Weisungen über die Schriftgutverwaltung
1 Weisungen über die Schriftgutverwaltung RRB vom 11. August 1992 Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf Artikel 81 Absatz 1 der Kantonsverfassung und die §§ 26 und
60 des Gesetzes über das Staatspersonal vom 23. November 1941
1 ) beschliesst:
§ 1. I. Zweck und Geltungsbereich
Diese Weisungen regeln die Schriftgutverwaltung der Behörden und Dienststellen der kantonalen Verwaltung.
§ 2. Geltungsbereich
Sie gelten für das Schriftgut der kantonalen Verwaltung einschliesslich der selbständigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des kantonalen Rechts.
§ 3. II. Begriffe
Schriftgut Als Schriftgut gelten insbesondere: a) Urkunden; b) Akten (Schreiben, Berichte, Protokolle, Gutachten, Belege, Rechnun- gen, Notizen, Informationen auf Bild-, Ton-, elektronischen und ande- ren Datenträgern, Bilder, Drucksachen); c) Geschäftsbücher und Karteien, die per Eintrag entstehen (Inventare, Buchhaltungsbücher, Zivilstandsregister, Handelsregister); d) Amtsbücher und Karteien (Registratur-Findmittel, Tagebücher, Indizes, Orts- und Personenregister).
§ 4. Registraturplan
Der Registraturplan gliedert das Schriftgut und legt die Aufbewahrungs- fristen fest.
§ 5. Aufbewahrungsfrist
1 Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeitspanne, während der das Schriftgut aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden muss.
2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum der letzten Aufzeich- nung. ________________
1 ) BGS 126.1.
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§ 6. III. Verwaltung des Schriftgutes
1. Zuständigkeiten
Aufgaben der Behörden und Dienststellen
1 Jede Behörde und Dienststelle erstellt einen Registraturplan und führt ihn nach. Sie legt ihr Schriftgut nach diesem Registraturplan ab.
2 Sie übergibt eine Abschrift des Registraturplans dem Staatsarchiv und meldet diesem unverzüglich allfällige Änderungen oder Ergänzungen.
3 Sie bezeichnet die für das Amtsarchiv verantwortlichen Personen.
§ 7. Aufgaben des Staatsarchivs
1 Das Staatsarchiv schliesst mit den Behörden und Dienststellen schriftliche Vereinbarungen über die Verwaltung des Schriftgutes und die Ablieferung an das Staatsarchiv ab. Diese Vereinbarungen enthalten: a) eine Auflistung der abzuliefernden und der zu vernichtenden Akten gemäss Registraturplan; b) die Regelung der periodischen Ablieferung von Schriftgut.
2 Es berät die für die Amtsarchive verantwortlichen Personen.
§ 8. 2. Aufbewahrung des Schriftgutes
Zweck der Aufbewahrung Das Schriftgut wird für die amtliche und die private Benutzung aufbe- wahrt.
§ 9. Art der Aufbewahrung
1 Das Schriftgut ist sicher aufzubewahren und vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
2 Mikroverfilmungen von Schriftgut mit anschliessender Vernichtung der Originale dürfen nur mit Zustimmung des Staatsarchivs vorgenommen werden.
§ 10. 3. Ablieferung des Schriftgutes an das Staatsarchiv
Ablieferungspflicht Das Schriftgut ist dem Staatsarchiv im vereinbarten Zeitpunkt unaufgefor- dert abzugeben.
§ 11. Form der Ablieferung
Das Schriftgut ist in archivgerechten Behältnissen geordnet abzuliefern.
§ 12. Ablieferungsverfahren
1 Die Behörde oder Dienststelle organisiert den Transport nach Absprache mit dem Staatsarchiv.
2 Die für die Amtsarchive verantwortlichen Personen liefern das Schriftgut mit einem Ablieferungsverzeichnis dem Staatsarchiv ab.
3 Im Ablieferungsverzeichnis sind die einzelnen Dossiers nach dem Regi- straturplan aufzulisten.
4 Nach der Schriftgutablieferung erstellt das Staatsarchiv ein Zugangspro- tokoll. Eine Kopie davon ist der abliefernden Behörde oder Dienststelle zuzustellen.
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§ 13. IV. Vernichtung des Schriftgutes
Ohne Zustimmung des Staatsarchivs darf kein Schriftgut vernichtet wer- den. Ausgenommen sind die in § 7 Absatz 1 lit. a genannten Akten.
§ 14. V. Schlussbestimmung
Inkrafttreten Diese Weisungen treten am 1. Januar 1993 in Kraft.
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