Verordnung über das Informationssystem Plato (Plato-Verordnung)
(Plato-Verordnung) vom 25. September 2020 (Stand am 1. September 2023)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020¹ über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und auf Artikel 57 h ter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997² (RVOG),³
verordnet:
¹ SR 235.2 ² SR 172.010 ³ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 34 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Plato (Plato) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Art. 2 Zweck des Informationssystems
Das Plato dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben, die durch die Abteilung Menschliche Sicherheit (AMS) in der Politischen Direktion und durch den Direktionsbereich Humanitäre Hilfe und Schweizerisches Korps für humanitäre Hilfe (Direktionsbereich HH/SKH) in der Direktion für Entwicklung und Zusammenarbeit (DEZA) in Anwendung des Bundesgesetzes vom 19. Dezember 2003⁴ über Massnahmen zur zivilen Friedensförderung und Stärkung der Menschenrechte und der Verordnung vom 11. Mai 1988⁵ über das Schweizerische Korps für humanitäre Hilfe wahrgenommen werden. Es dient insbesondere:
a. der Verwaltung und Administration der Angehörigen des Schweizerischen Expertenpools für zivile Friedensförderung der AMS und des SKH;
b. der Rekrutierung von Expertinnen und Experten für die Expertenpools;
c. der Planung und Abwicklung von Einsätzen;
d. der Erstellung von Arbeitsverträgen;
e. der Administration der Schulungen und Weiterbildungen der Expertinnen und Experten;
f. der logistischen Bereitstellung von Einsatzmaterial;
g. der Erstellung von Statistiken.
⁴ SR 193.9
⁵ SR 172.211.31
Art. 3 Verantwortlichkeiten
Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH tragen die Verantwortung für das Plato.
Art. 4 Struktur
Das Plato besteht aus einer Anwendungsoberfläche sowie den folgenden, voneinander getrennten Datenbanken:
a. Datenbank für die Angehörigen des Schweizerischen Expertenpools für zivile Friedensförderung;
b. Datenbank für die Angehörigen des SKH.
2. Abschnitt: Datenbearbeitung
Art. 5 Bearbeitete Daten
¹ Das Plato enthält Daten von Personen nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten.
² Welche Daten bearbeitet werden, ist im Anhang aufgeführt.
Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte
¹ Die Daten werden von der AMS, vom Personal EDA und vom Direktionsbereich HH/SKH erfasst. Diese Stellen verfügen für die von ihnen verwalteten Daten über vollständige Bearbeitungsrechte.
² Die Fachgruppe Rettung SKH im Eidgenössischen Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) verfügt über das Leserecht für Daten über Expertinnen und Experten des SKH, die der Fachgruppe Rettung des SKH angehören.
³ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
⁴ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Art. 7 Bekanntgabe von Daten
Dem Krisenmanagementzentrum des EDA und der Konsularischen Direktion können zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Bewältigung von Krisen und Sicherheitsvorfällen sowie der Krisenvorsorge Daten über im Einsatz stehende Expertinnen und Experten übermittelt werden.
Art. 8 Vernichtung von Datensätzen
¹ Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach Erreichen des siebzigsten Altersjahrs vernichtet.
² Daten über abgewiesene Bewerberinnen und Bewerber werden spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet.
³ Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
Art. 9 Ablage von Dokumenten
Im Plato können alle Dokumente zu im System erfassten Personen gespeichert werden.
3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 10 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Plato verantwortlich.
² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbanken und die Anwendungen.
³ Je eine Anwendungsverantwortliche oder ein Anwendungsverantwortlicher gehört der AMS und dem Direktionsbereich HH/SKH an. Sie bilden die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 11 Erteilung der Zugriffsberechtigung
¹ Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern des Plato die individuellen Zugriffsrechte.
² Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
4. Abschnitt: Datensicherheit
Art. 12 Sorgfaltspflichten
¹ Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH sorgen dafür, dass die Daten im Plato vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
² Sie stellen sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 13 Bearbeitungsreglement
Die AMS und der Direktionsbereich HH/SKH erlassen ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 14 Protokollierung
¹ Die Zugriffe auf das Plato und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
² Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.⁶
⁶ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 34 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).
5. Abschnitt: Inkrafttreten
Art. 15
Diese Verordnung tritt am 1. November 2020 in Kraft.
Anhang ⁷
⁷ Bereinigt gemäss Anhang Ziff. II 12 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ).
(Art. 5 Abs. 2)
Im Plato erfasste Personendaten
I. Angaben zur Person
1. Nachnamen
2. Vornamen
3. Geburtsdatum/Alter
4. Zivilstand
5. Geschlecht
6. Geburtsort
7. Heimatort
8. Nationalitäten mit ISO-Code
9. Adressen (Strasse, PLZ, Ort)
10. Land (Name, Postcode, ISO-Code, Telefoncode)
11. Adresstyp
12. Telefonnummern
13. E-Mail-Adresse
14. Anrede
15. Titel
16. Kommunikation
17. Kommunikationstyp
18. Korrespondenzsprache
19. Sprachkenntnisse
20. Sprachdiplome und -zertifikate
21. AHV-Nummer nach Artikel 50 c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946⁸ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung
22. Personalnummer
23. Angaben zu Schriften (Datum und Ort des Depots)
24. Beruf und Ausbildung
25. Heutige Tätigkeit
26. Humanitäre Erfahrung
27. Militärischer Rang
28. Polizeilicher Rang
29. Status (aktiv/passiv) mit Datum und History
30. Status beim VBS
31. HH/SKH-Kategorie
32. HH/SKH-Einsätze (exkl. Mandat / Zentrale DEZA)
33. Anzahl HH/SKH-Einsätze (exkl. Mandat / Zentrale DEZA)
34. davon Einsätze im Soforteinsatzteam (SET) oder in der Rettungskette (RK)
35. Mitglied SET und Funktion
36. Priorität SET
37. Mitglied RK und Funktion
38. Priorität RK
39. Zuständige Stelle
40. Führungsstufe
41. Firma
42. Einsatztyperfahrung
43. Einsatzverfügbarkeit und -einschränkungen
44. Einsatzvorbehalt
45. Begründung Einsatzvorbehalt
46. Facharbeitsgruppe und Position
47. Funktion Fachgruppe und Position
48. Angaben zu Fremdeinsätzen (Firma, Organisation, Jobbeschrieb, Dauer)
49. Weiterbildungsbedarf
50. Angaben zu Kursen (Kursname, Kurstyp, Ort, Teilnahmetyp, Teilnahmestatus)
⁸ SR 831.10
II. Angaben zum Pass
1. Passtyp
2. Land
3. Passnummer
4. Gültigkeitsdauer
5. Ausstellungsort
6. Ausstellungsdatum
7. Übergabe
8. Rückgabe
9. Passablage
III. Angaben zur Rekrutierung
1. Interviewdatum
2. Vollbewerbung
3. Rekrutierungstag
4. Tauglichkeitsbestätigung
5. Datum Strafregisterauszug
6. Personensicherheitsprüfung (gültig bis)
7. Aufnahmebestätigung
8. Führerausweis (Kategorie, Datum, Bemerkungen)
IV. Angaben zur Firma
1. Name
2. Adressen (Strasse, Ort, Land)
3. Adresstyp
4. Kommunikation
5. Kommunikationstyp
V. Angaben zur Bezugsperson
1. Namen
2. Vornamen
3. Bezugsart
4. Priorität
5. Teilnahme an Familienmission
6. Adressen (Strasse, PLZ, Ort)
7. Land (Name, Postcode, ISO-Code, Telefoncode)
8. Adresstyp
9. Kommunikation
10. Kommunikationstyp
VI. Angaben zu Einsatz und Vertrag
1. Einsatz (Bezeichnung, Typ, Subtyp, Form, Dauer, Tage, Ort, HH/SKH, Organisation, Funktion, Fachgruppe, Land, Kontinent)
2. Vertrag (Typ, Dauer, Nummer, rechtliche Grundlage)
3. Planeinsatz (Typ, Status)
4. Familienmission
5. Einstufung
6. Programmbeauftragter
7. Beschäftigungsgrad
8. Civilian Police (CIVPOL)
9. Stufe Personensicherheitsprüfung
10. Entsende- und Empfängerorganisation
11. Supervisor
12. Selektionsstatus
13. Polizeilicher Grad
14. Zuständigkeit Sicherheit
15. Bewerbungsstatus
16. Material/Gepäck
17. Organisationseinheit/Abteilung/Sektion
18. aktuell im HH/SKH-Einsatz
19. Reiseangaben (Datum, Zeit)
20. Reise inbegriffen
21. unbezahlter Urlaub (von/bis, Anzahl Tage)
22. Ferientage (Anzahl)
23. Unterstellung
24. Personalbereich
25. Angaben zum Lohn (Lohnklasse, Betrag, Zahlungen, Finanzierung, Dienstreisekosten-Typ usw.)
26. Anzahl Ferienflüge
27. Zusatztage
28. Entschädigungen und Zulagen
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