Verordnung über das Archivwesen

Verordnung über das Archivwesen (Archivverordnung) vom 14. November 1988 Der Kantonsrat des Kantons Appenzell A.Rh., gestützt auf Art. 48 Ziffer 1 und 7 der Kantonsverfassung, verordnet: I. Kantonales Archivwesen

Art. 1 Staatsarchiv

Das Staatsarchiv ist eine Dienststelle der Kantonskanzlei. Es wird vom Staatsarchivar geleitet.

Art. 2 Zweck des Staatsarchivs

Das Staatsarchiv stellt in Zusammenarbeit mit der Kantonsbibliothek die bleibende dokumentarische Überlieferung des Kantons sicher. Es dient den Dokumentationsansprüchen von Behörden und Amtsstellen sowie den In- formationsbedürfnissen von Öffentlichkeit und Wissenschaft.

Art. 3 Bestände des Staatsarchivs

1 Das Staatsarchiv ist das zentrale Endarchiv für jene von kantonalen Behörden und Amtsstellen produzierten Unterlagen (Schriftgut, Bildmaterial, Pläne und andere Datenträger), die zur Rechtssicherung oder aus histori- schen Gründen dauernd aufbewahrt werden müssen.

2 Das Staatsarchiv übernimmt weitere für die appenzellische Geschichte bedeutende Archivalien, die ihm als Geschenk, als Depositum, durch Ver- Vereinen, Firmen, Familien oder Einzelpersonen übergeben werden.

3 Das Staatsarchiv verwahrt eine vollständige Sammlung der kantonalen Amtsdruckschriften.

4 Das Staatsarchiv unterhält als wissenschaftliches Hilfsmittel für die Er- schliessung und Benützung des Archivs eine Handbibliothek.

Art. 4 Aufgaben des Staatsarchivars

1 Der Staatsarchivar ist insbesondere verantwortlich a) für die archivische Bewertung der amtlichen Unterlagen, b) für die sichere Aufbewahrung der Archivbestände, c) für die Sichtung und Erschliessung der Archivbestände, d) für die Betreuung und Beratung der Benützer, e) für die Beratung der Gemeinden in Archivfragen.

2 Er fördert nach Möglichkeit die wissenschaftliche Forschung, regt Publi- kationen an und trägt dazu bei, die landeskundlichen Kenntnisse zu vertie- fen.

Art. 5 Archivbenützung

1 Das Staatsarchiv steht im Rahmen der von der Kantonskanzlei zu erlassenden Benützungsordnung jedermann offen.

2 Wissenschaftliche Auskünfte und Beratung erfolgen unentgeltlich.

3 Für Auskünfte zu kommerziellen Zwecken und für besondere Dienstleis- tungen ist Kostenersatz zu leisten.

Art. 6 Registraturen und Vorarchive

1 Der Staatsarchivar berät die Betreuer der Registraturen und Vorarchive der Staatsverwaltung.

2 Der Staatsarchivar erarbeitet in Absprache mit den Amtsstellen Richtlinien über Schriftgutverwaltung und Aufbewahrungsfristen.

3 Kantonskanzlei, Direktionen und Gerichte sowie alle ihnen unterstellten oder angegliederten Amtsstellen und Kommissionen haben nach Absprache mit dem Staatsarchivar die ältern Unterlagen abzuliefern. Die abliefernden Stellen können Unterlagen zur dauernden Aufbewahrung kennzeichnen.

4 Die Vernichtung von Unterlagen aller Art bedarf der Zustimmung des Staatsarchivars. II. Gemeindearchive

Art. 7 Zweck

1 Das Gemeindearchiv ist das zentrale Endarchiv für Unterlagen, die aus allen kommunalen Tätigkeitsbereichen hervorgehen und entweder zur Rechtssicherung oder aus historischen Gründen dauernd aufbewahrt wer- den müssen.

2 Es steht unter der Aufsicht des Gemeinderates.

Art. 8 Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv

1 Der Staatsarchivar berät die Gemeinden in Archivfragen. Insbesondere unterstützt er die Gemeinden beim Ordnen und Erschliessen der histori- schen Archivbestände.

2 Der Staatsarchivar erarbeitet zusammen mit den Gemeinden Richtlinien über Aufbewahrungsfristen für Schriftgut. III. Gemeinsame Bestimmungen

Art. 9 Verwahrung des Archivgutes

1 Das dauernd aufzubewahrende Archivgut von Kanton und Gemeinden ist in trockenen, belüfteten, abschliessbaren und feuersicheren Lokalen unter- zubringen.

2 Durch technische und organisatorische Massnahmen ist die Erhaltung und Benützbarkeit des Archivgutes sicherzustellen.

Art. 10 Sperrfristen

1 Archivalien, ausgenommen die zur freien Benützung erstellten Unterlagen, sind für Privatpersonen und für andere als die abliefernden Stellen erst nach einer Sperrfrist von 35 Jahren zugänglich, sofern dadurch keine schutzwür- digen öffentlichen und privaten Interessen beeinträchtigt werden. Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten enthält, unterliegt einer Sperrfrist von 100 Jahren.

2 Der Regierungsrat bzw. der Gemeinderat kann die Erlaubnis zur Ein- sichtnahme in gesperrte Archivalien erteilen. IV. Schlussbestimmungen

Art. 11 Inkrafttreten, aufgehobenes Recht

1 Diese Verordnung tritt mit der Annahme durch den Kantonsrat in Kraft.

2 Gleichzeitig werden folgende Bestimmungen aufgehoben:

1. Verordnung vom 21. Juli 1953 über das Kantonsarchiv 1) ,

2. Verordnung vom 9. Oktober 1956 über das kantonale Gerichts- und Verhöramtsarchiv

2) ,

3. Art. 3 bis 6 der Verordnung vom 31. Mai 1938 über die Gemeindekanzleien . — — — — — — — — — — — —

1) bGS 421.11 (aGS II/188)

2) bGS 145.12 (aGS II/189)

3) bGS 153.1