Verordnung über das Staatsarchiv

Verordnung über das Staatsarchiv vom 18. Oktober 1996 (Stand 1. September 2023) Der Kantonsrat des Kantons Obwalden, gestützt auf Artikel 72 der Kantonsverfassung vom 19. Mai 1968 1 ) , beschliesst: 1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Geltungsbereich 1 Diese Verordnung regelt: a. die Archivierung von Unterlagen: 1. des Kantonsrates, 2. des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung, 3. der Gerichte, unter Vorbehalt abweichender Vorschriften der Gesetzgebung über die Gerichtsorganisation, und 4. weiterer natürlicher und juristischer Personen des öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie kantonale Aufgaben erfüllen; b. die Benutzung von Archivgut durch die Organe des Kantons sowie durch die Bevölkerung und Dritte. 2 Das Staatsarchiv archiviert ferner Unterlagen, die ihm gemäss gesetzli cher Vorschrift oder besonderer Vereinbarung von Gemeinden, Korpora tionen oder Privaten als Deposita übergeben werden.

Art. 2

Grundsatz und Begriffe 1 Die Archivierung dient der sichernden Aufbewahrung und sachgemäs sen Erschliessung der rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial und kulturell wertvollen Unterlagen für Verwaltung, Rechtssicherung und Forschung. 1) GDB 101.0 OGS 1997, 33

2 Unterlagen im Sinne dieser Verordnung sind alle aufgezeichneten In formationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfül lung öffentlicher Aufgaben vom Kanton empfangen oder erstellt worden sind, sowie alle Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 3 Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Staatsarchiv zur Aufbewah rung übernommen worden sind. Sie sind archivwürdig, wenn sie von dau ernder administrativer oder rechtlicher Bedeutung sind oder einen grossen Informationswert haben. 2. Organisation

Art. 3

Staatsarchiv 1 Das Staatsarchiv ist für die Archivierung der Unterlagen im Sinne dieser Verordnung zuständig, soweit in der Gesetzgebung oder durch den Re gierungsrat nicht ausdrücklich eine andere Stelle bezeichnet wird. 2 Dem Staatsarchiv obliegen im besonderen: a. Übernehmen, Sichten, Ausscheiden, Ordnen, Erschliessen, sichern des Aufbewahren, eingeschlossen Mikroverfilmen und Restaurieren, und Vermitteln des Archivgutes nach fachlichen Grundsätzen; b. Beraten der anbietepflichtigen Stellen bei der Organisation und Ver waltung ihrer Registraturen und Zwischenarchive sowie den Erlass entsprechender Richtlinien; c. Sammeln von Quellen zur Kantonsgeschichte und von Amtsdruck schriften in Absprache mit der Kantonsbibliothek; d. archivische Information und Dokumentation für Kantonsrat, Regie rungsrat und Staatskanzlei; e. Archivführungen und Archivausstellungen; f. wissenschaftliche Veröffentlichungen; g. Vorbereiten von Massnahmen zur Sicherung des Archivgutes im Ka tastrophenfall; h. Beraten der Gemeinden und Korporationen bei der Organisation und i. Einsatz für die Sicherung von Archiven und Nachlässen von Perso 2

Art. 4

Registraturen und Zwischenarchive 1 Die Unterlagen sind von den anbietepflichtigen Stellen in geordneten Registraturen oder Zwischenarchiven aufzubewahren. Der Registratur plan der einzelnen anbietepflichtigen Stellen ist in Absprache mit dem Staatsarchiv zu erstellen und periodisch zu überprüfen. 3. Sicherung der Unterlagen

Art. 5

Anbietepflicht 1 Anbietepflichtig sind Stellen oder Personen gemäss Art. 1 Abs. 1 dieser Verordnung. Sie haben alle Unterlagen, die sie nicht mehr auf Dauer be nötigen, dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. 2 Die Registraturen und Zwischenarchive der anbietepflichtigen Stellen sind in der Regel alle zehn Jahre hinsichtlich der Anbietepflicht zu über prüfen.

Art. 6

Ermittlung der Archivwürdigkeit 1 Das Staatsarchiv legt in Zusammenarbeit mit den anbietepflichtigen Stellen oder Personen fest, welche Unterlagen archivwürdig und abzulie fern sind.

Art. 7

Ablieferung von Unterlagen 1 Die Unterlagen sind dem Staatsarchiv in geordnetem und sauberem Zu stand abzuliefern. Zu jeder Ablieferung ist ein Ablieferungsbericht und ein Verzeichnis zu erstellen und beizulegen. 2 Die Unterlagen zu Beschlüssen des Regierungsrates oder des Kantons rates sind von den Departementen mit den Anträgen der Staatskanzlei zu übergeben und dürfen nicht mehr zurückgezogen werden. Ausnahmere gelungen sind mit der Staatskanzlei zu vereinbaren und in einem Ver zeichnis festzuhalten. 3 Amtsdruckschriften sind sofort nach Erscheinen, in der Regel in drei Ex emplaren, an das Staatsarchiv abzuliefern.

Art. 8

Vernichtung von Unterlagen 1 Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung des Staatsarchivs nicht vernichtet werden. 3

2 Das Staatsarchiv vernichtet grundsätzlich keine Unterlagen ohne Zu stimmung der abliefernden Stelle. 3 Nach Ablauf von gesetzlichen oder mit der abliefernden Stelle vereinbar ten Aufbewahrungsfristen entscheidet das Staatsarchiv, was mit diesen Unterlagen zu geschehen hat. 4. Zugänglichkeit und Benützung der Archivgutes

Art. 9

Freie Einsichtnahme und Schutzfrist 1 Unterlagen, welche bereits vor ihrer Ablieferung in das Staatsarchiv öf fentlich zugänglich waren, bleiben öffentlich zugänglich. Die Landsge meinde- und Kantonsratsprotokolle sind ohne Beschränkung einsehbar, ausgenommen die Kantonsratsprotokolle über Verhandlungen, die unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfanden. 2 Im übrigen steht das Archivgut der Öffentlichkeit, unter Vorbehalt beson derer gesetzlicher Bestimmungen und von Art. 10 dieser Verordnung, nach Ablauf einer Schutzfrist von 30 Jahren zur Einsichtnahme zur Verfü gung. 3 Die Schutzfrist wird ab dem Datum des jüngsten Dokuments eines Ge schäftes oder Dossiers berechnet. 4 Die Einsichtnahme in Nachlässe oder Deposita von natürlichen oder ju ristischen Personen richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahme verträge. Fehlen solche Bestimmungen, so gelten diejenigen für das Ar chivgut des Kantons.

Art. 10

Beschränkungen der Einsichtnahme 1 Archivgut, das nach Personennamen erschlossen ist und besonders schützenswerte Personendaten enthält, unterliegt einer Schutzfrist von 50 Jahren, ausser wenn die betroffene Person einer Einsichtnahme zuge stimmt hat. * 2 Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut oder im Einzelfall ein überwiegendes schützenswertes öffentliches oder privates Interesse ge gen die Einsichtnahme von Dritten, so kann der Regierungsrat, bzw. bei Gerichtsakten das Obergericht, auf Antrag der abliefernden Stelle oder des Staatsarchivs eine Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist zeitlich befristet beschränken oder untersagen. 4

Art. 11

Einsichtnahme während der Schutzfrist 1 Abliefernde Stellen können auf Antrag des Staatsarchivs Archivgut be reits vor Ablauf der in Art. 9 und 10 dieser Verordnung festgelegten Schutzfristen für die Öffentlichkeit freigeben oder einzelnen Personen die Einsichtnahme gestatten, wenn: a. keine gesetzlichen Vorschriften und b. keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten In teressen entgegenstehen. 2 Die Einsichtnahme kann mit Bedingungen und Auflagen verknüpft wer den; insbesondere kann die Anonymisierung von Personendaten verlangt werden. 3 Die abliefernden Stellen können jederzeit in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen. Das Archivgut darf jedoch nicht mehr verän dert werden. 4 Vorbehalten bleibt gestützt auf eine Verfügung der abliefernden Stelle: a. die Einsichtgewährung für die Aktenedition in Rechtsstreitigkeiten; b. die Auskunftserteilung und Einsichtgewährung an betroffene Perso nen nach den Datenschutzvorschriften. Die betroffenen Personen können keine Vernichtung oder Berichtigung der Daten verlangen, sondern lediglich deren strittigen oder unrichtigen Charakter vermer ken lassen.

Art. 12

Gewerbliche Nutzung 1 Die Nutzung von Archivgut zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Be willigung des Regierungsrates. Diese kann von einer vertraglichen Rege lung des Nutzungsumfanges und allfälligen Gewinnbeteiligung des Kantons abhängig gemacht werden.

Art. 13

Benützungsordnung 1 Archivgut darf nur ausnahmsweise und nur für öffentliche Zwecke, die Forschung oder zur Benützung durch Amtsstellen ausgeliehen werden. Dabei sind die notwendigen Sicherheitsvorkehren zu treffen. 2 Die Benützung von Archivgut hat in den Räumen und während den or sind für die Benutzenden gesperrt. Abschriften, Kopien, Fotos oder ande re Reproduktionen dürfen nur mit Bewilligung des Staatsarchivs erstellt werden. 5

Art. 14

Belegexemplar 1 Von allen Arbeiten und Publikationen, die ganz oder teilweise auf Archiv gut des Staatsarchivs beruhen, ist diesem ein Belegexemplar unentgelt lich abzugeben.

Art. 15

* ... 5. Schlussbestimmungen

Art. 16

Aufhebung bisherigen Rechts 1 Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung werden die Weisungen über das Staatsarchiv vom 17. Februar 1981 2 ) aufgehoben.

Art. 17

Inkrafttreten 1 Der Regierungsrat bestimmt, wann diese Verordnung in Kraft tritt. 3 ) Sie unterliegt dem fakultativen Referendum. Informationen zum Erlass Ursprüngliche Fundstelle: OGS 1997, 33 geändert durchdas Allgemeine Gebührengesetz vom 21. April 2005, in Kraft seit 1. Juli 2005 (OGS 2005, 29),Nachtrag zum Gesetz über den Datenschutz vom 30. Juni 2023 (OGS 2023, 21), Botschaft und Vorlage des Regierungsrats vom 27. März 2023, Kantonsratssitzungen vom 25. Mai und 30. Juni 2023 (22.23.01), in Kraft seit 1. September 2023 (OGS 2023, 26) 2) OGS 1983, 4 3) Vom Regierungsrat auf 1. Januar 1997 in Kraft gesetzt 6

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 18.10.1996 01.01.1997 Erlass Erstfassung OGS 1997, 33 21.04.2005 01.07.2005

Art. 15

aufgehoben OGS 2005, 29 30.06.2023 01.09.2023

Art. 10 Abs. 1

geändert OGS 2023, 21 7

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 18.10.1996 01.01.1997 Erstfassung OGS 1997, 33

Art. 10 Abs. 1

30.06.2023 01.09.2023 geändert OGS 2023, 21

Art. 15

21.04.2005 01.07.2005 aufgehoben OGS 2005, 29 8