Archivgesetz
Archivgesetz Vom 29. Januar 2004 (Stand 1. September 2020) Der Kantonsrat des Kantons Zug, gestützt auf § 41 Bst. b der Kantonsverfassung 1 ) beschliesst: 1. Allgemeine Bestimmungen
§ 1 Zweck
1 Das Gesetz bezweckt,
a) die Tätigkeit der öffentlichen Archive als Institutionen der authenti - schen Überlieferung, der Rechtssicherheit und der Nachvollziehbar - keit staatlichen Handelns zu regeln;
b) die öffentlichen Archive als Zentren der geschichtlichen Aufarbeitung zu erhalten und die Koordination unter den Archiven zu fördern.
§ 2 Begriffe
1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom In - formationsträger. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel, die für das Verständ - nis der Informationen und deren Nutzung nötig sind.
2 Archivwürdig sind Unterlagen, die rechtlich, administrativ, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvoll und für eine authen - tische Überlieferung wichtig sind.
3 Als Archivgut gelten Unterlagen, die ein Archiv zur Aufbewahrung über - nommen hat. 1) BGS 111.1
4 Archive sind Stellen, die sich mit der Überlieferungs- und der historischen Bewusstseinsbildung befassen, indem sie Unterlagen der Organe überneh - men, dieses Archivgut als Kulturgut dauernd aufbewahren und es für die Öffentlichkeit benutzbar machen. Die Vorarchive der Organe sind keine Ar - chive im Sinne dieses Gesetzes.
5 Folgende Begriffe des kantonalen Datenschutzgesetzes gelten auch für dieses Gesetz: «Personendaten», «Besonders schützenswerte Personenda - ten», «Profiling», «Betroffene Personen», «Kanton», «Gemeinden» und «Organe». *
§ 3 Geltungsbereich
1 Das Gesetz gilt für den Kanton und für die Gemeinden.
2 Es gilt zudem für natürliche und juristische Personen sowie für Personen - gesellschaften des Handelsrechts, soweit ihnen öffentliche Aufgaben über - tragen sind.
3 Organe, welche öffentliche Aufgaben an Personen oder Personengesell - schaften gemäss Abs. 2 übertragen, sind für die Einhaltung dieses Gesetzes verantwortlich. 2. Sicherung der Unterlagen
§ 4 Aufbewahrung
1 Organe, die in Ausübung einer öffentlichen Tätigkeit Unterlagen bearbei - ten, sind verpflichtet, diese bis zum Entscheid über die Archivwürdigkeit aufzubewahren.
§ 5 Verwaltung der Unterlagen
1 Die Organe verwalten ihre Unterlagen systematisch. Die zuständige Exe - kutive erlässt diesbezügliche Vorschriften.
2 Die zuständige Exekutive legt fest, welche archivtauglichen Materialien und Datenformate zu verwenden sind.
3 Das Archiv berät die Organe bezüglich Organisation, Aufbewahrung, Si - cherung und Informatisierung der Unterlagen.
4 Die Organe sind gegenüber dem Archiv in archivischen Belangen aus - kunftspflichtig.
§ 6 Archivwürdigkeit
1 Das Archiv legt im Einvernehmen mit den Organen die Archivwürdigkeit fest.
2 Bei Streitfällen über die Archivwürdigkeit werden die Unterlagen vorläu - fig archiviert.
§ 7 Ablieferung
1 Organe liefern die archivwürdigen Unterlagen dem Archiv ab.
2 Das Archiv vereinbart mit den Organen die Periodizität der Ablieferungen.
3 Das Archiv berät Organe, wie die Unterlagen für die Ablieferung aufzube - reiten sind.
4 Abgelieferte Unterlagen dürfen nicht mehr verändert werden.
5 Personen und Personengesellschaften gemäss § 3 Abs. 2 liefern ihre Un - terlagen einem öffentlichen Archiv ab, sofern sie nicht über eigene Archive verfügen.
§ 8 Archivierung
1 Das Archiv übernimmt die Unterlagen im Original oder in einer gleichwer - tigen Form auf einem substituierenden Datenträger.
2 Das Archiv erschliesst sein Archivgut durch Verzeichnisse und Suchhilfen, damit die Öffentlichkeit das Archivgut benutzen kann.
3 Das Archiv bewahrt das Archivgut sicher und sachgemäss auf.
§ 9 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit
1 Archivgut ist unveräusserlich. Die zuständige Exekutive kann Ausnahmen bewilligen.
2 Dritte können Archivgut auch nicht durch Ersitzung erwerben. 3. Zugänglichkeit des Archivgutes
§ 10 Öffentlichkeit
1 Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfristen öffentlich zugänglich. Die Zugänglichkeit ist unentgeltlich. Für aufwändige Leistungen kann eine Ge - bühr gemäss Verwaltungsgebührentarif vom 11. März 1974 1 ) erhoben wer - den. Die zuständige Exekutive erlässt eine Benützungsordnung. 1) BGS 641.1
2 Während der Dauer von Schutzfristen ist das Archivgut nicht öffentlich zugänglich. Vorbehalten bleiben die Einsichtsrechte gemäss §§ 15 bis 18.
§ 11 Ordentliche Schutzfrist
1 Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre.
2 Unterlagen, die bereits vor ihrer Ablieferung öffentlich zugänglich waren, bleiben dies weiterhin.
§ 12 Verlängerte Schutzfrist
1 Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Profilings und deren Ergebnisse enthält, unterliegt einer verlängerten Schutzfrist von 100 Jahren. Diese entfällt, sofern die betroffene Person einer Einsichtnahme zustimmt. *
2 Die verlängerte Schutzfrist endet vorzeitig, wenn seit dem Tod der betrof - fenen Person 50 Jahre vergangen sind. Der Todesnachweis ist durch diejeni - ge Person zu erbringen, welche in das Archivgut Einsicht nehmen will.
§ 13 Beschränkungen nach Ablauf der Schutzfrist
1 Das Archiv kann bei schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen nach Ablauf der ordentlichen oder der verlängerten Schutzfrist die Einsicht - nahme für einzelne Kategorien von Archivgut oder für Einzelfälle beschrän - ken.
§ 14 Berechnung der Schutzfrist
1 Die ordentliche und die verlängerte Schutzfrist beginnt mit dem Datum des jüngsten Dokuments eines Dossiers bzw. eines Geschäftes zu laufen.
§ 14a * Zugang zu archivierten Dokumenten
1 Der Zugang zu archivierten amtlichen Dokumenten richtet sich nach dem Gesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung (Öffentlichkeitsge - setz) vom 20. Februar 2014 1 ) .
2 Einsicht in das übrige Archivgut wird nach Massgabe der §§ 15–17 gewährt. 1) BGS 158.1
§ 15 Einsichtsrecht für betroffene Personen
1 Das Archiv erteilt betroffenen Personen innerhalb der Schutzfrist Auskunft und gewährt ihnen Einsicht in näher bezeichnetes Archivgut.
2 Das Archiv kann die Auskunftserteilung und die Einsichtnahme aus über - wiegenden Interessen der Öffentlichkeit oder Dritter einschränken, mit Auf - lagen versehen, aufschieben oder verweigern. Die Auskunftserteilung und die Einsichtnahme können auch aufgeschoben oder eingeschränkt werden, wenn sie mit einer rationellen Verwaltungsführung nicht vereinbar sind.
3 Sofern eine betroffene Person Angaben über sie im Archivgut für unrichtig hält, kann sie dies vermerken lassen. Das Archivgut selber darf nicht verän - dert werden.
§ 16 Einsichtsrecht für Organe
1 Das Archiv erteilt Organen innerhalb der Schutzfrist Auskunft und gewährt ihnen Einsicht in das von ihnen abgelieferte Archivgut, sofern dies für die Aufgabenerfüllung der Organe notwendig ist.
§ 17 Einsichtsrecht für Dritte
1 Das Archiv kann Dritten innerhalb der Schutzfrist Auskunft erteilen und ihnen Einsicht in das Archivgut gewähren, wenn keine schutzwürdigen öf - fentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen. Das abliefernde Organ und im Zweifelsfall die betroffene Person werden angehört.
2 Die Auskunftserteilung und Einsichtnahme erfolgt auf schriftliches Ge - such hin. Sie wird bewilligt, sofern ein wichtiger Grund vorliegt, nament - lich für Forschungsarbeiten. Vorbehalten bleibt § 15 Abs. 2 Satz 2.
3 Das Archiv kann mit der Bewilligung Auflagen, namentlich über die wei - tere Verwendung der Informationen, verfügen.
§ 18 Einsichtsrecht in privates Archivgut
1 Das Einsichtsrecht in privates Archivgut, welches das Archiv durch Schen - kungen oder durch Depotverträge mit Dritten übernommen hat, richtet sich nach den entsprechenden Verträgen.
2 Fehlt eine solche Regelung, gelten die Bestimmungen dieses Gesetzes.
4. Organisation
§ 19 Staatsarchiv
1 Das Staatsarchiv ist ein Kompetenzzentrum für das kantonale und gemeindliche Archivwesen. Es
a) fördert das Archivwesen;
b) stellt sein archivisches Wissen den Archiven zur Verfügung;
c) berät und unterstützt unentgeltlich die gemeindlichen Archive;
d) ist befugt, mit den Gemeinden Zusammenarbeitsverträge abzuschlies - sen;
e) fördert die historische Forschung im Bereich der Landes-, Orts- sowie Personengeschichte und regt Publikationen an;
f) setzt sich für die Sicherung von archivwürdigen Unterlagen Dritter ein, wenn sie von kantonaler Bedeutung sind. Es ist befugt, entspre - chende Schenkungs- oder Depotverträge abzuschliessen.
2 Das Staatsarchiv ist das Zentralarchiv für die Organe des Kantons.
§ 20 Gemeindliche Archive
1 Jede Gemeinde führt ein Archiv.
2 Das gemeindliche Archiv nimmt für die Organe der Gemeinde sinngemäss die gleichen Aufgaben wahr wie das Staatsarchiv für die Organe des Kantons. 5. Straf-, Übergangs- und Schlussbestimmungen
§ 21 * Strafbestimmung
1 Mit Busse wird bestraft, wer vorsätzlich Informationen aus Archivgut be - kannt gibt, das der Schutzfrist unterliegt oder auf andere Weise ausdrücklich der Veröffentlichung entzogen ist.
2 Auf Antrag wird mit Busse bestraft, wer vorsätzlich
a) Unterlagen der Archivierung vorenthält, beseitigt oder vernichtet, oder
b) Archivgut verändert oder vernichtet.
§ 22 Änderung des bisherigen Rechts
1 ) 1) Die Änderungen sind in den entsprechenden Erlassen publiziert.
§ 23 Übergangsbestimmungen
1 Die Gemeinden sorgen dafür, dass innert vier Jahren seit Inkrafttreten die - ses Gesetzes das Archivgut sicher und sachgemäss aufbewahrt wird (§ 8 Abs. 3).
§ 24 Inkrafttreten
1 Dieses Gesetz tritt nach unbenützter Referendumsfrist (§ 34 der Kantons - verfassung) oder nach der Annahme durch das Volk am Tage nach der Ver - öffentlichung im Amtsblatt in Kraft 1 ) . 1) Inkrafttreten am 9. April 2004
Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle 29.01.2004 09.04.2004 Erlass Erstfassung GS 28, 55 22.12.2005 01.01.2007 § 21 totalrevidiert GS 28, 635 20.02.2014 10.05.2014 § 14a eingefügt GS 2014/023 30.04.2020 01.09.2020 § 2 Abs. 5 geändert GS 2020/046 30.04.2020 01.09.2020 § 12 Abs. 1 geändert GS 2020/046
Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle Erlass 29.01.2004 09.04.2004 Erstfassung GS 28, 55
§ 2 Abs. 5 30.04.2020
01.09.2020 geändert GS 2020/046
§ 12 Abs. 1 30.04.2020
01.09.2020 geändert GS 2020/046
§ 14a 20.02.2014
10.05.2014 eingefügt GS 2014/023
§ 21 22.12.2005
01.01.2007 totalrevidiert GS 28, 635
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