Gesetz über die Archivierung und das Staatsarchiv

Gesetz über die Archivierung und das Staatsarchiv (ArchG) vom 10.09.2015 (Fassung in Kraft getreten am 01.01.2021) Der Grosse Rat des Kantons Freiburg gestützt auf die Artikel 19 Abs. 2, 22 Abs. 1 und 73 Abs. 3 der Verfassung des Kantons Freiburg vom 16. Mai 2004; nach Einsicht in die Botschaft 2014-DICS-42 des Staatsrats vom 24. Februar

2015; auf Antrag dieser Behörde, beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Ziele

1 Dieses Gesetz regelt die Archivierung der Dokumente der öffentlichen Or - gane nach Artikel 2 und die Aufgaben des Staatsarchivs, um das freiburgi - sche Dokumentarerbe und die Quellen für die wissenschaftliche Forschung zu bewahren, besser zur Geltung zu bringen und zugänglich zu machen sowie um:

a) eine kontinuierliche, effiziente und kontrollierte Archivführung sicher - zustellen;

b) die Rechtssicherheit und die Transparenz der öffentlichen Tätigkeit zu gewährleisten;

c) die berechtigten Interessen von natürlichen und juristischen Personen zu schützen.

Art. 2 Anwendungsbereich

1 Dieses Gesetz gilt für folgende öffentliche Organe:

a) die Organe des Staates, der Gemeinden und der übrigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts;

b) Privatpersonen und Organe privater Institutionen, soweit sie öffentlich- rechtliche Aufgaben erfüllen.

2 Die Kirchen und anerkannten Religionsgemeinschaften sind diesem Gesetz nicht unterstellt. Sie können jedoch die Leistungen nach Artikel 11 beanspru - chen.

Art. 3 Begriffsbestimmungen

1 Im Sinne dieses Gesetzes gelten folgende Begriffsbestimmungen:

a) Archivierung: Prozess, durch den die erstellten oder empfangenen Do - kumente zum Zwecke ihrer Wert- und Sinnerhaltung verwaltet werden, von ihrer Schaffung oder Entgegennahme bis zu ihrer Vernichtung oder endgültigen Aufbewahrung;

b) Dokument: alle Informationen, die sich auf Trägern jeder Art, auch elektronischen Datenträgern, befinden sowie alle ergänzenden Daten, die nötig sind, um die Informationen aufzufinden, zu verstehen und zu benutzen;

c) Laufendes Archiv und Zwischenarchiv: sämtliche Dokumente, die zur Abwicklung der Geschäfte benötigt und danach aufbewahrt werden, um diese Abwicklung zu belegen, solange dies rechtlich oder administrativ erforderlich ist;

d) Historisches Archiv: sämtliche Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, um die Geschäfte abzuwickeln oder die Abwicklung zu bele - gen, und die aufgrund ihrer Archivwürdigkeit endgültig aufbewahrt werden;

e) Archivwürdigkeit: Eigenschaft eines Dokumentes, das angesichts der Zwecke dieses Gesetzes für die Geschichte und für das Kulturerbe von erheblicher und dauerhafter Bedeutung ist;

f) Schutzfrist: Dauer, während der die Einsichtnahme in das historische Archiv bewilligungspflichtig ist;

g) Eröffnungs- und Abschlussdatum eines archivierten Dossiers: Datum, an dem das erste beziehungsweise letzte Dokument mit direktem Bezug zur Abwicklung des betreffenden Geschäfts in ein archiviertes Dossier aufgenommen wurde.

Art. 4 Integrität der historischen Archive

1 Die historischen Archivbestände dürfen nicht verändert werden. Betroffene Personen können den Dokumenten einen Vermerk über ihren umstrittenen Charakter oder den Beweis ihrer Unrichtigkeit beifügen lassen; Vermerke müssen ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein.

Art. 5 Unveräusserlichkeit und Unersitzbarkeit

1 Das Archivgut der Behörden ist ein unveräusserliches Kulturgut. Es kann nicht durch Ersitzung erworben werden.

2 Organisation der Archivierung

Art. 6 Führung der laufenden Archive und der Zwischenarchive

1 Die öffentlichen Organe sind für ihre laufenden Archive und Zwischenar - chive zuständig. Sie führen sie gemäss den Grundsätzen dieses Gesetzes, der Ausführungsbestimmungen und der Richtlinien des Staatsarchivs. Verwal - tungsregeln, insbesondere finanzieller Art, die in anderen Gesetzen oder Re - glementen vorgeschrieben sind, bleiben vorbehalten.

2 Für die Verwaltung, Ordnung und Aufbewahrung der Dokumente setzen die öffentlichen Organe Verfahren und Systeme ein, welche die Integrität, die Authentizität, die Zugänglichkeit und die Sicherheit der Dokumente gewährleisten.

3 Das Ausführungsreglement legt die Mindestanforderungen für die Instru - mente der Dokumentenverwaltung fest.

Art. 7 Ablieferung an das Staatsarchiv

1 Die öffentlichen Organe bieten dem Staatsarchiv alle Dokumente an, die sie nicht mehr benötigen, um ihre Geschäfte abzuwickeln oder diese Abwicklung zu belegen. Die Artikel 10 und 11 bleiben vorbehalten.

2 Das Staatsarchiv entscheidet in Absprache mit den öffentlichen Organen über die Archivwürdigkeit der Dokumente.

3 Die ausgewählten Dokumente werden dem Staatsarchiv abgeliefert. Die üb - rigen Dokumente werden gemäss Artikel 8 vernichtet.

4 Das Bewertungs- und Ablieferungsverfahren wird im Ausführungsregle - ment näher umschrieben.

5 Die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit können ermächtigt werden, ihre historischen Archive selber aufzubewahren; das gilt auch für die Organe privater Institutionen, soweit sie öffentliche Aufgaben erfüllen, die ihnen vom Staat übertragen wurden. Die Bedingungen für die Aufbewahrung wer - den in einer Vereinbarung mit dem Staatsarchiv geregelt.

Art. 8 Verbot der Vernichtung ohne Zustimmung

1 Dokumente, die dem Staatsarchiv angeboten werden müssen, dürfen ohne dessen Zustimmung nicht vernichtet werden.

2 Das Ausführungsreglement sieht Ausnahmen vor. Es regelt das Zustim - mungsverfahren und die Vernichtungsart.

Art. 9 Elektronische Dokumente

1 Bei der Konzeption oder Auswahl ihrer Informationssysteme berücksichti - gen die öffentlichen Organe die Anforderungen der Archivierung, um die Lesbarkeit der elektronischen Daten langfristig zu gewährleisten.

Art. 10 Führung der kommunalen und interkommunalen Archive

1 Die Gemeinden und Gemeindeverbände führen ihre Archive autonom. Sie bewahren ihre historischen Archive selber auf oder hinterlegen sie beim Staatsarchiv. Die Bedingungen für die Hinterlegung werden in einer Verein - barung geregelt.

2 Der Gemeinderat oder das Exekutivorgan des Verbandes ist für die gute Führung des Archivs der betreffenden Gemeinschaft oder Körperschaft ver - antwortlich.

3 Die genannten Organe haben auf der Ebene der Gemeinde oder des Gemeindeverbandes dieselben Befugnisse wie diejenigen, die in die - sem Abschnitt dem Staatsarchiv übertragen werden. Sie können diese Zustän - digkeit delegieren.

4 Die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit können von der Gemeinschaft oder Körperschaft, zu der sie gehören, ermächtigt werden, ihre historischen Archive selber aufzubewahren; das gilt auch für die Organe pri - vater Institutionen, soweit sie öffentliche Aufgaben erfüllen, die ihnen von ei - ner Gemeinde oder einem Gemeindeverband übertragen wurden. Die Bedin - gungen für die Aufbewahrung werden in einer Vereinbarung mit der betref - fenden Gemeinschaft oder Körperschaft geregelt.

Art. 11 Führung der Archive der anerkannten Kirchen und Religionsge -

meinschaften

1 Die anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften, die kirchlichen Körperschaften und die juristischen Personen des Kirchenrechts führen ihre Archive unabhängig. Sie bewahren ihre historischen Archive selber auf oder hinterlegen sie beim Staatsarchiv.

2 Das Staatsarchiv kann sie in der Organisation und Führung ihrer Archive beraten.

3 Staatsarchiv

Art. 12 Aufgaben gegenüber dem Staat

1 Das Staatsarchiv sorgt dafür, dass die historischen Archive der Kantonsbe - hörden gebildet werden, stellt ihre Aufbewahrung sicher und ermöglicht die Einsichtnahme. Als kulturelle Institution des Staates trägt es zu deren kultur - erblicher, kultureller und wissenschaftlicher Erschliessung bei. Zu diesem Zweck obliegen ihm insbesondere folgende Aufgaben:

a) Es berät und unterstützt die Staatsorgane bei der Führung ihrer Archive, erlässt diesbezügliche Richtlinien, sorgt für deren Anwendung, insbe - sondere durch regelmässige Inspektionen, und zeigt wenn nötig gesetz- oder reglementwidrige Zustände an.

b) Es bewertet das Archivgut der Staatsorgane, wählt das historische Ar - chivgut aus und übernimmt es, bewilligt Vernichtungen.

c) Es bewahrt die historischen Archive auf und inventarisiert sie, gewährleistet ihre Zugänglichkeit und bringt sie besser zur Geltung, insbesondere indem es die dauerhafte Aufbewahrung elektronischer Dokumente und die Restaurierung der Sammlungen gewährleistet.

d) Es bietet der Bevölkerung, den Studierenden aller Bildungsstufen sowie den Forscherinnen und Forschern Informationsmittel an und berät sie bei der Suche.

e) Es nimmt Dokumente, die eine offensichtliche Bedeutung für die Frei - burger Geschichte oder einen signifikanten Bezug zum Kanton Freiburg haben, als Geschenk oder zur Aufbewahrung entgegen oder erwirbt sie.

f) Es arbeitet mit den Institutionen, die ähnliche Ziele verfolgen, zusam - men.

g) Es nimmt zu Entwürfen für Gemeindewappen Stellung.

h) Es führt eine historische und professionelle Bibliothek und Dokumenta - tion.

2 Die Befugnisse des Staatsarchivs gemäss Absatz 1 Bst. a–c gelten auch für die Organe, die für die Archive der Institutionen im Sinne von Artikel 7 Abs.

5 zuständig sind, soweit diese ihre historischen Archive selber aufbewahren.

Art. 13 Aufgaben gegenüber den Gemeinden, den Gemeindeverbänden

und Dritten

1 Bei den Archiven der Gemeinden und der Gemeindeverbände hat das Staatsarchiv den Auftrag, die Behörden zu beraten und die Personen zu unter - stützen, die mit ihrer Führung betraut sind. Das Staatsarchiv kann die Archi - ve der Gemeinden und der Gemeindeverbände auf Anfrage der Behörden in - spizieren, der Gemeinde oder dem Gemeindeverband Bericht erstatten und gesetz- oder reglementwidrige Zustände nötigenfalls der Oberamtsperson melden.

2 Das Staatsarchiv hat auch den Auftrag, auf Anfrage Privatpersonen zu bera - ten, die im Besitz von Dokumenten von offensichtlicher Bedeutung für die Geschichte sind.

4 Zugang zu den historischen Archiven

Art. 14 Grundsätze

1 Bis zum Ablauf der Schutzfrist gemäss den Artikeln 15 und 16 richtet sich die Einsichtnahme in die historischen Archivbestände nach der Gesetzgebung über die Information und den Zugang zu Dokumenten.

2 Nach Ablauf der Schutzfrist ist die Einsichtnahme frei; Artikel 16 Abs. 4 bleibt vorbehalten.

3 Die Einsichtnahme ist unentgeltlich. Für besondere Leistungen kann eine Gebühr erhoben werden.

4 Die Einsichtnahme kann beschränkt werden, wenn der Zustand der Doku - mente es erfordert.

5 Die Einsichtnahme in private Archivbestände richtet sich nach den Verein - barungen mit der Donatorin oder dem Donator oder der Hinterlegerin oder dem Hinterleger. Gibt es keine solchen Vereinbarungen, so gelten die Be - stimmungen dieses Gesetzes.

Art. 15 Ordentliche Schutzfrist

1 Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre. Sie gilt für alle Dokumente mit Ausnahme derjenigen nach Artikel 16.

2 Die Frist beginnt mit dem Datum des Abschlusses des Dossiers zu laufen; für ein einzelnes Dokument beginnt sie mit dem Datum seiner Erstellung.

Art. 16 Besondere Schutzfrist

1 Dokumente, die nach Personennamen geordnet sind und besonders schüt - zenswerte Personendaten enthalten, unterliegen einer besonderen Schutzfrist, es sei denn, die betreffende Person habe einer Einsichtnahme zugestimmt.

2 Die Frist beträgt 10 Jahre ab dem Sterbedatum der betreffenden Person be - ziehungsweise 100 Jahre nach ihrer Geburt, wenn das Sterbedatum unbe - kannt ist und nicht ohne unverhältnismässigen Aufwand bestimmt werden kann. Wenn weder das Sterbe- noch das Geburtsdatum auffindbar sind, endet die Frist 100 Jahre nach dem Abschluss des Dossiers. Die besondere Schutz - frist darf auf keinen Fall kürzer sein als die ordentliche Schutzfrist.

3 Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut ein überwiegendes öf - fentliches oder privates Interesse gegen die freie Einsichtnahme durch Dritte, so kann der Staatsrat ihre Schutzfrist durch Verordnung um höchstens 20 Jahre verlängern. Bei Dokumenten der Gemeinden ist der Gemeinderat zu - ständig.

4 Besteht im Einzelfall bei Archivgut ein überwiegendes öffentliches oder pri - vates Interesse gegen die freie Einsichtnahme durch Dritte, so kann das Staatsarchiv oder das öffentliche Organ, das die Dokumente abgeliefert hat, die Schutzfrist durch Verfügung um eine befristete Dauer verlängern. Bei Dokumenten der Gemeinden ist der Gemeinderat zuständig.

5 Die Bestimmungen anderer Gesetze, die für bestimmte Arten von Doku - menten besondere Schutzfristen vorsehen, sind vorbehalten.

Art. 17 Einsichtnahme durch öffentliche Organe

1 Die abliefernden öffentlichen Organe können jederzeit in die von ihnen ab - gelieferten Dokumente Einsicht nehmen. Absatz 2 bleibt vorbehalten.

2 Dokumente, die nach Personennamen geordnet sind und besonders schüt - zenswerte Personendaten enthalten, kann das abliefernde öffentliche Organ während der Schutzfrist nur einsehen, wenn es diese benötigt:

a) als Beweismittel;

b) zum Zwecke der Gesetzgebung oder Rechtsprechung;

c) für statistische Auswertungen;

d) für einen Entscheid über ein Einsichtsgesuch.

5 Strafbestimmungen

Art. 18

1 Wer vorsätzlich archivwürdige Dokumente fälscht, ohne Bewilligung ver - nichtet oder auf andere Weise der Archivierung entzieht, wird mit Busse be - straft.

2 Ebenfalls mit Busse wird bestraft, wer vorsätzlich und ohne Bewilligung In - formationen aus Archivgut, das einer Schutzfrist unterliegt, öffentlich macht.

6 Schlussbestimmungen

Art. 19 Änderung bisherigen Rechts – Gemeinden

1 Das Gesetz vom 25. September 1980 über die Gemeinden (SGF 140.1) wird wie folgt geändert:

...

Art. 20 Änderung bisherigen Rechts – Kulturelle Institutionen des Staa -

tes

1 Das Gesetz vom 2. Oktober 1991 über die kulturellen Institutionen des Staa - tes (SGF 481.0.1) wird wie folgt geändert:

...

Art. 21 Inkrafttreten und Referendum

1 Der Staatsrat bestimmt das Inkrafttreten dieses Gesetzes. 1 )

2 Dieses Gesetz untersteht dem Gesetzesreferendum. Es untersteht nicht dem Finanzreferendum.

1) Datum des Inkrafttretens: 1. Januar 2016 (StRB 03.11.2015).

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

10.09.2015 Erlass Grunderlass 01.01.2016 2015_088

14.10.2016 Art. 16 geändert 01.01.2016 2015_088a

21.08.2020 Art. 10 Abs. 1 geändert 01.01.2021 2020_098

21.08.2020 Art. 10 Abs. 2 geändert 01.01.2021 2020_098

21.08.2020 Art. 10 Abs. 3 geändert 01.01.2021 2020_098

21.08.2020 Art. 10 Abs. 4 geändert 01.01.2021 2020_098

21.08.2020 Art. 13 Titel geändert 01.01.2021 2020_098

21.08.2020 Art. 13 Abs. 1 geändert 01.01.2021 2020_098 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 10.09.2015 01.01.2016 2015_088