Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen

I F/2 Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (VIDAG) Vom 8. November 2022 (Stand 1. Januar 2023) Der Regierungsrat, gestützt auf Artikel 99 Absatz 1 Buchstabe b der Kantonsverfassung 1 ) , erlässt: 1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

1 Diese Verordnung regelt in Ergänzung zu den gesetzlichen Bestimmungen:

a. den Zugang zu amtlichen Dokumenten;

b. die Bearbeitung von Personendaten durch öffentliche Organe;

c. die Archivierung amtlicher Dokumente.

Art. 2 Geltungsbereich

1 Unter Vorbehalt besonderer Bestimmungen findet diese Verordnung auf sämtliche in Artikel 4 Absatz 1 IDAG definierten öffentlichen Organe Anwen - dung. 2. Öffentlichkeitsprinzip

Art. 3 Virtuelles Dokument

1 Als ein durch einen einfachen elektronischen Vorgang aus aufgezeichneten Informationen erstelltes amtliches Dokument (Art. 3 Abs. 3 IDAG) gilt eine Auswertung, die:

a. sich entweder direkt mit Hilfe von oder indirekt durch einen Daten - export aus Informatikmitteln erzeugen lässt; und

b. keinen erheblichen Erstellungs- und Nachbearbeitungsaufwand erfordert.

Art. 4 Behandlung des Zugangsgesuchs

1 Das öffentliche Organ, an welches das Gesuch gerichtet ist, leitet dieses zur Behandlung weiter, wenn es amtliche Dokumente betrifft, die sich im Besitz eines anderen öffentlichen Organs befinden. 1) GS I A/1/1 SBE 2022 48 1

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Art. 5 Präzisierung des Zugangsgesuchs

1 Das öffentliche Organ kann von der gesuchstellenden Person eine Präzi - sierung verlangen, falls es ihm nicht ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist, zu bestimmen, auf welche amtlichen Dokumente sich das Ge - such bezieht.

2 Unterbleibt die Präzisierung innert der angesetzten Frist, wird das Zu - gangsgesuch gegenstandslos. 3. Datenschutz 3.1. Begriffe

Art. 6 Besonders schützenswerte Personendaten

1 Als besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 Abs. 2 IDAG) gelten insbesondere:

a. Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerk - schaftliche Ansichten oder Tätigkeiten;

b. Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörig - keit zu einer Rasse oder Ethnie;

c. genetische Daten;

d. biometrische Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifi - zieren;

e. Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen;

f. Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe und des Kindes- und Erwachsenenschutzes.

Art. 7 Stammdaten

1 Als Stammdaten (Art. 5 Abs. 3 IDAG) gelten:

a. Name;

b. Vorname;

c. Adresse;

d. Geburtstag;

e. Heimatort. 3.2. Datensicherheit

Art. 8 Verantwortlichkeiten

1 Die für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlichen öffentlichen Or - gane (Art. 32 IDAG) sind auch für die Einhaltung der Datensicherheit verant - wortlich.

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2 Ausgehend von den Schutzzielen beurteilen sie:

a. den Schutzbedarf;

b. die Risiken;

c. die zu ergreifenden technischen und organisatorischen Massnah - men und deren Angemessenheit.

3 Die öffentlichen Organe sorgen dafür, dass die Informatikmittel, welche sie zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben einsetzen, angemessen vor Miss - brauch und Störung geschützt werden.

Art. 9 Schutzziele

1 Die öffentlichen Organe sorgen dafür, dass Sach- und Personendaten ih - rem Schutzbedarf entsprechend:

a. nur Berechtigten zugänglich sind (Vertraulichkeit);

b. bei Bedarf verfügbar sind (Verfügbarkeit);

c. nicht unberechtigt oder unbeabsichtigt verändert, vernichtet oder gelöscht werden (Integrität);

d. nachvollziehbar bearbeitet werden (Nachvollziehbarkeit).

Art. 10 Schutzbedarf

1 Der Schutzbedarf orientiert sich insbesondere an:

a. der Art der bearbeiteten Sach- und Personendaten;

b. dem Risiko einer Persönlichkeits- oder Grundrechtsverletzung für die betroffenen Personen;

c. der Art der Datenbearbeitung, insbesondere bei Verwendung ris - kanter oder neuer Technologien, Mechanismen oder Verfahren;

d. der Anzahl von der Datenbearbeitung betroffener Personen;

e. dem Umfang der bearbeiteten Sach- und Personendaten.

2 Für den Einsatz von Informatikmitteln kann der zuständige Informatikdienst abhängig vom Schutzbedarf Sicherheitsstufen und Mindestanforderungen für die Datensicherheit festlegen.

Art. 11 Risikobeurteilung

1 Die öffentlichen Organe prüfen zusammen mit dem für sie zuständigen In - formatikdienst ihre Informatikmittel und sonstigen Sammlungen von Sach- und Personendaten mit Blick auf die Eintretenswahrscheinlichkeit und die möglichen Folgen einer Verletzung der Datensicherheit.

2 Sie ergreifen auf der Grundlage der Ergebnisse der Risikobeurteilung angemessene technische und organisatorische Massnahmen. 3

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Art. 12 Technische und organisatorische Massnahmen

1 Zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Wahrung des Datenschut - zes können insbesondere die folgenden technischen und organisatorischen Massnahmen ergriffen werden:

a. Zugangsbeschränkungen: unbefugten Personen ist der Zugang zu Einrichtungen, in denen Sach- und Personendaten bearbeitet wer - den, zu verwehren;

b. Benutzerkontrollen: unbefugten Personen ist die Benutzung von Informatikmitteln, mit denen Sach- und Personendaten bearbeitet werden, zu verwehren;

c. Datenträgerkontrollen: unbefugten Personen ist das Lesen, Kopie - ren, Verändern oder Entfernen von Datenträgern zu verunmögli - chen;

d. Zugriffsbeschränkungen: der Zugriff ist auf diejenigen Sach- und Personendaten zu beschränken, welche die berechtigten Perso - nen für die Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen;

e. Bearbeitungsbeschränkungen: das unbefugte Bearbeiten von Sach- und Personendaten wird verhindert;

f. Eingabekontrollen: bei der Verwendung von Informatikmitteln muss nachträglich überprüft werden können, welche Sach- und Personendaten zu welcher Zeit und von welcher Person eingege - ben wurden;

g. Transportsicherung: bei der Bekanntgabe von Sach- und Perso - nendaten sowie beim Transport von Datenträgern ist zu verhin - dern, dass die Daten unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder ge - löscht werden können;

h. Empfängeridentifikation: Datenempfänger, denen Sach- und Per - sonendaten bekannt gegeben werden, müssen identifiziert werden können;

i. Kontinuitätssicherung: Vorkehrungen werden getroffen, damit bei einem Ausfall von Informatikmitteln wichtige Funktionen möglichst rasch weiter erfüllt werden können;

j. Generationenfolgesicherung: Vorkehrungen werden getroffen, dass Sach- und Personendaten infolge technologischen Wandels beim Einsatz von Informatikmitteln dauerhaft erhalten werden kön - nen.

2 Die zu ergreifenden Massnahmen sind angemessen, wenn sie sich eignen, dem Risiko einer Verletzung der Datensicherheit und des Datenschutzes ef - fektiv zu begegnen.

3 Die öffentlichen Organe prüfen periodisch die Angemessenheit der in ihrer Organisation ergriffenen Sicherheitsmassnahmen und passen diese bei Be - darf an.

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4 Dabei tragen die öffentlichen Organe den Grundsätzen der Zweckmässig - keit, der Wirtschaftlichkeit, dem Stand der jeweiligen Technik und der Be - nutzerfreundlichkeit Rechnung.

Art. 13 Protokollierung

1 Öffentliche Organe protokollieren die Bearbeitung von Sach- und Perso - nendaten mit Informatikmitteln, wenn technische und organisatorische Massnahmen (Art. 12) zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Wah - rung des Datenschutzes nicht genügen.

2 Eine Protokollierung hat insbesondere dann zu erfolgen, wenn sonst nach - träglich nicht festgestellt werden kann, ob die Sach- und Personendaten für diejenigen Zwecke bearbeitet wurden, für die sie erhoben oder bekannt ge - geben worden sind. 3.3. Informationspflicht

Art. 14 Modalitäten der Informationspflicht

1 Das öffentliche Organ teilt der betroffenen Person die Information über die Beschaffung von Personendaten (Art. 21 Abs. 1 IDAG) in präziser, verständli - cher und leicht zugänglicher Form mit.

2 Ist die betroffene Person nicht zur Auskunft verpflichtet, weist das öffentli - che Organ sie bei der Beschaffung von Personendaten auf die Freiwilligkeit hin.

Art. 15 Ausnahmen von der Informationspflicht

1 In Ergänzung zu Artikel 21 Absatz 3 IDAG entfällt die Informationspflicht auch, wenn:

a. Personendaten zum Zweck der Einhaltung der Datensicherheit be - arbeitet werden;

b. Personendaten für archivische Zwecke bearbeitet werden. 3.4. Datenbekanntgabe

Art. 16 Schutzwürdige Interessen

1 Verlangt die gesuchstellende Person eine Bekanntgabe von Personenda - ten gestützt auf Artikel 23 Absatz 1 Buchstabe d IDAG oder die Aufhebung einer Datensperre gestützt auf Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe c IDAG, so hat sie konkret aufzuzeigen, wozu ihr die nachgefragten Informationen dienen sollen.

2 Ein allgemeines Interesse, das sich aus dem Umstand ergibt, dass zwi - schen den Personen eine rechtliche, wirtschaftliche oder persönliche Bezie - hung besteht, genügt für den Nachweis nicht. 5

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3 Gesuchstellende Personen, welche die Bekanntgabe von Personendaten gestützt auf Artikel 23 Absatz 1 Buchstabe f IDAG verlangen, können den Nachweis der Gemeinnützigkeit anhand des Gütesiegels der Zertifizierungs - stelle für gemeinnützige nicht gewinnorientierte Organisationen (Zewo-Güte - siegel) oder der entsprechenden Anerkennung durch die zuständigen Steu - erbehörden erbringen.

Art. 17 Angemessener Datenschutz

1 Ein angemessener Datenschutz für die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland (Art. 24 Abs. 1 IDAG) liegt vor, wenn:

a. der Bund festgestellt hat, dass die Gesetzgebung des Empfänger - landes oder das internationale Organ einen angemessenen Schutz gewährleistet (Länderliste);

b. bei einem Nichteintrag auf der Länderliste des Bundes ein ange - messener Datenschutz durch andere Mittel gewährleistet ist.

2 Die Fachstelle Datenschutz legt fest, welche anderen Mittel geeignet sind, einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten.

3 Die Bekanntgabe von Personendaten in ein Empfängerland oder an ein in - ternationales Organ ohne angemessenen Datenschutz im Einzelfall (Art.

24 Abs. 2 IDAG) bleibt vorbehalten. 3.5. Bearbeitung von Personendaten zu besonderen Zwecken

Art. 18 Datenbearbeitung im Auftrag

1 Das auftraggebende öffentliche Organ wählt seinen Auftragsdatenbearbei - ter unter besonderer Berücksichtigung der Einhaltung der Datensicherheit und des Datenschutzes sorgfältig aus.

2 Vertraglich festzulegen sind insbesondere:

a. Gegenstand und Dauer des Auftrags;

b. Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Datenbearbeitung, die Art der Daten und der Kreis der betroffenen Personen;

c. die zur Einhaltung der Datensicherheit zu treffenden technischen und organisatorischen Massnahmen, deren Kontrolle und Doku - mentation;

d. Durchsetzung von Ansprüchen betroffener Personen;

e. Verpflichtung zur Verschwiegenheit und Überbindung dieser Pflicht auf alle Datenbearbeitenden;

f. allfällige Berechtigung zur Vergabe von Unteraufträgen und damit einhergehende Verpflichtungen;

g. Kontrollrechte des auftraggebenden öffentlichen Organs und sei - ner Aufsichtsbehörden sowie entsprechende Duldungs- und Mit - wirkungspflichten des Auftragsdatenbearbeiters;

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h. Mitteilungspflicht des Auftragsdatenbearbeiters bei Verletzungen der Datensicherheit;

i. Weisungsbefugnisse des auftraggebenden öffentlichen Organs;

j. die Rückgabe überlassener Daten und Datenträger sowie die Ver - nichtung oder Löschung von beim Auftragsdatenbearbeiter ge - speicherter Daten;

k. anwendbares Recht und Gerichtsstand.

3 Die Verpflichtung zur Einhaltung der Datensicherheit und des Datenschut - zes kann mit der Vereinbarung einer Konventionalstrafe gesichert werden.

Art. 19 Überwachung mit optisch-elektronischen Anlagen

1 Die Überwachung mit optisch-elektronischen Anlagen ist sachlich, räum - lich und zeitlich auf das zum Erreichen des konkreten Zwecks Erforderliche zu beschränken.

2 Die Fachstelle Datenschutz führt ein öffentlich zugängliches Verzeichnis von Videoüberwachungen.

3 Das Verzeichnis gibt insbesondere Auskunft über:

a. den überwachten Ort;

b. den Überwachungszweck;

c. die Art der Überwachung;

d. den Überwachungsperimeter;

e. die Anzahl eingesetzter Kameras;

f. das für die Überwachung verantwortliche öffentliche Organ.

Art. 20 Datenbearbeitung zu Testzwecken

1 Das öffentliche Organ legt der Fachstelle Datenschutz spätestens zwei Jahre nach der Aufnahme der Testphase einen Evaluationsbericht vor.

2 Es schlägt darin die Fortführung, Einstellung oder Überführung des Pilot - betriebs in den ordentlichen Betrieb vor. 3.6. Aufbewahrung und Vernichtung

Art. 21 Aufbewahrungsfristen

1 Die Aufbewahrungsfristen bestimmen, für welche Dauer den öffentlichen Organen Sach- und Personendaten zur Erfüllung ihrer Aufgaben sowie zu Beweis- und Sicherungszwecken zur Verfügung stehen müssen, bevor sie dem zuständigen Archiv für archivische Zwecke angeboten werden müssen.

2 Die öffentlichen Organe legen in Absprache mit dem zuständigen Archiv die minimalen Aufbewahrungsfristen für ihre Sach- und Personendaten fest.

3 Nach Ablauf der minimalen Aufbewahrungsfrist dürfen Sach- und Perso - nendaten nur mit Zustimmung des zuständigen Archivs vernichtet oder ge - löscht werden. 7

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4 Vom zuständigen Archiv nicht übernommene Sach- und Personendaten, die nicht weiterhin zur Aufgabenerfüllung des öffentlichen Organs oder zu Beweis- und Sicherungszwecken benötigt werden, müssen spätestens

30 Jahre nach Ablauf der minimalen Aufbewahrungsfrist vernichtet oder ge - löscht werden.

5 Spezialgesetzliche Bestimmungen bleiben vorbehalten. 3.7. Durchsetzung des Datenschutzes

Art. 22 Datenschutznachweis

1 Die Anforderungen an den Nachweis zur Einhaltung des Datenschutzes (Art.

32 Abs. 3 IDAG) richten sich nach den Vorgaben der Fachstelle Daten - schutz. Er kann auch durch Zertifizierung erbracht werden. Diese richtet sich nach den Vorschriften des Bundes.

2 Die öffentlichen Organe erbringen den Nachweis bis spätestens fünf Jahre nach Inkrafttreten dieser Verordnung. Sie können ihn einzeln oder zusam - men mit anderen öffentlichen Organen erbringen.

3 Die öffentlichen Organe haben den Nachweis des Datenschutzes regel - mässig, spätestens aber alle fünf Jahre neu zu erbringen.

Art. 23 Pflicht zur Datenschutz-Folgenabschätzung

1 Die Pflicht der öffentlichen Organe zur Durchführung einer Datenschutz- Folgenabschätzung (Art. 33 IDAG) ist auf die Einführung und Erweiterung von Informatikmitteln, mit denen Personendaten bearbeitet werden, be - schränkt.

2 Ein hohes Risiko für die Persönlichkeit und die Grundrechte der betroffe - nen Personen nach Artikel 33 Absatz 1 IDAG ist voraussichtlich gegeben, wenn:

a. die eingesetzten Informatikmittel Profiling ermöglichen;

b. besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet werden;

c. Personendaten von einer Vielzahl betroffener Personen bearbeitet werden;

d. Bearbeitungen von Personendaten durch Auftragsdatenbearbeiter durchgeführt werden;

e. zwei oder mehrere öffentliche Organe Personendaten gemeinsam bearbeiten.

3 Ergänzend zu Artikel 33 Absatz 3 IDAG können die öffentlichen Organe auf die Datenschutz-Folgenabschätzung verzichten, sofern und soweit die Da - tenbearbeitungen bereits in den gesetzlichen Grundlagen ausdrücklich gere - gelt werden.

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4 Die öffentlichen Organe teilen der Fachstelle Datenschutz das dokumen - tierte Ergebnis der Datenschutz-Folgenabschätzung unabhängig davon mit, ob die Einführung oder Erweiterung von Informatikmitteln eine Vorab-Kon - sultation bedingt oder nicht.

Art. 24 Anforderungen an die Datenschutz-Folgenabschätzung

1 Die Datenschutz-Folgenabschätzung benennt mindestens:

a. das verantwortliche öffentliche Organ, die rechtliche Grundlage, den Zweck und eine systematische Beschreibung der geplanten Datenbearbeitungen, insbesondere in Bezug auf die zu bearbei - tenden Personendaten;

b. eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismässigkeit der Datenbearbeitungen in Bezug auf den Zweck, wobei potenziell mildere Mittel zu erörtern sind;

c. eine Bewertung der Risiken für die Persönlichkeit und die Grund - rechte der betroffenen Personen;

d. die technischen und organisatorischen Massnahmen, die zur Be - wältigung der Risiken geplant sind, insbesondere in Bezug auf Da - tenbearbeitungen im Auftrag.

Art. 25 Vorab-Konsultation

1 Zusammen mit dem Gesuch um Vorab-Konsultation reicht das öffentliche Organ das dokumentierte Ergebnis der Datenschutz-Folgenabschätzung ein.

2 Die Konsultation ist abgeschlossen, wenn die Fachstelle Datenschutz die Anwendung für unbedenklich erklärt oder eine Empfehlung (Art. 58 Abs. 3 IDAG) abgegeben hat.

3 Das öffentliche Organ führt die geplanten Datenbearbeitungen erst nach Abschluss der Konsultation durch.

Art. 26 Öffentliche Bekanntmachung von Datensicherheitsverletzungen

1 Erscheint eine individuelle Information über Verletzungen der Datensicher - heit aufgrund der Vielzahl betroffener Personen als unverhältnismässig (Art. 35 Abs. 5 Bst. b IDAG), kann die Information durch öffentliche Bekannt - machung in geeigneter Form erfolgen. 3.8. Rechte der Betroffenen

Art. 27 Bestätigung und Aufhebung der Datensperre

1 Die Datensperre ist der betroffenen Person in geeigneter Form zu bestäti - gen. 9

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2 Das Gesuch um Aufhebung der Datensperre ist schriftlich oder elektro - nisch zu stellen. 3.9. Aufsichts- und Kontrollorgan

Art. 28 Stellvertretung

1 Der Regierungsrat bezeichnet nach Rücksprache mit der Leitung der Fach - stelle Datenschutz deren Stellvertretung für Ausstandsfälle und längere Ab - wesenheiten.

2 Vorbehalten bleibt eine anderweitige Stellvertretungsregelung für eine kantonsübergreifende Aufsichtsstelle (Art. 59 IDAG).

Art. 29 Stellungnahmerecht

1 Die öffentlichen Organe unterbreiten der Fachstelle Datenschutz Rechtset - zungsprojekte und beabsichtigte Massnahmen, welche für den Datenschutz erheblich sind (Art. 57 Abs. 1 Bst. c IDAG), unaufgefordert zur Stellungnah - me.

Art. 30 Anzeige

1 Die Fachstelle Datenschutz wird auf eine Anzeige hin aufsichtsrechtlich tä - tig, wenn sich daraus Tatsachen ergeben, die ein Einschreiten im öffentli - chen Interesse erfordern.

2 Liegen hingegen Tatsachen vor, deren Behandlung nicht im öffentlichen In - teresse liegt, so verweist die Fachstelle Datenschutz die anzeigende Person auf den Weg des Individualrechtsschutzes.

3 Die Möglichkeit einer Vermittlung (Art. 57 Abs. 1 Bst. e IDAG) bleibt vorbe - halten.

Art. 31 Fristansetzung

1 Stellt die Fachstelle Datenschutz fest, dass Vorschriften über den Daten - schutz verletzt werden und gibt sie eine Empfehlung ab, so setzt sie dem öf - fentlichen Organ eine angemessene Frist, um zu erklären, ob es der Empfeh - lung folgt oder nicht. 4. Archivwesen 4.1. Aktenführung und Aktenaufbewahrung

Art. 32 Aktenführung

1 Die öffentlichen Organe führen die amtlichen Dokumente vollständig, sys - tematisch und nachvollziehbar.

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2 Die Aktenführung erfolgt nach einem Ordnungssystem und in der Regel in digitaler Form.

3 Das Ordnungssystem bildet Grundlage für die spätere Archivierung. Ände - rungen des Ordnungssystems dürfen nur in Zusammenarbeit mit dem zu - ständigen Archiv erfolgen. Es ist bei der Planung des Einsatzes neuer Infor - matikmittel, in welchen amtliche Dokumente abgelegt werden, frühzeitig mit einzubeziehen und kann eine Überarbeitung des Ordnungssystems verlan - gen.

4 Jedes öffentliche Organ bezeichnet eine für das Ordnungssystem und die weitere Organisation der Ablage verantwortliche Person.

5 Die Digitalisierung physischer amtlicher Dokumente richtet sich nach den Vorgaben des zuständigen Archivs.

Art. 33 Aktenaufbewahrung

1 Die öffentlichen Organe bewahren ihre amtlichen Dokumente sachgerecht und sicher auf.

2 Sie schützen sie vor Missbrauch, Beschädigung und Verlust. Dabei achten sie auf die Verwendung alterungsbeständiger Informationsträger und von Hilfsmitteln, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten.

3 Sie sind für ihre amtlichen Dokumente bis zum Ablauf der Aufbewahrungs - fristen gemäss Artikel 21 Absatz 2 bzw. bis zu ihrer Vernichtung oder Lö - schung verantwortlich.

Art. 34 Gemeinsamer Datenbestand

1 Bearbeiten mehrere öffentliche Organe amtliche Dokumente gemeinsam, so regeln sie die Verantwortlichkeit zur Aktenführung und Aktenaufbewah - rung. 4.2. Archivierung

Art. 35 Anbietepflicht

1 Die öffentlichen Organe bieten ihre amtlichen Dokumente dem zuständigen Archiv regelmässig zur Übernahme an, spätestens aber nach Ablauf der Auf - bewahrungsfristen gemäss Artikel 21 Absatz 2.

2 Bei Auflösung eines öffentlichen Organs oder bei dessen Überführung ins Zivilrecht sind seine amtlichen Dokumente in Absprache mit dem Rechts - nachfolger dem zuständigen Archiv anzubieten.

Art. 36 Bewertung und Übernahme

1 Das zuständige Archiv bewertet die ihm angebotenen amtlichen Dokumen - te hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit. Dabei hört es das anbietende öffentli - che Organ an. 11

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2 Archivwürdig sind amtliche Dokumente insbesondere dann, wenn sie von dauerndem Wert sind für:

a. die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit des öffent - lichen Organs;

b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter;

c. das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte;

d. die Gesetzgebung;

e. die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtsprechung;

f. die Wissenschaft und die Forschung.

3 Das zuständige Archiv entscheidet aufgrund seiner Bewertung abschlies - send über die Übernahme von amtlichen Dokumenten ins Archivgut.

4 Mit der Übernahme der amtlichen Dokumente ins Archivgut geht die Ver - antwortlichkeit an das zuständige Archiv über.

Art. 37 Ablieferung

1 Die öffentlichen Organe liefern die zur Übernahme bestimmten amtlichen Dokumente dem zuständigen Archiv in auf- und vorbereitetem Zustand und mit einem Ablieferungsverzeichnis versehen ab.

2 Das zuständige Archiv legt die Anforderungen an das Ablieferungsver - zeichnis sowie an die Auf- und Vorbereitung fest, insbesondere hinsichtlich:

a. Verpackung, Beschriftung und Transport;

b. Standards für Ablieferungspakete und Datentransfer.

3 Es kann hierfür mit den abliefernden öffentlichen Organen Ablieferungsver - einbarungen abschliessen.

Art. 38 Sicherung des Archivguts

1 Die von den zuständigen Archiven übernommenen und als archivwürdig bewerteten amtlichen Dokumente bilden das Archivgut.

2 Das zuständige Archiv sorgt für die dauerhafte Erhaltung sowie Nutzbarkeit des Archivguts und schützt es vor unbefugter Kenntnisnahme, Vernichtung oder Löschung. 4.3. Zugang zum Archivgut

Art. 39 Ausleihe

1 Das zuständige Archiv kann Archivgut an das abliefernde öffentliche Organ oder zu Ausstellungszwecken ausleihen.

2 Sofern der Schutz des Archivguts es erfordert, kann das zuständige Archiv anstelle von Originalen Kopien der amtlichen Dokumente zur Verfügung stel - len.

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Art. 40 Überwiegendes privates Interesse

1 Ein überwiegendes privates Interesse nach Artikel 46 Absatz 2 Buchsta - be c IDAG liegt in der Regel dann vor, wenn eine Person:

a. Zugang zu Informationen über sich selbst verlangt;

b. Zugang zu Informationen über eine Person des öffentlichen Lebens verlangt, sofern diese Informationen mit dem Wirken die - ser Person in der Öffentlichkeit zu tun haben.

Art. 41 Zugang über das Internet

1 Das zuständige Archiv kann Verzeichnisdaten schon während der Schutz - frist über das Internet zugänglich machen, sofern sie keine schützenswerten Sach- und Personendaten enthalten.

2 Nach Ablauf der Schutzfrist kann es elektronische Fassungen von amtli - chen Dokumenten über das Internet zugänglich machen. 4.4. Bestand und Nutzung des Landesarchivs

Art. 42 Archivgut

1 Das Landesarchiv ist das zentrale Archiv des Kantons und seiner Rechts - vorgänger.

2 Es bewahrt die archivwürdigen amtlichen Dokumente folgender öffentlicher Organe sicher und dauerhaft auf:

a. der Landsgemeinde;

b. des Landrates;

c. des Regierungsrates;

d. der gerichtlichen Behörden;

e. der kantonalen Kommissionen;

f. der kantonalen Verwaltung;

g. der kantonalen öffentlich-rechtlichen Anstalten und Stiftungen;

h. der interkantonalen Organisationen, Einrichtungen und Institutio - nen, an denen der Kanton beteiligt ist, soweit für diese glarneri - sches Recht anwendbar ist;

i. weiterer Personen, Organisationen und Institutionen des öffentli - chen und privaten Rechts, die öffentliche Aufgaben des Kantons erfüllen, mit Ausnahme der Glarner Kantonalbank.

3 Es kann Archivgut Dritter übernehmen, die keine öffentlichen Aufgaben des Kantons erfüllen.

Art. 43 Erschliessung und Nutzung

1 Das Landesarchiv sorgt für eine angemessene Erschliessung des Archiv - gutes. 13

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2 Es erlässt eine Ordnung über die Nutzung seiner Archivalien, Räume und Einrichtungen.

3 Es kann Personen, die in schwerwiegender Weise gegen die Nutzungsord - nung verstossen, wegweisen und ihnen den Zugang zum Landesarchiv ver - weigern. 4.5. Weitere Aufgaben und Befugnisse des Landesarchivs

Art. 44 Aufgaben

1 Das Landesarchiv:

a. berät die kantonalen öffentlichen Organe bei der Organisation ih - rer Aktenführung und Aktenaufbewahrung sowie in Bezug auf die Aufbereitung und Ablieferung von amtlichen Dokumenten;

b. begleitet Projekte der elektronischen Aktenführung und Aktenauf - bewahrung der kantonalen öffentlichen Organe;

c. berät die Gemeinden in Archivfragen.

Art. 45 Befugnisse

1 Das Landesarchiv kann sich an der Erforschung und Veröffentlichung sei - nes Archivgutes beteiligen.

2 Wer ein Werk veröffentlicht, das in wesentlichen Teilen auf der Nutzung von Archivgut des Landesarchivs beruht, hat diesem ein unentgeltliches Be - legexemplar abzuliefern. 5. Ausnahmen von der Kostenlosigkeit

Art. 46 Information über Kosten

1 Das öffentliche Organ informiert die gesuchstellende Person unverzüglich über eine mögliche Gebührenpflicht, wenn Kopien angefertigt werden oder die Behandlung von aus dem IDAG geltend gemachten Rechten und An - sprüchen ein aufwendiges Verfahren verursacht.

Art. 47 Aufwendiges Verfahren

1 Ein aufwendiges Verfahren (Art. 54 Abs. 2 Bst. a IDAG) liegt vor, wenn die Behandlung der aus dem IDAG geltend gemachten Rechte und Ansprüche mehr als drei Stunden in Anspruch nimmt.

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Art. 48 Missbräuchliche Erneuerung eines Gesuchs

1 Eine angemessene Gebühr kann ebenfalls erhoben werden, wenn die ge - suchstellende Person wiederholt ohne schutzwürdiges Interesse oder in rechtsmissbräuchlicher Art und Weise die gleichen Begehren bei öffentli - chen Organen stellt. 15