Richtlinien für die Aktenführung

II A/7/3 Richtlinien für die Aktenführung Vom 8. September 2009 (Stand 1. Dezember 2019) Das Landesarchiv, gestützt auf Artikel 9 Absatz 2 des Archivgesetzes 1 ) , * erlässt:

Art. 1 Zuständigkeit

1 Die kantonalen öffentlichen Organe sorgen für die Vollständigkeit, die Ord - nung und die sichere Aufbewahrung aller geschäftsrelevanten Akten aus ih - rem fachlichen Verantwortungsbereich.

2 Die für die Aktenablage verantwortliche Instanz ist auch für die Einhaltung der vorliegenden Richtlinien zuständig. *

Art. 2 Aktenplan

1 Jede Verwaltungseinheit verfügt über einen nach Tätigkeitsfeldern und Auf - gaben gegliederten Aktenplan, welcher die Gesamtheit der Akten hierar - chisch strukturiert. * 1a Der Aktenplan hat Gültigkeit für sämtliche Ablagen, sowohl in physischer als auch in digitaler Form. * 1b Die abliefernde Stelle ergänzt bei einer allfälligen Ablieferung an das Lan - desarchiv aus Fachapplikationen, die keine Zuordnung zum Aktenplan un - terstützen, die Aktenplanpositionen. *

2 Änderungen des Aktenplans müssen in Zusammenarbeit mit dem Landes - archiv erfolgen. Es kann Ablagen einsehen und eine Überarbeitung des Ak - tenplans anordnen. * 2a Geänderte Aktenpläne müssen durch das Landesarchiv genehmigt und dem Departementssekretariat zur Kenntnis gebracht werden. *

3 Anhand des Aktenplans können archivwürdige Dossiers identifiziert wer - den, sodass das Landesarchiv unter Einbezug der abliefernden Stelle ent - scheiden kann, welche Dossiers nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs - frist an das Landesarchiv abgeliefert werden müssen. *

4 Ein Aktenplan ist zu überarbeiten, wenn sich die Organisation oder die Auf - gaben einer *

5 ...... *

Art. 3 Dossierbildung

1 Die Mitarbeitenden entscheiden, ob ein im Rahmen ihrer Aufgaben emp - fangenes, erstelltes oder weitergeleitetes Dokument geschäftsrelevant ist. * 1a Geschäftsrelevante Dokumente sind einem entsprechenden Dossier zuzu - führen, nicht geschäftsrelevante Dokumente sind zu vernichten. * 1) GS II A/7/1 SBE XI/4 261 1

II A/7/3

2 Ein Dossier soll alle geschäftsrelevanten Dokumente zu einem Geschäft oder zu einer Aktivität enthalten und kann in Form eines Geschäftsdossiers, als Sitzungsdossier, als Jahresdossier, als Projektdossier, als Personaldos - sier, als Objektdossier, als Klientendossier, Falldossier oder als Vertrags - dossier auftreten. *

3 Die Verwaltungseinheiten legen fest, wer Dossiers eröffnet, benennt und bewirtschaftet und welche zu den Richtlinien ergänzenden Vorgaben dabei einzuhalten sind. *

4 ...... * 4a Dossiers sind unmittelbar nach deren Eröffnung einer Aktenplanposition zuzuordnen. *

5 Damit die Übersicht gewahrt bleibt, sollen umfangreiche Dossiers in Teil - dossiers gegliedert werden. *

6 Gleichartige Dossiers sind nach einem von der Verwaltungseinheit festzule - genden Standard gleichförmig zu gliedern. *

7 ...... *

Art. 3a

* Dossierbenennung

1 Dossiers sind aussagekräftig und allgemeinverständlich zu benennen, wo - bei Abkürzungen im Titel, im Aktenplan oder in den Akten selbst soweit auf - zuschlüsseln sind, dass eine Interpretation der Benennung auch noch nach Jahrzehnten möglich ist.

2 Gleichartige Dossiers sollen gemäss einem einheitlichen Muster benannt werden, damit deren Zusammenhang klar ist.

3 Dossiers im Geschäftsverwaltungssystem (GEVER-System) sind ausführ - lich zu benennen, insbesondere Titel von einmaligen Geschäften.

4 Geschäftstitel sollen durch den Einsatz von Trennzeichen strukturiert wer - den.

Art. 4 Federführung

1 Die Federführung liegt bei der für die abschliessende Erledigung eines Ge - schäfts zuständigen Stelle. *

2 Sind mehrere Verwaltungseinheiten in die Bearbeitung eines Geschäfts in - volviert, führt die federführende Stelle das massgebliche Dossier. * 2a Die federführende Stelle ist verantwortlich dafür, dass das massgebliche Dossier vollständig und damit das Geschäft jederzeit in seinen wesentlichen Zügen nachvollziehbar ist. *

3 ...... *

Art. 5 Kollektive Ablage und persönliche Unterlagen

1 Alle geschäftsrelevanten Akten sind so zu führen, dass berechtigte Stell - vertreter im Bedarfsfall darauf Zugriff haben. *

II A/7/3 1a Die Führung geschäftsrelevanter Akten auf persönlichen Laufwerken und deren Vermischung mit persönlichen Unterlagen ist zu unterlassen. *

2 Die Verwaltungseinheiten regeln mit Hilfe des Informatikdienstes und gege - benenfalls durch die Aufbewahrung von Papierakten unter Verschluss, wer auf welche Akten in der kollektiven Ablage Zugriff hat, damit die nötige Ver - traulichkeit gewährleistet ist. *

3 Persönliche Unterlagen müssen ausserhalb des Aktenplans aufbewahrt werden. *

Art. 6 Digitale Aktenführung und Aufbewahrung

1 Dossiers dürfen digital geführt werden. * 1a Wenn ein digital geführtes Dossier auch physisch oder in verschiedenen digitalen Ablagen vorhanden ist, muss die Verwaltungseinheit definieren, bei welchem Dossier es sich um das vollständige massgebliche Dossier han - delt. *

2 Für die Einhaltung besonderer übergeordneter Bestimmungen betreffend die Aufbewahrung rechtlich relevanter Akten in digitaler Form sind die Ver - waltungseinheiten zuständig. * 2a Bei der Digitalisierung rechtlich relevanter Akten sind die Richtlinien für das ersetzende Scannen von Geschäftsunterlagen 1 ) einzuhalten. *

3 Werden Dossiers gleichzeitig teilweise digital und teilweise auf Papier oder teilweise in Fachapplikationen und teilweise ausserhalb davon geführt, muss eine eindeutige Beziehung zwischen den Teildossiers durch deren identi - sche Zuordnung zum Aktenplan, Benennung oder Nummerierung oder durch andere geeignete Massnahmen hergestellt werden.

4 Durch kryptografische Verfahren gesicherte Akten dürfen nur entschlüsselt in der Ablage gespeichert werden. *

Art. 7 Dokumentenbenennung

1 In Dateiablagen sind Dateien aussagekräftig mit den Beschreibungsele - menten Dokumententyp oder Empfänger/Absender, dem Betreff des Doku - ments und dem Dokumentdatum (JJJJMMTT) oder der Versionsnummer be - ziehungsweise dem Dokumentstatus zu benennen. * 1a Im GEVER-System sind die Titel von Dokumenten aussagekräftig zu be - nennen und weitere Beschreibungselemente gemäss Absatz 1 in den ent - sprechenden Feldern zu erfassen. *

2 ...... *

3 Die Dateibenennung in Fachapplikationen soll diesen Regeln ebenfalls fol - gen, sofern die Fachapplikation dafür nicht eigene Vorgaben macht. * 1) Publiziert im Intranet 3

II A/7/3

Art. 8 Dossierabschluss und Aufbewahrung

1 Die Verwaltungseinheiten prüfen regelmässig, welche Dossiers abzu - schliessen sind. Sie bezeichnen für den Abschluss verantwortliche Perso - nen. *

2 Beim Abschluss eines physischen oder digitalen Dossiers ist dieses zu be - reinigen, indem seine Vollständigkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Akten wie Dubletten, Entwürfe, Terminabsprachen, Einladungen und Doku - mentationsmaterial Dritter entfernt werden. *

3 Falls physische Dossiers bis zur Anbietung ans Landesarchiv oder bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in ein Zwischenarchiv verschoben werden, muss deren Aufbewahrung weiterhin gemäss Aktenplan erfolgen. * 3a Abgeschlossene Dossiers in Dateiablagen können zur besseren Übersicht in einen Ordner «Abgeschlossen» unterhalb der ursprünglichen Aktenplan - position verschoben werden. *

Art. 9 Anbietung und Ablieferung

1 Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist müssen die Akten dem Landesarchiv angeboten und, je nach Archivierungsentscheid des Landes - archivs, abgeliefert werden. *

2 Physische und digitale Aktenangebote sind dem Landesarchiv frühzeitig anzumelden, woraufhin das Landesarchiv mit der abliefernden Stelle nach einer Sichtung die nötigen Schritte vereinbart. *

3 Als archivwürdig bewertete Akten sind gemäss Anleitung des Landesar - chivs zur Ablieferung vorzubereiten. * 3a Physische Akten sind von Metall-, Plastik- und Kartonteilen zu befreien und in durch das Landesarchiv zur Verfügung gestellte oder empfohlene Be - hältnisse zu verpacken und zu nummerieren. * 3b Eine Ablieferung hat ein Ablieferungsverzeichnis der Dossiers mit deren Inhalten, Entstehungszeiträumen und Nummern zu enthalten. *

4 Das Landesarchiv definiert die archivtauglichen Dateiformate und publiziert eine Liste im Intranet. * 4a Das Landesarchiv nimmt nur Dateien entgegen, welche in archivtauglichen Dateiformaten vorliegen. *

5 Bei Angeboten aus Fachapplikationen nimmt das Landesarchiv nur Ablie - ferungspakete (SIPs) entgegen, welche den Standards eCH-0160 1 ) oder METS Matterhorn 2 ) entsprechen. * 5a Kann eine Fachapplikation die Anforderungen gemäss Absatz 4 nicht er - füllen, müssen Informationen anderweitig exportiert sowie die Datenstruktur und das Vorgehen dokumentiert werden. * 1) https://www.ech.ch/de/standards/39187 2) http://www.loc.gov/standards/mets/profiles/00000041.xml

II A/7/3

Art. 10 Inkrafttreten

1 Diese Richtlinien treten am 1. Oktober 2009 in Kraft. A1. ...... *

Art. A1-1–A1-3 *

...... 5

II A/7/3 Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung SBE Fundstelle 31.10.2019 01.12.2019 Ingress geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 1 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 1a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 1b eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 2a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 3 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 4 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 2 Abs. 5 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 1a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 3 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 4 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 4a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 5 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 6 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3 Abs. 7 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 3a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 4 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 4 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 4 Abs. 2a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 4 Abs. 3 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 5 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 5 Abs. 1a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 5 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 5 Abs. 3 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 6 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 6 Abs. 1a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 6 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 6 Abs. 2a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 6 Abs. 4 eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 7 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 7 Abs. 1a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 7 Abs. 2 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 7 Abs. 3 geändert SBE 2019 33

II A/7/3 Beschluss Inkrafttreten Element Änderung SBE Fundstelle 31.10.2019 01.12.2019 Art. 8 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 8 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 8 Abs. 3 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 8 Abs. 3a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 1 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 2 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 3 geändert SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 3a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 3b eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 4 eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 4a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 5 eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. 9 Abs. 5a eingefügt SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Titel A1. aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. A1-1 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. A1-2 aufgehoben SBE 2019 33 31.10.2019 01.12.2019 Art. A1-3 aufgehoben SBE 2019 33 7

II A/7/3 Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung SBE Fundstelle Ingress 31.10.2019 01.12.2019 geändert SBE 2019 33