Verordnung über das Polizei-Informationssystem POLIS
1 POLIS-Verordnung
551.103 Verordnung über das Polizei-Info rmationssystem POLIS (POLIS-Verordnung) (vom 13. Juli 2005)
1 Der Regierungsrat, gestützt auf §
60 Abs.
1 lit. b und c des Polizeiges etzes (PolG) vom
23. April 2007
5 ,
14 beschliesst: I. Allgemeine Bestimmungen
Gegenstand
§ 1.
14 Diese Verordnung regelt de n Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungs- und Informationssystems POLIS.
Betreiber
§ 2.
Betreiber von POLIS sind die Kantonspolizei und die Stadt polizeien Zürich und Winterthur.
Weitere
beteiligte
Polizeien und
Forensisches
Institut Zürich
§ 3.
1 Gesuche weiterer kommunaler Polizeien um Zugriff auf POLIS gemäss §
54 Abs.
4 PolG sind bei der Kantonspolizei einzu reichen.
14
2 Für den Umgang mit den in POLI S gespeicherten Daten unterste hen die weiteren kommunalen Polizeien und das Forensische Institut Zürich den gleichen Vorschriften wie die Betreiber.
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Zweck von
POLIS
§ 4.
14 POLIS dient folgenden Zwecken:
12 a. Erfüllung der Aufgaben als St rafverfolgungsbehörde gemäss StPO
7 , b. Erstellen von Berichte n und Lagebeurteilungen, c. Festhalten von ungesicherten Sachverhalten (Arbeitsregister), d. Dokumentation poli zeilichen Handelns, e. Recherche, f. Erstellen von Täterschaftsprofilen, g. Datenübermittlung in Systeme des Bundes, h. Datenübermittlung in die in terkantonale ViCLAS-Datenbank, i. Datenaustausch mit weiteren Justiz-, Polizei- und Verwaltungs behörden, j. Datenübernahme von Polizeien, die nicht an POLIS beteiligt sind,
2
551.103 POLIS-Verordnung k. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Daten, die für Polizeiermitt
- lungen, insbesondere zur Aufklä rung von Straftatbeständen benö
- tigt werden, l. Automatisierte Akten- und Date nverwaltung nach definierten Auf
- bewahrungsfristen, m. Statistische Auswertungen. Bestandteile von POLIS
§ 5.
14 POLIS besteht aus: a. dem Journal, b. dem Rapport, c. der Personendatenbank, d. der Geschäftsdatenbank, e. den themenspezifischen Datenbanken, f. der Recherche, g. der Archiv-Datenbank, h. der Gästekontrolle von Beherber gungsbetrieben (Gästekontrolle), i. der Asservaten-Datenbank. II. Inhalt einzelner Be standteile von POLIS Inhalt der Geschäfts datenbank
§ 6.
Der Datensatz über das Geschä ft (Falldatensatz) kann fol
- gende Daten enthalten: a. Geschäfts-Nummer, Dokumentennummer, b. Lauffrist (Löschdatum), c. Journalnummer, d. UAP-Nummer (Unfalla ufnahme-Protokoll), e. Projektschutz (allgemein, projektgeschützt), f. Geschäftsstatus (neutral , geklärt, ungeklärt), g. Infotext (Bezeichnung des Geschä fts oder der Akten zur Person), h. Angabe Sachgebiet (Einbruc h, Verkehr, unbestimmt usw.), i. Geschäfts-Nummer Hauptgeschä ft, Anzahl Nebengeschäfte, j. Geschäftstyp (Fall od er Akten zur Person), k. RIPOL-Fallnummer, Hauptdokum ent, Nachtragsdokument, l. Ereignisdatum (Tag, Zeit), m. Strasse, Nummer, Bezirk, Kanton, Nation, n. PLZ/Ort, Stadtkreis,
3 POLIS-Verordnung
551.103 o. Erfassungs-Sachbearbeiter, Er fassungsdatum, Organisations-Ein heit, p. Mutations-Sachbearbe iter, Mutationsdatum.
Inhalt der
Personen
-
datenbank
§ 7.
1 Der Datensatz über Personen (Personendatensatz) kann folgende Daten enthalten: a. Name, Vorname, Geburtsnam e, Rufname, Genanntname, Ge nanntvorname, Aliasname, Spitzname, b. Firma, Institution, c. Branche, d. Geburtsort, Geburtsstaat, Geburtsdatum, e. Geschlecht, f. Nationalität, Heimatort, g. Zivilstand, h. Beruf, i. Sprache, j. Wohnsitz (PLZ/Ort, Strasse/Nr. , Stadtkreis, Kanton, Nation, Adresszusatz), k. Eltern, l. Ehegatte, Lebenspart ner, Lebenspartnerin, m. Arbeitsort, n. Konfession, o. Anzahl Kinder, p.
11 Vormundin oder Vormund bzw. Beiständin oder Beistand, q. Ausweispapier, r. Foto, Haarfarbe, Grösse, s. Telefon/Fax/Mobiltelefon usw. (Kommunikationsmittel), t. Personen-Nummer, Personen-Cod e (Identität steht fest, alias, angeblich), u. Status Person (Verknüpfungen, Personen-Identifikation, erken nungsdienstliche Behand lung, Warnungshinweis), v. Sterbedatum, w. Freitext (Bemerkungen), x. Erfassungsdatum, Erfa ssungs-Sachbearbeiter, y. Mutationsdatum, Muta tions-Sachbearbeiter.
2 Für Rapporte werden Pe rsonenkategorien mi t definierten Daten feldern zur Verfügung gestellt.
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4
551.103 POLIS-Verordnung Inhalt der themen spezifischen Datenbanken
§ 7
a.
13 Die themenspezifischen Datenbanken können Journal-, Personen- und Geschäftsdaten gemäss §§
6 und 7 enthalten. Inhalt der Gästekontrolle
§ 7
b.
13 Die Gästekontrolle kann fo lgende Daten enthalten: a. Name, Vorname, b. Geschlecht, c. Geburtsdatum, d. Nationalität, e. Adresse, f. Ausweispapier (bei ausländischer Staatsangehörigkeit), g. Ausweisnummer (bei ausländi scher Staatsangehörigkeit), h. Aufenthaltsdaten, i. Fahrzeugdaten, j. Bemerkungen (z. B. Gruppenbuchungen). Datenfelder für Rapporte
§ 8.
Für Rapporte werden Baustein e mit Datenfeldern zur Ver
- fügung gestellt. Mit den Bauste inen können Rapporttypen zusammen
- gestellt werden. Es werden insbesondere folgende Hauptentitäten bearbeitet: a. Geschäft (§
6), b. Person (§
7), c. Signalement, d. Spur, e. Sache, f. Fahrzeug. III. Bekanntgabe von Daten Ausschreibun gen in RIPOL und SIS
§ 9.
14 Die in POLIS erfassten Date n können soweit erforderlich in die Fahndungssysteme RIPOL und SIS übermittelt werden. Die Ausschreibungen von ungeklärten Straftaten betreffen Personen-, Sach- und Fahrzeugfahndungen. Diese we rden nach Eingabe durch die ausschreibende Behörde über die Filtrierstelle der Kantonspolizei ver
- breitet.
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551.103
Amts- und
Rechtshilfe
§ 10.
1 Die in POLIS bearbeiteten Daten können auf Anfrage an folgende Behörden zwecks Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben oder internationaler Verpflichtungen bekannt gegeben werden: a. Justiz- und Polizeibehörden, b. Grenzstellen, c. Strassenverkehrsämter, d. Schweizerische Vertretungen im Ausland mit konsularischen Auf gaben, e. Fremdenpolizei- oder Migrationsbehörden, f. Behörden anderer Lä nder mit Polizei- und Strafverfolgungsfunk tionen, g. Unfalluntersuchungsbehörden, h. Weitere Verwaltungsbehörden, die Aufgaben nach §
4 erfüllen.
2 Die Bekanntgabe von Daten setzt voraus, dass die anfragende Behörde über einen gesetzlichen Anspruch auf Amts- oder Rechts hilfe verfügt.
3 Die Bekanntgabe von Daten ist mi t einem Hinweis zu versehen, wonach die Auskunft vertraulich zu behandeln ist und nicht an weitere Personen oder Stellen weitergegebe n werden darf. Zudem ist darauf hinzuweisen, dass die Daten dem Stand im Zeitpunkt ihrer Erfassung in POLIS entsprechen und über den Ausgang allfälliger Verfahren keine Auskunft geben.
Akteneinsicht
§ 11.
1 Gesuche um Akteneinsicht, die keine Anfragen gemäss
§ 10 darstellen, sind schriftlich
bei einer der an POLIS beteiligten Polizeien einzureichen.
2 Gesuche müssen enthalten: a. Name, Adresse und Telef onnummer der Gesuchstellenden, b. Grund und Zweck des Ge suches (Legitimation), c. Art, Ort und Zeit des Vorfalls, d. Namen und Adressen der Beteiligten, e. bei Privatpersonen eine n Identitätsnachweis, f. bei Dritten einen Nach weis über die Einwilli gung der betroffenen Person oder deren Vollmacht.
3 Die Akteneinsicht kann eingeschränkt oder ganz verweigert wer den, wenn a. in laufenden Verfahren der Untersuchungszweck gefährdet würde oder b.
10 eine der Voraussetzungen gemäss §
23 des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)
2 gegeben ist.
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551.103 POLIS-Verordnung
4 Gesuche werden von derjenigen Polizei bearbeitet, die für die entsprechenden Daten verantwortlich ist. Entspricht die Polizei dem Gesuch nicht, erlässt sie einen begründeten Entscheid.
5 Für Begehren um Akteneinsich t kann eine Gebühr erhoben wer
- den. IV. Rechte der Betroffenen Auskunftsrecht
§ 12.
1 Die Wahrnehmung des Aus kunftsrechts gemäss §
20 Abs. 2 IDG
2 erfolgt im gleichen Verfahren wie die Akteneinsicht nach §
11 dieser Verordnung. Gesuche mü ssen die Angaben gemäss §
11 Abs.
2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten.
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2 Die Auskunftserteilung erfolgt kos tenlos. Eine angemessene Betei
- ligung an den Kosten ka nn verlangt werden, wenn a. der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor Einreichen des Gesuches die gewünschten Au skünfte bereits mitgeteilt wur
- den und kein schutzwürdiges Inte resse an einer neuen Auskunfts
- erteilung nachgewiesen werden kann; b. die Auskunftserteilung mit eine m besonders grossen Arbeitsauf
- wand verbunden ist.
3 Ein schutzwürdiges Interesse gemäss Abs. 2 lit. a ist insbesondere gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene Person verändert wurden.
4 Die Kostenbeteiligung beträgt höchstens 300 Franken. Gesuch
- stellende sind über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftsertei
- lung in Kenntnis zu setzen und könne n ihre Gesuche innert zehn Tagen zurückziehen. Andere Rechte
§ 13.
1 Gesuche zur Wahrnehmung von anderen Rechten, insbe
- sondere des Berichti gungsrechts nach §
21 IDG
2 , sind schriftlich bei einer der an POLIS beteilig ten Polizeien einzureichen.
10
2 Gesuche müssen die Angaben gemäss §
11 Abs.
2 lit. a und lit. e oder lit. f enthalten sowie den Na chweis eines schützenswerten Inte
- resses.
3 In Fällen von Freispruch, Eins tellung oder Ni chtanhandnahme von Strafverfahren erfolgt die Nachführung der Ei ntragungen in POLIS gemäss §
54 a Abs.
1 PolG von Amtes wegen. Erhält die Polizei keine Mitteilung von einem solchen Abschl uss eines Strafverfahrens, kann die betroffene Person unter Vorlag e des formell rechtskräftigen Ent
- scheids die Nachführung verlangen.
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551.103 V. Schutz und Sicherheit der Daten
Verantwortung
und Aufsicht
§ 14.
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1 Für die Datenhaltung und -pfl ege ist die Behörde verant wortlich, welche die Date n zur Erfüllung ihrer Au fgaben bearbeitet oder bearbeiten lässt.
2 Die an POLIS beteiligten Polizeien und das Forensische Institut Zürich bestimmen je eine Datenv erantwortliche ode r einen Datenver antwortlichen. Diese koor dinieren die Tätigkeiten unter der Hauptver antwortung der oder des Datenver antwortlichen der Kantonspolizei. Die Datenverantwortlichen überwache n die Einhaltung dieser Verord nung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.
3 Die Aufsicht über POLIS obliegt den für die beteiligten Polizeien zuständigen Datenschutzbeauftragten.
Datenzugriff
§ 15.
1 Die Benutzerinnen oder Benut zer haben auf diejenigen Daten Zugriff, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen gesetzlichen Auf gaben benötigen.
2 Die Sicherheitsdirektion
9 regelt für die einzelnen Benutzergruppen die Zugriffsrechte. Die Freigabe an die einzelnen Benutzerinnen und Benutzer erfolgt unter der Verantwo rtung der jeweiligen Datenverant wortlichen der beteiligten Polizeien.
3 Die an POLIS beteiligten Polize ien erlassen Weisungen über die Form der Datenbearbeitung und legen Benutzergruppen fest.
Datensicherheit
§ 16.
1 Die elektronische Datenübermittlung aus POLIS an andere Datensysteme erfolgt chiffriert.
2 Die an POLIS beteiligte n Polizeien treffen in ihren Bereichen die gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessenen orga nisatorischen und technischen Massnahmen.
3 Der Zugriff auf POLIS erfolgt mit starker Authentifizierung.
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4 Die an POLIS beteiligten Polize ien regeln die Zugangsberechti gung zu den Datenstationen und si chern die Arbeitsräume wirksam gegen den Zutritt unbefugter Personen.
Protokollierung
§ 17.
1 In POLIS werden Benutzer zugriffe auf Daten protokol liert. Das Protokoll ist während ei nes Jahres zugriffs- und schreib geschützt aufzubewahren.
2 Die zuständigen Date nverantwortlichen können Kontrollen oder Auswertungen von Benutzerzugriff en zur Verhinderung von Miss brauch von in POLIS gesp eicherten Daten anordnen.
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551.103 POLIS-Verordnung Aufbewah rungsdauer
§ 18.
1 Dokumente und Verknüpfungen mit Personendaten wer
- den mit den Geschäftsdaten gelöscht.
2 Geschäftsdaten werden gelöscht, wenn die Löschfrist abgelaufen oder die Verfolgungsver jährung eingetreten ist. Die Löschfrist beginnt mit dem Datum des Ereignisses.
3 Personendaten werden gelösc ht, wenn keine Verknüpfungen zu Rapporten gemäss §
5 lit. b mehr bestehen.
4 Übertretungen erhalten eine Löschfrist zwischen zwei und fünf Jahren, solche des kommunalen Rechts werden in der Regel nach zwei Jahren gelöscht.
5 Im Übrigen gelten folgende Löschfristen:
14 a. Aussergewöhnliche Todesfälle
30 Jahre b. Grossereignisse/Ka tastrophen c. Vermisste
30 Jahre d. Ausweisverluste
15 Jahre e. Fürsorgerische Unte rbringungen
15 Jahre f. Aufzubewahrende Zuschriften
10 Jahre g. Gewaltschutzverfahren
10 Jahre h. Leumunds-, Bürgerre chtsberichte
10 Jahre i. Suizidversuche
10 Jahre k. Aufenthaltsnachforschungen
5 Jahre l. Entweichung/Entlaufen
5 Jahre m. Fundsachen
5 Jahre n. Informationsberichte
5 Jahre o. Personen- und Fahrzeugmeldekarten
5 Jahre p. Übrige Berichte
5 Jahre q. Andere Ereignisse
5 Jahre r. Daten der Gästekontrolle
3 Jahre
6 Nach dem Festhalten von ungesicherten Sa chverhalten (Arbeits
- register) sind Dokumente über gekl ärte Straftaten dem entsprechen
- den POLIS-Geschäft beizufügen; sie werden mit der Lauffrist des Geschäftes gelöscht. Dokumente über ungeklärt gebliebene Straftaten sind gemäss Verjährungsfrist des Straftatbestandes zu löschen.
7 Vorbehalten bleiben die gesetzlichen Bestimmungen über die Archivierung
4 .
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551.103 VI. Schlussbestimmungen
Kostentragung
§ 19.
1 Die Betreiber übernehmen die Anschaffungs- und Betriebs kosten der erforderlichen Hard- und Software.
2 Die Betreiber übernehmen die Ko sten für die Weiterentwicklung von POLIS nach Kostenschlüssel.
3 Die weiteren beteiligten Polizeie n haben für ihre Beteiligung an POLIS eine Entschädigung zu entrichten. Diese wird in einer Verein barung mit den Betr eibern festgesetzt.
Übergangs
-
bestimmung
§ 20.
Die Aufbewahrungsdauer von vo r Inkrafttreten dieser Ver ordnung in POLIS erfassten Daten ist innert zweier Jahre an die Rege lung von §
18 anzupassen.
Inkrafttreten
§ 21.
Diese Verordnung tritt zusamm en mit dem Polizeiorgani sationsgesetz
6 in Kraft
8 . Anhang
15
1 OS 60, 484 ; ABl 2005, 1563 .
2 LS 170.4 .
3 LS 170.41 .
4 LS 432.11; LS 432.111. Heute: LS 170.6 ; LS 170.61 .
5 LS 550.1 .
6 LS 551.1 .
7 SR 312.0 .
8 In Kraft seit 1. Januar 2006 ( OS 60, 472 ).
9 Fassung gemäss RRB vom 15. März 2006 ( OS 61, 112 ; ABl 2006, 348 ). In Kraft seit 1. Mai 2006.
10 Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 ( OS 63, 336 ; ABl 2008, 916 ). In Kraft seit 1. Oktober 2008.
11 Fassung gemäss RRB vom 7. November 2012 ( OS 67, 610 ; ABl 2012-11-16 ). In Kraft seit 1. Januar 2013.
12 In Kraft seit 1. März 2013.
13 Eingefügt durch RRB vom 12. Februar 2014 ( OS 69, 203 ; ABl 2014-02-21 ). In Kraft seit 1. Juni 2014.
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551.103 POLIS-Verordnung
14 Fassung gemäss RRB vom 12. Februar 2014 ( OS 69, 203 ; ABl 2014-02-21
). In Kraft seit 1. Juni 2014.
15 Aufgehoben durch RRB vo m 12. Februar 2014 ( OS 69, 203 ; ABl 2014-02-21
). In Kraft seit 1. Juni 2014.
16 Fassung gemäss RRB vom 7. Juli 2021 ( OS 76, 394 ; ABl 2021-07-16 ). In Kraft seit 1. Januar 2022.
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