Reglement über die Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich

1 Zuständigkeiten im Immobilien wesen der Universität Zürich

415.117.1 Reglement über die Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich (vom 17. Dezember 2018)

1 ,

2 Der Universitätsrat, gestützt auf §

4 der Immobilienverordnung der Universität Zürich vom

20. Juni 2018 (ImV UZH)

3 , beschliesst:

1. Allgemeines

Zweck

und Geltungs

-

bereich

§ 1.

4

1 Dieses Reglement regelt die finanzrelevanten Zuständig keiten und Prozesse im Immobili enwesen der Universität Zürich.

2 Es gilt für Ausgaben in der la ufenden Rechnung und in der Inves titionsrechnung für bauliche Projekte der Universität.

3 Sofern dieses Reglement keine Regelung enthält, gelten die all gemeinen finanzrechtlichen Bestim mungen der Universität Zürich.

Begriffe

§ 2.

In diesem Reglement bedeuten: a. Bauliche Projekte: zeitlich und nach dem Zweck bestimmte bauliche Massnahmen an den Immobilien, insbesondere Neu- und Umbau ten, Instandsetzung sowie Instandhaltung; b. Vorstudienkredit: Ermächtigung, zur Vorbereitung eines Projekt auftrags oder zur Erarbeitung von Grundlagen für eine Gebietspla nung finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Vorstudienkredite sind gebundene, nicht aktivierung spflichtige Ausgaben; c. Projektierungskredit: Ermächtig ung, in der Entwicklung eines Pro jekts zur Baureife finanzielle Verp flichtungen einzugehen. Projektie rungskredite sind gebundene, aktivi erungspflichtige Ausgaben, wenn sie für die vorgezogene Ausführung splanung keine Mittel enthalten oder diese Mittel 3 Mio. Fr anken nicht übersteigen; d. Objektkredit: Ermächtigung, in der Projektierung und Realisierung eines Projekts finanzielle Verpflic htungen einzugehen . Objektkredite bestehen aus gebundenen und/oder neuen, aktivier ungspflichtigen Ausgaben;

2

415.117.1 Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich e. Rahmenkredit: Ermäch tigung, bei einem Pr ogramm von verschie

- densten Projekten in der Projektierung und Realisierung finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Der Rahmenkredit besteht aus Pro

- jekten mit aktivierungspflichtigen , gebundenen Ausgaben und/oder neuen Ausgaben unter

3 Mio. Franken; f.

4 Zusatzkredit: Ermächtigung, ergänz end zu einem Vorstudien-, Pro

- jektierungs-, Objekt- oder Ausstattungskredit aufgrund von Projekt

- änderungen bzw. unvorhersehbar en Umständen zusätzliche finan

- zielle Verpflichtungen einzugehen; g. Vergabe: Ermächtigung zur Auftr agserteilung an Anbietende von Leistungen und Unterzeichnung der entsprechenden Verträge; h.

4 Ausstattungskredit: Mittel für mo bile Einrichtungen wie Geräte, Möbel, Textilien, Beleuchtungskörp er, Kleininventar, künstlerischer Schmuck.

2. Kreditbewilligung und Berichterstattung Kredit bewilligung und -erhöhung

§ 3.

1 Die Universität plant und verwaltet die notwendigen Mittel und stellt einen wirtschaftl ichen Mitteleinsatz sicher.

2 Über die Bewilligung von einzelne n Vorstudienkrediten oder Pau

- schalen für mehrere kleine Vo rstudienkredite entscheiden a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanage

- ment und die Direktorin oder de r Direktor Immobilien und Betrieb, b. bis einschliesslich Fr.

1 000 000 kollektiv die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direk

- tor Finanzen und Personal, c. ab Fr. 1 000 000 der Universitätsrat.

3 Über die Bewilligung von einzelne n Projektierungs-, Objekt- und Ausstattungskrediten im Rahmenkredit oder entsprechende Pauscha

- len entscheiden

4 a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanage

- ment und die Direktorin oder de r Direktor Immobilien und Betrieb, b. bis einschliesslich Fr.

1 000 000 kollektiv die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direk

- tor Finanzen und Personal, c. ab Fr. 1 000 000 der Universitätsrat.

4 Der Universitätsrat beantragt zuhanden der Bildungsdirektion den Rahmenkredit sowie die Objektkredite in der Zuständigkeit des Kan

- tonsrates.

3 Zuständigkeiten im Immobilien wesen der Universität Zürich

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5 Zusatzkredite werden von der gemäss der neuen Gesamtsumme des Kredits zuständigen Instanz bewilligt.

Bericht

-

erstattung

§ 4.

Die Entwicklung der Kredite ist Gegenstand der Zwischen berichterstattung zuhanden von Un iversitätsleitung und Universitäts rat.

3. Kreditbewirtschaftung

Projekt

-

steuerung

§ 5.

1 Die Projektsteuerung ist für di e strategische Steuerung des Projekts verantwortlich. Sie stellt die Einhaltung der Kredite sicher. Fehlt eine Projektsteuerung, obliegt diese Aufgabe den jeweiligen Linien verantwortlichen.

2 Die Projektsteuerung legt die Rahmenbedingungen für das Projekt fest, namentlich bezüglich Qualität , Leistung, Kosten und Terminen, und überwacht deren Einhaltung.

3 Die Gesamtprojektleitung unterst ützt mit der Berichterstattung die Projektsteuerung bei der Erfü llung ihrer Aufgaben. Die Bericht erstattung umfasst insbesondere Informationen über wichtige Verga ben, den Umgang mit der Reserv e sowie das Ände rungsmanagement bei allen zu einem Projek t gehörenden Teilkrediten.

4

Gesamtprojekt

-

leitung

§ 6.

4

1 Die Gesamtprojektleitung ist für die operative Leitung des Projekts zuständig. Sie optimiert Aufwand und Nutzen und verantwor- tet das Gesamtresultat hinsichtlich Leistung, Kosten und Terminen.

2 Die Gesamtprojektleitung bewi rtschaftet den Vorstudien-, Pro jektierungs- und Objektkredit sowi e die Mittel für die Ausstattung zu handen der Projektsteuerung.

3 Sie unterbreitet den universitär en Gremien mit der Beantragung des Objektkredits eine Schätzung der Mittel für den Ausstattungskre dit.

Vergaben für an

der Universität

geführte

§ 7.

4

1 Über Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektie rungs-, Objekt- und Ausstattungskredi ten für an der Universität geführte Projekte entscheiden a. bis einschliesslich Fr. 50 000 kolle ktiv die zuständi ge Gesamtprojekt leitung mit einer weiteren Gesamtprojektleitung an der Universität, b. über Fr. 50 000 bis einschliesslich Fr. 100 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojektleitung mit ih rer oder ihrem Vorgesetzten, c. über Fr.

100 000 bis einschliesslich Fr.

250 000 kollektiv die zustän dige Gesamtprojektleitung mit der Leitung Bauprojekte,

4

415.117.1 Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich d. über Fr. 250 000 kollektiv die zust ändige Gesamtproj ektleitung mit der Direktorin oder de m Direktor Immobilien und Betrieb und der Direktorin oder de m Direktor Fina nzen und Personal.

2 Die Aufteilung von Vergaben zu r Umgehung der Schwellenwerte ist unzulässig.

3 Die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen aus den Vergaben er

- folgt gemäss den Eins tellungen in den Systemen der Universität. Vergaben für beim Hochbau amt beauftragte Projekte

§ 8.

1 Für Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektierungs-, Objekt- und Ausstattungskrediten für beim Hochbauamt beauftragte Projekte gelten vorbehältlich Abs. 3 die Regelungen des Hochbauamts.

4

2 Das Hochbauamt stellt prozessual kurze Durchlaufzeiten sicher.

3 Über folgende Vergaben des Ho chbauamts entscheidet die Direk

- torin oder der Direktor Immobilien und Betrieb: a. Vergaben betriebskritischer Ge werke mit hohen Auswirkungen auf die Höhe der Kosten im Lebenszy klus des Gebäudes. Die Projekt

- leitung Nutzer und Betrieb legt gemeinsam mit der Gesamtprojekt

- leitung die entsprechenden Gewe rke im Rahmen der Submissions

- planung fest, b. Vergaben über 1,5 Mio. Franken.

4 Die Anweisungsberechtigung für Kreditorenrechnungen aus den Vergaben unterliegt den Re gelungen des Hochbauamts. Bewirtschaf tung Reserve

§ 9.

1 Die Reserve für alle baulichen Projekte der Universität wird pro Reserveposition geplant und dur ch die jeweilige Gesamtprojekt

- leitung bewirtschaftet.

2 Die zuständige Projektsteuerung be schliesst über die Nutzung der Reservepositionen für Unvorhergesehenes, für Zusatzbestellungen sowie für Umbuchungen ausserhalb der Re serveposition für Vergabeeffekte. Planung der Ausstattung

§ 10.

4

1 Die Gesamtprojektleitung legt den Prozess und die Eck

- werte für die Planung der Aussta ttung zuhanden der Projektleitung Nutzer und Betrieb fest.

2 Die Projektleitung Nutzer und Be trieb erarbeitet eine Schätzung der benötigten Mittel für die Ausstattung. Sie stellt sicher, dass die Nutzervertretungen mit der für die Beschaffung Mobilien zuständigen Stellen eine geeignete Ausstattung fe stlegen. Sie defi niert die baulich relevanten Ausstattungsmerkmale wi e Anforderungen an Statik oder Anschlüsse.

3 Die Nutzervertretungen und die fü r die Beschaffung Mobilien zu

- ständige Stelle legen eine qualitat iv und wirtschaftlich optimale Aus

- stattung fest. Sie können bei Bedarf weitere Stellen wie die Fakultäts

- leitung oder die Technolog iekommission beiziehen.

5 Zuständigkeiten im Immobilien wesen der Universität Zürich

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4 Erhöhungen der Mittel für den Auss tattungskredit erfordern einen gemeinsamen Antrag der Direkti onen Immobilien und Betrieb sowie Finanzen und Personal.

1 OS 74, 106 ; Begründung siehe ABl 2019-01-11 .

2 Inkrafttreten: 1. Januar 2019.

3 LS 415.117 .

4 Fassung gemäss URB vom 7. Dezember 2020 ( OS 76, 42 ; ABl 2020-12-18 ). In Kraft seit 1. März 2021.